Fachverfahren Betreuungsstelle (FaBest)

Beschreibung der Beschaffung

Zum Auftragsgegenstand gehören mithin:
1) Überlassung von einer Standardsoftware mit folgenden Hauptkomponenten:
• Verwaltung von Betreuungsfällen
• Führen von Betreutenfällen
• Verwaltung der Registrierung von Berufs- und Vereinsbetreuer*innen
• Unterstützung bei den Aufgaben einer Stammbehörde
• Terminverwaltung
• Erstellen, Verwalten und Bearbeiten von Dokumentvorlagen
• Unterstützung beim Schriftverkehr durch Befüllung von vorbereiteten Vorlagen mit
Falldaten, z.B. Sozialbericht
• Serienbrieferstellung
• Erstellung von Statistiken
• Erstellung von individuellen Auswertungen
• Anwenderrechtesteuerung und Stellvertretersteuerung
• Erstellung eines Betreuer*innenverzeichnisses
• Erstellung eines Verzeichnisses "Andere Hilfen"
• Erfassung statistischer Daten zu Beglaubigungen
• Mobiles Arbeiten über Citrix

2) Überlassung auf Dauer von Lizenzen gegen Einmalvergütung für 90 Anwender*innen, wovon 90 Anwender*innen gleichzeitig im System arbeiten können müssen. Diese Lizenzen gelten für die Produktivumgebung. Die Zugriffe auf weitere Umgebungen (Entwicklungs-, Test- und Schulungsumgebung) sind Teil des Auftragsgegenstands und werden nicht gesondert vergütet. Es können während der Vertragslaufzeit auch optional Lizenzen nachgekauft werden. Der Auftraggeber schätzt hierfür einen Bedarf von 20 weiteren Lizenzen.

3) Schnittstellen:
Bereitstellung und/oder Anpassung durch den Auftragnehmer im Rahmen der Standardsoftware der Schnittstellen:

a) Schnittstellen, die im Gesamtsystem enthalten sein müssen:
• Verzeichnisdienst zur Authentifizierung
• Schnittstellenanbindung Straßenverzeichnis
• MS Office 365
• E-Mail
• Fax

b) Schnittstellen, die umzusetzen sind und einer eigenen Preisposition zugeordnet sind.

• e-Akte (Fabasoft DMS)
Falls die Anbindung der Schnittstelle mehr Zeit in Anspruch nimmt, als die
Implementierung der Standardsoftware selbst, soll die e-Akte Anbindung die
Produktivsetzung der Standardsoftware nicht verzögern. Daher kann diese
Schnittstelle auch in einem zweiten Schritt (max 6 Monate nach
Produktivsetzung des Systems) geliefert werden.

c) optionale Schnittstellen, die einer eigenen Preisposition zugeordnet sind
• "Besonderes Behördenpostfach (BeBPo)"
• Online- Webformular Betreuer-Registrierung
Diese Schnittstellen werden bei optionaler Beauftragung geliefert und abgenommen. Im Falle einer Beauftragung zusammen mit der Standardsoftware selbst, sollen diese die Produktivsetzung der Standardsoftware nicht verzögern.

4) Herbeiführung Betriebsbereitschaft:
• Unterstützung per remote bei Installation und Konfiguration des Fachverfahrens (Produktiv-, Test- und Schulungsumgebung) bis zur Herstellung der Betriebsbereitschaft beim Auftraggeber. Mit Unterstützung ist keine persönliche Anwesenheit beim Auftraggeber gemeint. Hier ist auch insbesondere die Einweisung des Projektteams von insgesamt 12 Personen inbegriffen. Das Projektteam besteht sowohl aus Personen der Administration (Installation und Betrieb der Software), der Fachverfahrensbetreuung (Konfiguration des Systems) als auch der Sachbearbeitung. Das Projektteam muss in die Lage versetzt werden, das System administrieren, konfigurieren, testen und sowohl technisch als auch fachlich beurteilen zu können.
• Inbetriebnahme der Schnittstellen (ausgenommen der e-Akten-Schnittstelle und der optionalen Schnittstellen, die auch zu einem späteren Zeitpunkt in Betrieb genommen werden können)
• Import des Münchener Straßen- und Bezirksverzeichnisses

5) Datenmigration:
Lieferung von Skripten und Unterstützung beim Import der Daten aus dem Altverfahren KOI-Framework-Anwendung und Excellisten.

6) Schulung:
Die Kolleg*innen aus der Sachbearbeitung werden in vor Ort Schulungen in Schulungsräumen der LHM durch eine*n Trainer*in des Auftragnehmers geschult. Es wird von 2 Schulungstagen ausgegangen. Die Schulung wird durch eine*n KeyUser*in (=Fachverfahrensbetreuung) begleitet für Themen und Fragen zu den Prozessen im Fachbereich. Ein Schulungskonzept inkl. Schulungsunterlagen ist vom Auftragnehmer zu erstellen.
Es wird davon ausgegangen, dass 75 Kolleg*innen geschult werden. Daher wird von 7 Schulungseinheiten ausgegangen.
Spesen (Reise- und Übernachtungskosten) werden nicht extra vergütet.
Alle weiteren Personen werden gem. Ziffer 4) im Rahmen des Projekts in die Software eingewiesen.

7) Pflege und Support:
• Pflege des Systems über maximal 240 Monate. Weiteres ist im Vertrag geregelt.
• Nachgelagerter laufender Support während der gesamten Vertragslaufzeit.
• Die vom Auftragnehmer zu leistende Supporttätigkeit umfasst lediglich die Tätigkeit im Rahmen des Third-Level-Supports gemäß ITIL. Vorgeschaltet sind die Tätigkeiten des Auftraggebers in der Linienorganisation des First-Level-Supports (ServiceDesk) und Second-Level-Supports (Fachverfahrensbetreuung bzw. it@M). Die beiden letztgenannten Stufen sind ausdrücklich nicht vom Auftragnehmer zu leisten. Der Support ist in deutscher Sprache gefordert.

8) Weitere Unterstützungsleistungen über die Vertragslaufzeit:
• Optimierungen und Erweiterungen zur besseren Unterstützung und Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Unterstützungsleistungen in diesem Sinne können z.B. individuelle Anpassungen an Statistikauswertungen oder neue Schnittstellen wie z.B. zum Besonderen Behördenpostfach oder ein Webservice zu einem Webformular sein.

9) Dokumentation (Handbuch und Schulungsunterlagen)

Weitere Informationen zur Verlängerung

- Lizenznachkauf (ca. 20 Lizenzen über die Vertragslaufzeit)
- Pflege für nachgekaufte Lizenzen
- optionale Schnittstelle "Besonderes Behördenpostfach (BeBPo)
- optionale Schnittstelle Online- Webformular Betreuer-Registrierung

Zusätzliche Informationen

Der angegebene Gesamtwert der Beschaffung bzw. der Wert des Auftrags wird gemäß Artikel 50 Abs. 4 der Richtlinie 2014/24/EU und § 39 Abs. 6 VgV nicht veröffentlicht, da er u. a. den geschäftlichen Interessen des erfolgreichen Bieters schadet und den lauteren Wettbewerb beeinträchtigt.

Der Preis war nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien waren nur in den Vergabeunterlagen aufgeführt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Unwirksamkeit des öffentlichen Auftrags kann gem. § 135 Abs. 2 Satz 2 GWB nur innerhalb von 30 Kalendertagen nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union in einem Nachprüfungsverfahren geltend gemacht werden. Zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen vor Auftragsvergabe wird auf die Auftragsbekanntmachung verwiesen.