Finanzsystemsoftwarepaket

Landeshauptstadt Hannover

Bezeichnung des Auftrags durch den Auftraggeber: 18/5078/08. Gegenstand des Projektes sind sämtliche Lieferungen und Leistungen zur Einführung und Inbetriebsetzung einer SAP-Lösung, zur Ablösung bestehender Verfahren und Integration der neuen Lösung in die IT-Infrastruktur und Anwendungsumgebung der LHH mit dem GM sowie die Bereitstellung der erforderlichen Schnittstellen zu bestehen bleibenden Fachverfahren. Im Einzelnen sind vom Auftragnehmer folgende Leistungen zu erbringen: - Projektplanung und Projektmanagement - Erstellung des erforderlichen Fachkonzepts mit der Anwendungsarchitektur - Vereinbarung eines Pflichtenhefts mit dem Auftraggeber - Erstellung des Designs mit Business Blueprint und der systemtechnischen Implementierung - Entwicklung und Anpassung der notwendigen Anwendungssoftware - Implementierung und Integration des Anwendungssystems in die Infrastruktur und Anwendungsumgebung der LHH und des Gebäudemanagements - Nachweis der geforderten Integrations- und Interoperabilitätseigenschaften der Lösung sowie der Funktionalitäten gemäß der Anforderung im Rahmen einer Test- und Qualitätssicherungsumgebung - Entwicklung eines Schulungskonzepts und Durchführung der Key-User und Anwenderschulung - Planung und Roll-Out der Verfahren im Fachbereich - Lieferung der notwendigen Software-Komponenten (Die LHH behält sich vor SAP-Lizenzen beizustellen.) - Durchführung der Vorabkontrolle für neue Verfahren (Technikfolgeabschätzung) gemäß NDSG - Unterstützung bei der Erstellung der Verfahrensbeschreibung gemäß NDSG - Unterstützung beim Aufbau der organisatorischen Voraussetzung die Nutzung und Betreuung der neuen Verfahren bei der LHH Das zukünftige System des Gebäudemanagement (GM) der Landeshauptstadt Hannover (LHH) muss die Abbildung und Detaillierung von Projekten ermöglichen. Weiterhin müssen Prozesse der Instandhaltung, Mietverwaltung und Beschaffung von Dienst- und Bauleistungen ab bildbar sein. Die Budgetverteilung und -überwachung muss auf der bisher praktizierten Detaillierungsebene (Projekte/DIN 276 etc.) erfolgen. Ferner muss sich die Stammdatenhierarchie der Liegenschaften/Gebäude bis hin zu Raum/Fläche in allen Prozessen wieder finden und zentralisiert gepflegt werden können. Eine einheitliche Systemunterstützung zur Optimierung der Flächen und der Flächennutzung innerhalb der Verwaltung der LHH muss durch das SAP-System unterstützt werden. Zur Optimierung der Prozesse ist eine enge Verknüpfung der baufachlichen Planungsprozesse und der Haushaltsplanungsprozesse erforderlich. Die sachgebietsspezifischen Buchungsvorgänge müssen sich in das bestehende SAP System der LHH und die zentralen NKR (Neues Kommunales Rechnungswesen) Verfahren integrieren. Für die Abbildung aller Finanzvorgänge der Kernverwaltung ist im vorhandenen SAP-System ein Mandant eingerichtet worden. Zurzeit werden die SAP-Module FI, CO, PSCD und PSM eingesetzt. Die Tätigkeiten im Fachbereich Gebäudemanagement stellen sich in Form eines Mengengerüstes wie folgt dar: - Mitarbeiter im Fachbereich ca. 200, davon zukünftig zugriffsberechtigt im SAP ca. 310 Liegenschaften, 603 Gebäude, 950 000 m² Nutzfläche und 761 Nutzungsvereinbarungen - Anmietungen: 117 Anmietungsverträge (117 Liegenschaften, 114 Gebäude, 161 000 m² Nutzfläche, 169 Nutzungsvereinbarungen - Wartungsverträge für ca. 2 700 Ablagen - Bauliche Unterhaltung mit ca. 25 Rahmenverträge - Störungsmanagement ca. 8 000 Meldungen pro Jahr In den abzulösenden Verfahren (Apsis, Agresso, Infas) wird das folgende Aufkommen bewältigt: - ca. 16 500 Verträge pro Jahr, ca. 24 500 Rechnungen pro Jahr - ca. 620 Debitoren, ca. 3 520 Kreditoren, ca. 32 400 Zahlungen pro Jahr - ca. 1 100 Liegenschaften/Wirtschaftseinheiten Das neue SAP-Verfahren soll in der Systemlandschaft des NKR-Finanzwesen betrieben werden: - Hardware: Bladeserver mit Intel-kompatiblen Multicore-Prozessoren (64bit) - Software: Betriebssystem: Microsoft Windows 2003 Server (64bit), SAP Release: SAP ERP 6.0 (64bit), Datenbank: Oracle 10.2 (64bit) - Es bestehen je ein Entwicklungssystem, ein Qualitätssicherungssystem, ein Schulungssystem und ein Produktivsystem (mit zwei Applikationsservern zur Lastverteilung). - Die SAP-/Oracle-Installation (Executables, Daten) erfolgt ausschließlich im SAN-System (Storrage Area Network). - Die Ablage von Ursprungsbelegen, Drucklisten sowie die allgemeine Datenarchivierung erfolgt über das SAPERION-basiertes Archivsystem. - Die Stapelverarbeitung erfolgt über den UC4-Jobscheduler. - Für das Anordnungswesen werden für das Genehmigungsverfahren eigene SAP-Workflows eingesetzt. - Die Userzahl im Finanzwesen beträgt ca. 1 400, davon sind im Schnitt 400 User gleichzeitig aktiv. - Es entstehen pro Jahr ca. Ausgabeanordnungsbelege und 2 500 000. Annahmeanordnungsbelege sowie z. Z. ca. je 2 Mio. Geschäftspartner und Vertragskonten und Vertragsgegenstände. Im Fachbereich Gebäudemanagement ist eine Vielzahl individueller Anwendung im Einsatz. Im Zentrum stehen die 3 Verfahren Speedikon FM, Agresso und Apsis. Der Fachbereich Gebäudemanagement ist als Eigentümer und Bauherr verantwortlich für einen Gebäudebestand auf rund 310 eigenen Liegenschaften. Die Sanierung, die bauliche Unterhaltung und der Betrieb seines Gebäudevermögens ist Aufgabe des Fachbereichs Gebäudemanagement. Grundsätzlich existieren zu diesen Immobilienobjekten sowohl alphanumerische Daten (z.B. Adresse, Lage, Flächen), als auch graphische Informationen (z.B. Lagepläne). In einem kaufmännischen, integrierten System sollen die zur Bewirtschaftung erforderlichen objektbezogenen, alphanumerischen Daten führend gepflegt werden. Eine Verknüpfung dieser alphanumerischen Daten mit grafischen Daten muss zukünftig im SAP System ermöglicht werden. Des Weiteren sind für Immobilien typische hierarchische Struktur der Objekte in verschiedenen Sichten und Ausprägungen auf die alphanumerischen und grafischen Immobilienstammdaten erforderlich. Folgende Sichten auf die Gebäudestammdaten müssen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse des Gebäudemanagements der Stadt Hannover in SAP abgebildet werden: - die architektonische Sicht repräsentiert die physische Gebäudestruktur - die kaufmännische Sicht - die Bewirtschaftungssicht (technisch) - sowie weitere Sichten für das Energiemanagement Für das Kaufmännische Management muss die kreditorische Auftrags- und Rechnungsbearbeitung sowie die debitorische Rechnungsbearbeitung einschließlich des Mahnwesens und der Bürgschaftsverwaltung implementiert werden. Die Zuordnung der einzelnen Vorgänge zu Bauprojekten oder Gebäuden ist hierbei von zentraler Bedeutung. Für das operative Controlling werden fachbereichsbezogene (z.B. sachgebietsbezogene Kosten) und objektbezogene (z.B. Mieterlöse, Betriebskosten) Auswertungen benötigt. Zum Investitionsmanagement muss die kurz-, mittel-, und langfristigen Planung und Verfolgung der Investitionsmittel bis hinunter auf Projektebene abgebildet werden. Dabei ist auch der Vergleich mehrerer Varianten erforderlich. Neben den heute schon definierten Berichten ist der Zugang zu allen vorhandenen Daten in beliebiger Kombination schnell und praktikabel sicherzustellen. Für das Energiemanagement soll das Vertragsmanagement, das Energiecontrolling und die Energieinspektion realisiert werden. Dazu wird die Finanzplanung und die Budgetüberwachung, inklusive der Rechungsbearbeitung und -anordnung sowie die Pflege der relevanten Daten benötigt. Im Rahmen des Mietmanagement soll die Wahrnehmung der Mieterfunktion im Bereich externer Anmietung von Gebäuden, Räumen und Freiflächen und dem Abschluss von gewerblichen Mietverträgen umgesetzt werden. Wesentliche Schnittstellen zur Nutzungsentgeltkalkulation, Betriebskostenabrechnung sind im System vorzusehen. Beim Objektservice sollen die Instandhaltungsmaßnahmen nach DIN 31051 (Wartung, Inspektion, Instandsetzung) an Gebäuden und den technischen Anlagen sowie die Ersatzbeschaffung von Anlagenteilen systemtechnisch unterstützt werden. Für die Bauunterhaltung (Hochbau und betriebstechnische Anlagen) muss die nicht planbare Bauunterhaltung abgewickelt werden. Die planbare Bauunterhaltung wird nach den Grundsätzen des Projektmanagements abgewickelt. Das System muss außerdem verschiedene Schnittstellen für den Datenaustausch zu vor- und nachgelagerten Systemen bedienen. Die wesentlichen sind das Störungsmanagement, grafischen Programmen AutoCAD und GIS zur grafischen Unterstützung, Zeiterfassungssoftware und das AVA-System (California 3000). Die Dokumentenstruktur, diverse PC-Standard- und Spezialprogramme des GM sind bei der Lösung zu berücksichtigen. In der Lösung ist das vorhandene Berechtigungskonzept der LHH und das Mandanten- und Transportwesen zu beachten. Im Rahmen der Ablösung der Altsysteme ist die Datenübernahme und die Archivierung der Altdaten durchzuführen. Für die SAP-Lösung des Gebäudemanagements ist ein Konzept für die Datenarchivierung im Projekt zu erstellen. Das System muss so ausgelegt sein, dass auch in Zukunft zu erwartende Rechtsänderungen implementiert werden können. Die grundsätzlichen Anforderungen des Datenschutzes an ein automatisiertes Datenverarbeitungsverfahren der LHH und gemäß BDSG sind einzuhalten. Die Anbindung einer PKI-Lösung (elektronische Signatur) basierend auf den LHH Standards soll möglich sein. Der Einsatz fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signaturen im Sinne des Signaturgesetzes muss vom Verfahren zukünftig unterstützt werden; auch der mögliche Einsatz von "multisignfähigen" Signaturkarten soll unterstütz werden. Im Rahmen des Angebots ist ein Schulungskonzept darzustellen, dass die fachliche Projektmitarbeit von Seiten der LHH unterstützt und den Know How Transfer an die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Auftraggebers sicherstellt. Die Schulungen sollen sich an den SAP-Standards und Empfehlungen orientieren, aber auch die projektspezifischen Aspekte berücksichtigen und beim Auftraggeber durchgeführt werden. Die Lösung muss auf Standrechnern der LHH mit gutem Antwortzeitverhalten lauffähig sein. Es sind die für die Realisierung der Anforderungen notwendigen Softwarekomponenten und die dazu gehörigen Lizenzen mit anzubieten und zu liefern. Die LHH behält sich vor SAP-Lizenzen bereitzustellen. Durch einen Softwarewartungsvertrag für mindestens 4 Jahre sollen Verfügbarkeit, Pflege, Weiterentwicklung und Support/Hotline langfristig sichergestellt sein und eine jährliche Verlängerung möglich sein.

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2008-11-07. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2008-10-11.

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