Beschreibung der Beschaffung
a) Professionelle Beratung und Unterstützung bei der Planung, Konzeption, Umsetzung, Produktion, Begleitung und Nachbereitung von Events, Veranstaltungen, Messen und Promotion unter Berücksichtigung der regionalen sowie politischen Rahmenbedingungen im Kontext von 2 Bundesländern, 14 Landkreisen, vier kreisfreien Städten sowie rund 40 Verkehrsunternehmen. Der VBB tritt bei unterschiedlichen Veranstaltungen auf. Eingesetztes Personal muss in der Lage sein, auf unterschiedliche Zielgruppen einzugehen und diese entsprechend anzusprechen. Auch sind bereits vorhandene Erfahrungen in der ÖPNV-Branche wünschenswert. Die Art der Kundenansprache und das geforderte Outfit variieren und werden für jeden einzelnen Auftrag vorab definiert. Die Bandbreite der möglichen Leistungen umfasst unter anderem Vorschlag, Auswahl, Anmietung und/oder Bereitstellung von: Personal, Location, Dekoration, Catering, Logistik, Moderator, Künstler, Veranstaltungstechnik und Eventmodule sowie den Auf- und Abbau der VBB-Präsenz vor Ort.
b) Die Agentur hat zu gewährleisten, dass das Personal (Hostessen, Promotoren und weiteres Personal) an den von der VBB GmbH durchgeführten Schulungen zum VBB-Tarif und der Fahrgastinformation verpflichtend teilnimmt (mindestens 2 x im Jahr, auf jeden Fall vor dem ersten Einsatz nach Zuschlag an den jeweiligen Bieter) und die vermittelten speziellen Kenntnisse und Fähigkeiten im Rahmen des Veranstaltungsmanagements zuverlässig bei spezifischen, vorher inhaltlich und ablauforganisatorisch entsprechend abgestimmten Veranstaltungen anwendet (Veranstaltungen mit Informationscharakter, zum Beispiel Tag für die Fahrgäste). Die Schulungen finden im VBB-Gebäude oder in der Agentur statt. Die geschulten Personale müssen im gesamten Veranstaltungsjahr wiederholt für die VBB GmbH einsatzfähig sein. In einem Veranstaltungsjahr können circa 40 Veranstaltungen inklusive geschultem Personaleinsatz zu realisieren sein (darüber hinaus gibt es weiterhin Veranstaltungen mit Personaleinsatz ohne spezifisches tarifliches Vorwissen (Catering, Akkreditierung etc.)).
Die Leistung des Personals ist in deutscher Sprache zu erbringen.
c) Bereitstellung des Caterings und der entsprechenden Ausstattung für Events, Veranstaltungen, Messen und Promotion inkl. Bereitstellung von geeignetem Personal bei der Koordinierung, Dekoration, Präsentation und Ausgabe des Caterings. Die Bandbreite der möglichen Leistungen reicht von belegten Brötchen über kalte Vorspeisen und Salate, Fingerfood, Suppen, warme Speisen, Desserts bis zu großen Buffets inklusive Kalt- und Heißgetränken, Geschirr, Equipment, Dekoration und /oder nur Personalbereitstellung.
d) Agentureigene Redaktion und Gestaltung (Satz, Layout, Grafik) sowie Druckbeauftragung und Druckbegleitung von Printmedien wie unter anderem Flyern, Plakaten und Anzeigen sowie Werbebannern in vorheriger Abstimmung mit der VBB GmbH im Rahmen des Veranstaltungsmanagements. Zum Beispiel die Redaktion und der Druck von Veranstaltungsflyern, Plakaten, Programmen oder Wegweisern im Einzelfall.
e) Beratung, Konzeption und Produktion von Präsentations- und Veranstaltungsmodulen (wie unter anderem Messewände und Aufsteller, Traversen), Werbeartikeln, Unternehmens-Give-Aways sowie Promotion-Outfit.
f) Bereitstellung einer Grundlagerfläche für Materialien und Ausstattung (unter anderem Informationsprodukte, Ausstattungsmodule, Zelte) von mindestens 300 qm. Ferner muss die Möglichkeit bestehen, der VBB GmbH auf Anforderungen binnen 3 Monate mehr Lagerfläche bis maximal 1.000 qm zur Verfügung zu stellen. Durch die Agentur ist in einem Konzept nachzuweisen, ob und wie die Kriterien einer flexiblen und optimalen Lagerhaltung und Logistik gewährleistet werden können. Darin ist ebenfalls die Frage zu beantworten, wie die Kurzfristigkeit und Reaktionsfähigkeit innerhalb von 3 Stunden für Termine bei der VBB GmbH sowie Lieferung von Ausstattungsmodulen bei Veranstaltungen gewährleistet wird. Eine nachvollziehbar dargelegte Verkürzung der Kurzfristigkeit und Reaktionszeit wird bei der Bewertung positiv berücksichtigt. Die Agentur hat der VBB GmbH einmal jährlich eine Inventurliste des aktuellen Lagerbestandes der VBB GmbH zur Verfügung zu stellen.
g) Aufgabe der Agentur ist auch die Beauftragung Dritter mit im Veranstaltungsbereich üblichen Leistungen, die zur Leistungserstellung gegenüber der VBB GmbH in Anspruch genommen werden müssen, aber nicht Bestandteil des eigenen Leistungsportfolios der Agentur sind. Darunter fallen u.a. Leistungen rund um Moderation, Fotografie, Veranstaltungsausstattung für besondere Anlässe (Kinderfeste, Hoffest des Regierenden Bürgermeisters o.Ä.) und die Anmietung der für diesen Zweck üblichen Produkte (z.B. Hüpfburg, Fotospiegel etc.). Für ihren Aufwand erhält die Agentur als Vergütung ein Handlingsfee gemäß Leistungsverzeichnis (LV). Eine zusätzliche Vergütung für diese Leistungen über das Handlingsfee hinaus erfolgt nicht. Welche Leistungen insoweit benötigt werden hängt davon ab, welche Veranstaltungsarten in welchem Umfang mit welcher konkreten Ausstattung und welchem Bedarf im Leistungszeitraum realisiert werden sollen. Dies ist derzeit nicht vollständig vorhersehbar, wird bei jedem Einzelauftrag aber vorab im Detail abgesprochen.