Instrumententransporte für das Deutsche Symphonie-Orchester Berlin (DSO)

Beschreibung der Beschaffung

Art und Umfang der Leistung:
Rahmenvertrag zum Abruf von Transportleistungen für Instrumente und Ausrüstung zu Orchesterproduktionen und Konzerten des Deutschen Symphonie-Orchesters Berlin innerhalb Berlins und im Einzelfall in das Berliner Umland. Die Vergabe erfolgt in einem Los.

Kontakt:
Deutsches Symphonie-Orchester Berlin (DSO)
Kopenhagener Straße 72A
13407 Berlin

Zur Vergabe: Nikolaus Rexroth, Tel.: 030 202 987-531, E-Mail: rexroth@dso-berlin.de
Zu den Transporten: Kai Wellenbrock, Tel.: 030 202 987- 530, E-Mail: wellenbrock@dso-berlin.de

Wesentliche Adressen der Abhol- und Lieferorte in Berlin:

Wilhelm Hallen / Halle F
Kopenhagener Str. 72A
13407 Berlin

Philharmonie
Herbert-von-Karajan-Str. 1
10785 Berlin

Rundfunk Berlin-Brandenburg
Haus des Rundfunks/Fernsehzentrum
Sendesaal
Bredtschneiderstr. 52-61
14057 Berlin

Jesus-Christus-Kirche
Hittorfstr. 2
14195 Berlin

Clärchens Ballhaus
Auguststraße 24/25
10117 Berlin

Tempodrom
Möckernstr. 10
10963 Berlin

Villa Elisabeth
Invalidenstrasse 3
10115 Berlin

Teldex Studio Berlin
Finckensteinallee 36
12205 Berlin

Funkhaus Berlin Nalepastraße
Nalepastr. 18
12459 Berlin

Die Produktionsstandorte wechseln und unterliegen den künstlerischen Planungen des DSO.
Der überwiegende Teil der Instrumententransporte erfolgt zwischen den Wilhelm Hallen und der Philharmonie Berlin.

Wesentlicher Leistungsumfang :
Jährlich fallen Transporte in diesen Spezifikationen an:
Es werden voraussichtlich 70–80 einzelne Transportfahrten durchgeführt.
Hierbei handelt es sich jeweils um einzelne Hin- oder Rückfahrten; Hin- und Rücktransport werden jeweils separat gezählt.

Für die Durchführung sind regelmäßig drei LKW vorgesehen. In Einzelfällen kann der Einsatz eines vierten Fahrzeugs erforderlich werden.

Art der Ladung: bis zu kompletter Orchesterausstattung
Ladevolumen: 50 - 80 m3 (je nach Projektanforderung)
Das DSO verfügt über keine genormten Kisten, daher kann das Volumen in Einzelfällen auch noch größer sein

Spezifikationen LKW
- LKW mit mind. 7,5t und ggf. Anhängern
- Luftgefedert
- Ladebordwand
- temperaturgeführt (mindestens drei Koffer müssen klimatisiert sein, da klimaempfindliche Instrumente wie Geigen, Celli, Bässe, Pauken und Trommeln mit Naturfellen)

Mindestanforderungen
Folgende Anforderungen stellen Mindestanforderungen dar. Die Nichterfüllung führt zum Ausschluss des Angebots:
- Einsatz luftgefederter Fahrzeuge
- Fahrzeuge mit Ladebordwand
- Mindestens drei klimatisierte Kofferaufbauten
- ausreichende personelle Kapazitäten für die Durchführung der Transporte
- Nachweis einer während der gesamten Vertragslaufzeit bestehenden Betriebshaftpflicht- bzw. Transportversicherung mit angemessener Deckung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden einschließlich Schäden, Verlust oder Beschädigung an transportierten Instrumenten, technischem Equipment und sonstigen Transportgütern.
- nachweisbare Erfahrung im Bereich Instrumenten- oder Orchestertransporte

Weitere Anforderungen:
- Kurzfristige Anpassungen des Transportumfangs mit einer Vorlaufzeit von bis zu 24 Stunden müssen gewährleistet werden (ein bis vier LKW)
- Wochenend-, Früh- und Späteinsätze
- Die termingerechte Durchführung der Transporte ist sicherzustellen.
- Transportzeiträume/ Leistungszeiträume: Jan – Juni/ September – Dezember; während der
Spielzeitpause ab Mitte Juli bis Ende August nur bedingt
- Besondere Kenntnis beim Handling des Ladegutes (Instrumente, Zubehör), Lademeister
- Gleichbleibende Ansprechpartner für die Durchführung der Transporte vor Ort
- Bereitstellung von ausreichender Personalstärke für Ab- und Anlieferung unter Zeitdruck. (Bis zu sechs Personen Ladepersonal je nach Transportumfang).
- Abholungen und Lieferungen müssen regelmäßig selbstständig und ohne vor Ort anwesenden
- Vertreter des DSO durchgeführt werden können. Ortskunde und fachliche Qualifikation sind hierfür Voraussetzung.

Das Angebot ist auf Grundlage des beigefügten Preisblatts einzureichen. Für regelmäßig wiederkehrende Standardleistungen sind Pauschalpreise anzugeben. Zusatzleistungen und Sonderleistungen sind gesondert auszuweisen. Nebenangebote sind nicht zugelassen.

Leistungszeit:
Rahmenvertrag zum Abruf von Transportleistungen für die Zeit 01.08.2026 bis 31.07.2028 mit Option auf zweimalige jährliche Verlängerung.

Ausschreibungsablauf

Offenes Verfahren gemäß VgV: Beginn 22.05.2026 bis 26.06.2026 (12 Uhr)
Prüfung und Wertung der Angebote bis zum 03.07.2026
Die Bieter sind bis zum 10.07.2026 an ihr Angebot gebunden.
Zuschlag bis zum 10.07.2026

Teil des Gebots ist die Einreichung von Referenzen und geeigneten Informationen zum Nachweis der Leistungsfähigkeit, Fachkunde und Zuverlässigkeit des Bieters. Bitte neben dem Angebot die Anlagen zur Ausschreibung ausgefüllt einreichen.

Die Angebote sind ausschließlich elektronisch über die eVergabeplattform einzureichen.
Eine Einreichung per E-Mail oder in Papierform ist nicht zulässig.

Zusätzliche Informationen

Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, Erklärungen und Nachweise gemäß § 56 VgV nachzufordern. Dies gilt insbesondere für Eigenerklärungen, Referenzen, Versicherungsnachweise sowie Registerauszüge.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsverfahren ist gemäß §§ 160 ff. GWB zulässig.

Ein Antrag auf Nachprüfung ist unzulässig, soweit:

der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat;
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.