Verfahrensbeschreibung
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach der Vergabeverordnung (VgV)
Vorbemerkung
Diese Verfahrensbeschreibung erläutert den grundsätzlichen Ablauf des Vergabeverfahrens. Die
verfahrensspezifischen Angaben ergeben sich ausschließlich aus der Veröffentlichung und den
veröffentlichten Unterlagen.
Verfahren
Das Verfahren ist als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb ausgestaltet. Dieses Verfahren
ist mehrstufig. Zunächst erfolgt im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung ein Teilnahmewettbewerb,
in welchem eine unbestimmte Zahl von Bewerbern aufgefordert wird, Teilnahmeunterlagen abzugeben.
Hierbei sind nur die Unterlagen vollständig auszufüllen und wieder einzureichen, die unter der Rubrik
„Vom Unternehmen auszufüllende Unterlagen“ veröffentlicht worden sind.
Die unter der Rubrik „sonstige Unterlagen“ veröffentlichten Dokumente sind nicht in der ersten
Verfahrensstufe auszufüllen und wieder einzureichen.
Nach Auswertung der - ausschließlich elektronisch in Textform über die Vergabeplattform der
Ausschreibung eingereichten – Teilnahmeunterlagen erfolgt vom Auftraggeber deren Auswertung. Auf
Grund dieser Auswertung werden 4 Bewerber von den Bewerbern, welche die Mindestkriterien erreicht
haben, ausgewählt. Sollten mehr als vier Bewerber die Mindestkriterien erreichen, entscheidet das Los.
Die so ausgewählten Bewerber werden dann aufgefordert, ein Erstangebot und die Angaben zum
Projektteam für die ausgeschriebenen Leistungen abzugeben.
Der weitere Gang des Verfahrens ist in zwei Varianten möglich:
Variante 1
Der Auftraggeber hat sich in der Ausschreibung vorbehalten, nach dem Eingang der Erstangebote den
Zuschlag zu erteilen. Sollte der Auftraggeber sich im laufenden Verfahren entscheiden, diese
Verfahrensvariante zur Anwendung zu bringen, wird wie folgt vorgegangen. Die Bewertung des
Bewerbers und die Zuschlagerteilung erfolgen dann anhand der Zuschlagmatrix zu dem dort genannten
Kriterium 2. Eine Präsentation / Verhandlung oder Konzepterstellung erfolgt bei dieser Variante nicht,
so dass das Kriterium 1. der Zuschlagmatrix nicht zur Wertung kommt.
Variante 2
Sollte der Auftraggeber von dem zuvor beschriebenen verkürzten Verfahren keinen Gebrauch machen,
wird wie folgt vorgegangen:
Nach dem Eingang der Erstangebotsunterlagen werden die Bieter, welche die erforderlichen Unterlagen
eingereicht haben, zu einem Präsentations- und Verhandlungstermin und zur Abgabe eines eigenen
Lösungsansatz (Darstellung mit Lageplan, schematische Ansichten mit Aussage zur gestalterischen
Qualität, funktionalen Grundrissen M:1:500) eingeladen.
Die Präsentations- bzw. Konzeptunterlagen mit dem eigenen Lösungsansatz sind als pdf-Dokument
spätestens am letzten Werktag (nur Montag bis Freitag) vor dem Präsentationstermin bis 12.00 Uhr auf
der Vergabeplattform im Kommunikationsbereich hochzuladen, ohne dass es hierzu einer gesonderten
Aufforderung bedarf. Werden diese Unterlagen nicht fristgerecht eingereicht, ist die Durchführung der
Präsentation für den betreffenden Bieter nicht möglich.
2
Nach der Präsentation erfolgt die Aufforderung zur Abgabe des finalen Angebots (Zuschlagmatrix
Kriterium 2.).
Der Zuschlag wird auf Grund der Kriterien 1. und 2. der Zuschlagmatrix erteilt.
Freischaltung Vergabeplattform
Es ist nicht auszuschließen, dass im Laufe des Vergabeverfahrens Unterlagen ausgetauscht bzw, neu
auf der Vergabeplattform eingestellt werden. Gewertet werden immer nur die Unterlagen, welche bei
Bewerbungsschluss am aktuellsten sind. Aus diesem Grund sollte sich jeder Bewerber auf der
Vergabeplattform registrieren, um die Änderungen/Ergänzungen nicht zu versäumen.
Mehrfachbewerbungen
Mehrfachbewerbungen sind nur durch Nachunternehmer zulässig. Bei Einzelbietern oder einzelnen
Bietern verschiedener Bewerbergemeinschaften sind Mehrfachbewerbungen unzulässig.
Verfahrenssprache
Die Sprache des Vergabeverfahrens ist deutsch. Alle Unterlagen, Bescheinigungen usw. sind in
deutscher Sprache einzureichen. Unterlagen usw., die nicht in deutscher Sprache verfasst wurden, sind
neben dem Text in der Originalsprache auch als beglaubigte Kopie in deutscher Übersetzung zu
überreichen.
Auskünfte
Auskünfte zum Ablauf des Verfahrens aber auch zum Inhalt der Ausschreibung dürfen aus Gründen der
Verfahrensfairness ausschließlich über die Plattform der Ausschreibung gestellt werden. Eine
unmittelbare Kontaktaufnahme mit dem Auftraggeber bzw. der ausschreibenden Stelle, insbesondere
per Telefon, mail usw., ist nicht zulässig. Entsprechende unmittelbare Anfragen, die nicht über die
Plattform der Ausschreibung erfolgen, werden daher nicht beantwortet.
Kosten
Eine Kostenerstattung für die Teilnahme an diesem Verfahren erfolgt nicht.