Beschreibung der Beschaffung
Folgende Aktivitäten sollen von dem zu beauftragenden Dienstleister durchgeführt werden:
1. Konzeption und Produkt - Food Truck Event
Der Dienstleister soll ein Konzept für einen gebrandeten Food Truck sowie zwei Produktvorschläge für die Kampagnentour vorlegen. Das Thema EU – Bio, Genuss, Nachhaltigkeit soll hierbei beachtet werden.
Es sind zwei Food Truck-Touren in den zwei Jahren vorgesehen. Mögliche Themen sind z.B Eis/Sorbet, Smoothie / Ingwershot, Fisch /eine vegetarische Alternative (z.B.: Gemüsechips) o.ä.
Aufgrund der Menge, die umgesetzt werden soll (siehe KPI), sollte das Handling unkompliziert und schnell umsetzbar sein. Weitere mögliche Aspekte sind: verpackte und gebrandete kleine Portionen zum Herausgeben.
Das Angebot der Verkostung wird in Absprache mit Dienstleister und Anbieter finalisiert.
Der Food Truck muss allen gesetzlichen hygienischen Standards gerecht werden.
Des Weiteren ist bei der Konzeption die Einbindung von VR-Brillen und Werbemaßnahmen zu beachten (bezogen auf personelle und technische Ausstattung). Für Details siehe Absatz 7.
2. Truck-Miete und Branding:
Die Buchung und das Branding des Trucks liegen in der Verantwortung des Dienstleisters. Der Food Truck soll eindeutig als Projektstand zu erkennen sein. Des Weiteren sollen die Bieter ein kreatives Konzept erstellen, wie weitere Maßnahmen zur Aufmerksamkeitsgewinnung in den Stand integriert werden können (siehe 7.).
Folgende Punkte werden mit dem Auftraggeber abgestimmt:
• Art und Größe des Trucks
• Außen- und Innenbeklebung / Branding (diese soll projektbezogen sowie „themenbezogen“, also abhängig vom Produkt, sein)
Food Truck soll auch für Indoor-Events einsetzbar sein. Darüber hinaus sollte der Food Truck klar den ökologischen Gedanken und die Nachhaltigkeit repräsentieren.
CI-Vorgaben des Projektes sind im Anhang zu finden (siehe Anhang 6).
3. Ausstattung und Logistik
Der Bieter soll in seinem Konzept darlegen, welche Ausstattung (Fahrzeug und Inventar) für die Food Truck-Tour notwendig ist. Dafür sind Parameter solche wie das Angebot einer Verkostung und die damit verbundene Logistik, Standort bzw. Regeln und Vorgaben der Events entscheidend.
Der Dienstleister hat dafür Sorge zu tragen, dass der Auf- und Abbau reibungslos gewährleistet werden kann und stellt sicher, dass das hierfür benötigte Equipment (technische Ausrüstung) und Personal bereitgestellt wird. Die Informationen über dem Auf- und Abbau des Food Trucks sowie die maßgeblichen Voraussetzungen am Event Ort (Wasser, Strom) werden im Angebot aufgelistet.
Der Dienstleister ist verpflichtet, alle zur Erbringung der Leistungen benötigten Hilfsmittel (z.B.
Kühlschrank, Werkzeuge) und Hilfsstoffe (z.B. Reinigungsmittel, Kabel, Klebeband und sonstige Verbrauchsmaterialien) zu stellen, die für den sachgerechten Aufbau sowie die Wartung benötigt werden. Er gewährleistet, dass der Food Truck-Stand durch Fachpersonal sachgerecht aufgebaut wird und dass der Aufbau sicher ist und keine Gefährdung der Besucher (z.B. lockere Kabelverlegung auf den Boden, Stolperfallen) besteht. Der Dienstleister muss des Weiteren sämtliche Richtlinien der jeweiligen Eventorte einhalten.
4. Präsenz als Ansprechpartner vor und während der Eventtage, Reporting und Dokumentation
Eine regelmäßige Abstimmung telefonisch, per E-Mail, per Konferenzdienst Teams/Zoom oder persönlich in den Räumlichkeiten des Auftraggebers (Gräfelfing) muss eingeplant und sichergestellt werden. Aus Nachhaltigkeitsgründen sind Abstimmungen ohne notwendige Reisen zu bevorzugen. Die Erreichbarkeit einer deutschsprachigen hauptverantwortlichen Ansprechperson bei dem Dienstleister muss werktags sichergestellt sein. Darüber hinaus soll der zukünftige Dienstleister an allen Eventtagen (siehe unter Leistungszeitraum) mit mindestens einem Ansprechpartner vor Ort sein und für eventuelle Fragen und bei Problemen zur Verfügung stehen. Der Dienstleister benennt eine weitere deutschsprachige Ansprechperson für den Vertretungsfall, die dieselbe Reaktionszeit erfüllt.
Der Dienstleister soll dafür Sorge tragen, dass er eigenständig und in voller Verantwortung im Namen des Auftraggebers die Durchführung der Events umsetzt.
Des Weiteren unterstützt der Dienstleister en Auftraggeber beim Reporting, der Evaluation und der Dokumentation des Events mit Kennzahlen und Fotos.
5. Service-Personal zur Bewirtung und Kampagnenbegleitung
Während des gesamten Eventzeitraumes (siehe unter Leistungszeitraum) muss der zukünftige Dienstleister Service-Personal zur Verfügung stellen, das während des gesamten Eventzeitraumes eingeplant ist.
Aufgaben umfassen:
• Servicetätigkeiten (Produkt anbieten, servieren, abräumen)
• Den Food Truck sowie das Umfeld stets sauber halten sowie eine fachgerechte Müllentsorgung gewährleisten
• Im Umfeld des Food Trucks je nach Bedarf ausreichend Personal / Host:ess einzuplanen, welches Fragen beantworten, die VR-Brillen bedienen sowie Flyer/Broschüre und Werbeartikel verteilen können
• Die Kompetenz, kleinere auftretende technische und organisatorische Probleme selbstständig lösen zu können.
6. Orte der Leistungserbringung
Die Tour mit den jeweiligen Eventtagen und Städten für den Food Truck wird in gemeinsamer Abstimmung zwischen Dienstleister und Anbieter final abgestimmt. Ziel sind Events mit hoher Besucherzahl. Generell von Interesse sind: Endverbrauchermessen, größere Aktionstage in Innenstädten, Festivals und Familien-Events. Grundvoraussetzung ist, dass die Veranstaltungen in der Summe folgende Ziele erreicht:
• Output indicators: 80 Eventtage
• Result indicators: 240.000 indirekte Kontakte // 80.000 direkte Kontakte (Produktabgabe)
Hierfür sind folgende Zeiträume mit entsprechenden Tagen und Städten vorgegeben:
• Jahr 2023/24: 50 Tage in 7 deutschen Städten
• Jahr 2024/25: 30 Tage in 4 deutschen Städten
Startzeitpunkt der ersten Food Truck-Tour ist im August 2023 angedacht. Hierfür legt der Dienstleister für das Jahr 2023/2024 einen Vorschlag für eine angedachte Route vor.
7. Kommunikation und Werbeartikel
Die Bieter soll auf den Events Werbeartikel verteilen. Hierzu soll der Bieter Vorschläge in seiner Angebotserstellung unterbreiten.
Folgende Werbemittel sind bereits vorhanden und sollen eingebunden werden: Broschüre und Flyer. Weitere Werbeflächen wie Rollups können ebenfalls genutzt werden.
Des Weiteren werden VR-Filme produziert, die bei der Food Truck Tour eingesetzt werden sollen. Diese sollen mit entsprechender personeller Begleitung für die wartenden Gäste und interessiertes Publikum angeboten werden. Das gestellte Equipment umfasst: VR-Brillen, Ladekabel, Reinigungsmittel.
Das Konzept das Bieters soll Vorschläge enthalten: Personal, Einbettung der VR in das Food Truck Konzept (separater Bereich vor den Food Truck), Möglichkeit die VR-Brillen zu laden.