Führerschein 2.0

Beschreibung der Beschaffung

Der Leistungsgegenstand umfasst:
a) Beschaffung einer Standardsoftware mit folgenden Hauptkomponenten:
• Führerscheinfachverfahren für die Sachbearbeitung in der Fahrerlaubnisbehörde unter Berücksichtigung der individuellen Anpassungen
• Fahrlehrer/Fahrschulfachverfahren für die Sachbearbeitung in der Fahrerlaubnisbehörde
• Einführung einer eAkte
• Einführung der dazugehörigen Onlineservices gemäß OnlineZugangsgesetz (OZG)
Das IT-Fachverfahren ist an eine eAkte anzubinden. Es wird erwartet, dass anbietende Unternehmen eine eigene integrierte eAkten-Lösung anbieten. Optional behält sich der Auftraggeber die Möglichkeit offen, die stadtweite eAkte der Firma Fabasoft anzubinden.
b) Produkterweiterungen/-anpassungen: die ggf. nötigen Produkterweiterungen/-anpassungen des Führerscheinfachverfahrens an die Anforderungen des Auftraggebers (u.a. die Umsetzung der Münchner Spezifika)
c) Schaffung der notwendigen Schnittstellen: Neben den allgemeinen Schnittstellen zu anderen Behörden und Organisationen sind weitere Schnittstellen zu städtischen Fachverfahren wie u.a. zur ePaymentplattform (Paypage), der Identifikationsplattform (u.a. BayernID) und eventuell zum städtischen DMS zur e-Aktenführung sowie zum Onlineformularsystem bereitzustellen bzw. neu zu erstellen.
d) Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems:
• Verantwortung für die Installation und Konfiguration des Fachverfahrens bis zur Herstellung der Betriebsbereitschaft in der Infrastruktur des Auftraggebers
• Unterstützung der Installation und Konfiguration auf sämtlichen Umgebungen (z.B. Test-, Migrations-, Produktiv- und Schulungsumgebungen) auch vor Ort beim Auftraggeber
• Integration in die vorhandene Systemlandschaft des Auftraggebers, sowohl des serverseitigen Anteils in der Infrastruktur von it@M als auch des clientseitigen Anteils im KVR
• Inbetriebnahme der Schnittstellen (extern und intern)
• Test und Fehlerbehebung des Fachverfahrens und seiner Schnittstellen
• Unterstützung der Einführung (Go-Live, Early-Live Support), Unterstützung während des laufenden Projekts sowie während der Early Life Betriebsphase
e) Datenmigration: Migration der kompletten Fachdaten aus dem FUEWeb, optional inkl. des D3 Archivs in das neue Fachverfahren. Diese Tätigkeit umfasst schwerpunktmäßig:
• Erstellung eines Migrationskonzepts
• Erstellung einer Mapping-Tabelle auf Feldebene zwischen dem Fachdatenmodell von FUEWeb und dem neuen Fachverfahren
• Automatisierte Migration der zu migrierenden Daten, optional inkl. der Daten des D3 Archivs
• Test und Qualitätssicherung der durchgeführten Datenmigration
f) Schulung: Nachfolgende Schulungen für ungefähr 120 Anwender*innen (Sachbearbeitende im Führerscheinbereich sowie fachliche und technische Administrator*innen):
- Art der Schulung: Schulung der Testenden; Anzahl Schulungsveranstaltungen: jeweils bei Lieferung eines neuen Releases, max. 5 AT nach Bereitstellung Release
12 Releases x je 1/2 Tag (6 Tage); Teilnehmeranzahl: 4-8 Teilnehmende
- Art der Schulung: Schulung der Sachbearbeiter*innen Allgemeinschalterbereich; Anzahl Schulungsveranstaltungen: 5x je 2 Tage (10 Tage); Teilnehmeranzahl: max.12 Teilnehmende pro Schulungsveranstaltung
- Art der Schulung: Schulung der Sachbearbeiter*innen Logistik; Anzahl Schulungsveranstaltungen: 3x je 2 Tage (6 Tage); Teilnehmeranzahl: max.12 Teilnehmende pro Schulungsveranstaltung
- Art der Schulung: Schulung der Sachbearbeiter*innen Fahrerlaubnis; Anzahl Schulungsveranstaltungen: 3x je 2 Tage (6 Tage); Teilnehmeranzahl: max.12 Teilnehmende pro Schulungsveranstaltung
- Art der Schulung: Schulung der Sachbearbeiter*innen Fahrschulbereich/Fahrlehrer; Anzahl Schulungsveranstaltungen: 3x je 2 Tage (6 Tage); Teilnehmeranzahl: max.12 Teilnehmende pro Schulungsveranstaltung
- Art der Schulung: Schulung der Sachbearbeiter*innen bei Maßnahmen; Anzahl Schulungsveranstaltungen: 2x je 2 Tage (4 Tage); Teilnehmeranzahl: max.12 Teilnehmende pro Schulungsveranstaltung
- Art der Schulung: Schulung der fachl. Vorlagenerstellenden; Anzahl Schulungsveranstaltung: 4x 1/2 Tag (2 Tage); Teilnehmeranzahl: 4-8 Teilnehmende
- Art der Schulung: Schulung der fachliche Administrator*innen, Vorlagenverwaltung; Anzahl Schulungsveranstaltung: 2x je 2 Tag (4 Tage); Teilnehmeranzahl: 4-8 Teilnehmende
- Art der Schulung: Schulung für technische Administrator*innen (Einweisungsworkshops); Anzahl Schulungsveranstaltungen: 1x 5 Tage (5 Tage); Teilnehmeranzahl: 4-8 Teilnehmende
g) Service und Wartung: Die Systemserviceleistungen für die Fachanwendungen, welche durch den Auftraggeber gesondert vergütet werden, beginnen erst nach Abnahme des Gesamtsystems durch den Auftraggeber, wobei bereits alle Anpassungen und Erweiterungen durch den Auftragnehmer umgesetzt sein müssen. Sie laufen 60 Monate (5 Jahre) mit der Möglichkeit der optionalen zweimaligen Verlängerung um je 60 weitere Monate (5 Jahre). Im Rahmen des Service und der Wartung muss der Auftragnehmer alle zukünftig ergehenden rechtlichen Anforderungen vor dem Zeitpunkt der Wirksamkeit ohne gesonderte Beauftragung durch den Auftraggeber von sich aus zur Verfügung stellen.
h) Weitere Unterstützungsleistungen (Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme): Optimierungen und Erweiterungen zur besseren Unterstützung der Geschäftsprozesse im Umfang von ca. 1.720 Personenstunden bis zur Abnahme des Gesamtsystems, insbesondere können ebenso zusätzliche Schulungsleistungen angefordert werden. Die weiteren Unterstützungsleistungen sind für den gesamten Zeitraum ab Zuschlagserteilung bis zum Ende der Mindestvertragslaufzeit anzubieten. Die Angabe der Bedarfe gemäß Vergabeunterlagen wurde aufgrund der aktuell vorliegenden Bedarfslage getroffen und begründet keine Abnahmeverpflichtung gegenüber dem Auftragnehmer. Das dargestellte Mengengerüst beruht auf realistischen Bedarfsschätzungen des Auftraggebers und berücksichtigt die Planungen zum aktuellen Stand. Die weiteren Unterstützungsleistungen reduzieren sich nach Abnahme des Gesamtsystems auf ca. 1.024 Personenstunden pro Jahr. Insgesamt beträgt der geschätzte Aufwand für weitere Unterstützungsleistungen demnach 6.840 Personenstunden.
i) Dokumentation: Betriebshandbuch Fachverfahren, Betriebshandbuch Onlineservices, Administrator Handbuch für Fachverfahren und Onlineservices, Anwenderhandbuch für das Fachverfahren, die fachliche Konfiguration sowie die Vorlagenerstellung, einschließlich aller Anpassungen.

Beschreibung der Optionen

a) Optionale Bereitstellung der Schnittstellen "OAuth2 zur Anbindung an die LHM-IDP", "Schnittstelle zum Formularserver der LHM" und "Schnittstelle an das DMS der LHM"
b) Optionale Migration der Daten des bestehenden D3-Archivs
c) Optionale Verlängerungen der Systemserviceleistungen um zweimalg fünf weitere Jahre
d) Optionale Systemserviceleistungen für die Schnittstellen "Schnittstelle zum Formularserver der LHM" und "Schnittstelle an das DMS der LHM"

Detaillierte Informationen und Unterlagen entnehmen Sie den Vergabeunterlagen.
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Bewerberfragen:
Eventuell auftretende Fragen sind umgehend, jedoch spätestens bis 10.05.2023 12:00 Uhr über das eVergabe-System des Auftraggebers zu stellen. Die Adresse des eVergabe-Systems ist unter I.1) "Internet-Adresse(n) - Hauptadresse" angegeben.
Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein Anspruch.
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Abweichung von der Regelvergabe:
Der AG ist lt. § 98 iVm § 99 Nr. 1 GWB und § 115 iVm § 119 Abs. 2 GWB grundsätzlich an die Anwendung der Verfahrensarten "Offenes und Nicht Offenes Verfahren" gebunden, es sei denn es liegen begründete Ausnahmefälle lt. § 119 Abs. 2 GWB iVm § 14 Abs. 2, 3, 4 VgV vor, die die Wahl eines der nachrangigen Verfahren rechtfertigen.
Die auszuschreibende Leistung basiert zwar auf einer Standardsoftware, jedoch werden mehrere unabhängige Schnittstellen, die nicht Marktstandard sind, benötigt.
Die einzelnen Schnittstellen sind bzgl. der fachlichen Anforderungen zwar sehr genau definiert, dennoch sind Besonderheiten zu beachten, die mit den Bietern in der Verhandlungsrunde erörtert werden müssen.
Auch bei anderen Teilen der Leistung müssen noch technische Details geklärt werden. So erfordern z.B. ePayement- und Authentifikationsschnittstellen Programmierarbeiten, um die angebotene Standardsoftware an die individuellen Anforderungen der LHM anzupassen.
Erst im Dialog mit den Bietern kann die konkrete Umsetzung der Anforderungen abgestimmt werden.
Im Weiteren ist bei dieser Beschaffung auch eine umfangreiche Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit technisch organisatorischen Maßnahmen (TOM) sowie einer Teleservicevereinbarung zwischen dem Auftraggeber und dem zukünftigen Auftragnehmer notwendig. Inhalte der Auftragsverarbeitungsvereinbarung inkl. TOM und Teleservicevereinbarung können ebenfalls vorab nicht abschließend festgelegt werden und müssen voraussichtlich mit den Bietern erörtert und verhandelt werden.
Die vorgebrachten Umstände lassen in der Konsequenz nur ein Verhandlungsverfahren lt. § 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV zu.
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Abweichung vom Grundsatz der Losbildung oder Begründung für Loszuschnitt:
Der AG ist sich des Umstands bewusst, dass er als öffentlicher AG gem. § 97 Abs. 4 Satz 2 GWB den Beschaffungsgegenstand im Grundsatz nach Fach- und Teillosen getrennt vergeben muss. Eine Abweichung davon ist nur zulässig, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern (§ 97 Abs. 4 Satz 3 GWB).
Von der Bildung von Losen wurde bei der vorliegenden Ausschreibung abgesehen, da die weiteren Leistungen (u.a. Customizing / Anpassung auf Quellcodeebene, Programmierung von Schnittstellen, Pflegeleistungen, Herbeiführung der Betriebsbereitschaft inkl. Datenmigration, Schulungen und Unterstützungsleistungen) nur von demjenigen Unternehmen wirtschaftlich durchgeführt werden, welches auch die Software anbietet. Zudem bestehen schon aufgrund von Urheber- und Nutzungsrechten rechtliche Restriktionen seitens der Softwareanbieter, die eine Erbringung von vorgenannten Leistungen durch Dritte objektiv unmöglich machen. Eine Bildung von fachlichen oder mengenabhängigen Teillosen ist daher nicht möglich.
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Auftragswert / Gesamtwert des Auftrags:
Der unter II.1.5 geschätzte Gesamtwert des Auftrags von 3.630.000,00 € netto bezieht sich auf die maximale Vertragsdauer von 180 Monaten nach finaler Abnahme des Gesamtsystems (d.h. inkl. Verlängerungsoptionen). Dies entspricht nicht dem vergaberechtlichen Auftragswert gem. § 3 VgV, welcher sich auf 2.310.000 € netto (siehe auch II.2.6) beläuft.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer geführt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst abgeschlossen werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bewerber/Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gem. § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bewerber/Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung und/oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bewerbern/Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) oder Angebote (Angebotsfrist) gegenüber dem Auftraggeber zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bewerber/Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.
Sofern der Auftraggeber einer Rüge in seinem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber/Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens des Auftraggebers diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).