Implementierung eines Patientenportals

Kurze Beschreibung

Die Charité - Universitätsmedizin Berlin, Charitéplatz 1, 10117 Berlin beabsichtigt mit dieser Ausschreibung eine umfassende Portallösung (Patientenportal), einschließlich der notwendigen Implementierungsdienstleistungen und der Softwarewartung zu beschaffen.
Die Ausschreibung ist in zwei Phasen unterteilt. In Phase 1 erfolgt die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Portals und diese Phase wird durch KHZG-Fördermittel finanziert. Nach dem Abschluss von Phase 1 mit erfolgtem „Go live“ schließt sich Phase 2 an, die der Aufrechterhaltung des Betriebs des Portals dient.
Nähere Informationen können den auf der Vergabeplattform der Charité (https://vergabeplattform.charite.de) zur Verfügung gestellten Unterlagen entnommen werden.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Jahresumsätze der letzten 3 Geschäftsjahre:
Der durchschnittliche Jahresumsatz mit vergleichbaren Leistungen wird wie folgt bewertet:
In den vergangenen 3 Geschäftsjahren (2020, 2021, 2022):
- Ab durchschnittlich 10 Mio. EUR netto pro Jahr = 30 Punkte
- Ab durchschnittlich 5 Mio. EUR netto pro Jahr = 20 Punkte
- Ab durchschnittlich 1 Mio. EUR netto pro Jahr = 10 Punkte
- Unter durchschnittlich 1 Mio. EUR netto pro Jahr = 0 Punkte
Der Jahresumsatz insgesamt wird nicht bewertet.
Referenzen über vergleichbare Leistungen (Projektmanagement):
Es wird die Vergleichbarkeit des Inhalts zur Thematik „Projektmanagement“ der beiden Referenzen jeweils zur ausgeschriebenen Leistung wie folgt bewertet:
- 30 Punkte: Nach Einschätzung der Charité überdurchschnittliche Vergleichbarkeit (Kontext, Rahmenbedingungen, Umfang, Inhalt, etc.) hinsichtlich des Projektmanagements, sodass die Charité aus den Referenzangaben ersehen kann, dass der Bieter für eine sachgerechte allgemeine Leistungserbringung gut geeignet ist
- 20 Punkte: Nach Einschätzung der Charité durchschnittliche Vergleichbarkeit (Kontext, Rahmenbedingungen, Umfang, Inhalt, etc.) hinsichtlich des Projektmanagements, sodass die Charité aus den Referenzangabe ersehen kann, dass der Bieter für eine sachgerechte allgemeine Leistungserbringung geeignet ist.
- 10 Punkt: Nach Einschätzung der Charité unterdurchschnittliche Vergleichbarkeit (Kontext, Rahmenbedingungen, Umfang, Inhalt, etc.) hinsichtlich des Projektmanagements, sodass die Charité aus den Referenzangaben lediglich ersehen kann, dass der Bieter gerade noch für eine sachgerechte allgemeine Leistungserbringung geeignet ist.
- 0 Punkte: Nach Einschätzung der Charité nur schwache Vergleichbarkeit (Kontext, Rahmenbedingungen, Umfang, Inhalt, etc.) hinsichtlich des Projektmanagements, sodass aus den Referenzangaben nicht ersichtlich ist, ob der Bieter für eine sachgerechte allgemeine Leistungserbringung geeignet ist.
Bei diesem Eignungskriterium werden 2 Referenzen bewertet, sodass max. 60 Punkte erreicht werden können.
Referenzen über vergleichbare Leistungen (Schnittstelle Terminmanagement):
Es wird die Vergleichbarkeit des Inhalts zur Thematik „Schnittstelle Terminmanagement“ der Referenz zur ausgeschriebenen Leistung wie folgt bewertet:
- 60 Punkte: Nach Einschätzung der Charité überdurchschnittliche Vergleichbarkeit (Kontext, Rahmenbedingungen, Umfang, Inhalt, etc.) hinsichtlich der Schnittstelle Terminmanagement, sodass die Charité aus den Referenzangaben ersehen kann, dass der Bieter für eine sachgerechte allgemeine Leistungserbringung gut geeignet ist
- 40 Punkte: Nach Einschätzung der Charité durchschnittliche Vergleichbarkeit (Kontext, Rahmenbedingungen, Umfang, Inhalt, etc.) hinsichtlich der Schnittstelle Terminmanagement, sodass die Charité aus den Referenzangabe ersehen kann, dass der Bieter für eine sachgerechte allgemeine Leistungserbringung geeignet ist.
- 20 Punkte: Nach Einschätzung der Charité unterdurchschnittliche Vergleichbarkeit (Kontext, Rahmenbedingungen, Umfang, Inhalt, etc.) hinsichtlich der Schnittstelle Terminmanagement, sodass die Charité aus den Referenzangaben lediglich ersehen kann, dass der Bieter gerade noch für eine sachgerechte allgemeine Leistungserbringung geeignet ist.
- 0 Punkte: Nach Einschätzung der Charité nur schwache Vergleichbarkeit (Kontext, Rahmenbedingungen, Umfang, Inhalt, etc.) hinsichtlich der Schnittstelle Terminmanagement, sodass aus den Referenzangaben nicht ersichtlich ist, ob der Bieter für eine sachgerechte allgemeine Leistungserbringung geeignet ist.
Referenzen über vergleichbare Leistungen (Implementierung der angebotenen Lösung):
Es wird die Vergleichbarkeit des Inhalts zur Thematik „Schnittstelle Terminmanagement“ der beiden Referenzen jeweils zur ausgeschriebenen Leistung wie folgt bewertet:
- 45 Punkte: Nach Einschätzung der Charité überdurchschnittliche Vergleichbarkeit (Kontext, Rahmenbedingungen, Umfang, Inhalt, etc.) hinsichtlich der der Implementierung exakt der angebotenen Lösung, sodass die Charité aus den Referenzangaben ersehen kann, dass der Bieter für eine sachgerechte allgemeine Leistungserbringung gut geeignet ist
- 30 Punkte: Nach Einschätzung der Charité durchschnittliche Vergleichbarkeit (Kontext, Rahmenbedingungen, Umfang, Inhalt, etc.) hinsichtlich der Implementierung exakt der angebotenen Lösung, sodass die Charité aus den Referenzangabe ersehen kann, dass der Bieter für eine sachgerechte allgemeine Leistungserbringung geeignet ist.
- 15 Punkt: Nach Einschätzung der Charité unterdurchschnittliche Vergleichbarkeit (Kontext, Rahmenbedingungen, Umfang, Inhalt, etc.) hinsichtlich der Implementierung exakt der angebotenen Lösung, sodass die Charité aus den Referenzangaben lediglich ersehen kann, dass der Bieter gerade noch für eine sachgerechte allgemeine Leistungserbringung geeignet ist.
- 0 Punkte: Nach Einschätzung der Charité nur schwache Vergleichbarkeit (Kontext, Rahmenbedingungen, Umfang, Inhalt, etc.) hinsichtlich der der Implementierung exakt der angebotenen Lösung, sodass aus den Referenzangaben nicht ersichtlich ist, ob der Bieter für eine sachgerechte allgemeine Leistungserbringung geeignet ist.
Bei diesem Eignungskriterium werden 2 Referenzen bewertet, sodass max. 90 Punkte erreicht werden können.
Beschäftigtenanzahl:
In den vergangenen 3 Jahre (2020, 2021, 2022):
- Ab durchschnittlich beschäftigte 150 Mitarbeiter = 30 Punkte
- Ab durchschnittlich beschäftigte 100 Mitarbeiter = 20 Punkte
- Ab durchschnittlich beschäftigte 50 Mitarbeiter = 10 Punkte
- Unter durchschnittlich beschäftigte 50 Mitarbeiter = 0 Punkte
Zertifizierung ISO 9001:
- Zertifizierung ISO 9001 liegt vor = 30 Punkte
- Zertifizierung ISO 9001 liegt nicht vor = 0 Punkte

Beschreibung der Optionen

Es sind folgende Optionen vorgesehen:
1. Kosten für Schulungen (Pos. 2.2 Anlage 8.2 Preisblatt)
2. Entwicklungsleistungskontigent (Pos. 2.3 Anlage 8.2 Preisblatt)
3. Kosten für Third-Level-Support des Charité-Portals außerhalb der Geschäftszeiten (Pos. 2.4 Anlage 8.2 Preisblatt).

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Zertifizierung ISO 9001: Vorliegen einer DIN ISO 9001 Zertifizierung für das Qualitätsmanagement. - Gefordert ist eine bereits durchgeführte Zertifizierung nach DIN ISO 9001.
2. Schulung zur Förderung aus dem Krankenhauszukunftsfond (KHZF): Alle zukünftigen Mitglieder des Projektteams seitens des Auftragnehmers haben nachgewiesene Kenntnisse in Bezug auf das KHZG. - Die Online-Schulung (https://www.krankenhauszukunftsfonds.de/DE/ZurSchulung/zurSchulung_node.html) wurde durchgeführt.
Eine Kopie des Nachweises ist einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

3. Jahresumsätze der letzten 3 Geschäftsjahre: Gefordert ist die Angabe des Jahresumsatzes in den letzten drei Geschäftsjahren mit vergleichbaren Leistungen (2020 bis 2022).
Vergleichbare Leistungen sind:
Leistungen über die Implementierung von Patientenportallösungen oder Funktionalitäten, die ein Patientenportal gemäß KHZG FTB 2 umfassen muss.
4. Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung: Der Teilnehmer muss über eine Betriebshaftpflichtversicherung aufgrund von Personen-, Sach- und Vermögensschäden verfügen. Der Nachweis darf nicht älter als sechs Monate zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist sein und muss die mit dem Versicherungsunternehmen vereinbarten Deckungssummen ausweisen.

zu Eignungskriterium 3: Nachzuweisen ist ein durchschnittlicher Jahresumsatz mit vergleichbaren Leistungen in Höhe von mindestens 500.000 EUR netto in den vergangenen 3 Geschäftsjahre (2020, 2021, 2022) pro Jahr.
zu Eignungskriterium 4: Im Einzelnen muss je Schadensfall folgende Mindestdeckungssumme ausgewiesen werden:
- Personenschäden mind. 3.000.000,00 EUR
- Sach- und Umweltschäden mind. 3.000.000,00 EUR
- Vermögensschaden mind. 1.000.000,00 EUR

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

5. Referenzen über vergleichbare Leistungen (Projektmanagement): Gefordert sind zwei Projektreferenzen mit vergleichbaren Leistungen unter Beachtung folgender Punkte:
- Dieselbe Referenz darf nicht mehrfach aufgeführt oder angewendet werden.
- Referenzen sind nur zulässig, wenn die betreffende, durch den Bewerber im Rahmen der Referenz erbrachte Leistung abgeschlossen ist. Der Abschluss der Leistung darf jedoch nicht länger zurückliegen als der 01.01.2020.
- Der Bewerber ist zum Führen der Referenz berechtigt.
- Je Referenz sind im Vordruck zwingend alle geforderten Informationen anzugeben, dies schließt die Ansprechperson inklusive Kontaktdaten mit ein.
Vergleichbare Leistungen sind Aufträge im Bereich Projektmanagement von großen IT-Einführungsprojekten in einer Uniklinik, einem Maximalversorger oder einem Klinikverbund.
6. Referenzen über vergleichbare Leistungen (Schnittstelle Terminmanagement): Gefordert ist eine Projektreferenz mit vergleichbaren Leistungen unter Beachtung folgender Punkte:
- Dieselbe Referenz darf mehrfach aufgeführt oder angewendet werden.
- Referenzen sind nur zulässig, wenn die betreffende, durch den Bewerber im Rahmen der Referenz erbrachte Leistung abgeschlossen ist. Der Abschluss der Leistung darf jedoch nicht länger zurückliegen als der 01.01.2020.
- Der Bewerber ist zum Führen der Referenz berechtigt.
- Je Referenz sind im Vordruck zwingend alle geforderten Informationen anzugeben, dies schließt die Ansprechperson inklusive Kontaktdaten mit ein.
Vergleichbare Leistungen sind Aufträge im Bereich der Anbindung eines Terminmanagements (Buchung von Terminen) über eine Schnittstelle zum führenden KIS-System SAP i.s.h. med in einem Krankenhaus.
7. Referenzen über vergleichbare Leistungen (Implementierung der angebotenen Lösung): Gefordert sind zwei Projektreferenzen über die Implementierung exakt der angebotenen Lösung, unter Beachtung folgender Punkte:
- Dieselbe Referenz darf mehrfach aufgeführt oder angewendet werden.
- Referenzen sind nur zulässig, wenn die betreffende, durch den Bewerber im Rahmen der Referenz erbrachte Leistung abgeschlossen ist. Der Abschluss der Leistung darf jedoch nicht länger zurückliegen als der 01.01.2020.
- Der Bewerber ist zum Führen der Referenz berechtigt.
- Je Referenz sind im Vordruck zwingend alle geforderten Informationen anzugeben, dies schließt die Ansprechperson inklusive Kontaktdaten mit ein.
8. Beschäftigtenanzahl: Gefordert ist die Angabe der Anzahl der Beschäftigten der letzten 3 Jahre für folgende Bereiche:
- Service (User-Helpdesk)
- Software-Entwicklung
- Projektmanagement
- Vertrieb/Marketing
- Freie Mitarbeiter:innen

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

zu Eignungskriterium 5: Nachzuweisen sind 2 Referenzen, die jeweils mindestens die nachfolgenden Kriterien erfüllen:
- Referenz über/Referenz beinhaltet umfangreiches Projektmanagement eines großen IT-Einführungsprojektes.
- Referenzgeber ist eine Universitätsklinik, ein Maximalversorger oder ein Klinikverbund mit mind. 1.000 Betten.
zu Eignungskriterium 6: Nachzuweisen ist mind. 1 Referenz, die mindestens die nachfolgenden Kriterien erfüllt:
- Referenz über/Referenz beinhaltet die Anbindung der angebotenen Lösung in einem Krankenhaus im Bereich des Terminmanagements (Buchung von Terminen) über eine Schnittstelle zum führenden KIS-System SAP i.s.h. med.
- Die Referenz ist in produktiver Nutzung.
zu Eignungskriterium 7: Nachzuweisen sind 2 Referenzen, die jeweils mindestens die nachfolgenden Kriterien erfüllen:
- Referenz über/Referenz beinhaltet die Anbindung einer Patientenportallösung in einem Universitätsklinikum, einem Maximalversorger oder einem Klinikverbund mind. Mind. 1.000 Betten.
- Die Referenz ist in der Implementierung oder produktiver Nutzung.
zu Eignungskriterium 8: Nachzuweisen ist ein jährlicher Durchschnitt von mindestens 50 Beschäftigten in jedem der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2020, 2021, 2022).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

siehe Vertragsbedingungen in den Vergabeunterlagen
Es bestehen gesonderte Anforderungen nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG), siehe Vergabeunterlagen.

Die Vergabeunterlagen stehen ausschließlich auf unserem Bieterportal zum Download zur Verfügung.
Eine Registrierung ist nicht erforderlich, wird jedoch empfohlen, da Sie dann über alle Änderungen informiert werden und so das Risiko der Einreichung falscher/ungenügender Unterlagen gemindert wird.
Ihre Fragen/Hinweise reichen Sie bitte ebenfalls nur über https://vergabeplattform.charite.de ein.
Es sind nur elektronische Angebote zugelassen.
Signatur und Zusatzsoftware werden nicht benötigt.
Bitte beachten Sie, das die Ausschreibungsunterlagen erst ca. drei Tage nach der Weiterleitung zur Veröffentlichung im Amtsblatt der EU auf dem Bieterportal zur Verfügung stehen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 GWB).
Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 GWB).
Die o.a. Fristengelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist.
Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist.
Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekanntgemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekannt-machung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).