Finanzsystemsoftwarepaket

Bergische Universität Wuppertal

Bezeichnung des Auftrags durch den Auftraggeber: Einführung, Bereitstellung und Installation einer integrierten Software für das Finanzmanagement der Bergischen Universität Wuppertal (Integrierte Verbundrechnung). Die Bergische Universität Wuppertal führt ihren Haushalt bislang auf kameralistischer Basis. Mit Verabschiedung des Hochschulfreiheitsgesetzes (HFG) in Nordrhein-Westfalen (NRW) zieht sich der Staat weiter aus der Detailsteuerung zurück und stärkt das eigenverantwortliche Handeln der Hochschulen. Zur sachgerechten Verfolgung dieser Zielvorstellung bedarf es u. a. eines angemessenen Rechnungswesens. Gemäß HFG haben Hochschulen ihren Haushalt auf der Grundlage eines ganzheitlichen Controllings zu betreiben. Nach Ablauf des Haushaltsjahres ist ein Jahresabschluss zu erstellen, der die Drei-Komponenten-Rechnung (Bilanz, Ergebnisrechnung, Finanzrechnung) beinhaltet. Die Aufnahme von Krediten zur Deckung der Ausgaben wird von der Vorlage eines testierten Jahresabschlusses abhängig gemacht. Diese Rahmenbedingungen des HFG veranlassen die Bergische Universität Wuppertal daher, bis zum 1.1.2010 ein System der Integrierten Verbundrechnung zu implementieren. Das System der Integrierten Verbundrechnung basiert auf der kaufmännischen Buchführung und löst die bisher vorherrschende Kameralistik ab. - Kurzbeschreibung des Projektes: Die Einführung einer integrierten Software für das Finanzmanagement der Bergischen Universität Wuppertal erfolgt im Rahmen des Projektes „Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens“. Inhalt des Projektes ist die Vorbereitung auf das Buchen nach kaufmännischen Grundsätzen und die Vorbereitung der Erstellung der Eröffnungsbilanz. Im Laufe des Projektes wird eine Erstinventur geplant und durchgeführt, die sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden/Verbindlichkeiten der Bergischen Universität Wuppertal erfasst. Anschließend wird das Vermögen bewertet. Ein Wirtschaftsprüfer wird die zum 1.1.2010 aufzustellende Eröffnungsbilanz prüfen. Die Bergische Universität Wuppertal (nachfolgend Uni Wuppertal) strebt zum 1.1.2010 die Einführung der Integrierten Verbundrechnung (IVR) an. Über den Verbund von Ergebnis-, Finanz- sowie Kosten- und Leistungsrechnung soll eine Grundlage geschaffen werden, um die im Rahmen der Hochschulfreiheit gewachsenen Entscheidungs- und Gestaltungsspielräume sachgerecht nutzen zu können. Mit der Erstellung eines Jahresabschlusses in Anlehnung an das HGB soll die Vermögensverwendung und Vermögensherkunft transparent dargestellt werden. In Kombination mit einer jährlichen Ergebnisrechnung soll so die Grundlage für ein nachhaltiges Wirtschaften geschaffen werden. Mit der Testierung des Jahresabschlusses durch einen Wirtschaftsprüfer soll der Uni Wuppertal die Möglichkeit zu einer Fremdfinanzierung ermöglicht werden. Über die Finanzrechnung soll zukünftig die Liquiditätssteuerung erfolgen. Die Kosten- und Leistungsrechnung soll für geeignete Bereiche sukzessive verfeinert werden, um möglichst weitgehende Transparenz zu schaffen und auf dieser Grundlage die eindeutige Kostenzuordnung zu Organisationseinheiten und Leistungsergebnissen vornehmen zu können. Das mit der Integrierten Verbundrechnung mögliche Finanzcontrolling soll mittelfristig weiter mit dem Fachcontrolling verzahnt werden, um eine ausgewogene Steuerung der Bergischen Universität Wuppertal zu unterstützen. Technische Grundlage für den Betrieb der IVR soll eine integrierte Verwaltungssoftware sein, welche neben einer Prozessunterstützung administrativer Vorgänge ein verbessertes zentrales und dezentrales Berichtswesen ermöglichen soll. Nach der Auswahl der geeigneten Software am Ende des ersten Quartals 2009 soll am Anfang des zweiten Quartals eine Testinstallation eingerichtet werden, in der die wesentlichen (Kern-) Prozesse abgebildet werden sollen. Ab Ende des zweiten Quartals soll dann ein Pilotsystem mit vollem Funktionsumfang eingerichtet werden. Dazu werden die Teilprojekte Altdatenbereinigung und -migration sowie Schulung und Einführungsmanagement bearbeitet. Die Einbindung von Daten externer Systeme über geeignete Schnittstellen wird den gesamten Einführungsprozess begleiten. Im Blick auf das Gesamtprojekt wird parallel zur Einführung der Software die Eröffnungsbilanz für den 1.1.2010 vorbereitet. Größter Arbeitsblock dabei wird die (Neu-) Bewertung des Anlagevermögens sein. Der Echtbetrieb von Finanzbuchhaltung und KLR sowie damit korrespondierende Planungs- und Berichtsprozesse sollen zum 1.1.2010 flächendeckend erfolgen. - 105 000 Buchungen, davon 45 000 kassenrelevant über KBS, - Kostenstellen und Projekte a)Drittmittelprojekte insgesamt 2 832 davon laufende Projekte 1 067 b) (HH-) und Kostenstellen insgesamt 2 867 - Kostenstellen im KLR-Modul HIS-COB s.o.; das Kostenstellen-Verzeichnis (inst) liegt nur in der HIS-COB-Datenbank - Kostenarten Kosten- und Erlösarten (incl. Ausgabearten) insgesamt 147 davon Kostenarten (incl. neutral) 81 davon Erlösarten (incl. neutral) 9 davon nur Ausgabearten 35 - Kosten- bzw. Projektträger Kostenträger = Projekte (s.o.) - Kosten- und Leistungsrechnung: derzeit auf 2 Arbeitsplätzen, - Finanz- und Sachmittelverwaltung HIS FSV GX MBS: derzeit auf ca. 53 Arbeitsplätzen, - Kassensoftware: derzeit auf 6 Arbeitsplätzen, - Zugriff auf QIS FSV (Web-Applikation, die derzeit Fakultäten und zentralen Einrichtungen zur Verfügung steht): 271 Personen, - Inventarisierungsmodul HIS FSV GX IVS: derzeit auf 5 Arbeitsplätzen, - 28 500 Stammdatensätze Zahlungspartner - 2 900 Schlüsseldateien HIS FSV GX MBS - Anwendungssystem Axion (Personalbudgetierung): 26 Arbeitsplätze, - Anwendungssystem RKA (Reisekostenabrechnung): 5 Arbeitsplätze, - FIBU-Software: voraussichtlich 40 Clients, - Personalbuchhaltung: voraussichtlich 20 Clients, - Reisekostenbuchungen: 3 800/Jahr - Webbasierter, dezentraler Einkauf: voraussichtlich 250 Arbeitsplätze. - Stellenbewirtschaftung (ca. 1 500 Stellen).

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2009-01-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2008-11-18.

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