Innovationskongresse NRW 2024 - 2026

Kurze Beschreibung

Auftragsgegenstand ist die organisatorische Vorbereitung, die Durchführung und die Nachbereitung der Innovationskongresse NRW in den Jahren 2024, 2025 und 2026. Zum Auftragsgegenstand gehört für jeden Innovationskongress auch die Erarbeitung einer zum jeweiligen inhaltlichen Konzept passenden Veranstaltungsdramaturgie, die verschiedene Austauschformate - wie bspw. Keynote-Vorträge, Panel- oder Podiums-Diskussionen, Workshops oder Ausstellungen - beinhalten soll.

Beschreibung der Beschaffung

Arbeitspaket 1 - Grundlagen der Veranstaltungsplanung:
-Regelmäßige Abstimmung telefonisch, per Mail und per Videokonferenz mit dem Auftraggeber
-Teilnahme an einem maximal zweistündigen Auftaktgespräch in den Räumlichkeiten des Auftraggebers
-Für jedes Veranstaltungsjahr Teilnahme an einem Abstimmungsgespräch in den Räumlichkeiten des Auftraggebers
-Erarbeitung eines Projektstrukturplans, der die einzelnen Arbeitspakete zur Vorbereitung, zur Festlegung des
Programmablaufs, zur Durchführung und zur Nachbereitung der Veranstaltung konkret definiert
Arbeitspaket 2 - Konzeptionelle Vorbereitung der Veranstaltungen:
-Erarbeitung einer zum jeweiligen inhaltlichen Konzept passenden, innovativen Veranstaltungsdramaturgie
-Vorauswahl und Buchung einer zum Veranstaltungskonzept passenden und angemessenen Veranstaltungsstätte
-Entwicklung eines anlassgerechten Raumkonzepts. Neben den Hauptveranstaltungsräumlichkeiten sind auch der Einlass mit
Akkreditierungsschaltern und Garderobe, die Verpflegungsmöglichkeiten sowie ggf. Ausstellungsmöglichkeiten einzuplanen
-Entwicklung eines anlassgerechten Technikkonzepts für die ausgewählte Veranstaltungsstätte
-Entwicklung eines anlassgerechten Cateringkonzepts
-Entwicklung eines Konzepts zur Überbrückung der einzelnen Veranstaltungspunkte
-Zum Veranstaltungskonzept passende Auswahl von Moderation, Podiumsgästen, Referenten sowie Gastrednern
Arbeitspaket 3 - Gestalterische Tätigkeiten:
-Entwicklung einer digitalen Einladung, eines Save-the-Date, eines Reminders und einer Dankes-E-Mail
-Entwurf und Layout von Druckpositionen wie Beschilderungen, Roll-Ups, Plakaten etc.
-Gestaltung von Standbildern und Powerpoint-Präsentationen (oder ähnliche Formate) für die Bühnenleinwand
-Gestaltung und Einrichtung einer Website
-Zukauf von Fotos oder Bewegtbildmaterial: Der Auftragnehmer ist für die Recherche und Beschaffung von themenbezogenen
Fotos und Bewegtbildern für Druckpositionen (wie Beschilderungen, Roll-ups, Plakaten, etc), für Einspieler und für die
Website zuständig
Arbeitspaket 4 - Vergabe von Fremdleistungen und Kommunikation mit externen Dienstleistern:
Folgende Fremdleistungen sind zu vergeben (Sollte der Auftragnehmer einzelne Aufgaben dieses Arbeitspaketes selbst
übernehmen können und wollen, so ist dem Auftraggeber zum jeweiligen Zeitpunkt ein entsprechendes Angebot hierüber
zukommen zu lassen):
-Raumausstattung, Umbaumaßnahmen, Mietmöbel: Der Auftragnehmer ist für die Beschaffung einer angemessenen
Raumausstattung gemäß dem abgestimmten Konzept in Arbeitspaket 2 sowie für ggf. erforderliche Umbaumaßnahmen und
Mietmöbel verantwortlich
-Veranstaltungstechnik: Der Auftragnehmer ist für die Beschaffung der erforderlichen, angemessenen Veranstaltungs-, Licht-
und Tontechnik verantwortlich
-Veranstaltungs-, Ausstattungselemente: Der Auftragnehmer sorgt für die weiteren Ausstattungselemente, wie z.B.
Dekorationen der Tische, der Bühne, usw.
-Catering: Der Auftragnehmer beschafft das Catering für die Veranstaltungen
-Moderation, Podiumsgäste, Referenten, Gastredner: Der Auftragnehmer trifft mit ihnen die vertraglichen Regelungen und
die inhaltlichen, organisatorischen und technischen Absprachen
-Überbrückung von Programmpunkten: Der Auftragnehmer ist für die Beschaffung aller gemäß Arbeitspaket 2
vorgesehenen Leistungen zur Überbrückung der einzelnen Programmpunkte verantwortlich
-Personal: Der Auftragnehmer ist für das Engagement einer geeigneten Anzahl von Hostessen/Hosts für das Catering, die
Registrierung und die Ablaufregelung sowie deren Einweisung zuständig. Dazu gehört auch der Garderobenservice, die
Parkplatzbewirtschaftung, Personal für die sanitären Einrichtungen und ggf. das Security Personal
-Druckpositionen: Der Auftragnehmer ist für die Anfertigung aller gemäß Arbeitspaket 3 abgestimmten und gestalteten
Druckpositionen verantwortlich
-Standbilder und Powerpoint-Präsentationen (oder ähnliche Formate): Der Auftragnehmer ist für die Anfertigung von in
Arbeitspaket 3 gestalteten und abgestimmten Standbildern und Powerpoint-Präsentationen für die Bühnenleinwand
verantwortlich
-Fotograf: Ein Fotograf ist mit der Erstellung atmosphärischer Fotos, der fotografischen Veranstaltungsbegleitung und der
Bildüberarbeitung zu beauftragen
-Technische Dokumentation: Der Auftragnehmer ist für die Beauftragung und das Briefing eines Dienstleisters vor Ort für den
Ton- bzw.Videomitschnitt der Veranstaltung zuständig
-Transport von Veranstaltungsmaterialien: Der Auftragnehmer sorgt für die Anlieferung und Rückführung aller Veranstaltungsmaterialien
Arbeitspaket 5 - Einladungs- und Verteilermanagement:
-Versand von digitaler Einladung, Save-the-Date, Reminder und Dankes-E-Mail
-Übernahme des Einladungsmanagements, inkl. Anmeldemanagement, Registrierung sowie Versand einer Anmelde- und
Teilnahmebestätigung
-Erstellung eines Teilnehmerverzeichnisses
-Übernahme des Verteilermanagements
Arbeitspaket 6 - Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung:
-Präsenz vor Ort: Die Auftragnehmerin/ der Auftragnehmer betreut die Veranstaltung mit mindestens einer/einem
Verantwortlichen sowie einem Technischen Leiter vor Ort. Sie/er stellt einen reibungslosen organisatorischen Ablauf der
Veranstaltung sicher
-Der Auftragnehmer ist auch für die technische Seite der Durchführung der Veranstaltung verantwortlich. Er sorgt für
entsprechende Kapazitäten, die eine Realisierung der unterschiedlichen Formate innerhalb der Veranstaltung ermöglichen
-Betreuung der Teilnehmenden vor Ort
-Der Auftragnehmer als Veranstaltungsleiter ist Ansprechpartner für den Auftraggeber und für sämtliche externen Dienstleister
-Auf- und Abbaukoordination
-Mediale Begleitung der Veranstaltung
-Teilnahme an einer Nachbesprechung der Veranstaltung am Dienstort des Auftraggebers
-Versand einer Email an alle Teilnehmenden mit Verweis auf das Datum des Innovationskongresses im Folgejahr
-Abrechnung aller Fremdleistungen, Honorare und Reisekosten gemäß Arbeitspaket 4

Beschreibung der Verlängerungen

Drei optionale Verlängerungen des Vertrages durch den Auftraggeber um jeweils ein Jahr bzw. jeweils einen Innovationskongress in den Jahren 2027, 2028 und 2029 sind möglich.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Auswahl erfolgt dabei auf Grundlage der nach Ziffer I. Nr. 7 lit. a) und b) des Dokuments "2023-026 Teilnahmewettbewerb.pdf" vorzulegenden Referenzen und Ausführungen. Bewertet wird die Qualität der Nachweise im Hinblick auf die in der Aufgabenbeschreibung definierten Anforderungen. Dabei bildet die inhaltliche Vergleichbarkeit den Schwerpunkt.
Nachrangig wird auch die Häufigkeit (Anzahl) von vergleichbaren Referenztätigkeiten berücksichtigt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Mindestens zwei Referenzen, nicht älter als 5 Jahre, die eine hohe Kompetenz und Erfahrung mit der Organisation und
Durchführung vergleichbarer Veranstaltungen (Kongresse mit mindestens 200 Teilnehmern) in Präsenz sowie mit de
Konzeption einer Veranstaltungsdramaturgie mit einer möglichst hohen Bandbreite verschiedener Austauschformate
belegen.
b) Mindestens eine Referenz, nicht älter als 5 Jahre, die eine hohe Kompetenz und Erfahrung mit der Organisation und
Durchführung vergleichbarer Veranstaltungen (Kongresse mit mindestens 200 Teilnehmern) in rein digitalem oder hybridem
Format belegt

Kommunikation:
Zur vorliegenden Aufgabenbeschreibung sind nur schriftliche Rückfragen zugelassen. Diese sind über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatzes NRW unter www.evergabe.nrw.de zu stellen. Die Beantwortung der gestellten Fragen erfolgt schriftlich über den Vergabemarktplatz zeitgleich und anonymisiert an alle am Verfahren beteiligten Bieter.
Bekanntmachungs-ID: CXS7YYFY1H5AE1FZ

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich beim MWIKE NRW zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge bzw. der in den Angebotsunterlagen genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem MWIKE NRW geltend gemacht werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2-3 GWB). Teilt das MWIKE NRW dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen. Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gem. § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das MWIKE NRW geschlossen werden; bei Übertragung per Fax oder auf elektronischem Weg beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das MWIKE NRW.