Beschreibung der Beschaffung
Der Deutsche Bahn Konzern ist ein internationaler Anbieter von Mobilitäts- und Logistikdienstleistungen und agiert weltweit in über 130 Ländern. Mehr als 300.000 Mitarbeitende, davon rund 196.000 in Deutschland, setzen sich täglich dafür ein, Mobilität und Logistik für die Kunden sicherzustellen und die dazugehörigen Verkehrsnetze auf der Schiene, der Straße, zu Wasser und in der Luft effizient zu steuern und zu betreiben.
Mit unserer Strategie Starke Schiene wollen wir die Voraussetzungen für eine nachhaltige Mobilitäts-wende schaffen. Nur durch gebündelte Kräfte, neue Ideen und motivierte Mitarbeitende können wir die Herausforderungen meistern. Unsere Personalstrategie gibt uns hierfür einen wichtigen Rahmen und ist integraler Bestandteil der Starken Schiene. An dem strategischen Ziel, »100.000 Mitarbeitende« zu rekrutieren, zu qualifizieren, zu integrieren und langfristig zu binden, halten wir fest. Dieser Ansatz ist nach wie vor die passende Antwort auf die Herausforderungen, denen sich der DB-Konzern gegenübersieht – demografischer Wandel, Fachkräftemangel und digitale Transformation.
Zur Unterstützung dieser Strategie setzt die DB u.a. auf internationale Mitarbeitendeneinsätze und andere grenzüberschreitende Beschäftigungskonstellationen. Die Erstellung und Weiterentwicklung der Grundsätze dafür sowie die operative Beratung und Betreuung der grenzüberschreitend eingesetzten Mitarbeitenden erfolgt dabei zentral durch die Organisationseinheit „Internationales Personalmanagement und operatives Karriere- und Talentmanagement“ (HDD 1) in der Konzernleitung am Standort Berlin.
Derzeit sind folgende Konstellationen grenzüberschreitender Beschäftigung aktuell. Eine Betreuung/Begleitung durch HDD 1 bzw. die Bereitstellung von Steuerberatungs- und Payroll-Leistungen erfolgt dabei in der Regel dann, wenn entsprechende Verpflichtungen im jeweiligen Land entstehen:
- Entsendungen: mittel- bis langfristige Einsätze, i.d.R. arbeitgebermotiviert und meist ohne be-stehende Strukturen im jeweiligen Land; heimatlandbasierter Vergütungsansatz; theoretisch in allen Länderkonstellationen möglich, praktisch aber größtenteils aus Deutschland; ca. 50 bis 100 laufende Entsendungen
- Befristete Auslandsversetzung (Host Policy): mittel- bis langfristige Einsätze, arbeitgebermotiviert; i.d.R. gibt es eine Tochtergesellschaft oder Beteiligung im jeweiligen Land; einsatzland-basierter Vergütungsansatz plus ggf. zusätzliche Leistungen, theoretisch in allen Länderkonstellationen möglich, praktisch aber größtenteils aus Deutschland; ca. 10 bis 20 laufende Auslandsversetzungen
- Auslandsfirmenreisen: i.d.R. kurze und einmalige Einsätze, arbeitgebermotiviert; heimatland-basierter Vergütungsansatz plus Verpflegungsmehraufwendungen; größtenteils aus Deutschland ins europäische Ausland; ca. 5 bis 10k Firmenreisen pro Jahr
- Operatives Personal: Beschäftigte wie Triebfahrzeugführende, Bordservice, Zugbegleitende, Lkw-Fahrende und Baustellenpersonal, die im Rahmen ihrer Schichten grenzüberschreiten tätig sind; in erster Linie mit Bezug auf Entsendebescheinigung und Registrierungspflichten relevant
- Mobiles Arbeiten: innerhalb unserer Leitplanken max. 30 Tage innerhalb der EU ohne Wohnsitz im Ausland ohne weitere Prüfung möglich, darüber hinaus gehende Fälle werden im Einzelfall von HDD 1 geprüft und freigegeben; arbeitnehmendenmotiviert; heimatlandbasierter Vergütungsansatz; größtenteils aus Deutschland ins europäische Ausland; ca. 300 Anfragen pro Jahr
- Wohnsitz im Ausland/Grenzpendelnde: Wohnen i.d.R. in Grenzländern zu Deutschland und kommen regelmäßig zum Arbeiten nach Deutschland; arbeitnehmendenmotiviert, heimatlandbasierter Vergütungsansatz; ca. 200 Fälle; derzeit wird ein Prozess für die Identifizierung und den Umgang mit Grenzpendelnden erarbeitet, die durch mobile Tätigkeit im Ausland steuer- oder sozialversicherungspflichtig sind/werden
- Reisende aus ausländischen Betriebsstätten: Vereinzelte Reisen aus ausländischen Betriebsstätten ins Land des AG-Sitzes, arbeitgebermotiviert, heimatlandbasierter Vergütungsansatz, ca. 100 Reisen pro Jahr; derzeit wird ein Prozess für die regelmäßige Auswertung und Abführung der deutschen Lohnsteuer erarbeitet
- International Remote Hiring: Mitarbeitende werden im Ausland rekrutiert und werden von dort aus für die DB in Deutschland tätig; derzeit Umsetzung erster Einzelfälle ohne unternehmens-steuerrechtliche Konsequenzen (keine Betriebsstätte, keine Anbindung an ausländischen Arbeitgeber), deutscher Arbeitsvertrag mit DB-Einheit in Deutschland, mobile Tätigkeit im Heimatland nach Ermessen der Mitarbeitenden, weitere Konstellationen mit Beschäftigung in lokalen Einheiten im Ausland und zu lokalen Konditionen in Prüfung
Als zentrale Funktion der Konzernleitung ist HDD 1 dabei für die Steuerung und umfassenden Beratung zur Einhaltung der rechtlichen und organisatorischen Vorgaben insbesondere auf dem Gebiet des Arbeits-, Steuer-, Sozialversicherungs-, Einreise- und Aufenthaltsrechts verantwortlich. Gleichzeitig über-nimmt HDD 1 gesellschaftsübergreifend die operative Betreuung und administrative Umsetzung der relevanten Themen.
Neben der zentralen Beratung, Koordination und Betreuung durch HDD 1 gibt es im DB-Konzern noch weitere Stellen, die sich mit grenzüberschreitenden Mitarbeitendeneinsätzen beschäftigen und deshalb Bedarf an Steuerberatungs- und Payroll-Leistungen haben. Ein Beispiel ist die DB Engineering & Consulting GmbH, die u.a. im Ausland eigene Betriebsstätten unterhält. Die DB Engineering & Consulting GmbH unterhält zudem noch Ortskräfte (Locals), die gemeinsam durch HR Business Partner in Deutschland und lokalen HR Administratoren vor Ort betreut werden.
Die Prozesse für diese Geschäftsfelder können von den Prozessen der Konzernleitung teilweise oder ganz abweichen.
Der DB-Konzern benötigt für die Beratung und die rechtssichere Umsetzung ihrer grenzüberschreitenden Mitarbeitendeneinsätze einen Dienstleister, der eine heterogene und anspruchsvolle Beschäftigtengruppe individuell und bedarfsgerecht in grenzüberschreitenden Tätigkeiten begleiten möchte und der das Fachwissen und die Erfahrung hat, dies in höchster Qualität und mit Blick auf den Nutzen und die Rechtssicherheit für die DB durchzuführen. Das exzellente Fachwissen ist auf dem Gebiet des Steuer- und Sozialversicherungsrechts sowie im internationalen Arbeitsrecht, Immigration und Unternehmenssteuerrecht erforderlich.
Als Beginn des ausgeschriebenen Rahmenvertrags ist der 01.01.2024 vorgesehen mit entsprechendem Vorlauf für die Transition der Bestandsfälle, d.h, die erste vom Dienstleister durchzuführende Payroll-Leistung betrifft den Monat Januar 2024 und die erste zu erstellende Steuererklärung betrifft das Steuerjahr 2024. Grundsätzlich ist vorgesehen, dass alle Fälle, deren grenzüberschreitende Beschäftigung über den 31.12.2023 hinausgeht, auf den neuen Rahmenvertrag zu transferieren. Noch notwendige und ausstehende Steuererklärungen für Fälle, deren grenzüberschreitende Beschäftigung bis 31.12.2023 endet und die bereits beim vorhergehenden Dienstleister autorisiert sind, sollen noch vom vorherigen Dienstleister erbracht werden, so dass hier keine Transition vorgesehen ist. Im Einzelfall kann diese Regelung nach Praktikabilitätserwägungen angepasst werden, z.B. wenn im Jahr 2024 noch eine nach-gelagerte Payroll-Leistung für zurückliegende Zeiträume erbracht werden soll.
Die abschließende Definition und Ausgestaltung aller hier beschriebenen Leistungen erfolgt im Anschluss an die Ausschreibung und vor Übernahme des Mandats gemeinsam mit dem ausgewählten Dienstleister.
Die geschätzte Menge der Leistungen, die während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung abgerufen wird (Schätzmenge), beträgt:
350 Steuererklärungen
130 TEQ oder andere Berechnungen
110 Beratungsgespräche
850 Payroll im Ausland
1250 Kalenderauswertungen
Die Höchstmenge der Leistungen, die während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung abgerufen werden kann, beträgt:
500 Steuererklärungen
200 TEQ oder andere Berechnungen
150 Beratungsgespräche
1200 Payroll im Ausland
1700 Kalenderauswertungen