Finanzsystemsoftwarepaket

Hochschule Ostwestfalen-Lippe

Bezeichnung des Auftrags durch den Auftraggeber: Einführung, Bereitstellung und Installation einer integrierten Software für das Finanzmanagement der Hochschule Ostwestfalen-Lippe (Integrierte Verbundrechnung). Die Hochschule Ostwestfalen-Lippe (nachfolgend HS OWL) führt ihren Haushalt bislang auf kameraler Basis. Mit Verabschiedung des Hochschulfreiheitsgesetzes [HFG] in Nordrhein-Westfalen [NRW] zieht sich der Staat weiter aus der Detailsteuerung zurück und stärkt das eigenverantwortliche Handeln der Hochschulen. Zur sachgerechten Verfolgung dieser Zielvorstellung bedarf es u. a. eines angemessenen Rechnungswesens. Gemäß HFG haben Hochschulen ihren Haushalt auf der Grundlage eines ganzheitlichen Controllings zu betreiben. Nach Ablauf des Haushaltsjahres ist ein Jahresabschluss zu erstellen, der die Drei-Komponenten-Rechnung (Bilanz, Ergebnisrechnung, Finanzrechnung) beinhaltet. Die Aufnahme von Krediten zur Deckung der Ausgaben wird von der Vorlage eines testierten Jahresabschlusses abhängig gemacht. Diese Rahmenbedingungen des HFG veranlassen die HS OWL daher, bis zum 1.1.2011 ein System der Integrierten Verbundrechnung zu implementieren. Das System der integrierten Verbundrechnung basiert auf der kaufmännischen Buchführung und löst die bisher vorherrschende Kameralistik ab. - Kurzbeschreibung des Projektes: Die Einführung einer integrierten Software für das Finanzmanagent der HS OWL erfolgt im Rahmen des Projektes „Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens“. Inhalt des Projektes ist die Vorbereitung auf das Buchen nach kaufmännischen Grundsätzen und die Vorbereitung der Erstellung der Eröffnungsbilanz. Im Laufe des Projektes wird eine Erstinventur geplant und durchgeführt, die sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden/Verbindlichkeiten der HS OWL erfasst. Anschließend wird das Vermögen bewertet. Ein Wirtschaftsprüfer wird die zum 1.1.2011 aufzustellende Eröffnungsbilanz prüfen. Die HS OWL strebt zum 1.1.2011 die Einführung der Integrierten Verbundrechnung (IVR) an. Über den Verbund von Ergebnis-, Finanz- sowie Kosten- und Leistungsrechnung soll eine Grundlage geschaffen werden, um die im Rahmen der Hochschulfreiheit gewachsenen Entscheidungs- und Gestaltungsspielräume sachgerecht nutzen zu können. Mit der Erstellung eines Jahresabschlusses in Anlehnung an das HGB soll die Vermögensverwendung und Vermögensherkunft transparent dargestellt werden. In Kombination mit einer jährlichen Ergebnisrechnung soll so die Grundlage für ein nachhaltiges Wirtschaften geschaffen werden. Mit der Testierung des Jahresabschlusses durch einen Wirtschaftsprüfer soll der HS OWL die Möglichkeit zu einer Fremdfinanzierung ermöglicht werden. Über die Finanzrechnung soll zukünftig die Liquiditätssteuerung erfolgen. Die Kosten- und Leistungsrechnung soll für geeignete Bereiche sukzessive verfeinert werden, um – falls gewünscht – weitgehende Transparenz zu schaffen und so die Basis für eine differenzierte Entscheidungsfindung zu liefern. Um die oben genannte Anforderungen abzubilden, wird die HS OWL im Jahr 2011 eine modular aufgebaute, integrierte, bewährte, kaufmännische Software einführen, die den Besonderheiten von Hochschulen gerecht wird. Nach der Auswahl der geeigneten Software am Ende des ersten Quartals des Jahres 2010 soll am Anfang des zweiten Quartals eine Testinstallation eingerichtet werden, in der die wesentlichen (Kern-) Prozesse abgebildet werden sollen. Ab Ende des zweiten Quartals soll dann ein Pilotsystem mit vollem Funktionsumfang eingerichtet werden. Dazu werden die Teilprojekte Altdatenbereinigung und - migration sowie Schulung und Einführungsmanagement bearbeitet. Die Einbindung von Daten externer Systeme über geeignete Schnittstellen wird den gesamten Einführungsprozess begleiten. Im Blick auf das Gesamtprojekt wird parallel zur Einführung der Software die Eröffnungsbilanz für den 1.1.2011 vorbereitet. Größter Arbeitsblock dabei wird die (Neu-) Bewertung des Anlagevermögens sein. Der Echtbetrieb von Finanzbuchhaltung und KLR sowie damit korrespondierende Planungs- und Berichtsprozesse sollen zum 1.1.2011 flächendeckend erfolgen. - Mengengerüst, - 38 000 Buchungen, - rund 1 200 Kostenstellen und Projekte, - 1 200 Kostenstellen im KLR-Modul HIS-COB, - 350 Kostenarten, - 1 000 Kosten- bzw. Projektträger - 71 000 Buchungssätze (ohne Verteilbuchungen), - Finanz- und Sachmittelverwaltung HIS FSV GX MBS: derzeit auf ca. 8 Arbeitsplätzen, - Kosten- und Leistungsrechnung: derzeit auf 1 Arbeitsplatz - Kassensoftware: derzeit extern, zukünftig intern auf 1 Arbeitsplatz, - Zugriff auf HIS-FSV GX MBS (über eine Web-Applikation, die derzeit Fakultäten und zentralen Einrichtungen zur Verfügung steht): 74 Personen, - Inventarisierungsmodul HIS FSV GX IVS: derzeit auf 2 Arbeitsplätzen, - 12.500 Stammdatensätze, - Anwendungssystem HIS-SVA und Axion (Personalbudgetierung): 9 Arbeitsplätze, - FIBU-Software: voraussichtlich 10 Clients.

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2009-11-03. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2009-09-12.

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