Finanzsystemsoftwarepaket

Fachhochschule Köln

Bezeichnung des Auftrags durch den Auftraggeber: Einführung, Bereitstellung und Installation einer integrierten Software für das Finanzmanagement der FH Köln (Integrierte Verbundrechnung). Die Fachhochschule Köln führt ihren Haushalt bislang auf kameralistischer Basis. Mit Verabschiedung des Hochschulfreiheitsgesetzes [HFG] in Nordrhein-Westfalen [NRW] zieht sich der Staat weiter aus der Detailsteuerung zurück und stärkt das eigenverantwortliche Handeln der Hochschulen. Zur sachgerechten Verfolgung dieser Zielvorstellung bedarf es u. a. eines angemessenen Rechnungswesens. Gemäß HFG haben Hochschulen ihren Haushalt auf der Grundlage eines ganzheitlichen Controllings zu betreiben. Nach Ablauf des Haushaltsjahres ist ein Jahresabschluss zu erstellen, der die Drei-Komponenten-Rechnung (Bilanz, Ergebnisrechnung, Finanzrechnung) beinhaltet. Die Aufnahme von Krediten zur Deckung der Ausgaben wird von der Vorlage eines testierten Jahresabschlusses abhängig gemacht. Diese Rahmenbedingungen des HFG veranlassen die FH Köln daher, bis zum 1.1.2010 ein System der Integrierten Verbundrechnung zu implementieren. Das System der integrierten Verbundrechnung basiert auf der kaufmännischen Buchführung und löst die bisher vorherrschende Kameralistik ab. - Kurzbeschreibung des Projektes Die Einführung einer integrierten Software für das Finanzmanagent der FH Köln erfolgt im Rahmen des Projektes „Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens“. Inhalt des Projektes ist die Vorbereitung auf das Buchen nach kaufmännischen Grundsätzen und die Vorbereitung der Erstellung der Eröffnungsbilanz. Im Laufe des Projektes wird eine Erstinventur geplant und durchgeführt, die sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden/Verbindlichkeiten der FH Köln erfasst. Anschließend wird das Vermögen bewertet. Ein Wirtschaftsprüfer wird die zum 1.1.2010 aufzustellende Eröffnungsbilanz prüfen. Die Fachhochschule Köln (nachfolgend FHK bzw. FH Köln) strebt zum 1.1.2010 die Einführung der Integrierten Verbundrechnung (IVR) an. Über den Verbund von Ergebnis-, Finanz- sowie Kosten- und Leistungsrechnung soll eine Grundlage geschaffen werden, um die im Rahmen der Hochschulfreiheit gewachsenen Entscheidungs- und Gestaltungsspielräume sachgerecht nutzen zu können. Mit der Erstellung eines Jahresabschlusses in Anlehnung an das HGB soll die Vermögensverwendung und Vermögensherkunft transparent dargestellt werden. In Kombination mit einer jährlichen Ergebnisrechnung soll so die Grundlage für ein nachhaltiges Wirtschaften geschaffen werden. Mit der Testierung des Jahresabschlusses durch einen Wirtschaftsprüfer soll der Fachhochschule Köln die Möglichkeit zu einer Fremdfinanzierung ermöglicht werden. Über die Finanzrechnung soll zukünftig die Liquiditätssteuerung erfolgen. Die Kosten- und Leistungsrechnung soll für geeignete Bereiche sukzessive verfeinert werden, um – falls gewünscht – weitgehende Transparenz zu schaffen und so die Basis für eine differenzierte Entscheidungsfindung zu liefern. Um die oben genannte Anforderungen abzubilden, wird die Fachhochschule Köln im Jahr 2009 eine modular aufgebaute, integrierte, bewährte, kaufmännische Software einführen, die den Besonderheiten von Hochschulen gerecht wird. Nach der Auswahl der geeigneten Software am Ende des ersten Quartals des Jahres 2009 soll am Anfang des zweiten Quartals eine Testinstallation eingerichtet werden, in der die wesentlichen (Kern-) Prozesse abgebildet werden sollen. Ab Ende des zweiten Quartals soll dann ein Pilotsystem mit vollem Funktionsumfang eingerichtet werden. Dazu werden die Teilprojekte Altdatenbereinigung und -migration sowie Schulung und Einführungsmanagement bearbeitet. Die Einbindung von Daten externer Systeme über geeignete Schnittstellen wird den gesamten Einführungsprozess begleiten. Im Blick auf das Gesamtprojekt wird parallel zur Einführung der Software die Eröffnungsbilanz für den 1.1.2010 vorbereitet. Größter Arbeitsblock dabei wird die (Neu-) Bewertung des Anlagevermögens sein. Der Echtbetrieb von Finanzbuchhaltung und KLR sowie damit korrespondierende Planungs- und Berichtsprozesse sollen zum 1.1.2010 flächendeckend erfolgen. - Mengengerüst, - 100 000 Buchungen, - rund 5 500 Kostenstellen und Projekte, - 3 000 Kostenstellen im KLR-Modul HIS-COB, - 350 Kostenarten, - 1 800 Kosten- bzw. Projektträger, - 140 000 Buchungssätze (ohne Verteilbuchungen), - Finanz- und Sachmittelverwaltung HIS FSV GX MBS: derzeit auf ca. 45 Arbeitsplätzen, - Kosten- und Leistungsrechnung: derzeit auf 2 Arbeitsplätzen - Kassensoftware: derzeit auf 2 Arbeitsplätzen, - Zugriff auf QIS FSV (Web-Applikation, die derzeit Fakultäten und zentralen Einrichtungen zur Verfügung steht): 345 Personen, - Inventarisierungsmodul HIS FSV GX IVS: derzeit auf 45 Arbeitsplätzen, - 46 700 Stammdatensätze, - Anwendungssystem Axion (Personalbudgetierung): 18 Arbeitsplätze, - Anwendungssystem Reiko (Reisekostenabrechnung): 25 Arbeitsplätze, - FIBU-Software: voraussichtlich 50 Clients, - Personalbuchhaltung: voraussichtlich 25 Clients, - Webbasierter, dezentraler Einkauf: voraussichtlich 600 Arbeitsplätze.

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2008-11-21. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2008-10-07.

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