Externe Personalberatung (EAP) für die hessische Finanzverwaltung 2023 ff

Beschreibung der Beschaffung

Die Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main beabsichtigt die externe Beratung bei beruflichen und privaten Problemsituationen für die gesamte Finanzverwaltung in Hessen fortzuführen. Damit wird das Ziel verfolgt, im Rahmen eines nachhaltigen Gesundheitsmanagements neben bereits vorhandenen Angeboten die Gesundheit, das Wohlbefinden, die Zusammenarbeit und die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der hessischen Finanzverwaltung zu stärken.
Mit der Einrichtung eines solchen externen Beratungsdienstes soll allen Beschäftigten (zum Stichtag 01.12.2022 insgesamt 16.626 Personen) die Möglichkeit geboten werden, sich unter streng vertraulichen Rahmenbedingungen kompetenten Rat in belastenden und krankmachenden Berufssituationen zu holen.
Der externe Beratungsdienst hat mindestens folgende Leistungen im Rahmen gesundheitsfördernder Maßnahmen zu erbringen:
1. Beratung von Einzelpersonen
2. Teamberatung
3. Beratung von Anwärterinnen und Anwärtern
4. Führungskräfte-Coaching
5. Vermittlung externer Hilfsangebote
6. Evaluation
7. Unterstützung bei der Bewerbung des Beratungsangebotes
Der externe Beratungsdienst muss sich aus Psychologen, Psychotherapeuten, Sozialpädagogen, Ärzten, Juristen und Fachkräften aus einem psychosozialen Umfeld zusammensetzen. Alle beratenden Personen müssen über einen anerkannten Hochschulabschluss bzw. einen anerkannten Ausbildungsabschluss und darüber hinaus über eine mehrjährige Praxiserfahrung in den für ihre Beratung erforderlichen Praxisfeldern verfügen.
Der Auftragnehmer stellt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Auftraggebers eine eigene kostenlose Hotline-Rufnummer, per Videokonferenz, über eine App sowie persönlich (Face-to-Face) in mehreren Beratungsstellen zur Verfügung. Die telefonische Beratungsleistung ist 7 Tage die Woche und rund um die Uhr (24/7) zu erbringen. Im Rahmen der Beratung macht der Auftragnehmer im Falle des Bedarfs entsprechende Angebote oder Weitervermittlungen an andere Beratungsdienste.
Der Vertrag tritt mit Zuschlagserteilung in Kraft. Die Mindestlaufzeit des Vertrages beträgt 12 Monate. Nach Ablauf der Mindestlaufzeit von 12 Monaten verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils weitere 12 Monate, wenn nicht eine der Vertragsparteien spätestens einen Monat vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit kündigt. Die Verlängerung erfolgt zu den gleichen Bedingungen einschließlich der zum Zeitpunkt des Abschlusses des Vertrages festgelegten Pauschalvergütung. Der Vertrag endet spätestens nach Ablauf von 48 Monaten nach Laufzeitbeginn. Danach gilt er auch ohne gesonderte Kündigung als beendet.

Zusätzliche Informationen

Die Mindestlaufzeit des Vertrages beträgt 12 Monate. Nach Ablauf der 12 Monate verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils weitere 12 Monate, wenn nicht eine der Vertragsparteien spätestens einen Monat vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit kündigt. Der Vertrag endet spätestens nach Ablauf von 48 Monaten nach Laufzeitbeginn.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Dem Angebot sind folgende Bestandteile beizufügen:
- Verpflichtungserklärung Tariftreue (siehe Vordruck "Verpflichtungserklaerung_Tariftreue.pdf")
- Eigenerklärung zur Eignung Liefer-/Dienstleistungen (siehe Vodruck "Erklaerung_Eignung.pdf")
- Eigenerklärung zu Russland-Sanktionen (siehe Vordruck "Erklaerung_RUS_Sanktionen.pdf")
- eine Liste mit mind. 3 geeigneten Referenzen (siehe Vordruck) über die in den letzten 3 Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen mit folgenden Angaben:
- Art der Leistung,
- Umfang der Leistung,
- Empfänger (öffentliche und/oder private Empfänger) der Leistung,
- Ansprechpartner, Telefon, E-Mail-Adresse für eventuelle Nachfragen,
- Erbringungszeitraum.
Die Referenzen sind dann geeignet, wenn diese in der Art dem hier zu vergebenden Auftrag entsprechen. Mindestens 1 Referenz hat auch eine mit dem vorliegenden Auftrag vergleichbare Größenordnung (Umfang: mind. 15.000 Beschäftigte) aufzuweisen.
Die o. g. Angaben können auch ohne Verwendung des beiliegenden Vordruckes auf einer eigenen Anlage des Bieters gemacht werden.
Fortsetzung s. Ziff. VI.3 Zusätzliche Angaben

Fortsetzung zu Ziff. III.I.4) Objektive Teilnahmeregeln und -kriterien:
- ein schriftliches Konzept, in dem der Bieter a) die Herangehensweise an die Auftragserfüllung laut Leistungsbeschreibung darstellt und b) eine ausgearbeitete schriftliche Empfehlung zur Aufgabenstellung laut Ziff. 2.3.8 der Ergänzung zur Angebotsaufforderung wiedergibt. Weiterhin ist vom Bieter eine schriftliche Ausarbeitung zur Aufgabenstellung b) einzureichen. Die Empfehlung zur Aufgabenstellung ist unter den genannten Fragestellungen an einem gesonderten Termin vor Ort (Wiesbaden) zu präsentieren. Zu diesem Termin wird kurzfristig eingeladen. Der Auftraggeber behält es sich vor, die Präsentation im Rahmen einer Video-Konferenz durchzuführen. Die schriftliche Ausarbeitung der Präsentation ist als Bestandteil des Konzeptes anzusehen und fließt mit in die Bewertung des Zuschlagskriteriums "Qualität Konzept und Präsentation" (Gewichtung: 70 %) ein. Das Konzept sowie die Präsentation ist nicht nur wesentlicher Bestandteil des Angebotes, sondern im Rahmen der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes wesentliches Zuschlagskriterium (Gewichtung mit 70 %). Da das Konzept sowie die Präsentation die Wirtschaftlichkeitsbewertung betrifft, ist das Konzept und die schriftliche Ausarbeitung der Präsentation mit dem Angebot zwingend einzureichen; eine Nachforderung ist ausgeschlossen.
- Eigenerklärung, in welcher der Bieter bestätigt, dass das beratende Personal des externen Beratungsdienstes sich aus Psychologen, Psychotherapeuten, Sozialpädagogen, Ärzten, Juristen und Fachkräften aus einem psychosozialen Umfeld zusammensetzt. Alle beratenden Personen müssen über einen anerkannten Hochschulabschluss bzw. einen anerkannten Ausbildungsabschluss in den o. g. Berufsfeldern und darüber hinaus eine mind. 3-jährige Praxiserfahrung in den für ihre Beratung erforderlichen Praxisfeldern verfügen.
- Erklärung bezüglich der Abwehr von Einflüssender Scientology-Organisation (Siehe Vordruck "SO-Schutzklausel.pdf").
- Eigenerklärung, dass im Falle der Zuschlagserteilung eine Haftpflichtversicherung für Personen- und Sachschäden jeweils in Höhe von 3.000.000,00 Euro sowie für Vermögensschäden für bis zu 500.000,00 Euro je Schadensereignis abgeschlossen wird.
Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes wird anhand der Zuschlagskriterien 'Qualität Konzept und Präsentation'(70 %)' und 'Preis' (30 %) vorgenommen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die Rügepflichten gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nrn. 1 bis 4 GWB wird ausdrücklich hingewiesen, insbesondere auf die Frist des § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB. Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.