Full-Service-Agentur für Events, Veranstaltungen, Messen und Promotion

VBB Verkehrsverbund Berlin-Brandenburg GmbH

Im Rahmen seiner Marketing- und Kommunikationsaufgaben benötigt die VBB GmbH eine für die Beratung, Konzeption, Produktion und Umsetzung, Begleitung und Nachbereitung von Events, Veranstaltungen (interne und externe), Messen und Promotion in Berlin und im Land Brandenburg qualifizierte, erfahrene und professionelle Full-Service-Agentur mit Agenturschwerpunkten entsprechend der unter Punkt 3 „Leistungsbeschreibung“ aufgeführten Leistungen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-11-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-10-09.

Wer?

• VBB Verkehrsverbund Berlin-Brandenburg GmbH

Wie?

Wo?

• Deutschland › Berlin
• Deutschland › Brandenburg

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-10-09	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2023-10-09)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Event-Organisation 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: VBB Verkehrsverbund Berlin-Brandenburg GmbH
Postanschrift: Stralauer Platz 29
Postleitzahl: 10243
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: https://www.vbb.de/ 🌏
E-Mail: vergabe@vbb.de 📧
Telefon: +49 30/25414492 📞
Fax: +49 30/25414114 📠
URL der Dokumente: https://www.subreport.de/E91189245 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-10-09 📅
Einreichungsfrist: 2023-11-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-10-13 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 198-622314
ABl. S-Ausgabe: 198
Zusätzliche Informationen

1. Bieter haben das Nichtvorliegen der in § 123 GWB und § 124 GWB genannten Ausschlussgründe und das Fehlen eines Bezugs zur Russischen Föderation im Sinne von Art. 5k Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 zu erklären. Für die Erklärungen sind das Angebotsschreiben und die Anlage 8 zum Angebotsschreiben zu verwenden. 2. Bieter können unter den Voraussetzungen des § 47 VgV von der Möglichkeit der Eignungsleihe Gebrauch machen. In diesem Fall ist die Anlage 7 zum Angebotsschreiben auszufüllen und unterschrieben als Scankopie mit dem Angebot einzureichen. Die geforderten Eignungsnachweise sind für den Eignungsverleiher zu erbringen, soweit der Bieter sich auf dessen Eignung beruft. Unabhängig davon muss auch der Dritte, auf dessen Eignung sich der Bieter beruft, seine Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (III.1.1 der Auftragsbekanntmachung) sowie das Nichtvorliegen der in § 123 GWB und § 124 GWB genannten Ausschlussgründe sowie das Fehlen eines Bezugs zur Russischen Föderation im Sinne von Art. 5k Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 nach Maßgabe der Auftragsbekanntmachung und unter Verwendung der gestellten Formblätter individuell und vollständig nachweisen. 3. Die Verfahrensteilnahme in gemeinschaftlicher Form (Bietergemeinschaft) ist zulässig. Eine Bietergemeinschaft wird wie ein Einzelbieter behandelt (§ 43 Abs. 2 S. 1 VgV). Die Prüfung der Eignung erfolgt unter Berücksichtigung sämtlicher von der Bietergemeinschaft eingereichten Unterlagen. Die Mitglieder einer Bietergemeinschaft reichen die Bietergemeinschaftserklärung nach Anlage 1 zum Angebotsschreiben unterschrieben als Scankopie mit dem Angebot ein. ELViS Bekanntmachungs-ID: E91189245

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 1 440 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

a) Professionelle Beratung und Unterstützung bei der Planung, Konzeption, Umsetzung, Produktion, Begleitung und Nachbereitung von Events, Veranstaltungen, Messen und Promotion unter Berücksichtigung der regionalen sowie politischen Rahmenbedingungen im Kontext von 2 Bundesländern, 14 Landkreisen, vier kreisfreien Städten sowie rund 40 Verkehrsunternehmen. Der VBB tritt bei unterschiedlichen Veranstaltungen auf. Eingesetztes Personal muss in der Lage sein, auf unterschiedliche Zielgruppen einzugehen und diese entsprechend anzusprechen. Auch sind bereits vorhandene Erfahrungen in der ÖPNV-Branche wünschenswert. Die Art der Kundenansprache und das geforderte Outfit variieren und werden für jeden einzelnen Auftrag vorab definiert. Die Bandbreite der möglichen Leistungen umfasst unter anderem Vorschlag, Auswahl, Anmietung und/oder Bereitstellung von: Personal, Location, Dekoration, Catering, Logistik, Moderator, Künstler, Veranstaltungstechnik und Eventmodule sowie den Auf- und Abbau der VBB-Präsenz vor Ort.

b) Die Agentur hat zu gewährleisten, dass das Personal (Hostessen, Promotoren und weiteres Personal) an den von der VBB GmbH durchgeführten Schulungen zum VBB-Tarif und der Fahrgastinformation verpflichtend teilnimmt (mindestens 2 x im Jahr, auf jeden Fall vor dem ersten Einsatz nach Zuschlag an den jeweiligen Bieter) und die vermittelten speziellen Kenntnisse und Fähigkeiten im Rahmen des Veranstaltungsmanagements zuverlässig bei spezifischen, vorher inhaltlich und ablauforganisatorisch entsprechend abgestimmten Veranstaltungen anwendet (Veranstaltungen mit Informationscharakter, zum Beispiel Tag für die Fahrgäste). Die Schulungen finden im VBB-Gebäude oder in der Agentur statt. Die geschulten Personale müssen im gesamten Veranstaltungsjahr wiederholt für die VBB GmbH einsatzfähig sein. In einem Veranstaltungsjahr können circa 40 Veranstaltungen inklusive geschultem Personaleinsatz zu realisieren sein (darüber hinaus gibt es weiterhin Veranstaltungen mit Personaleinsatz ohne spezifisches tarifliches Vorwissen (Catering, Akkreditierung etc.)).

Die Leistung des Personals ist in deutscher Sprache zu erbringen.

c) Bereitstellung des Caterings und der entsprechenden Ausstattung für Events, Veranstaltungen, Messen und Promotion inkl. Bereitstellung von geeignetem Personal bei der Koordinierung, Dekoration, Präsentation und Ausgabe des Caterings. Die Bandbreite der möglichen Leistungen reicht von belegten Brötchen über kalte Vorspeisen und Salate, Fingerfood, Suppen, warme Speisen, Desserts bis zu großen Buffets inklusive Kalt- und Heißgetränken, Geschirr, Equipment, Dekoration und /oder nur Personalbereitstellung.

d) Agentureigene Redaktion und Gestaltung (Satz, Layout, Grafik) sowie Druckbeauftragung und Druckbegleitung von Printmedien wie unter anderem Flyern, Plakaten und Anzeigen sowie Werbebannern in vorheriger Abstimmung mit der VBB GmbH im Rahmen des Veranstaltungsmanagements. Zum Beispiel die Redaktion und der Druck von Veranstaltungsflyern, Plakaten, Programmen oder Wegweisern im Einzelfall.

e) Beratung, Konzeption und Produktion von Präsentations- und Veranstaltungsmodulen (wie unter anderem Messewände und Aufsteller, Traversen), Werbeartikeln, Unternehmens-Give-Aways sowie Promotion-Outfit.

f) Bereitstellung einer Grundlagerfläche für Materialien und Ausstattung (unter anderem Informationsprodukte, Ausstattungsmodule, Zelte) von mindestens 300 qm. Ferner muss die Möglichkeit bestehen, der VBB GmbH auf Anforderungen binnen 3 Monate mehr Lagerfläche bis maximal 1.000 qm zur Verfügung zu stellen. Durch die Agentur ist in einem Konzept nachzuweisen, ob und wie die Kriterien einer flexiblen und optimalen Lagerhaltung und Logistik gewährleistet werden können. Darin ist ebenfalls die Frage zu beantworten, wie die Kurzfristigkeit und Reaktionsfähigkeit innerhalb von 3 Stunden für Termine bei der VBB GmbH sowie Lieferung von Ausstattungsmodulen bei Veranstaltungen gewährleistet wird. Eine nachvollziehbar dargelegte Verkürzung der Kurzfristigkeit und Reaktionszeit wird bei der Bewertung positiv berücksichtigt. Die Agentur hat der VBB GmbH einmal jährlich eine Inventurliste des aktuellen Lagerbestandes der VBB GmbH zur Verfügung zu stellen.

g) Aufgabe der Agentur ist auch die Beauftragung Dritter mit im Veranstaltungsbereich üblichen Leistungen, die zur Leistungserstellung gegenüber der VBB GmbH in Anspruch genommen werden müssen, aber nicht Bestandteil des eigenen Leistungsportfolios der Agentur sind. Darunter fallen u.a. Leistungen rund um Moderation, Fotografie, Veranstaltungsausstattung für besondere Anlässe (Kinderfeste, Hoffest des Regierenden Bürgermeisters o.Ä.) und die Anmietung der für diesen Zweck üblichen Produkte (z.B. Hüpfburg, Fotospiegel etc.). Für ihren Aufwand erhält die Agentur als Vergütung ein Handlingsfee gemäß Leistungsverzeichnis (LV). Eine zusätzliche Vergütung für diese Leistungen über das Handlingsfee hinaus erfolgt nicht. Welche Leistungen insoweit benötigt werden hängt davon ab, welche Veranstaltungsarten in welchem Umfang mit welcher konkreten Ausstattung und welchem Bedarf im Leistungszeitraum realisiert werden sollen. Dies ist derzeit nicht vollständig vorhersehbar, wird bei jedem Einzelauftrag aber vorab im Detail abgesprochen.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 440 000 EUR 💰
Dauer: 48 Monate

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1) Angabe einer HRA/HRB-Nummer und des Registergerichts, bei dem der Bieter eingetra-gen ist (bei Nichtvorhandensein der geforderten Angaben: Abgabe einer Erklärung, dass und aus welchem Grund (Bsp. Rechtsform), keine Pflicht zur Eintragung in das Handelsregister oder ein vergleichbares Register besteht)

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-12-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2023-11-14 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E91189245 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

2. Bieter können unter den Voraussetzungen des § 47 VgV von der Möglichkeit der Eignungsleihe Gebrauch machen. In diesem Fall ist die Anlage 7 zum Angebotsschreiben auszufüllen und unterschrieben als Scankopie mit dem Angebot einzureichen. Die geforderten Eignungsnachweise sind für den Eignungsverleiher zu erbringen, soweit der Bieter sich auf dessen Eignung beruft. Unabhängig davon muss auch der Dritte, auf dessen Eignung sich der Bieter beruft, seine Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (III.1.1 der Auftragsbekanntmachung) sowie das Nichtvorliegen der in § 123 GWB und § 124 GWB genannten Ausschlussgründe sowie das Fehlen eines Bezugs zur Russischen Föderation im Sinne von Art. 5k Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 nach Maßgabe der Auftragsbekanntmachung und unter Verwendung der gestellten Formblätter individuell und vollständig nachweisen.

3. Die Verfahrensteilnahme in gemeinschaftlicher Form (Bietergemeinschaft) ist zulässig. Eine Bietergemeinschaft wird wie ein Einzelbieter behandelt (§ 43 Abs. 2 S. 1 VgV). Die Prüfung der Eignung erfolgt unter Berücksichtigung sämtlicher von der Bietergemeinschaft eingereichten Unterlagen. Die Mitglieder einer Bietergemeinschaft reichen die Bietergemeinschaftserklärung nach Anlage 1 zum Angebotsschreiben unterschrieben als Scankopie mit dem Angebot ein.

ELViS Bekanntmachungs-ID: E91189245

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Berlin - Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3090138316 📞
E-Mail: poststelle@senwtf.berlin.de 📧
Fax: +49 3090137613 📠
Internetadresse: http://www.berlin.de/ 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2023/S 198-622314 (2023-10-09)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit (>20 neue Beschaffungen)

Veschiedene Dienstleistungen für Unternehmen und andere Dienstleistungen (>20)

Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen (11)