Hosting des ERP-Systems Schleupen.CS der Stadtwerke Hilden GmbH mit Support

Kurze Beschreibung

Mit der Ausschreibung soll der stabile und zukunftsfähige Betrieb des ERP-Systems "Schleupen.CS" auf einer hochverfügbaren und sicheren Infrastruktur für die Nutzung durch die Mitarbeitenden und externen Dienstleister des Auftraggebers einschließlich Migration, SaaS-Betrieb, Schnittstellen, Administration und Support erreicht und gefördert werden.

Beschreibung der Beschaffung

Die SWH schreibt die Bereitstellung einer hochverfügbaren Cloud-Infrastruktur im Rechenzentrum des Auftragnehmers aus. Die Leistung besteht nicht nur aus der Bereitstellung der Rechenzentrumsleistung, sondern umfasst, aufgrund der beabsichtigten Stellung als Lösungsanbieter, die ganzheitliche Verantwortung für den stabilen und zukunftssicheren Betrieb von Schleupen.CS. Zu den dabei zu erbringenden Leistungen gehören insbesondere: - die Bereitstellung der notwendigen Hardware und Rechenzentrumsinfrastruktur, - die Bereitstellung von zum Betrieb der Systeme notwendiger Software (u.a. aktuelle und von der Schleupen SE freigegebene Versionen von Microsoft Windows Server, Microsoft SQL Server, Remote Desktop Services, ggfs. Citrix zur Veröffentlichung von Remote-Apps), - die Übernahme bzw. Migration des bestehenden Systems (inkl. der für den Betrieb notwendigen Sub-Systeme) in den Rechenzentrumsbetrieb, - die Übernahme der bestehenden Schnittstellen zu Drittdienstleistern (zwingend erforderlich SMGWA, Ticketsystem, Kundenportal), - der Betrieb des Schleupen.CS-Systems (inklusive der Sub-Systeme) im Rechenzentrum: Produktiv- und Testsysteme mit den bestehenden Mandanten, - die ausreichend performante - mindestens mit symmetrisch 200 Mbit/s - Internet-Anbindung des Auftraggebers an das Rechenzentrum des Auftragnehmers. Es muss mittels eines verschlüsselten VPN-Tunnels oder durch Bereitstellung von eigener Hardware des Dienstleister, welche in das interne Netzwerk des Auftragnehmers eingebunden wird, eine Anbindung erfolgen, - die Übernahme von Support-Dienstleistungen im Rahmen des Rechenzentrumsbetriebs, - die Übernahme von Support-Dienstleistungen für das Schleupen.CS-System, insbesondere die ganzheitliche, selbstständige Kommunikation mit der Schleupen SE bei Anwendungs- und Problemfällen, - die Bereitstellung und -haltung von aktueller Hardware und Software (Betriebssystemsoftware, Datenbanksoftware, Anwendersoftware), welche mit aktiven Wartungsverträgen / Software-Assurance betrieben werden, - das Monitoring der Systeme und Anwendungen, - die unverzügliche Fehlererkennung, Kommunikation im Fehlerfall an den Auftraggeber, sowie die Fehlerbehebung, - die Aufrechterhaltung eines hochverfügbaren Systembetriebs (24 h/ 7 Tage in der Woche) während der gesamten Vertragslaufzeit. Dabei ist zwingend erforderlich, dass eine strikte, logische Isolation zu anderen Kunden des Auftragnehmers gegeben ist. Die genauen Angaben zum Auftragsgegenstand können dem Leistungsverzeichnis (Anlage B des Verfahrensbriefes) entnommen werden.

Zusätzliche Informationen

1)Die Bieter haben sich unmittelbar nach dem Erhalt der Unterlagen über deren Vollständigkeit zu vergewissern. Sind die Unterlagen nach Auffassung der Bieter unvollständig, enthalten sie Unklarheiten oder Widersprüche oder lassen sich Dateien nicht öffnen, so hat derjenige Bieter die Auftraggeberin über das Vergabeportal Vergabemarktplatz Rheinland darauf hinzuweisen. Die d. Bietern nicht zugänglichen Unterlagen werden dann umgehend erneut elektronisch übersandt. Fragen durch d. Bieter zum Verfahren und zu den Vergabeunterlagen sind ausschließlich in Textform spätestens bis zum 02.10.2026 über die Nachrichtenfunktion der Vergabeplattform unter www.vmp-rheinland.de zu stellen. Bei anderweitig oder verspätet zugeleiteten Fragen kann eine rechtzeitige Beantwortung nicht sichergestellt werden. Die Fragen und Antworten werden anonymisiert über den Link veröffentlicht, soweit sie für alle Bieter von Interesse sind. Andernfalls erfolgt die Beantwortung individuell für den jeweiligen Bieter. Bieter haben sich über alle eingestellten Antworten eigenständig zu informieren und deren Inhalte zu berücksichtigen. Bei registrierte Bieter werden durch die Vergabeplattform informiert. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, Widersprüche oder Unvollständigkeiten, insb. solche, welche Anforderungen, Inhalt und Vollständigkeit d. Vergabeunterlagen oder des Bieterbogens betreffen, so hat der Bieter den Auftraggeberin umgehend darauf hinzuweisen. Vorgenannte Hinweise sind über die Bieterkommunikation des elektronischen Vergabeportals an die vorgenannte Kontaktstelle zu richten. 2)Das Angebot muss vor Ablauf der Angebotsfrist bei der Auftraggeberin elektronisch über das Vergabeportal Vergabemarktplatz Rheinland eingegangen sein. Für d. Angebot sind bestimmte Erklärungen und Angaben erforderlich. Die Bieter haben für d. Abgabe dieser Erklärungen und Angaben dem Verfahrensbrief beigefügten Bieterbogen zu verwenden. Die Auftraggeberin behält sich vor, unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes und des Wettbewerbs fehlende Angaben, Erklärungen oder Nachweise unter angemessener Fristsetzung bei den Bieter nachzufordern. Die Auftraggeberin ist hierzu jedoch nicht verpflichtet. Die Bieter sollten daher im eigenen Interesse vollständige, verbindliche Angebote abgeben. 3)Neben Einzelbewerbern sind auch Bietergemeinschaften zugelassen sowie der Einsatz von Nachunternehmern durch den Bieter/die Bietergemeinschaft. Eine besondere Rechtsform der Bietergemeinschaft wird nicht vorgeschrieben. Mehrfachbewerbungen, d. h. parallele Beteiligung als Einzelbieter und gleichzeitig als Mitglied einer Bietergemeinschaft, sind unzulässig. Die Auftraggeberin wertet es jedoch nicht als unzulässige Doppelgebote, wenn Nachunternehmer von verschiedenen Bietern bzw. Bietergemeinschaften eingebunden werden bzw. Mitglied einer (anderen) Bietergemeinschaft sind. Zwingende Maßgabe hierbei ist es jedoch, dass der Nachunternehmer keine Kenntnis über die Angebotspreise der relevanten Bieter/Bietergemeinschaften hat, bei denen er Nachunternehmer ist. Dies ist nach Aufforderung durch rechtsverbindliche Erklärung des jeweiligen Nachunternehmers gegenüber der Auftraggeberin zu versichern. Im Falle eines unzulässigen Doppelgebots müssen zur Wahrung des Wettbewerbsprinzips beide betroffenen Bieter/Bietergemeinschaften ausgeschlossen werden. Mehrfachgebote sind auch Angebote rechtlich unselbständiger Niederlassungen eines Bieterbüros. Bedient sich der Bieter eines Nachunternehmers und beruft er sich auf dessen technische, wirtschaftliche, berufliche und/oder finanzielle Leistungsfähigkeit (Eignungsleihe), so hat er die geforderten Nachweise und Erklärungen in entsprechender Weise auch von dem Nachunternehmer, auf dessen Eignung sich der Bieter beruft, vorzulegen. Sofern sich der Bieter/die Bietergemeinschaft zum Nachweis der Eignung auf Ressourcen von Nachunternehmen, konzernverbundenen Unternehmen oder sonstiger Dritter berufen möchte, muss er/sie spätestens auf Verlangen des Auftraggebers nachweisen, dass ihm/ihr die Ressourcen des Drittunternehmens für die Auftragsdurchführung in tatsächlich geeigneter Weise zur Verfügung stehen werden (Verpflichtungserklärung). Der Auftraggeberin behält sich vor, den Auftragnehmer im Falle einer (beabsichtigten) Zuschlagserteilung aufzufordern, seine sonstigen Nachunternehmer benennen zu lassen und eine Verpflichtungserklärung der Nachunternehmer zu fordern, dass diese im Falle d. Zuschlags dem Bieter/ der Bietergemeinschaft die erforderlichen Kapazitäten zur Verfügung stellen. Dem Nachunternehmer oder Verleiher von Arbeitskräften ist dieselbe Verpflichtung aufzuerlegen. 4)Das Angebot ist bis zum Fristablauf ausschließlich elektronisch über d. Vergabeportal zulässig. Die Angebote sind in deutscher Sprache zu erstellen. Die Einreichung der Angebote muss in Textform über di.Vergabeplattform Vergabemarktplatz Rheinland (www.vmp-rheinland.de) erfolgen. Für die Einhaltung der Textform müssen eingereichte Unterlagen lesbar und die Person des Erklärenden genannt sein (§ 126b BGB). Eine elektronische Signatur ist nicht erforderlich. Der bzw. die Erklärenden müssen vertretungsberechtigt sein und die Angebote bzw. Erklärungen in vertretungsberechtigter Anzahl abgeben. Zur Vertretung berechtigt sind zB Inhaber oder Organe von Gesellschaften (zB Geschäftsführer, Vorstand) oder entsprechend bevollmächtigte Vertreter. Ist die Vertretungsberechtigung nicht aus öffentlichen Registern (zB Handelsregister) ersichtlich, ist dem Angebot ein entsprechender Nachweis der Vertretungsberechtigung (zB Vollmacht) beizufügen. Auf das Erfordernis der Einhaltung der Form und Frist wird ausdrücklich hingewiesen. Nicht fristgerecht oder nicht formgerecht eingereichte Angebote werden im weiteren Verfahren nicht berücksichtigt. Ein Formfehler liegt insbesondere bei schriftlicher oder postalischer Einreichung der Angebote vor. Ebenso genügt die Übersendung des Angebots per Telefax o. E-Mail nicht den Anforderungen der E-Vergabe. 5)Die Nachweise sind erst auf Verlangen der Auftraggeberin innerhalb der von der Auftraggeberin gesetzten Frist (und damit noch nicht mit dem Angebot) vorzulegen, es sei denn in den Vergabeunterlagen ist etwas anderes bestimmt. Wenn für die geforderten Nachweise keine Gültigkeitsdauer angegeben ist, dürfen sie zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang des Angebotes nicht älter als 12 Monate sein, außer in den Vergabeunterlagen ist etwas anderes bestimmt. Geforderte Eigenerklärungen sind von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft separat zu unterzeichnen. Beruft sich der Bieter auf berufliche, technische, wirtschaftliche und/oder finanzielle Leistungsfähigkeit eines Dritten (Eignungsleihe), so hat er die Nachweise und Erklärungen - nur soweit dies für die Eignungsleihe erforderlich ist - auch von dem Unternehmen vorzulegen. Nimmt der Bieter die Kapazitäten anderer Unternehmen für die berufliche Leistungsfähigkeit in Anspruch, so muss dieses Unternehmen die (Teil-) Leistung ausführen, d.für diese Kapazität benötigt werden. Die Auftraggeberin behält sich vor, die Bestätigung der gemachten Angaben durch weitergehende Nachweise zu verlangen. 6)Im Rahmen des Versicherungsschutzes muss die Maximierung der Ersatzleistungen mindestens das 2-fache der genannten Deckungssumme pro Jahr betragen. Der Bieter hat im Bieterbogen (Anlage A zum Verfahrensbrief) zu erklären, dass eine Berufshaftpflichtversicherung bzw. Betriebshaftpflichtversicherung mit den geforderten Deckungssummen und 2-facher Maximierung der Deckungssummen besteht. Zudem erklärt der Bieter, dass das Versicherungsverhältnisse zum Zeitpunkt der Einreichung des Bieterbogens nach wie vor besteht bzw. nicht gekündigt ist. Der Nachweis des Versicherungsschutzes ist auf Verlangen der Auftraggeberin innerhalb der von ihr gesetzten Frist vollständig vorzulegen, sofern in den Vergabeunterlagen nichts anderes bestimmt ist. Dieser Nachweis kann durch eine Bestätigung der Versicherung, bspw. in Form einer Kopie der Versicherungspolice, erbracht werden. Die Bestätigung darf zum Zeitpunkt des Schlusstermins der von der Auftraggeberin für die Einreichung des Nachweises gesetzten Frist nicht älter als zwölf Monate sein, sofern in den Vergabeunterlagen nichts anderes bestimmt ist. Bei Nichtbestehen oder Unterschreitung der geforderten Versicherung sind mit dem Bieterbogen eine Eigenerklärung des Bieters dass im Auftragsfall der Versicherungsschutz mit den geforderten Deckungssummen besteht. Auf Verlangen der Vergabestelle ist zusätzlich eine Erklärung des Versicherers vorzulegen, in der dieser Bestätigt, dass im Auftragsfall ein Versicherungsschutz mit den geforderten Deckungssummen bestehen wird. Im Fall der Auftragserteilung (vor Zuschlagserteilung) wird der bestehende Versicherungsschutz unverzüglich und unaufgefordert nachgewiesen. 7)Die Referenzen können, sofern aus datenschutzrechtlichen Gründen erforderlich, anonymisiert eingereicht werden, die Referenz muss an der jeweils anonymisierten Stelle umschrieben/beschrieben werden, um eine Wertung nach den entsprechenden Kriterien zu ermöglichen. Die Bieter werden aufgefordert, die Teile ihrer Angebote, die ein Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis beinhalten, auf jeder betreffenden Seite deutlich zu kennzeichnen. 8)Die Bieter erhalten für ihre Aufwendungen im Verfahren keine Entschädigung. Schadensersatzansprüche sind ausgeschlossen. 9)Alle Angaben und Informationen aus den Ausschreibungsunterlagen sowie alle bei der Auftragsausführung erhaltenen Informationen, soweit nicht öffentlich, sind vertraulich zu behandeln. Jeder Bieter hat über die ihr bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten der Auftraggeberin, auch nach Beendigung des Auswahlverfahrens, Verschwiegenheit zu bewahren. Hierzu sind auch die mit der Sache befassten Beschäftigten zu verpflichten. 10)Informationen wegen der Erhebung personenbezogener Daten und der Daten 11)Näheres ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Weitere Informationen zur Verlängerung

Der Leistungszeitraum beginnt voraussichtlich am 1. März 2027 und beträgt zwei Jahre (Mindestvertragslaufzeit). Die Auftraggeberin behält sich vor, nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit den Vertrag um jeweils ein weiteres Jahr (Verlängerungsoption) bis zu einer Maximaldauer von vier Jahren zu verlängern.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

1) Eigenerklärung, dass in der Person des Bieters keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB vorliegen; 2) Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 21 AEntG, 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzarbG, § 22 LkSG und § 14 BTTG vorliegen; 3) Eigenerklärung zum Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung vom 24. Juli 2026 betreffend Sanktionen gegen Russland

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Nachweis des Versicherungsschutzes: Nachweis der Berufshaftpflichtversicherung bzw. Betriebshaftpflichtversicherung mit den Deckungssummen in Höhe von 1.000.000,- EUR für Personenschäden und 500.000,- EUR für Sach- und Vermögensschäden sowie ggf. sonstige Schäden sowie die Maximierung der Ersatzleistungen auf das 2-fache der vorbenannten Deckungssummen. Hinweis:Der Nachweis des Versicherungsschutzes ist auf Verlangen der Auftraggeberin innerhalb der von ihr gesetzten Frist vollständig vorzulegen, sofern in den Vergabeunterlagen nichts anderes bestimmt ist. Dieser Nachweis kann durch eine Bestätigung der Versicherung (z. B. in Form einer Kopie der Versicherungspolice) geführt werden, die zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang des Angebotes nicht älter als 12 Monate sein darf, außer in den Vergabeunterlagen ist etwas anderes bestimmt. Bei Nichtbestehen oder Unterschreitung der geforderten Versicherung sind mit dem Bieterbogen eine Eigenerklärung des Bieters einzureichen, dass im Auftragsfall der Versicherungsschutz mit den geforderten Deckungssummen besteht. Auf Verlangen der Vergabestelle ist zusätzlich eine Erklärung des Versicherers vorzulegen, in der dieser bestätigt, dass im Auftragsfall ein Versicherungsschutz mit den geforderten Deckungssummen bestehen wird. Die Eigenerklärungen hinsichtlich des Versicherungsschutzes sind von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft mit dem Angebot einzureichen. Die Maximierung der Ersatzleistungen muss mindestens das 2-fache der genannten Deckungssummen pro Jahr betragen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Referenzen: Tabellarische Referenzaufstellung der Referenzen der letzten drei Jahre im Hinblick auf den ausgeschriebenen Leistungsgegenstand, jeweils unter konkreter Benennung des Auftragsgebers nebst Ansprechpartner und dessen Erreichbarkeit, des Auftragsgegenstandes und der Laufzeit Hinweis zu Mindestanforderungen: Mindestens ein Referenzprojekt aus den letzten drei Jahren im Hinblick auf das Hosting und den Betrieb des ERP-Systems Schleupen.CS mit den Modul-Umgebungen 2.0 und 3.0.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Nachweis einer gültigen Zertifizierung nach der ISO 2700 Normreihe Hinweis zu Mindestanforderungen: Der Bieter/ das Mitglied der Bietergemeinschaft/ Eignungsverleiher hat einen Nachweis über eine gültige Zertifizierung nach der ISO 27001 Normreihe zusammen mit einer entsprechenden Anwendbarkeitserklärung (SoA) einzureichen.

Zusätzliche Informationen

#Bekanntmachungs-ID: CXPTYDHDU8D#


Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern rechtsverbindliche Erklärung (§ 126b BGB) abzugeben, in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt wird, alle Mitglieder aufgeführt sind, ein von allen Mitgliedern gegenüber der Auftraggeberin im Vergabeverfahren und darüber hinaus uneingeschränkt für jedes Mitglied bevollmächtigter Vertreter mit Geldempfangsvollmacht bezeichnet ist und die gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder erklärt wird.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 Satz 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder per E-Mail bzw. 15 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post (§ 134 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnis bzw. - soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind - bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis 3 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.