Fortsetzung und Weiterentwicklung der Imagekampagne „Wir sind Rheinhessen“, 4. Quartal 2023 ff | Rheinhessenwein e.V. | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2023-04-18	Auftragsbekanntmachung

Kurze Beschreibung

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftraggeber „Rheinhessenwein e. V.“ ist die Gemeinschaftswerbung für Deutschlands größtes Weinanbaugebiet. Zweck des Vereins ist die Absatzförderung rheinhessischer Weine. Er unterstützt durch verschiedenste Marketingmaßnahmen die Absatzförderung der Weine aus Rheinhessen. „Rheinhessen. Wo Weine zuhause sind.“ – ist der Markenclaim und Absender aller Informationen zum Weinbaugebiet Rheinhessen. Im Fokus der Imagekampagne stehen die „echten“ Winzerinnen und Winzer aus Rheinhessen. Sie sind die Bekenner und Übersetzer des Kampagnen-Mottos „Wir sind Rheinhessen“.
Der Auftragnehmer erbringt auf Basis des vorliegenden Vertragsentwurfs Dienstleistungen zur Forstsetzung und Weiterentwicklung der Imagekampagne für Weine der g. U. Rheinhessen ab dem 4. Quartal 2023 ff.
Im Einzelnen sucht der Auftraggeber einen Kommunikationsdienstleister für folgende Leistungen:
- Produktion neuer Kommunikationsinhalte zu den Fokusthemen der Kampagne sowie die konzeptionelle Weiterentwicklung der Inhalte und Schwerpunkte der Kommunikation,
- Kreation und Ausarbeitung weiterer Module für den Kommunikationsbaukasten entsprechend des Kommunikationskonzepts und des Corporate Designs der Imagekampagne,
- Beratung, Anleitung und Umsetzung der Kommunikationsmodule, inkl. Produktionsüberwachung, sowie Mediaeinkauf (nur für digital), Mediaabwicklung, Mediaclipping und Monitoring.
- Kommunikations- und Budgetplanung
- Evaluierung und Erfolgskontrolle,
- Berücksichtigung aktueller Kommunikationsherausforderungen
- unter Vorhaltung eines qualifizierten und ausreichend besetzten Kernteams mit möglichst schnellen Reaktionszeiten.
Einzelheiten ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung und dem Vertragsentwurf, die beide Bestandteil der Vergabeunterlagen sind.

Qualitätskriterium (Bezeichnung)

1. Kommunikationskonzept; 2. Kommunikationsbaukasten; 3. Multimediaempfehlung, Kommunikations- und Budgetplanung 2024 ff.; 4. Vertragsakzeptanz - Einzelheiten siehe Aufforderung zur Angebotsabgabe im Entwurf

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Erfahrung des Bewerbers, beurteilt anhand der zwei eingereichten Referenzen, die die Mindestanforderungen an Referenzen gemäß Ziffer III.1.3) der Bekanntmachung erfüllen.

Beschreibung der Optionen

Es ist angestrebt, zusätzliche Fördermittel zu gewinnen. Bei Gewährung zusätzlicher Fördermittel kann der Auftrag um bis zu 500.000 € ausgeweitet werden, vgl. Ziffer 2.3 der Leistungsbeschreibung und 4.5 des Vertrages.
Der Auftrag kann einmal um ein weiteres Jahr verlängert werden, siehe Vertragsentwurf Ziffer 25.

Informationen über die Fonds der Europäischen Union

Die vorgeschlagenen Kommunikationsmaßnahmen berücksichtigen die Teilnahmemöglichkeit an den EU-Programmen:
- EU-Programm zur „Unterstützung von Maßnahmen zur Absatzförderung und Verbraucherinformationen in Mitgliedstaaten im Weinsektor“ (Sektorenprogramm)
- LEADER

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Erklärung des Bewerbers, dass durch die Person oder das Verhalten des Bewerbers oder dem Bewerber zuzurechnender Personen keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB und § 19 MiLoG begründet sind.
2. Erklärung des Bewerbers, dass er seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen nachgekommen ist.
3. Gehört der Bewerber einer Gruppe von Unternehmen an, hat er mit seinem Teilnahmeantrag zu erklären, inwieweit er mit den weiteren Unternehmen verknüpft ist.
4. Erklärung des Bewerbers, dass er nicht zu den in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 (Sanktionen VO) genannten Unternehmen oder Personen mit Russlandbezug gehört. Gehört der Bewerber einer Gruppe von Unternehmen an, hat er mit seinem Teilnahmeantrag zu erklären, dass dies auch nicht auf die verbundenen Unternehmen zutrifft.
5. Ist der Bewerber eine juristische Person, hat er mit seinem Teilnahmeantrag einen Handelsregisterauszug oder einen den Rechtsvorschriften seines Heimatstaates entsprechenden Nachweis vorzulegen.
6. Die vorgenannten Auskünfte sind mit dem Teilnahmeantrag zu erklären. Werden die Leistungen von einer Bietergemeinschaft angeboten, sind die Auskünfte gemäß vorstehenden Ziffern 1 bis 5 für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erklären. Will sich der Bieter bei der Leistungserbringung Dritter bedienen, sind die Auskünfte auf Verlangen auch von Dritten abzugeben.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers in den letzten 3 Geschäftsjahren (§ 122 Abs. 2 Nr. 2 GWB).
2. Erklärung, ob und hinsichtlich welcher Leistungen sich der Bewerber der Kapazitäten anderer Unternehmer bedient und ihm die dann erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen
3. Angaben des Teils des Auftrages, den der Bewerber unter Umständen an Dritte vergeben will.
4. Die vorgenannten Auskünfte sind mit dem Teilnahmeantrag zu erklären. Werden die Leistungen von einer Bietergemeinschaft angeboten, sind die Auskünfte für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erklären. Will sich der Bieter bei der Leistungserbringung Dritter bedienen, sind die Auskünfte auf Verlangen der Vergabestelle auch von Dritten abzugeben.

Der Bewerber muss über eine Berufshaftpflichtversicherung verfügen, deren Deckungssumme für Personenschäden mindestens 1 Million EUR und zusätzlich für sonstige Sach- und Vermögensschäden mindestens 1 Million EUR beträgt. Dies ist durch eine Bescheinigung der Versicherung nachzuweisen. Ausreichend ist eine Bescheinigung, dass die Versicherungssumme im Auftragsfall zur Verfügung steht. Die geforderten Nachweise sind in Textform einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Tabellarische Liste, in der die zur Leistungserbringung vorgesehenen Personen namentlich und unter Angabe der jeweiligen Qualifikation, die auf Verlangen durch Vorlage von Berufszulassungsurkunden bzw. Studiennachweisen oder sonstigen vergleichbaren Belegen nachzuweisen ist, und unter Angabe der Berufserfahrung in Jahren genannt werden (§ 122 Abs. 2 Nr. 1 GWB).
2. Erläuterung zur Anzahl der Beschäftigten und deren Qualifikation innerhalb der letzten 3 Jahre, unterteilt in fest angestellte und freiberuflich Tätige (§ 122 Abs. 2 Nr. 3 GWB).
3. Darstellung des Firmenprofils bzw. des Unternehmens mit Organigramm
4. Will sich der Bieter bei der Leistungserbringung Dritter bedienen, sind die vorgenannten Auskünfte auf Verlangen der Vergabestelle auch von Dritten abzugeben.
5. Die geforderten Auskünfte sind in Textform einzureichen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

I. Mindestanforderung an die Bürogröße
Die Agentur muss mindestens fünf fest angestellte Mitarbeitende haben, Inhaber eingeschlossen.
II. Mindestanforderung an die Erfahrung des Bewerbers:
Der Bewerber muss seine Erfahrung mit Leistungen nachweisen, die der ausgeschriebenen vergleichbar sind. Er hat hierzu zwei Referenzen einzureichen, die jeweils folgende Anforderungen beinhalten müssen:
a) Referenz Markendesign, CI und Umsetzung
b) Referenz Text
c) Referenz PR-Text
d) Referenz Digitale Assets (Anzeigen, Quiz-Story, Reels etc.)
e) Referenz Eventkonzept
Die Referenzprojekte dürfen nicht vor dem 01.04.2018 abgeschlossen worden sein.
Die Referenzen werden bewertet anhand folgender Kriterien:
- Erkennbarkeit und Konsistenz der CI in der Umsetzung der Referenzen
- Integrierung analoger und digitaler Kommunikationskanäle in den Referenzen
- Kreativität in der Umsetzung der Referenzen
- Vielseitigkeit der Referenzen
Zu allen Referenzen hat der Bewerber den Namen, die Anschrift und die Kontaktdaten des Referenzgebers mitzuteilen.
Für die Referenzangaben kann die vorbereitete Liste (siehe Referenzbogen) genutzt werden. Maßgeblich bleibt der Inhalt der Bekanntmachung. Die angeforderten Auskünfte sind in Textform und digital einzureichen.

1. Die Teilnahmeanträge sind mit den geforderten Erklärungen und Nachweisen innerhalb der Teilnahmefrist elektronisch – nur – unter www. subreport.de einzureichen. Hierzu kann das veröffentlichte vorbereitete Teilnahmeformular genutzt werden. Hinsichtlich der Eigenerklärungen kann der Nachweis vorläufig durch eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung geführt werden. Maßgeblich bleibt jedoch der Inhalt der Bekanntmachung.
2. Der Versand der Einladungen zum Verhandlungsgespräch und der Informationsschreiben gemäß § 134 GWB erfolgt über die Vergabeplattform. Im Falle der Bewerbung einer Arbeits-/Bietergemeinschaft erfolgt die Korrespondenz mit dem Bewerber ausschließlich mit dem bevollmächtigten Partner der Arbeits-/Bietergemeinschaft.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Von Bewerbern/Bietern erkannte Verstöße der vergebenden Stelle gegen das geltende Vergaberecht hat der Bieter gegenüber dem Auftraggeber innerhalb von 10 Kalendertagen schriftlich zu rügen. Erklärt der Auftraggeber, dass er der Rüge nicht abhelfen will, hat der Bieter binnen einer Frist von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung bei der unter VI. 4.1) genannten Stelle schriftlich einen Nachprüfungsantrag zu stellen.