Fachverfahren Betreuungsstelle (FaBest)

Kurze Beschreibung

Auftragsgegenstand ist die Beschaffung eines neuen Systems inklusive der entsprechenden Lizenzen und inklusive Anpassungen an die in den Vergabeunterlagen genannten Anforderungen für eine optimale IT-Unterstützung der Tätigkeiten der Betreuungsstelle der Landeshauptstadt München unter Berücksichtigung der nötigen Schnittstellen. Dazu gehören auch weitere Leistungen wie Wartung, Installationsunterstützung und Migration der Altdaten.

Beschreibung der Beschaffung

Zum Auftragsgegenstand gehören mithin:
1) Überlassung von einer Standardsoftware mit folgenden Hauptkomponenten:
• Verwaltung von Betreuungsfällen
• Führen von Betreutenfällen
• Verwaltung der Registrierung von Berufs- und Vereinsbetreuer*innen
• Unterstützung bei den Aufgaben einer Stammbehörde
• Terminverwaltung
• Erstellen, Verwalten und Bearbeiten von Dokumentvorlagen
• Unterstützung beim Schriftverkehr durch Befüllung von vorbereiteten Vorlagen mit
Falldaten, z.B. Sozialbericht
• Serienbrieferstellung
• Erstellung von Statistiken
• Erstellung von individuellen Auswertungen
• Anwenderrechtesteuerung und Stellvertretersteuerung
• Erstellung eines Betreuer*innenverzeichnisses
• Erstellung eines Verzeichnisses "Andere Hilfen"
• Erfassung statistischer Daten zu Beglaubigungen
• Mobiles Arbeiten über Citrix
2) Überlassung auf Dauer von Lizenzen gegen Einmalvergütung für 90 Anwender*innen, wovon 90 Anwender*innen gleichzeitig im System arbeiten können müssen. Diese Lizenzen gelten für die Produktivumgebung. Die Zugriffe auf weitere Umgebungen (Entwicklungs-, Test- und Schulungsumgebung) sind Teil des Auftragsgegenstands und werden nicht gesondert vergütet. Es können während der Vertragslaufzeit auch optional Lizenzen nachgekauft werden. Der Auftraggeber schätzt hierfür einen Bedarf von 20 weiteren Lizenzen.
3) Schnittstellen:
Bereitstellung und/oder Anpassung durch den Auftragnehmer im Rahmen der Standardsoftware der Schnittstellen:
a) Schnittstellen, die im Gesamtsystem enthalten sein müssen:
• Verzeichnisdienst zur Authentifizierung
• Schnittstellenanbindung Straßenverzeichnis
• MS Office 365
• E-Mail
• Fax
b) Schnittstellen, die umzusetzen sind und einer eigenen Preisposition zugeordnet sind.
• e-Akte (Fabasoft DMS)
Falls die Anbindung der Schnittstelle mehr Zeit in Anspruch nimmt, als die
Implementierung der Standardsoftware selbst, soll die e-Akte Anbindung die
Produktivsetzung der Standardsoftware nicht verzögern. Daher kann diese
Schnittstelle auch in einem zweiten Schritt (max 6 Monate nach
Produktivsetzung des Systems) geliefert werden.
c) optionale Schnittstellen, die einer eigenen Preisposition zugeordnet sind
• "Besonderes Behördenpostfach (BeBPo)"
• Online- Webformular Betreuer-Registrierung
Diese Schnittstellen werden bei optionaler Beauftragung geliefert und abgenommen. Im Falle einer Beauftragung zusammen mit der Standardsoftware selbst, sollen diese die Produktivsetzung der Standardsoftware nicht verzögern.
4) Herbeiführung Betriebsbereitschaft:
• Unterstützung per remote bei Installation und Konfiguration des Fachverfahrens (Produktiv-, Test- und Schulungsumgebung) bis zur Herstellung der Betriebsbereitschaft beim Auftraggeber. Mit Unterstützung ist keine persönliche Anwesenheit beim Auftraggeber gemeint. Hier ist auch insbesondere die Einweisung des Projektteams von insgesamt 12 Personen inbegriffen. Das Projektteam besteht sowohl aus Personen der Administration (Installation und Betrieb der Software), der Fachverfahrensbetreuung (Konfiguration des Systems) als auch der Sachbearbeitung. Das Projektteam muss in die Lage versetzt werden, das System administrieren, konfigurieren, testen und sowohl technisch als auch fachlich beurteilen zu können.
• Inbetriebnahme der Schnittstellen (ausgenommen der e-Akten-Schnittstelle und der optionalen Schnittstellen, die auch zu einem späteren Zeitpunkt in Betrieb genommen werden können)
• Import des Münchener Straßen- und Bezirksverzeichnisses
5) Datenmigration:
Lieferung von Skripten und Unterstützung beim Import der Daten aus dem Altverfahren KOI-Framework-Anwendung und Excellisten.
6) Schulung:
Die Kolleg*innen aus der Sachbearbeitung werden in vor Ort Schulungen in Schulungsräumen der LHM durch eine*n Trainer*in des Auftragnehmers geschult. Es wird von 2 Schulungstagen ausgegangen. Die Schulung wird durch eine*n KeyUser*in (=Fachverfahrensbetreuung) begleitet für Themen und Fragen zu den Prozessen im Fachbereich. Ein Schulungskonzept inkl. Schulungsunterlagen ist vom Auftragnehmer zu erstellen.
Es wird davon ausgegangen, dass 75 Kolleg*innen geschult werden. Daher wird von 7 Schulungseinheiten ausgegangen.
Spesen (Reise- und Übernachtungskosten) werden nicht extra vergütet.
Alle weiteren Personen werden gem. Ziffer 4) im Rahmen des Projekts in die Software eingewiesen.
7) Pflege und Support:
• Pflege des Systems über maximal 240 Monate. Weiteres ist im Vertrag geregelt.
• Nachgelagerter laufender Support während der gesamten Vertragslaufzeit.
• Die vom Auftragnehmer zu leistende Supporttätigkeit umfasst lediglich die Tätigkeit im Rahmen des Third-Level-Supports gemäß ITIL. Vorgeschaltet sind die Tätigkeiten des Auftraggebers in der Linienorganisation des First-Level-Supports (ServiceDesk) und Second-Level-Supports (Fachverfahrensbetreuung bzw. it@M). Die beiden letztgenannten Stufen sind ausdrücklich nicht vom Auftragnehmer zu leisten. Der Support ist in deutscher Sprache gefordert.
8) Weitere Unterstützungsleistungen über die Vertragslaufzeit:
• Optimierungen und Erweiterungen zur besseren Unterstützung und Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Unterstützungsleistungen in diesem Sinne können z.B. individuelle Anpassungen an Statistikauswertungen oder neue Schnittstellen wie z.B. zum Besonderen Behördenpostfach oder ein Webservice zu einem Webformular sein.
9) Dokumentation:
Folgende Dokumentationsunterlagen sind mindestens in digitaler Form (PDF Format) vom Auftragnehmer zu liefern:
• Anwender*innenhandbuch, auch in bearbeitbarer Form (docx Format), um eventuell notwendige Anpassungen hinsichtlich der Prozesse und LHM spezifischen Gegebenheiten vornehmen zu können. Diese Unterlagen sind die Basis der Sachbearbeiter*innen und enthalten somit den Umgang mit dem System aus fachlicher Sicht sowie den prozessualen Ablauf der Tätigkeiten.
• Schulungsunterlagen, auch in bearbeitbarer Form (docx Format) analog Anwender*innenhandbuch; die Schulungsunterlagen dienen als Orientierung in der Schulung. Sie sollen sich im Aufbau am Ablauf der Schulung gem. Schulungskonzept orientieren. Sie können eine Teilmenge des Anwender*innenhandbuchs sein.
• Administrationshandbuch, auch in bearbeitbarer Form (docx Format) analog Anwender*innenhandbuch; enthalten sind hier die Möglichkeiten der Anpasssungen mittels Konfiguration am System.
• Systemspezifikation
• Betriebshandbuch

Beschreibung der Optionen

- Lizenznachkauf (ca. 20 Lizenzen über die Vertragslaufzeit)
- Pflege für nachgekaufte Lizenzen
- optionale Schnittstelle "Besonderes Behördenpostfach (BeBPo)
- optionale Schnittstelle Online- Webformular Betreuer-Registrierung

Detaillierte Informationen und Unterlagen entnehmen Sie den
Vergabeunterlagen.
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Bewerberfragen:
Eventuell auftretende Fragen sind umgehend, jedoch
spätestens bis 02.08.2023, 12:00 Uhr über das eVergabe-
System des Auftraggebers zu stellen. Die Adresse des
eVergabe-Systems ist unter I.1) "Internet-Adresse(n) -
Hauptadresse" angegeben.
Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein
Anspruch.
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Abweichung vom Grundsatz der Losbildung:
Der AG ist sich des Umstands bewusst, dass er als öffentlicher AG gem. § 97 Abs. 4 Satz 2 GWB den Beschaffungsgegenstand im Grundsatz nach Fach- und Teillosen getrennt vergeben muss. Eine Abweichung davon ist nur zulässig, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern (§ 97 Abs. 4 Satz 3 GWB). Von der Bildung von Losen wurde im vorliegenden Verfahren abgesehen, da eine am Markt verfügbare Standardsoftware beschafft werden soll und die weiteren Leistungen (u.a. Customizing / Anpassung auf Quellcodeebene, Programmierung von Schnittstellen, Pflegeleistungen, Herbeiführung der Betriebsbereitschaft inkl. Datenmigration, Schulungen und Unterstützungsleistungen) daher nur von demjenigen Unternehmen wirtschaftlich durchgeführt werden können, welches auch die Standardsoftware anbietet. Weiterhin bestehen schon aufgrund von Urheber- und Nutzungsrechten (insb. Quellcoderechte) rechtliche Restriktionen seitens der Softwareanbieter, die eine Erbringung von vorgenannten Leistungen durch Dritte objektiv unmöglich machen. Eine Bildung von Fach- oder Mengenlosen ist daher nicht möglich.
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Abweichung vom Grundsatz der Regelvergabe
Der AG hat grundsätzlich die Verfahrensarten des offenen und des nicht-offenen Verfahrens anzuwenden (Regelverfahren). Gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV können Leistungen jedoch im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit vorherigem Teilnahmewettbewerb vergeben werden, wenn der Auftrag aufgrund konkreter Umstände, die mit der Art, der Komplexität oder dem rechtlichen oder finanziellen Rahmen oder den damit einhergehenden Risiken zusammenhängen, nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben werden kann. Obwohl der Auftragsgegenstand eine am Markt verfügbare Standardsoftware ist, handelt es sich trotzdem um einen sehr komplexen Auftragsgegenstand. So kann es bei vielen vom AG aufgestellten Anforderungen eine Mehrzahl an Herangehensweisen der Marktteilnehmer geben und Missverständnisse können aufgrund des Umfangs der Unterlagen nicht ausgeschlossen werden. Als in Gesprächen zu klärende Themen sind dabei insbesondere Fragen zur Kompatibilität zur IT-Infrastruktur des Auftraggebers und zur IT-Sicherheit sowie zu den Schnittstellenanbindungen zu erwarten. Die Gefahr von Inkompatibilitäten, Sicherheitslücken oder für den Auftraggeber nicht akzeptablen Lizenzmodellen stellen andernfalls ein zu hohes Risiko für die Verwendbarkeit der Software dar. Weiterhin ist bei dieser Beschaffung auch eine umfangreiche Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit technisch organisatorischen Maßnahmen (TOM) zwischen dem Auftraggeber und dem zukünftigen Auftragnehmer notwendig. Inhalte der Auftragsverarbeitungsvereinbarung inkl. TOM können ebenfalls vorab nicht abschließend festgelegt werden und müssen voraussichtlich mit den Bietern erörtert und verhandelt werden. Die vorgebrachten Umstände erfüllen die Tatbestände des § 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV. Es wird daher ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb durchgeführt.
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Der unter II.1.5 geschätzte Gesamtwert des Auftrags von 1.888.230,63 € bezieht sich auf die maximale Vertragsdauer von 240 Monaten nach finaler Abnahme des Gesamtsystems und unter Berücksichtigung von zu erwartenden Preissteigerungen während der Vertragslaufzeit. Dieser Wert entspricht nicht dem vergaberechtlichen Auftragswert gem. § 3 VgV, welcher sich aufgrund der Regelungen von § 3 Abs. 11 Nr. 2 VgV auf 428.620,00 € netto (siehe auch II.2.6) beläuft.
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Bindefrist: Das unter IV.2.6) angegebene Datum für das Ende der Bindefrist ist ein geplantes Datum. Aufgrund der Verfahrensart wird ein Zuschlag nicht auf die Erstangebote, sondern auf die finalen Angebote erteilt. Die verbindliche Bindefrist wird mit Aufforderung zur Abgabe der finalen Angebote vom AG angemessen festgelegt und den Bietern mitgeteilt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer geführt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst abgeschlossen werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bewerber/Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gem. § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bewerber/Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung und/oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bewerbern/Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) oder Angebote (Angebotsfrist) gegenüber dem Auftraggeber zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bewerber/ Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.
Sofern der Auftraggeber einer Rüge in seinem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber/Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens des Auftraggebers diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).