Finanzsystemsoftwarepaket

Fachhochschule Gelsenkirchen

Bezeichnung des Auftrags durch den Auftraggeber: Einführung, Bereitstellung und Installation einer integrierten Software für das Finanzmanagement der Fachhochschule Gelsenkirchen. Die Fachhochschule Gelsenkirchen (nachfolgend FH GE) führt ihren Haushalt bislang auf kameralistischer Basis. Mit Verabschiedung des Hochschulfreiheitsgesetzes [HFG] in Nordrhein-Westfalen [NRW] zieht sich der Staat weiter aus der Detailsteuerung zurück und stärkt das eigenverantwortliche Handeln der Hochschulen. Zur sachgerechten Verfolgung dieser Zielvorstellung bedarf es u. a. eines angemessenen Rechnungswesens. Gemäß HFG haben Hochschulen ihren Haushalt auf der Grundlage eines ganzheitlichen Controllings zu betreiben. Nach Ablauf des Haushaltsjahres ist ein Jahresabschluss zu erstellen, der die Drei-Komponenten- Rechnung (Bilanz, Ergebnisrechnung, Finanzrechnung) beinhaltet. Die Aufnahme von Krediten zur Deckung der Ausgaben wird von der Vorlage eines testierten Jahresabschlusses abhängig gemacht. Diese Rahmenbedingungen des HFG veranlassen die FH Gelsenkirchen daher, bis zum 1.1.2011 ein System der Integrierten Verbundrechnung zu implementieren. Das System der integrierten Verbundrechnung basiert auf der kaufmännischen Buchführung und löst die bisher vorherrschende Kameralistik ab. Die Einführung einer integrierten Software für das Finanzmanagent der FH Gelsenkirchen erfolgt im Rahmen des Projektes "Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens". Inhalt des Projektes ist die Vorbereitung auf das Buchen nach kaufmännischen Grundsätzen und die Vorbereitung der Erstellung der Eröffnungsbilanz. Im Laufe des Projektes wird eine Erstinventur geplant und durchgeführt, die sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden/Verbindlichkeiten der FH Gelsenkirchen erfasst. Anschließend wird das Vermögen bewertet. Ein Wirtschaftsprüfer wird die zum 1.1.2011 aufzustellende Eröffnungsbilanz prüfen. Die Fachhochschule Gelsenkirchen strebt zum 1.1.2011 die Einführung der Integrierten Verbundrechnung (IVR) an. Über den Verbund von Ergebnis-, Finanz- sowie Kosten- und Leistungsrechnung soll eine Grundlage geschaffen werden, um die im Rahmen der Hochschulfreiheit gewachsenen Entscheidungs- und Gestaltungsspielräume sachgerecht nutzen zu können. Mit der Erstellung eines Jahresabschlusses in Anlehnung an das HGB soll die Vermögensverwendung und Vermögensherkunft transparent dargestellt werden. In Kombination mit einer jährlichen Ergebnisrechnung soll so die Grundlage für ein nachhaltiges Wirtschaften geschaffen werden. Mit der Testierung des Jahresabschlusses durch einen Wirtschaftsprüfer soll der FH GE die Möglichkeit zu einer Fremdfinanzierung ermöglicht werden. Über die Finanzrechnung soll zukünftig die Liquiditätssteuerung erfolgen. Die Kosten- und Leistungsrechnung soll für geeignete Bereiche sukzessive verfeinert werden, um – falls gewünscht – weitgehende Transparenz zu schaffen und so die Basis für eine differenzierte Entscheidungsfindung zu liefern. Um die oben genannten Anforderungen abzubilden, wird die FH GE im Jahr 2010 eine modular aufgebaute, integrierte, bewährte, kaufmännische Software einführen, die den Besonderheiten von Hochschulen gerecht wird. Nach der Auswahl der geeigneten Software am Ende des ersten Quartals des Jahres 2010 soll am Anfang des zweiten Quartals eine Testinstallation eingerichtet werden, in der die wesentlichen (Kern-) Prozesse abgebildet werden sollen. Ab Ende des zweiten Quartals soll dann ein Pilotsystem mit vollem Funktionsumfang eingerichtet werden. Dazu werden die Teilprojekte Altdatenbereinigung und -migration sowie Schulung und Einführungsmanagement bearbeitet. Die Einbindung von Daten externer Systeme über geeignete Schnittstellen wird den gesamten Einführungsprozess begleiten. Im Blick auf das Gesamtprojekt wird parallel zur Einführung der Software die Eröffnungsbilanz für den 1.1.2011 vorbereitet. Größter Arbeitsblock dabei wird die (Neu-) Bewertung des Anlagevermögens sein. Der Echtbetrieb von Finanzbuchhaltung und KLR sowie damit korrespondierende Planungs- und Berichtsprozesse sollen zum 1.1.2011 flächendeckend erfolgen. — Mittelbewirtschaftung: ca. 60 000 Buchungen, verteilt auf ca. 2 500 Kostenstellen und Projekte, — Kostenrechnung: ca. 600 Kostenstellen, 250 Kostenarten, 850 Kosten- bzw. Projektträger, — Die Finanz- und Sachmittelverwaltung HIS FSV GX MBS ist derzeit auf ca. 25 Arbeitsplätzen installiert, die Kosten- und Leistungsrechnung auf 2 Arbeitsplätzen und die Kassensoftware auf 2 Arbeitsplätzen, — Online-Auskunftssystem für die dezentralen Bereiche (Web-Applikation QIS-FSV): Zugriffsmöglichkeit von 255 Personen, — Das Inventarisierungsmodul HIS FSV GX IVS ist auf 20 Arbeitsplätzen installiert. In dem System sind etwa 29.200 Stammdatensätze erfasst, — Das Einkaufsmodul HIS FSV GX BES wird von ca. 10 Personen genutzt, — Die FIBU-Software wird auf rund 30 Clients installiert werden, — Das Anwendungssystem "Axion" wird eingesetzt für die Personalkostenkalkulation und ist auf ca. 10 Arbeitsplätzen installiert.

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2009-10-21. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2009-08-29.

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