Full-Service-Leasing für den Verbund der Knappschaft Kliniken

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist Full-Service-Leasing für den Verbund der Knappschaft Kliniken.

Der Auftraggeber beabsichtigt den Abschluss einer Rahmenvereinbarung über Full-Service-Kilometerleasing mit bis zu fünf (5) Rahmenvertragspartnern über eine Vertragslaufzeit von 36 Monaten. Der Auftragnehmer übernimmt die Fahrzeugbereitstellung sowie die in der Leistungsbeschreibung näher definierten Servicebausteine als einheitliches Leistungsmodell.

Die Fahrzeugbereitstellung erfolgt über Einzel-Leasingverträge je Fahrzeug auf Basis der Rahmenvereinbarung. Ziel ist eine End-to-End-Abwicklung des Full-Service-Leasing mit klaren Zuständigkeiten, digitaler Transparenz und geringem administrativem Aufwand für den Auftraggeber.

Die Abrufe erfolgen nach einer sachlichen Zuordnungslogik unter Berücksichtigung des konkret nachgefragten Bedarfs. Dabei gilt:
• Grundsatz: Soweit mehrere Rahmenvertragspartner den Zuschlag erhalten haben und die konkret nachgefragte Fahrzeugart und den geforderten Leistungsumfang abdecken, erfolgt der Abruf eines Einzelleasingvertrages strikt nach der in der Zuschlagswertung erreichten Rangfolge.
• Keine Abrufpflicht außerhalb des angebotenen Leistungsumfangs: Ein Rahmenvertragspartner ist nicht verpflichtet, Fahrzeugarten oder Leistungsbestandteile zu bedienen, die von ihm im Angebot nicht abgedeckt oder nicht angeboten wurden.
• Keine zusätzliche Einzelfallabwägung: Soweit nach den vorstehenden Regeln mehrere Rahmenvertragspartner grundsätzlich geeignet sind, erfolgt die Auswahl ausschließlich nach Rangfolge. Eine weitergehende Einzelfallabwägung findet grundsätzlich, unbeschadet der nachstehenden Regelungen zur Aussetzung und zum Ausschluss aus der Abrufrangfolge, nicht statt.

Die Regelungen zum Aussetzung und Ausschluss aus der Abrufrangfolge ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Ausschreibung ist Full-Service-Leasing für den Verbund der Knappschaft Kliniken.

Der Auftraggeber beabsichtigt den Abschluss einer Rahmenvereinbarung über Full-Service-Kilometerleasing mit bis zu fünf (5) Rahmenvertragspartnern über eine Vertragslaufzeit von 36 Monaten. Der Auftragnehmer übernimmt die Fahrzeugbereitstellung sowie die in der Leistungsbeschreibung näher definierten Servicebausteine als einheitliches Leistungsmodell.

Die Fahrzeugbereitstellung erfolgt über Einzel-Leasingverträge je Fahrzeug auf Basis der Rahmenvereinbarung. Ziel ist eine End-to-End-Abwicklung des Full-Service-Leasing mit klaren Zuständigkeiten, digitaler Transparenz und geringem administrativem Aufwand für den Auftraggeber.

Der Leistungsumfang des Auftragnehmers umfasst mindestens:
• Fahrzeugbereitstellung im Kilometerleasing
• Zulassungs- und Abmeldeservice
• Wartung und Inspektion sowie HU/AU
• Reifenservice einschließlich saisonaler Umrüstung und Einlagerung
• Schadenmanagement einschließlich Reparatursteuerung und Dokumentation
• Ersatzmobilität bei Pkw
• 24/7 Assistance bei Pkw
• Tank- und Ladekartenmanagement einschließlich der organisatorischen Prozesse
• Prozess zur Erfassung und Rückerstattung von Heimladungen bei elektrifizierten Fahrzeugen
• UVV-Prüfung
• Führerscheinkontrolle
• digitale Vertrags- und Dokumentenverwaltung
• Bereitstellung eines browserbasierten Onlineportals
• digitale Fahrzeugkarte
• Reporting und SLA-Steuerung
• Rückgabeprozess einschließlich Minderwert- und Widerspruchsprozess

Nicht Gegenstand dieser Ausschreibung sind:
• Kraftstoff- und Energiekosten sowie THG-Quoten
• Kfz-Versicherung als Versicherungsvertrag / Prämienbestandteil
• Die Versicherung ist nicht Teil des Angebots und nicht Bestandteil des ausgeschriebenen Full-Service-Leasing-Modells.

Soweit für operative Prozesse im Schadenfall Schnittstellen zum vom Auftraggeber benannten Versicherer oder Versicherungsmakler erforderlich sind, hat der Auftragnehmer diese organisatorisch sicherzustellen.

Option: Nutzfahrzeuge
Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich vor, den Leistungsumfang des geschlossenen Rahmenvertrages durch einseitige Erklärung auf das Full-Service-Leasing von Nutzfahrzeugen -mit den im Rahmen dieser Ausschreibung festgelegten wesentlichen Servicebausteinen- zu erweitern (Option gemäß § 132 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 GWB). Die Option kann durch jeden der Auftraggeber im Sinne von Ziffer 2 dieser Leistungsbeschreibung separat und unabhängig von den übrigen Auftraggebern ausgeübt werden. Der Gegenstand der Option umfasst das Kilometerleasing sowie die wesentlichen Servicebausteine gemäß den Ziffern 4.1 ff. dieser Leistungsbeschreibung für Nutzfahrzeuge.

Die Rahmenvertragspartner müssen hierfür in der Lage sein während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung, sämtliche Arten von Nutzfahrzeugen nach Ausübung der Option durch den jeweiligen Auftraggeber in das Leasingmodell einzubeziehen.

Dies gilt insbesondere für folgende Nutzfahrzeugarten:
• leichte Nutzfahrzeuge,
• Transporter,
• Kastenwagen,
• Fahrgestelle,
• Fahrzeuge mit Sonderaufbauten,
• sowie, soweit straßenverkehrsrechtlich zulassungsfähig und marktüblich darstellbar, auch schwere Nutzfahrzeuge / Lkw.

Die Schadensteuerung für Nutzfahrzeuge kann der Auftragnehmer als optionalen Leistungsbestandteil ausweisen. Ersatzmobilität und 24/7 sind beim Einzelabruf der Nutzfahrzeuge nicht zwingend anzubieten.

Die Einzelheiten zum Leistungsumfang und den Leistungsmodalitäten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Nachweis (Versicherungsbestätigung oder -schein) über eine bestehende Berufs- / Betriebshaftpflichtversicherung des Bieters:

a. mit einer Deckungssumme von mindestens 3.000.000,- EUR für Personenschäden und einer Deckungssumme von mindestens 3.000.000, - EUR für sonstige Schäden,

b. wobei die Maximierung der Ersatzleistung mindestens das Zweifache der Deckungssumme pro Kalenderjahr betragen muss, bei einem in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen Versicherungsunternehmens.

Im Falle von geringeren Versicherungssummen oder geringerer Maximierung der Ersatzleistung als vorstehend unter a.-b. genannt, ist eine Bestätigung des Versicherungsunternehmens (in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen) einzureichen, aus der hervorgeht, dass im Auftragsfall die Versicherung an vorstehenden Anforderungen unter a. und b. angepasst werden wird. Die Mindestanforderungen an die Versicherung müssen während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhalten werden. Bei Bietergemeinschaften sind ein entsprechender Nachweis oder eine entsprechende Versicherungsbestätigung des Versicherungsunternehmens von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen.

Die vorstehenden Anforderungen unter a. und b. sind Mindestanforderungen an die Berufshaftpflichtversicherung. Die Anlage 09 Berufs- / Betriebshaftpflichtversicherung ist für den Bieter, jedes Mitglied der Bietergemeinschaft und jeden eignungsverleihenden Unterauftragnehmer gesondert auszufüllen und als Bestandteil des Angebots ausgefüllt einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mindestens drei (3) geeignete Referenzen der letzten drei Jahre (maßgeblich ist der Zeitpunkt der Angebotsfrist) über früher ausgeführte Leistungen, die mit dem ausgeschriebenen Auftragsgegenstand vergleichbar sind. Die Referenzprojekte dürfen dabei auch aktuell noch andauern. Hierfür ist das Formblatt zu den Referenzprojekten (Anlage 08) ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen. In dem Formblatt sind folgende Angaben zu machen:

• Projektbezeichnung,
• Bezeichnung des Referenzgebers, inklusive Ansprechpartner sowie Kontaktdaten
• Name des Referenznehmers,
• Leistungszeitraum
• Fuhrparkumfang
• Angabe, ob öffentlicher oder privater Auftraggeber
• Rolle des Referenznehmers in dem Referenzprojekt
• Beschreibung der Erbrachten Leistungen
• Beschreibung der Vergleichbarkeit mit der ausgeschriebenen Leistung
• Auftragswert

Mindestanforderung:
Jeder Bieter muss drei geeignete Referenzen einreichen, die mit dem ausgeschriebenen Auftragsgegenstand vergleichbar sind. Eine Leistung ist vergleichbar, wenn die Referenzleistung (Full-Service Leasing) durchgeführt wurde, wobei zwingend Referenzen mit Full-Service-Leasing inklusive aller Service-Bausteine der Leistungsbeschreibung für mehr als 100 Fahrzeuge (ohne Nutzfahrzeuge) je Referenz im lfd. Bestand eingereicht werden müssen.

Bei Bietergemeinschaften und eignungsverleihenden Unterauftragnehmern muss klar erkennbar sein, welches Referenzprojekt welchem Mitglied der Bietergemeinschaft und / oder welchem eignungsverleihenden Unterauftragnehmer zuzuordnen ist. Es ist ausreichend, wenn ein Mitglied der Bietergemeinschaft oder ein eignungsverleihender Unterauftragnehmer die Mindestanforderung erfüllt, soweit diese die maßgeblichen Leistungen im Falle der Auftragserteilung auch erbringen werden, für die diese Kapazitäten benötigt werden.

Die Anlage 08 „Referenzprojekte“ ist für den Bieter, jedes Mitglied der Bietergemeinschaft und jeden eignungsverleihenden Unterauftragnehmer (soweit dieser die Eignung verleiht) auszufüllen und als Bestandteil des Angebots ausgefüllt einzureichen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit

• der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
• Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, Verstöße gegen
Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
• mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.