Finanzsystemsoftwarepaket

Fachhochschule Bielefeld

Bezeichnung des Auftrags durch den Auftraggeber: Einführung, Bereitstellung und Installation einer integrierten Software für das Finanzmanagement (Integrierte Verbundrechnung) sowie für das Personalmanagement der Fachhochschule Bielefeld. Die Fachhochschule Bielefeld führt ihren Haushalt bislang auf kameralistischer Basis. Mit Verabschiedung des Hochschulfreiheitsgesetzes [HFG] in Nordrhein-Westfalen [NRW] zieht sich der Staat weiter aus der Detailsteuerung zurück und stärkt das eigenverantwortliche Handeln der Hochschulen. Zur sachgerechten Verfolgung dieser Zielvorstellung bedarf es u. a. eines angemessenen Rechnungswesens. Gemäß HFG haben Hochschulen ihren Haushalt auf der Grundlage eines ganzheitlichen Controllings zu betreiben. Nach Ablauf des Haushaltsjahres ist ein Jahresabschluss zu erstellen, der die Drei-Komponenten-Rechnung (Bilanz, Ergebnisrechnung, Finanzrechnung) beinhaltet. Die Aufnahme von Krediten zur Deckung der Ausgaben wird von der Vorlage eines testierten Jahresabschlusses abhängig gemacht. Diese Rahmenbedingungen des HFG veranlassen die FH Bielefeld daher, bis zum 1.1.2011 ein System der Integrierten Verbundrechnung zu implementieren. Das System der integrierten Verbundrechnung basiert auf der kaufmännischen Buchführung und löst die bisher vorherrschende Kameralistik ab. Nach Abschluss der Aufnahme der IST-Prozesse im Finanzbereich hat sich die fachliche Notwendigkeit ergeben, auch den Personalbereich der FH Bielefeld möglichst vollständig in Form von Kernprozessen zu erfassen, um auf dieser Grundlage die Anforderungen für eine zukünftig umfassende Softwarelösung zur Ressourcenverwaltung ableiten zu können. Es ist erforderlich, dass die Software-Lösung Finanzbereich und Personalbereich integriert unterstützt. — Kurzbeschreibungdes Projektes. Die Einführung einer integrierten Software für das Finanz- und Personalmanagent der FH Bielefeld erfolgt im Rahmen des Projektes „Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens“. Inhalt des Projektes ist die Vorbereitung auf das Buchen nach kaufmännischen Grundsätzen und die Vorbereitung der Erstellung der Eröffnungsbilanz. Im Laufe des Projektes wird eine Erstinventur geplant und durchgeführt, die sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden/Verbindlichkeiten der FH Bielefeld erfasst. Anschließend wird das Vermögen bewertet. Ein Wirtschaftsprüfer wird die zum 1.1.2011 aufzustellende Eröffnungsbilanz prüfen. Nach der aktuellen Projektgesamtplanung soll zeitgleich mit der Einführung der Software im Finanzbereich oder mit einer möglichst kurzen, zeitlichen Verzögerung auch der Personalbereich in die Software integriert werden. In einer möglichtst kurzen Übergangszeit müssen ggf. umfangreiche Schnittstellen bedient werden bzw. Buchungen sowohl im bisherigen System wie auch im neuen Finanzsystem getätigt werden. — Zielsetzung. Die Fachhochschule Bielefeld (nachfolgend FHB bzw. FH Bielefeld) strebt zum 1.1.2011 die Einführung der Integrierten Verbundrechnung (IVR) an. Über den Verbund von Ergebnis-, Finanz- sowie Kosten- und Leistungsrechnung soll eine Grundlage geschaffen werden, um die im Rahmen der Hochschulfreiheit gewachsenen Entscheidungs-und Gestaltungsspielräume sachgerecht nutzen zu können. Mit der Erstellung eines Jahresabschlusses in Anlehnung an das HGB soll die Vermögensverwendung und Vermögensherkunft transparent dargestellt werden. In Kombination mit einer jährlichen Ergebnisrechnung soll so die Grundlage für ein nachhaltiges Wirtschaften geschaffen werden. Mit der Testierung des Jahresabschlusses durch einen Wirtschaftsprüfer soll der FHB die Möglichkeit zu einer Fremdfinanzierung ermöglicht werden. Über die Finanzrechnung soll zukünftig die Liquiditätssteuerung erfolgen. Gleichzeitig soll eine Software für das Personalmanagement eingeführt werden, die in Bezug auf die zur Zeit vorhandene hohe Integration mit dem Finanzmanagement keinen Rückschritt bedeutet. Neben den bisher versorgten Bereichen sollen zum Beispiel Reisekosten, Abwesenheitsverwaltung, Bewerberverwaltung, Fortbildungsbereich und weitere webbasierte Verfahren im Personalbereich eine Softwareunterstützung erhalten. Die Kosten- und Leistungsrechnung soll für geeignete Bereiche sukzessive verfeinert werden, um – falls gewünscht – weitgehende Transparenz zu schaffen und so die Basis für eine differenzierte Entscheidungsfindung zu liefern. Um die oben genannten Anforderungen abzubilden, wird die FHB im Jahr 2010 eine modular aufgebaute, integrierte, bewährte, kaufmännische und für Personalmanagement geeignete Software einführen, die den Besonderheiten von Hochschulen gerecht wird. — Projektablauf. Nach der Auswahl der geeigneten Software am Ende des vierten Quartals des Jahres 2009 soll am Anfang des ersten Quartals 2010 ein Testsystem in der Testumgebung aufgebaut werden, in der die wesentlichen (Kern-) Prozesse abgebildet werden sollen. Ab Ende des zweiten Quartals soll dann ein Pilotsystem mit vollem Funktionsumfang eingerichtet werden. Dazu werden die Teilprojekte Altdatenbereinigung und -migration sowie Schulung und Einführungsmanagement bearbeitet. Die Einbindung von Daten externer Systeme über geeignete Schnittstellen wird den gesamten Einführungsprozess begleiten. Im Blick auf das. Gesamtprojekt wird parallel zur Einführung der Software die Eröffnungsbilanz für den 1.1.2011 vorbereitet. Größter Arbeitsblock dabei wird die (Neu-) Bewertung des Anlagevermögens sein. Der Echtbetrieb von Finanzbuchhaltung, Personalverwaltung und KLR sowie damit korrespondierende Planungs- und Berichtsprozesse sollen zum 1.1.2011 flächendeckend erfolgen. — 35 000 Buchungen, — rund 1 900 Kostenstellen und Projekte, — 1 200 Kostenstellen im KLR-Modul HIS-COB, — 290 Kostenarten, — 1 000 Kosten- bzw. Projektträger, — 34 000 Buchungssätze (ohne Verteilbuchungen), — Finanz- und Sachmittelverwaltung HIS FSV GX MBS: derzeit auf ca. 50 Arbeitsplätzen, — Personalverwaltung HIS SVA GX: derzeit auf ca. 15 Arbeitsplätzen, — Kosten- und Leistungsrechnung: derzeit auf 1 Arbeitsplätzen, — Inventarisierungsmodul HIS FSV GX IVS derzeit auf 5 Arbeitsplätzen, — 8 500 Stammdatensätze sowie 9 200 Stammdatensätze in HIS IVS PC, — Anwendungssystem Axion (Personalbudgetierung)14 Arbeitsplätze, — FIBU-Software voraussichtlich 20 Clients, — Personalbuchhaltung: voraussichtlich 5 Clients, — Webbasierter, dezentraler Einkauf: voraussichtlich 20 Arbeitsplätze.

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2009-07-16. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2009-05-28.

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