Herstellung Gesamtsystem FollowMe-Printing mit Kartenlesegeräten sowie Systemservice

Kurze Beschreibung

Die DIAKOVERE beabsichtigt den Kauf einer On-Premise Printoutput-Management-Software für die Verwaltung ihrer Print-Geräte-Flotte und dem sicheren Drucken nach dem FollowMe-Printing-Prinzip. Dabei müssen vorhandene Print-Geräte mit Kartenlesern nachgerüstet werden. Hierbei gilt zu beachten, dass die Mietmängelansprüche der DIAKOVERE für die angemietete Print-Geräte-Flotte durch das Nachrüsten von Teilen (Kartenlesegeräte) und / oder Installation von Soft- oder Hardware nicht erlöschen. Die Beschaffung von Print-Geräten ist nicht Teil dieser Ausschreibung. Die Print-Geräte werden über einen bestehenden Rahmenvertrag bezogen.

Beschreibung der Beschaffung

1. Ausgangslage - Bestandsgeräte
Die DIAKOVERE gGmbH ist bzgl. ihrer Druckerflotte vertraglich bis zum 31.03.2024 an die RICOH DEUTSCHLAND GmbH gebunden; die Kündigungsfrist beträgt 6 Monate. Dieser Vertrag beinhaltet die Miete sämtlicher Geräte (Hardware- und ggf. Software), inkl. Anlieferung und Installation, Einweisung des Bedienpersonals, Durchführung von Wartungsarbeiten sowie Störungsbeseitigung, vgl. ergänzend hierzu „Anlage 4 des EVB-IT Systemvertrags „Systemumgebung“.
Soweit eine vorzeitige Vertragsauflösung Voraussetzung für die Unterbreitung und Durchführung eines Nebenangebots sein sollte, ist eine Vorfälligkeitsentschädigung von ca. 38.000 € (netto) pro Monat zu zahlen.
2. Allgemeine Informationen - Ziele der Auftraggeberin, Planungen, Zusatzinformationen
Zur Steigerung der Sicherheit ihrer IT-Systeme, deren Nutzung und Sicherstellung des Datenschutzes sollen eine Softwareunterstützung für das Printoutput-Management sowie die Verwendung von Kartenlesegeräten zur Authentifizierung der Nutzer am Print-Gerät (= Drucker und Multifunktionsgeräte) eingeführt werden. Hierbei müssen Vorgaben aus dem Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) beachtet werden.
Die DIAKOVERE beabsichtigt daher u.a. die Beschaffung einer On-Premise Printout-put-Management-Software für die Verwaltung ihrer gesamten Print-Geräte-Flotte und dem sicheren Drucken nach dem FollowMe-Printing-Prinzip (Überlassung auf Dauer im Umfang einer Konzernlizenz, vgl. hierzu Anlage 6 zum EVB-IT Systemver-trag).
Ein Teil der vorhandenen Print-Geräte-Flotte verfügt über ein integriertes Kartenlesegerät, vgl. Anlage 4 des EVB-IT Systemvertrags, Anlage „Systemumgebung“. Die übrigen vorhandenen Multifunktionsgeräte und ein Teil der Drucker müssen mit Kartenlesern nachgerüstet werden. Dies ist Teil dieser Ausschreibung.
Hierbei gilt zu beachten, dass der bestehende Mietvertrag für die Print-Geräte-Flotte beinhaltet, dass die Mietmängelansprüche der DIAKOVERE entfallen, wenn ein Mangel auf einer nicht vom Vermieter freigegebenen Änderung bzw. Umarbeitung der Mietgegenstände beruht. Es ist daher vom Auftragnehmer sicherzustellen, dass durch das Nachrüsten von Teilen oder Installation von Drittanbieter-Soft- oder Hardware, die Mietmängelansprüche der DIAKOVERE nicht tangiert werden.
Die Beschaffung von Print-Geräten ist nicht Teil dieser Ausschreibung. Die Print-Geräte werden über einen bestehenden Rahmenvereinbarung bezogen.
3. Leistungen zur Herstellung des Gesamtsystems
3.1 Zu erbringende Leistungen zur Herstellung des Gesamtsystems
Es sind folgende Mindestleistungen zu erbringen, damit das Ziel, das neue Gesamt-system durch die Einführung einer neuen On-Premise Printout-Management-Software für die Verwaltung der bei der Auftraggeberin und ihren Betriebsgesellschaften vor-handenen Print-Geräte-Flotte und für den sicheren Druck nach dem FollowMe-Printing-Prinzip nach Maßgabe der Vergabeunterlagen (nachstehend auch kurz „FollowMe-Printing-Software“) zu erstellen, erreicht werden kann, vgl. den EVB-IT-Systemvertrag:
• Lieferung, Installation und Inbetriebnahme der Server-Komponente(n) der FollowMe-Printing-Software durch den Auftragnehmer
• Lieferung und Rollout der Client-Komponente der FollowMe-Printing-Software auf allen Print-Geräten durch den Auftragnehmer
• Lieferung, Installation und Inbetriebnahme von Kartenlesegeräten durch den Auftragnehmer
• Nachrüstung von Print-Geräten bei fehlenden Kartenlesegeräten durch den Auftragnehmer,
• Anbindung, Integration, Konfiguration aller Komponenten in das Gesamtsys-tem, Tests
• Technischer Support bis zur Abnahme analog 4.4 (Leistungen nach der Ab-nahme)
• Einräumung einer Konzernlizenz auf Dauer
• Einweisung, Schulung
• Herstellung der Betriebsbereitschaft.
Dieser Lösungsansatz ist nicht verbindlich für den Auftragnehmer. Der Auftraggeber ist offen für alternative Lösungskonzepte. Die alternativen Lösungskonzepte müssen alle Mindestanforderungen erfüllen, die an Hauptangebote gestellt werden.
3.2 Mengengerüst Print-Geräte und Kartenlesegeräte
Die Follow-Me-Printing-Software soll die in der Anlage 4 „Systemumgebung“ benannten Print-Geräte mit und ohne vorhandenen oder nachgerüsteten Kartenlesegeräten steuern und verwalten.
Derzeit nutzt der Auftraggeber circa 1.000 Print-Geräte, davon 460 Multifunktionsge-räte. Hiervon sind zum Zeitpunkt der Ausschreibung 277 Stück nachzurüsten mit Kartenlesegeräten.
Sollte sich die Anzahl bis 3 Wochen nach Zuschlagserteilung verändern, ist diese Anzahl maßgebend. Informatorisch wird daher der auch der Stückpreis der Kartenle-segeräte erfragt.
DIAKOVERE plant, die Anzahl der Print-Geräte inkl. Kartenlesegeräte in den nächsten Jahren deutlich zu verringern, was den Aufwand für den Systemservice verringern wird. Daher reduziert sich die Systemservicevergütung gemäß Nummer 5.4.1 EVB-IT Systemvertrag, wenn sich die Anzahl der Print-Geräte und / oder Kartenlesegeräte, die Gegenstand des Systemservices sind, gemäß Anlage 7 reduziert.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Auftraggeberin behält sich vor, die Zahl der Teilnehmer zu reduzieren. Dazu wird die höchste Anzahl der unter Ziff. III. 1.3.) der Bekanntmachung geforderten und in Anlage 4 Ziff. II. zum Teilnahmewettbewerb angeführten vergleichbaren Referenzprojekte herangezogen. Liegen mehrere Bewerber/innen auf dem 3. bzw. 5 Platz, entscheidet das Los.

Beschreibung der Optionen

Nach Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems hat der Vertrag eine Mindestlaufzeit von 36 Monaten. Bis zu 3 Monate vor Ablauf der Mindestlaufzeit kann der Auftraggeber den Vertrag um weitere 24 Monate mit schriftlicher Erklärung einseitig verlängern.
Die Auftragnehmerin verpflichtet sich, auch die über die genannten Leistungen hinausgehenden Leistungen nach den Bedingungen des Vertrages zu erbringen, sofern diese Leistungen durch den Auftraggeber beauftragt werden. Diese Bindung entfällt für Leistungen, die nicht innerhalb der genannten Frist beauftragt werden.
Ein Rechtsanspruch der Auftragnehmerin auf Beauftragung mit weiteren Leistungen über den zunächst beauftragten Leistungsumfang hinaus besteht nicht.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1) Eigenerklärung zur Eignung gemäß Anlage 3 mit Angaben zum Nachweis für die Erlaubnis zur Berufsausübung und Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 42 VgV i.V.m. §§ 147, 123, 124 GWB
2) Eigenerklärung des Bewerbers, dass er nicht zu den Personen oder Unternehmen in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, gehört gemäß Anlage 7
3) Erklärung der Bieter-/ Arbeitsgemeinschaft gemäß Anlage 2, falls erforderlich
4) Verpflichtungserklärung bei Eignungsleihe gemäß Anlage 5, falls erforderlich
5) Verzeichnis der Unterauftragnehmerleistungen gemäß Anlage 6, falls erforderlich.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung (§ 45 Abs.1 Satz 2 Nr.3 i. V. m. Abs. 4 Nr. 2 VgV) über 5 Mio. EUR für Personenschäden über 5 Mio. EUR für Sachschäden und für Vermögensschäden in Höhe von 1 Mio. EUR bei einem in einem Mitgliedstadt der EU oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen Versicherungsunternehmen oder Eigenerklärung, dass im Falle des Zuschlages eine entsprechende Berufshaftpflichtverscherung abgeschlossen wird.
2) Eigenerklärung des Bewerbers nach § 45 Abs. 1 Satz 2 Nr.2 i. V. m. Abs. 4 Nr. 4 VgV über den Gesamtumsatz (brutto) des Unternehmens in den letzten drei Geschäftsjahren sowie über den Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre.
3) Ggf. Vorlage von testierten Bilanzen oder Bilanzauszügen und Gewinn- und Verlustrechnungen des Unternehmens gemäß § 45 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 i. V. m. Abs. 4 Nr. 3 VgV bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre, falls deren Veröffentlichung nach dem Gesellschaftsrecht des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, vorgeschrieben ist.
4) Auf Nachfrage Vorlage einer aktuellen Wirtschaftsauskunft bzw. Bonitätsbeurteilung (z.B. durch die Creditreform AG).

Zu 1) Deckungssumme der Berufshaftpflichtversicherung für Personenschäden und für Sachschäden über jeweils 5 Mio. € und Vermögensschäden über 1 Mio. €, zweifach maximiert pro Jahr.
zu 2) Mindestumsatz mit vergleichbaren Leistungen in Höhe von 0,1 Mio. € pro Jahr in den letzten drei Geschäftsjahren

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Vorlage einer Zertifizierung nach ISO 27001, nach BSI-Grundschutz oder vergleichbar.
2) Vorlage eines Nachweises, dass der Bewerber einen Partnerstatus des Herstellers der Software enthält.
3) Eigenerklärung des Bewerbers, dass er die Krankenhausstrukturfonds-Verordnung (KHSFV), einhält und ggf. die entsprechenden Schulungsnachweise, z.B. als berechtigter IT-Dienstleister, auf Nachfrage vorlegt.
4) Eigenerklärung zu vergleichbaren Referenzen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zu 4) Vorlage von mind. 3 Referenzen über Projekte aus den letzten 5 Jahren über vergleichbare Leistungen gemäß § 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV (kurze Beschreibung von Art und Umfang sowie Leistungszeitraum der jeweiligen Aufträge, Bezeichnung des jeweiligen Auftraggebers einschließlich Benennung eines Ansprechpartners sowie entsprechender Kontaktdaten).
Die Leistungen sind vergleichbar, wenn die referenzierten Systeme bei Organisationen in Betrieb genommen wurden, die über eine vergleichbare Anwenderanzahl (~ 1.000) und eine vergleichbare Anzahl an Standorten (~ 3) verfügen sowie ferner ähnliche Service- und Sicherheitsanforderungen verlangen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Die Bewerber haben die Erklärungen zur Krankenhausstrukturfonds-Verordnung (Anlage 4 Ziff. I) und
zur Einhaltung der Bestimmungen des Niedersächsischen Tariftreue- und Vergabegesetzes (Anlage 3 Ziff. III) abzugeben.
Bei Bewerbergemeinschaften hat jedes Mitglied die Erklärung abzugeben. Bei Einsatz von Nachunternehmer/innen im Wege der Eignungsleihe haben auch die Nachunternehmen diese beiden Erklärungen abzugeben.

1) Bindung des Auftraggebers
Als privat getragenes Haus ist der Auftraggeber kein Auftraggeber i. S. d. § 99 GWB, mit der Folge, dass die rechtlichen Vorgaben an die Durchführung eines Vergabeverfahrens den §§ 97 ff. GWB bzw. der EU-Richtlinie 2014/24/EU keine unmittelbare Anwendung finden. Der Auftraggeber orientiert sich bei Überschreitung des Schwellenwertes freiwillig an den Vorschriften §§ 97 ff. GWB und der VgV.
2) Eigenerklärungen
Soweit zum Nachweis der Eignung zunächst nur Eigenerklärungen verlangt werden, behält sich der Auftraggeber vor, in angemessenem Umfang ergänzende Unterlagen zu verlangen, soweit dies nach seiner Einschätzung erforderlich erscheint.
3) Unterauftragnehmer / Eignungsleihe
Beabsichtigt der Bewerber, Unterauftragnehmer einzubeziehen, hat er den Umfang der Leistungen des Unterauftragnehmers entsprechend dem als Anlage 6 beigefügten Formblatt „Verzeichnis Unterauftragnehmerleistungen“ anzugeben. Die mit dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Nachweise und Erklärungen zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung bzw. der wirtschaftlichen und finanziellen und technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sind – bezogen auf die für die Unterauftragnehmer vorgesehenen Leistungsbereiche – für diese Unternehmen auf gesondertes Verlangen des Auftraggebers zu dem vom Auftraggeber bestimmten Zeitpunkt vorzulegen.
Nimmt der Bewerber im Hinblick auf die Kriterien für die wirtschaftliche und finanzielle oder technische und berufliche Leistungsfähigkeit im Rahmen einer Eignungsleihe die Kapazitäten anderer Unternehmen (z. B. Unterauftragnehmer) in Anspruch, sind die Nachweise und Erklärungen zur Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung bzw. der wirtschaftlichen und finanziellen und technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auch für diese Unternehmen bereits mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen.
Nimmt ein Bewerber die Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit in Anspruch, hat er die gemeinsame Haftung des Bewerbers und des anderen Unternehmens für die gesamte Auftragsausführung nachzuweisen.
Darüber hinaus muss der Bewerber durch Vorlage einer Verpflichtungserklärung dieser Unternehmen gemäß dem als Anlage 5 beigefügten Formblatt „Verpflichtungserklärung“ nachweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden.
4) Regeln für Bewerbergemeinschaften
Soweit sich aus den vorliegenden Unterlagen bzw. der Auftragsbekanntmachung nichts anderes ergibt, haben sämtliche Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft die vorstehend unter Ziffer III.1.1) bezeichneten Erklärungen beizubringen. Die als Anlage 2 beigefügte „Erklärung Bewerbergemeinschaft“ haben alle Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag gemeinsam abzugeben und den Vertreter der Bewerbergemeinschaft zu benennen.
5) Gesamtvergabe
Die DIAKOVERE hat das Management ihrer kompletten Print-Flotte über einen mehrjährigen Mietvertrag ausgesourct an die RICOH DEUTSCHLAND GmbH (aktuelle Laufzeit bis zum 31.03.2024, Kündigungsfrist 6 Monate). Inkludiert sind dabei nicht nur die Print-Geräte, sondern auch die Kartenleser zur sicheren Nutzer-Authentifizierung.
Grundsätzlich sind alle baulichen Veränderungen an den Mietobjekten damit verbunden, dass die Gewährleistung entfällt, d.h. sowohl Kartenleser oder Software von Extern werden dann nicht mehr von RICOH supportet. Die Kartenleser werden am Board des Gerätes angeschlossen. In der Software wird die Karteninformation gespeichert und dem User zugeordnet.
Eine losweise Vergabe ist daher zur Sicherstellung eines stabilen und sicheren IT-Betriebs nicht sinnvoll und zielführend, da die Generalunternehmerschaft für diesen IT-Service nicht mehr bestehen würde. Sonst würden vertragliche Regelungen mit der RICOH DEUTSCHLAND GmbH in Bezug auf Gewährleistungsansprüche nicht mehr gezogen werden können und würden damit letztlich zur Unwirtschaftlichkeit führen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Da vorliegend kein öffentlicher Auftrag in Sinne von § 103 GWB vergeben wird, da die beschaffende Stelle kein öffentlicher Auftraggeber i.S.v. § 99 GWB ist und sich freiwillig an die Regeln des GWB und der VgV anlehnt, wird die Zuständigkeit der Nachprüfungsinstanzen hierdurch nicht begründet. Etwaige Ansprüche - im einstweiligen Rechtsschuzt oder bzgl. Schadensersatzansprüchen - können bei den ordentlichen Gerichten geltend gemacht werden.