International HR – Steuerberatung und Payroll Services für grenzüberschreitende Beschäftigung

Deutsche Bahn AG Konzernleitung (Bukr 10)

Steuerberatung und Payroll Services für Auslandsentsendungen

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-07-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-06-01.

Wer?

• Deutsche Bahn AG Konzernleitung (Bukr 10)

Wie?

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-06-01	Auftragsbekanntmachung
2023-10-06	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2023-06-01)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen im Steuerwesen
Referenznummer: 23FEA66862
Kurze Beschreibung: Steuerberatung und Payroll Services für Auslandsentsendungen
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen im Steuerwesen 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Buchhaltung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Versorgungsunternehmen
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Bahn AG Konzernleitung (Bukr 10)
Postanschrift: Potsdamer Platz 2
Postleitzahl: 10785
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.deutschebahn.com/bieterportal 🌏
E-Mail: rene.sambale@deutschebahn.com 📧
Telefon: +49 3029756738 📞
Fax: +49 6926520154 📠
URL der Dokumente: https://bieterportal.noncd.db.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/e99b5b32-db19-480a-9b45-161071d86e66 🌏
URL der Teilnahme: https://bieterportal.noncd.db.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/e99b5b32-db19-480a-9b45-161071d86e66 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-06-01 📅
Einreichungsfrist: 2023-07-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-06-06 📅
Datum des Beginns: 2024-01-01 📅
Datum des Endes: 2026-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 107-336119
ABl. S-Ausgabe: 107
Zusätzliche Informationen

Wir weisen darauf hin, dass die VO (EU) 2022/576 zur Änderung der VO (EU) Nr. 833/2014 Anwendung findet und Unternehmen, die den Sanktionsmaßnahmen in Art. 5k der VO (EU) 2022/576 unterfallen, aus dem Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Deutsche Bahn Konzern ist ein internationaler Anbieter von Mobilitäts- und Logistikdienstleistungen und agiert weltweit in über 130 Ländern. Mehr als 300.000 Mitarbeitende, davon rund 196.000 in Deutschland, setzen sich täglich dafür ein, Mobilität und Logistik für die Kunden sicherzustellen und die dazugehörigen Verkehrsnetze auf der Schiene, der Straße, zu Wasser und in der Luft effizient zu steuern und zu betreiben.

Mit unserer Strategie Starke Schiene wollen wir die Voraussetzungen für eine nachhaltige Mobilitäts-wende schaffen. Nur durch gebündelte Kräfte, neue Ideen und motivierte Mitarbeitende können wir die Herausforderungen meistern. Unsere Personalstrategie gibt uns hierfür einen wichtigen Rahmen und ist integraler Bestandteil der Starken Schiene. An dem strategischen Ziel, »100.000 Mitarbeitende« zu rekrutieren, zu qualifizieren, zu integrieren und langfristig zu binden, halten wir fest. Dieser Ansatz ist nach wie vor die passende Antwort auf die Herausforderungen, denen sich der DB-Konzern gegenübersieht – demografischer Wandel, Fachkräftemangel und digitale Transformation.

Zur Unterstützung dieser Strategie setzt die DB u.a. auf internationale Mitarbeitendeneinsätze und andere grenzüberschreitende Beschäftigungskonstellationen. Die Erstellung und Weiterentwicklung der Grundsätze dafür sowie die operative Beratung und Betreuung der grenzüberschreitend eingesetzten Mitarbeitenden erfolgt dabei zentral durch die Organisationseinheit „Internationales Personalmanagement und operatives Karriere- und Talentmanagement“ (HDD 1) in der Konzernleitung am Standort Berlin.

Derzeit sind folgende Konstellationen grenzüberschreitender Beschäftigung aktuell. Eine Betreuung/Begleitung durch HDD 1 bzw. die Bereitstellung von Steuerberatungs- und Payroll-Leistungen erfolgt dabei in der Regel dann, wenn entsprechende Verpflichtungen im jeweiligen Land entstehen:

- Entsendungen: mittel- bis langfristige Einsätze, i.d.R. arbeitgebermotiviert und meist ohne be-stehende Strukturen im jeweiligen Land; heimatlandbasierter Vergütungsansatz; theoretisch in allen Länderkonstellationen möglich, praktisch aber größtenteils aus Deutschland; ca. 50 bis 100 laufende Entsendungen

- Befristete Auslandsversetzung (Host Policy): mittel- bis langfristige Einsätze, arbeitgebermotiviert; i.d.R. gibt es eine Tochtergesellschaft oder Beteiligung im jeweiligen Land; einsatzland-basierter Vergütungsansatz plus ggf. zusätzliche Leistungen, theoretisch in allen Länderkonstellationen möglich, praktisch aber größtenteils aus Deutschland; ca. 10 bis 20 laufende Auslandsversetzungen

- Auslandsfirmenreisen: i.d.R. kurze und einmalige Einsätze, arbeitgebermotiviert; heimatland-basierter Vergütungsansatz plus Verpflegungsmehraufwendungen; größtenteils aus Deutschland ins europäische Ausland; ca. 5 bis 10k Firmenreisen pro Jahr

- Operatives Personal: Beschäftigte wie Triebfahrzeugführende, Bordservice, Zugbegleitende, Lkw-Fahrende und Baustellenpersonal, die im Rahmen ihrer Schichten grenzüberschreiten tätig sind; in erster Linie mit Bezug auf Entsendebescheinigung und Registrierungspflichten relevant

- Mobiles Arbeiten: innerhalb unserer Leitplanken max. 30 Tage innerhalb der EU ohne Wohnsitz im Ausland ohne weitere Prüfung möglich, darüber hinaus gehende Fälle werden im Einzelfall von HDD 1 geprüft und freigegeben; arbeitnehmendenmotiviert; heimatlandbasierter Vergütungsansatz; größtenteils aus Deutschland ins europäische Ausland; ca. 300 Anfragen pro Jahr

- Wohnsitz im Ausland/Grenzpendelnde: Wohnen i.d.R. in Grenzländern zu Deutschland und kommen regelmäßig zum Arbeiten nach Deutschland; arbeitnehmendenmotiviert, heimatlandbasierter Vergütungsansatz; ca. 200 Fälle; derzeit wird ein Prozess für die Identifizierung und den Umgang mit Grenzpendelnden erarbeitet, die durch mobile Tätigkeit im Ausland steuer- oder sozialversicherungspflichtig sind/werden

- Reisende aus ausländischen Betriebsstätten: Vereinzelte Reisen aus ausländischen Betriebsstätten ins Land des AG-Sitzes, arbeitgebermotiviert, heimatlandbasierter Vergütungsansatz, ca. 100 Reisen pro Jahr; derzeit wird ein Prozess für die regelmäßige Auswertung und Abführung der deutschen Lohnsteuer erarbeitet

- International Remote Hiring: Mitarbeitende werden im Ausland rekrutiert und werden von dort aus für die DB in Deutschland tätig; derzeit Umsetzung erster Einzelfälle ohne unternehmens-steuerrechtliche Konsequenzen (keine Betriebsstätte, keine Anbindung an ausländischen Arbeitgeber), deutscher Arbeitsvertrag mit DB-Einheit in Deutschland, mobile Tätigkeit im Heimatland nach Ermessen der Mitarbeitenden, weitere Konstellationen mit Beschäftigung in lokalen Einheiten im Ausland und zu lokalen Konditionen in Prüfung

Als zentrale Funktion der Konzernleitung ist HDD 1 dabei für die Steuerung und umfassenden Beratung zur Einhaltung der rechtlichen und organisatorischen Vorgaben insbesondere auf dem Gebiet des Arbeits-, Steuer-, Sozialversicherungs-, Einreise- und Aufenthaltsrechts verantwortlich. Gleichzeitig über-nimmt HDD 1 gesellschaftsübergreifend die operative Betreuung und administrative Umsetzung der relevanten Themen.

Neben der zentralen Beratung, Koordination und Betreuung durch HDD 1 gibt es im DB-Konzern noch weitere Stellen, die sich mit grenzüberschreitenden Mitarbeitendeneinsätzen beschäftigen und deshalb Bedarf an Steuerberatungs- und Payroll-Leistungen haben. Ein Beispiel ist die DB Engineering & Consulting GmbH, die u.a. im Ausland eigene Betriebsstätten unterhält. Die DB Engineering & Consulting GmbH unterhält zudem noch Ortskräfte (Locals), die gemeinsam durch HR Business Partner in Deutschland und lokalen HR Administratoren vor Ort betreut werden.

Die Prozesse für diese Geschäftsfelder können von den Prozessen der Konzernleitung teilweise oder ganz abweichen.

Der DB-Konzern benötigt für die Beratung und die rechtssichere Umsetzung ihrer grenzüberschreitenden Mitarbeitendeneinsätze einen Dienstleister, der eine heterogene und anspruchsvolle Beschäftigtengruppe individuell und bedarfsgerecht in grenzüberschreitenden Tätigkeiten begleiten möchte und der das Fachwissen und die Erfahrung hat, dies in höchster Qualität und mit Blick auf den Nutzen und die Rechtssicherheit für die DB durchzuführen. Das exzellente Fachwissen ist auf dem Gebiet des Steuer- und Sozialversicherungsrechts sowie im internationalen Arbeitsrecht, Immigration und Unternehmenssteuerrecht erforderlich.

Als Beginn des ausgeschriebenen Rahmenvertrags ist der 01.01.2024 vorgesehen mit entsprechendem Vorlauf für die Transition der Bestandsfälle, d.h, die erste vom Dienstleister durchzuführende Payroll-Leistung betrifft den Monat Januar 2024 und die erste zu erstellende Steuererklärung betrifft das Steuerjahr 2024. Grundsätzlich ist vorgesehen, dass alle Fälle, deren grenzüberschreitende Beschäftigung über den 31.12.2023 hinausgeht, auf den neuen Rahmenvertrag zu transferieren. Noch notwendige und ausstehende Steuererklärungen für Fälle, deren grenzüberschreitende Beschäftigung bis 31.12.2023 endet und die bereits beim vorhergehenden Dienstleister autorisiert sind, sollen noch vom vorherigen Dienstleister erbracht werden, so dass hier keine Transition vorgesehen ist. Im Einzelfall kann diese Regelung nach Praktikabilitätserwägungen angepasst werden, z.B. wenn im Jahr 2024 noch eine nach-gelagerte Payroll-Leistung für zurückliegende Zeiträume erbracht werden soll.

Die abschließende Definition und Ausgestaltung aller hier beschriebenen Leistungen erfolgt im Anschluss an die Ausschreibung und vor Übernahme des Mandats gemeinsam mit dem ausgewählten Dienstleister.

Die geschätzte Menge der Leistungen, die während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung abgerufen wird (Schätzmenge), beträgt:

350 Steuererklärungen

130 TEQ oder andere Berechnungen

110 Beratungsgespräche

850 Payroll im Ausland

1250 Kalenderauswertungen

Die Höchstmenge der Leistungen, die während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung abgerufen werden kann, beträgt:

500 Steuererklärungen

200 TEQ oder andere Berechnungen

150 Beratungsgespräche

1200 Payroll im Ausland

1700 Kalenderauswertungen

Beschreibung der Verlängerungen: 3x um jeweils 1 Jahr

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1.1 Bietereigenerklärung

1.2 Vertraulichkeitserklärung

1.3 Handelsregisterauszug

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

2.1 Gesamtumsatz 2020

2.2 Umsatz 2020 bezüglich besonderer Leistungsart (Global Mobility Services)

2.3 Gesamtumsatz 2021

2.4 Umsatz 2021 bezüglich besonderer Leistungsart (Global Mobility Services)

2.5 Gesamtumsatz 2022

2.6 Umsatz 2022 bezüglich besonderer Leistungsart (Global Mobility Services)

2.7 Bankauskunft

2.8 Wirtschaftsauskunft

2.9 Jahres-/Konzernabschluss

2.10 Haftpflichtversicherung

2.11 5 größte Haftungsfälle der letzten 3 Jahre (Schadensfall, Status, Ergebnis)

2.12 5 größte Haftungsfälle der letzten 3 Jahre (Schadensfall, Status, Ergebnis) aus der besonderen Leistungsart (Global Mobility Service)

Technische und berufliche Fähigkeiten:

3.1 Erfahrung mit Steuerberatung bei grenzüberschreitender Beschäftigung

3.2 Erfahrung mit Lohnsteuer/Payroll bei grenzüberschreitender Beschäftigung

3.3 Erfahrung mit Personalbetreuung (Vertragsmanagement, HR-Prozesse, etc.) bei grenzüberschreitender Beschäftigung

3.4 Erfahrung mit Konzernen vergleichbarer Größenordnung und Internationalität

3.5 Fachliche Qualifikation (Studium und Berufsqualifikation (StB, RA, etc.)

3.6 Berufserfahrung insbesondere mit Hinblick auf die o.g. Kriterien mit vergleichbaren Aufträgen

3.7 Standort, der als Global Coordinating Office (GCO) fungieren würde

3.8 Standorte in Deutschland und weltweit, unterteilt nach konzernverbundenen Standorten und Partnern/Subunternehmern

3.9 Benennung einer Ansprechperson sowie einer Stellvertretung, die Mo - Fr zwischen 10 und 16 Uhr erreichbar sein würde

3.10 Sprache: Kommunikation zwischen DB und GCO muss deutsch und englisch möglich sein, ansonsten mindestens englisch

3.11 Zertifizierungen oder Standards im Bereich Qualität (z.B. ISO 14001 oder aber interne Standards beschreiben, die auf das Thema Qualität einzahlen.)

3.12 Zertifizierungen oder Standards im Bereich Nachhaltigkeit

3.13 Zertifizierungen oder Standards im Bereich Datenschutz

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

— alle Unterlagen sind ausschließlich elektronisch vorzulegen

— alle im Anhang A1 (Bewerbungsbedingungen) sowie im Anhang B1 (Eignungskriterien) geforderten Nachweise sind unbedingt vorzulegen. Das Fehlen von geforderten Erklärungen/Unterlagen kann zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren führen

— nur diejenigen Bewerber oder Bietergemeinschaften, die die im Anhang B1 (Eignungskriterien) geforderten Nachweise vollständig vorlegen, die genannten Mindestanforderungen erfüllen und somit geeignet sind, diese Leistung zu erbringen, kommen in die weitere Auswahl und werden zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert

— maßgeblich zur Wahrung der Fristen sind immer der Zeitpunkt des Uploads sowie die Einreichung im Bieterportal der Deutschen Bahn AG

— der Auftraggeber wird mit dem wirtschaftlichsten Anbieter einen Rahmenvertrag über den Auftragsgegenstand schließen

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Es kommen die Vertragsmuster und Vertragsbedingungen der Deutsche Bahn AG zum Einsatz.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Bietergemeinschaft deutschen Rechts oder gleichwertig. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft müssen gesamtschuldnerisch haften und einen bevollmächtigten Vertreter mit Abgabe des Teilnahmeantrages benennen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0025
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-12-31 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): fachliche Ausführung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50 %
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 50 %

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Sambale, Rene
Dokumente URL: https://bieterportal.noncd.db.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/e99b5b32-db19-480a-9b45-161071d86e66 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: FEA3 - Beschaffung Beratung, Kommunikation und Sonstige Dienstleistungen
Postanschrift: Caroline-Michaelis-Str. 5-11
Postleitzahl: 10115
Land: Berlin 🏙️

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemomblerstr. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Wenn der Zuschlag bereits wirksam erteilt worden ist, kann dieser nicht mehr vor der Vergabekammer angegriffen werden (§ 168 Abs. 2 Satz 1 GWB). Der Zuschlag darf erst 10 Kalendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder per E-Mail bzw. 15 Kalendertage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post erteilt werden (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis bzw. – soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind – bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis 3 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.

Quelle: OJS 2023/S 107-336119 (2023-06-01)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-10-06)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-10-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-10-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 196-615160
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 107-336119
ABl. S-Ausgabe: 196

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-10-04 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 6

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Geltendmachung der Unwirksamkeit einer Auftragsvergabe in einem Nachprüfungsverfahren ist fristgebunden. Es wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen. Nach § 135 Abs. 2 S. 2 GWB endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. Nach Ablauf der jeweiligen Frist kann eine Unwirksamkeit nicht mehr festgestellt werden.

Quelle: OJS 2023/S 196-615160 (2023-10-06)

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