Freistaat Bayern - BLKA: Beschaffung eines ERP-Systems für die Bayer. Polizei

Name

Freistaat Bayern, vertreten durch das Bayerische Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration, dieses vertreten durch das Bayerische Landeskriminalamt

Kurze Beschreibung

Die Die Bayerische Polizei plant die Reorganisation und Digitalisierung ihres Versorgungs- und Finanzbuchhaltungswesens. Das Bayerische Staatsministerium des Inneren, für Sport und Integration (StMI) hat in diesem Kontext das Polizeipräsidium Mittelfranken mit der Ein-richtung der Projektgruppe CONTOR beauftragt. Die Zielsetzung ist die Ablösung des bisherigen Warenwirtschaftssystems durch ein modernes ERP-Gesamtsystem (im Folgenden als Verfahren CONTOR bezeichnet). Darüber hinaus beinhaltet der Projektauftrag, bisherige Prozesse der Ablauforganisation zu modernisieren und durchgängig zu digitalisieren.
Zunächst erfolgte durch die Projektgruppe die Beschaffung eines Webshops (WS), mit welchem die Bedarfe auf digitale Art und Weise jederzeit und ortsunabhängig erfasst und verarbeitet werden.
Die Lieferung etc. des Webshops ist ausdrücklich NICHT Teil der hier geschuldeten Leistung.
Weiter entsteht aktuell im Raum Hof (Oberfranken, Bayern) das Logistikzentrum der Bayerischen Polizei Bayern (LZBP), welches mittelfristig die Versorgung mit Dienst- und Sonderkleidung für die Bayerische Polizei und Justiz übernehmen wird. In diesem wird auch das Beschaffungswesen der Bayerischen Polizei weitestgehend zentralisiert werden. Bisher ist das Beschaffungswesen dezentral aufgebaut, so dass 13 Verbände mit Beschaffungsaufgaben betraut sind.
Im nun anstehenden Schritt erfolgt die Beschaffung einer Softwarelösung (ERP-Gesamtsystem), welche über folgende fachliche Applikationen verfügt:
• Enterprise Ressource Planning (ERP)
Das ERP-System ist ein Softwaresystem, das für die Bayerische Polizei Automatisierun-gen sowie Prozesse bereitstellt, insbesondere in den spezifisch auszuprägenden Berei-chen
- Haushalt
- Strategischer Einkauf und Disposition
- Bedarfs- und Auftragsmanagement
- Lager und Wareneingang /-versand
- Anlagenverwaltung
- Service und Instandhaltung
- Produktmanagement
• Lagerverwaltungssystem (LVS)
Das Lagerverwaltungssystem (LVS) ist insbesondere für den optimierten Betrieb des künftigen Dienstkleidungslagers des LZBP erforderlich und wird auch für den Betrieb des zentralen Sonderbekleidungslagers und des zentralen Pandemielagers verwendet. Das LVS unterstützt verschiedene Lagerkonzepte und bietet integrierte Schnittstellen für lager-spezifische Hardware, beispielsweise Handscanner und Wiegeeinrichtung. Die Funktionalitäten des LVS stehen bei Bedarf auch für den Betrieb weiterer dezentraler und zentraler Lager zur Verfügung. Das LVS muss nicht als eigenes System implementiert werden, sondern kann ein Bestandteil des ERP-Gesamtsystems sein.
• Reporting-System
Für die Durchführung von Auswertungen aller Art im Datenbestand des ERP-Gesamtsystems wird eine geeignete IT-Anwendung, mit einer getrennten Datenhaltung zur Minimierung möglicher Performanceeinbußen benötigt.
• Dokumentenmanagement-System (DMS)
Für die verknüpfte Speicherung unstrukturierter Daten (Dokumente), die revisionssichere Speicherung und die Ablage von anfallenden Daten (z. B. Rechnungen, Verträge und e-Rechnungen) muss ein DMS zur Verfügung gestellt werden.

Beschreibung der Beschaffung

Die Bayerische Polizei plant die Reorganisation und Digitalisierung ihres Versorgungs- und Finanzbuchhaltungswesens. Das Bayerische Staatsministerium des Inneren, für Sport und Integration (StMI) hat in diesem Kontext das Polizeipräsidium Mittelfranken mit der Ein-richtung der Projektgruppe CONTOR beauftragt. Die Zielsetzung ist die Ablösung des bisherigen Warenwirtschaftssystems durch ein modernes ERP-Gesamtsystem (im Folgenden als Verfahren CONTOR bezeichnet). Darüber hinaus beinhaltet der Projektauftrag, bisherige Prozesse der Ablauforganisation zu modernisieren und durchgängig zu digitalisieren.
Zunächst erfolgte durch die Projektgruppe die Beschaffung eines Webshops (WS), mit welchem die Bedarfe auf digitale Art und Weise jederzeit und ortsunabhängig erfasst und verarbeitet werden.
Die Lieferung etc. des Webshops ist ausdrücklich NICHT Teil der hier geschuldeten Leistung.
Weiter entsteht aktuell im Raum Hof (Oberfranken, Bayern) das Logistikzentrum der Bayerischen Polizei Bayern (LZBP), welches mittelfristig die Versorgung mit Dienst- und Sonderkleidung für die Bayerische Polizei und Justiz übernehmen wird. In diesem wird auch das Beschaffungswesen der Bayerischen Polizei weitestgehend zentralisiert werden. Bisher ist das Beschaffungswesen dezentral aufgebaut, so dass 13 Verbände mit Beschaffungsaufgaben betraut sind.
Im nun anstehenden Schritt erfolgt die Beschaffung einer Softwarelösung (ERP-Gesamtsystem), welche über folgende fachliche Applikationen verfügt:
• Enterprise Ressource Planning (ERP)
Das ERP-System ist ein Softwaresystem, das für die Bayerische Polizei Automatisierun-gen sowie Prozesse bereitstellt, insbesondere in den spezifisch auszuprägenden Berei-chen
- Haushalt
- Strategischer Einkauf und Disposition
- Bedarfs- und Auftragsmanagement
- Lager und Wareneingang /-versand
- Anlagenverwaltung
- Service und Instandhaltung
- Produktmanagement
• Lagerverwaltungssystem (LVS)
Das Lagerverwaltungssystem (LVS) ist insbesondere für den optimierten Betrieb des künftigen Dienstkleidungslagers des LZBP erforderlich und wird auch für den Betrieb des zentralen Sonderbekleidungslagers und des zentralen Pandemielagers verwendet. Das LVS unterstützt verschiedene Lagerkonzepte und bietet integrierte Schnittstellen für lager-spezifische Hardware, beispielsweise Handscanner und Wiegeeinrichtung. Die Funktionalitäten des LVS stehen bei Bedarf auch für den Betrieb weiterer dezentraler und zentraler Lager zur Verfügung. Das LVS muss nicht als eigenes System implementiert werden, sondern kann ein Bestandteil des ERP-Gesamtsystems sein.
• Reporting-System
Für die Durchführung von Auswertungen aller Art im Datenbestand des ERP-Gesamtsystems wird eine geeignete IT-Anwendung, mit einer getrennten Datenhaltung zur Minimierung möglicher Performanceeinbußen benötigt.
• Dokumentenmanagement-System (DMS)
Für die verknüpfte Speicherung unstrukturierter Daten (Dokumente), die revisionssichere Speicherung und die Ablage von anfallenden Daten (z. B. Rechnungen, Verträge und e-Rechnungen) muss ein DMS zur Verfügung gestellt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Nachweis der Berufsausübung (Vordruck 7):
Nachweis (als gescanntes Dokument) der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Richtlinie 2014/24/EU und der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist, oder auf sonstige Weise. Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist nicht älter als 12 Monate sein.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Eigenerklärung zum Umsatz (Vordruck 8):
Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, oder ab dem Gründungsdatum oder dem Datum der Tätigkeitsaufnahme des Unternehmens, falls dieses weniger als 3 volle Jahre zurück liegt, wobei der durchschnittliche Gesamtumsatz des Unternehmens mindestens 40 Millionen EUR je Geschäftsjahr betragen muss (Mindestanforderung).
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Eigenerklärung über eine Betriebshaftpflichtversicherung (Vordruck 9):
Eigenerklärung, dass eine aktuell gültige Betriebshaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare marktübliche Versicherung mit einer Haftpflichtdeckungshöhe von mindestens fünf (5) Millionen EUR für Personen- und Sachschäden je Schadensfall und Versicherungsjahr besteht oder eine Bescheinigung eines Versicherungsunternehmens, dass die Bereitschaft zum Abschluss einer entsprechenden Betriebshaftpflichtversicherung im Zuschlagsfall besteht.
Eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung ist im Zuschlagsfall über die gesamte Vertragslaufzeit aufrecht zu erhalten (Mindestanforderung).

1.) Durchschnittlicher Gesamtumsatz des Unternehmens mindestens 40 Millionen EUR je Geschäftsjahr.
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2.) Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Haftpflichtdeckungshöhe von mindestens fünf (5) Millionen EUR für Personen- und Sachschäden je Schadensfall und Versicherungsjahr.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Referenzen (Vordruck 10):
Nr. (1): Darstellung von mindestens 2 (zwei) mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren und erfolgreichen Referenzprojekte im Sinne von Unternehmensreferenzen als Haupt- oder Unterauftragnehmer (Letzteres, nur sofern auch tatsächlich im Referenzprojekt tätig geworden), oder im Rahmen einer Bietergemeinschaft aus den vergangenen 3 (drei) Jahren oder auch länger (bezogen auf den Tag der Veröffentlichung des gegenständlichen Teilnahmewettbewerbs).
Von den zwei mindestens geforderten Referenzprojekten ist/war mindestens 1 (eines) bei einem öffentlichen Auftraggeber gem. § 99 GWB durchgeführt.
Vergleichbar sind Referenzen, die mindestens die folgenden Vorgaben erfüllen (kumulativ):
a. Projekt mit mehr als 800 Nutzern des ERP-Systems
b. Funktionsumfang des ERP mindestens Finanzen, Beschaffung/Einkauf, Disposition, Lagerverwaltung, Reklamationsmanagement
c. On-premise-Lizenz
Erfolgreich sind Referenzen, bei denen insbesondere keiner der nachfolgenden Fälle vorliegt bzw. vorlag:
• Rückabwicklung des Vertrages
• Kündigung des Vertrages aus wichtigem Grund
• Geltendmachung von nicht unwesentlichen Vertragsstrafen
• Nicht unwesentliche Reduzierung des Leistungsumfangs gegenüber dem bei initialer Beauftragung definierten.
• Nicht unwesentliche Überschreitung des initialen Kostenansatzes (Auftragswertschätzung) bzw. Angebotspreises.
Die Voraussetzungen an die Referenzen unter Buchstaben a) bis c) müssen insgesamt kumulativ erfüllt sein (Mindestanforderung).
Zusätzliche Bewertungspunkte werden vergeben, wenn das implementierte ERP über Module bzw. Funktionalitäten zu Assetmanagement und Instandhaltungsverwaltung verfügt. Siehe hierzu die Kriterien zur Auswahl der Bewerber auf S. 67 des benannten Vordrucks 10. Insofern sind diese Angaben Entscheidungskriterien hinsichtlich der Reduzierung der Bewerber für die Angebotsphase.
In der jeweiligen Referenz müssen die Art und Anzahl der gelieferten und installierten Techniken bzw. Module dargestellt werden.
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Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 (Vordruck 11):
Nachweis (als gescanntes Dokument) über das Vorliegen einer Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 für Ihr Unternehmen/Ihre Bietergemeinschaft.
Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist nicht älter als 12 Monate sein.
Das Vorliegen einer gültigen Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 ist als Mindestanforderung zwingend bei Einreichung des Teilnahmeantrags nachzuweisen und im Falle der Zuschlagserteilung über die Vertragslaufzeit aufrecht zu erhalten.
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Zertifizierung nach ISO 9001 (Vordruck 12):
Nachweis (als gescanntes Dokument) über das Vorliegen einer Zertifizierung nach ISO 9001 für Ihr Unternehmen/Ihre Bietergemeinschaft.
Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist nicht älter als 12 Monate sein.
Das Vorliegen einer gültigen Zertifizierung nach ISO 9001 ist als Mindestanforderung zwingend bei Einreichung des Teilnahmeantrags nachzuweisen und im Falle der Zuschlagserteilung über die Vertragslaufzeit aufrecht zu erhalten.
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Darstellung Projektmanager-Profile (Vordruck 13):
Benennung des für die Auftragsausführung verantwortlichen Projektmanagers, der für den Auftraggeber als ständiger Ansprechpartner für den Gesamtauftrag zur Verfügung steht, und Darstellung eines entsprechenden Profils (Mindestanforderung).
Der verantwortliche Projektmanager muss mindestens über folgende Erfahrungen kumulativ verfügen (Mindestanforderung):
a) Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Führung/Koordinierung von Projekten zur ERP-Einführung, in denen durch ihn mindestens 15 Projektmitarbeiter des Bewer-bers zu führen waren (Mindestanforderung),
b) Mindestens 10 Jahre Erfahrung in der Mitarbeit in Projekten zur ERP-Einführung (Mindestanforderung) sowie
c) Deutschkenntnisse (mindestens Sprachniveau "C2" gemäß dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER)) (Mindestanforderung).
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Stellvertretender Projektmanager:
Benennung des für die Auftragsausführung verantwortlichen Projektmanagers, der für den Auftraggeber als ständiger Ansprechpartner für den Gesamtauftrag zur Verfügung steht, und Darstellung eines entsprechenden Profils (Mindestanforderung).
Der verantwortliche Projektmanager muss mindestens über folgende Erfahrungen kumulativ verfügen (Mindestanforderung):
a) Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der stellvertretenden Führung/Koordinierung von Projekten zur ERP-Einführung, in denen durch ihn mindestens 10 Projektmitarbeiter des Bewerbers zu führen waren (Mindestanforderung),
b) Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Mitarbeit in Projekten zur ERP-Einführung (Mindestanforderung) sowie
c) Deutschkenntnisse (mindestens Sprachniveau "C2" gemäß dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER)) (Mindestanforderung).
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Angabe der Beschäftigten des Unternehmens (Vordruck 14):
1.) Angabe der durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl des Unternehmens im Bereich in den letzten 3 Jahren, wobei die Anzahl mindestens 200 Vollzeitäquivalente (VZÄ) betragen muss.
2.) Angabe der Anzahl der Beschäftigten des Unternehmens, die die Aufgabe eines "Solution Architect" wahrnehmen, wobei deren Zahl mindestens 20 betragen muss.
Mindestanforderung an Solution Architect:
- 5 Jahre Erfahrung in der angebotenen Software
- Deutschkenntnisse mindestens Sprachniveau "C1" gemäß dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).
3.) Angabe der Anzahl der Beschäftigten des Unternehmens, die die Aufgabe eines "Entwickler" wahrnehmen, wobei deren Zahl mindestens 50 betragen muss.
Mindestanforderung an Entwickler:
- 3 Jahre Erfahrung in der angebotenen Software
4.) Angabe der Anzahl der Beschäftigten des Unternehmens, die die Aufgabe eines "Consultant" wahrnehmen, wobei deren Zahl mindestens 80 betragen muss
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Abgabe Scientology-Schutzerklärung (HAN und UAN) (Vordrucke 15 und 16).
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Abgabe Erklärungen zum Nichtvorliegen avon Ausschlussgründen (Vordrucke 17 - 19 und 24).
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Abgabe Erklärung zur polizeilichen Überprüfung und Verschwiegenheit (Vordruck 20).
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Abgabe Einverständniserklärung der Mitarbeiter für eine polizeiliche Überprüfung (Vordruck 21).
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Abgabe Erklärung zu sicherheitsüberprüftem Personal (Vordruck 22).
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Abgabe Erklärung zur zeitlichen Verfügbarkeit qualifizierter personeller Ressourcen (Vordruck 23).
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Abgabe Eigenerklärung Russland-Sanktionen (Vordruck 25).

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

1.) Referenzen in Anzahl und Qualität wie vorstehend beschrieben und gefordert.
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2.) ISO/IEC 27001-Zertifizierung
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3.) ISO 9001-Zertifizierung
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4.) Projektmanager-Profile in Anzahl und Qualität wie vorstehend beschrieben und gefordert.
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5.) Beschäftigte des Unternehmens:
Beschäftigte in Anzahl und Qualität wie vorstehend beschrieben und gefordert.

Die Kriterien zur Auswahl der maximal drei (3) Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, ergibt sich aus dem Dokument "Erklaerungen_Nachweis", dort insbesondere aus dem Kapitel "Kriterien zur Auswahl der Bewerber".

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer gestellt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein wirksamer Zuschlag kann erst erteilt werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gemäß § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber der Vergabestelle innerhalb von zehn Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen oder aus der Bekanntmachung erkennbar sind, von den Bietern spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber (bei der Kontaktstelle) zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.
Sofern die Vergabestelle einer Rüge in ihrem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens der Vergabestelle diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
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Des Weiteren ist ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber gegen § 134 GWB verstoßen hat oder den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
Diese Unwirksamkeit kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.