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Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR (GMSH)

Bezeichnung des Auftrags durch den Auftraggeber: Einführung eines E-Vergabesystems in der GMSH. Die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR (im Folgenden kurz: GMSH) beabsichtigt die Einführung eines e-Vergabesystems. Das System soll zukünftig die Vergabeprozesse in den Geschäftsbereichen Landesbau, Bundesbau und Beschaffung unterstützen. Der Geschäftsbereich Beschaffung (VOL-Prozesse) hat momentan keine integrative Lösung im Einsatz, um Vergabeprozesse digital abzubilden. Der Geschäftsbereich Beschaffung bearbeitet die Ausschreibungen mit MS Office-Produkten (MS Word und MS Excel). Die Baubereiche der GMSH (Bundesbau und Landesbau) mit ihren Submissionsstellen (VOB-Prozesse) bearbeiten die Ausschreibungen mit HHV-Bau und ARRIBA planen. Was ist die GMSH?. Zentraler Dienstleister für Bauen, Bewirtschaften und Beschaffen. Die GMSH ist ein modernes, nach wirtschaftlichen Grundsätzen arbeitendes Unternehmen. Sie trägt zu einer Effizienzsteigerung in allen Bereichen des staatlichen Bauens sowie der Gebäudebewirtschaftung und der Beschaffung bei und leistet so einen Beitrag zur Entlastung der öffentlichen Haushalte. Die originären Aufgaben des Geschäftsbereichs Beschaffung liegen in der rechtsicheren und wirtschaftlichen Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen für den öffentlichen Bereich in Schleswig-Holstein. Der Geschäftsbereich Landesbau übernimmt auf Grundlage von Verwaltungsabkommen die Bauherren, Bauplanungs-, Bauüberwachungs-, Bauunterhaltungs- und damit verbundene Vergabeaufgaben für das Land, für die Liegenschaftsverwaltung Schleswig-Holstein AöR, dem UKSH sowie sonstige Träger der öffentlichen Verwaltung. Vom Geschäftsbereich Bundesbau werden auf Grund eines Verwaltungsabkommens die Bauherren- und Bauplanungsaufgaben, sowie die operative Durchführung der Baumaß-nahmen der Bundesrepublik Deutschland in Schleswig-Holstein wahrgenommen. Zu den Schwerpunkten gehören dabei Bauaufgaben des Bundesministeriums der Verteidigung, der Nato, anderer Bundesministerien z.B. Bundespolizei sowie Bauaufgaben Dritter z.B. der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben. e-Vergabe relevante Systeme in der GMSH: Der Geschäftsbereich Beschaffung hat bisher keine Software im Einsatz, um Vergabeprozesse integrativ abzubilden. Die Vergaben werden über die MS Office-Produkte MS Word und MS Excel bearbeitet. Im Baubereich (Landesbau und Bundesbau) sind die Systeme HHV-Bau und ARRIBA planen im Einsatz. In HHV-Bau werden die Budgets und die Vergabeverfahren inkl. des Formularwesens verwaltet und abgewickelt. In ARRIBA planen werden die Leistungsverzeichnisse erstellt und (auf Wunsch) den Unternehmen elektronisch im GAEB-Standard zur Verfügung gestellt. Die GMSH ist bestrebt, zumindest die Leistungsverzeichnisse von den Unternehmen in digitaler Form ausgefüllt zurück zu bekommen, um manuelle Tätigkeiten in der GMSH zu minimieren. Der Anteil der digital zurückgegebenen Leistungsver-zeichnisse liegt bei der GMSH bisher bei unter zehn Prozent pro Jahr. Für digitale Archivierungszwecke und das Dokumentationsmanagement wird das Produkt Open Text eingesetzt. Das Produkt wird bereits im GB Beschaffung benutzt. Insbesondere die kaufmännischen Bereiche der GMSH arbeiten mit verschiedenen SAP-Modulen (MM,SD,HR, SRM, FI, CO). Der geforderte Auftragsgegenstand für die GMSH ist wie folgt definiert: — Die Bereitstellung einer e-Vergabeplattform für die entsprechenden Organisationseinheiten in der GMSH und für die Unternehmen (Bewerber/Bieter), die mit der GMSH hinsichtlich Vergabeverfahren in Kontakt treten, — Das zum Einsatz kommende System muss die Abwicklung des gesamten Vergabeverfahrens bis zur Zuschlagserteilung (einschließlich Absage- Informationsschreiben und Veröffentlichung der Auftragserteilung) für alle Verfahren (VOL, VOB, VOF) über das Internet unterstützen. Die e-Vergabeplattform soll selbstverständlich sowohl für nationale Verfahren, als auch für EU-Verfahren genutzt werden können. Das angebotene e-Vergabesystem muss den GAEB-Standard verarbeiten können, — Der Betrieb der e-Vergabeplattform erfolgt beim Auftraggeber (GMSH) und wird von diesem sichergestellt. Der Auftragnehmer muss die Software in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Fachkräften des Auftraggebers ggf. auf dessen Servern und Arbeitsplatzrechnern installieren. Die Abwicklung der Zusammenarbeit mit den Fachkräften des Auftraggebers im Rahmen der Systemanpassung ist vorzustellen. Vom Auftragnehmer sind zu benennen, insbesondere die Anzahl der benötigten Personen / Ansprechpartner beim Auftraggeber, Art und Umfang der voraussichtlich von diesen Personen zu erbringenden Leistungen, Anforderungen an die Infrastruktur des Auftragsgebers sowie der erforderliche Zeitaufwand. — Das Angebot des Auftragnehmers muss auch die Unterstützung bei der Einführung des Systems berücksichtigen. Der Auftragnehmer muss einen Projektleiter, verantwortliche Ansprechpartner und eine Eskalationsstelle für das Projekt benennen. Diese Personen haben während des Testbetriebs, der Pilotphase, der 30tägigen Funktionsprüfung und der ersten Ausschreibungen in der Produktivumgebung und mit dem System im Echtbetrieb für Fragen, Erörterungen und zur eventuellen Fehlerbehebung sowie sonstige Unterstützungsleistungen jederzeit auf Abruf innerhalb einer angemessenen Frist zu erledigen. Der Auftragnehmer muss zu Fristen/Zeithorizonten hinsichtlich Einführung und Implementierung im Verhandlungsgespräch konkret Stellung nehmen. Optionale Anforderungen an die e-Vergabe: — Schnittstelle e-Vergabe/HHV-Bau: In der Endausbaustufe des Projektes soll HHV- Bau mit dem e-Vergabesystem verknüpft werden können. Die GMSH will mit der Unterstützung des Anbieters eine bidirektionale Schnittstelle im Produktivsystem umsetzen. Die GMSH möchte in der Endausbaustufe des Projektes die e-Vergabeplattform für „Dritte“ öffnen, d.h. es sollen auch Ausschreibungen von anderen Dienststellen aus der Sphäre des öffentlichen Dienstes über diese Plattform abgebildet werden können. — Bekanntmachung, — Bewerbung um die Teilnahme an der Ausschreibung, — Prüfung Vollständigkeit der Teilnahmeanträge, — Erste Auswahlstufe, — Optional: Referenzbesuche, — Versand detaillierter Unterlagen (Leistungsbeschreibung und Verdingungsunterlagen), — Eingang der Angebote, — Vergaberechtliche und 1. Phase der fachlichen Prüfung, — Verhandlungsgesprächsrunde, — Präsentation der Anbieter, — Nachbesserungs- und Überarbeitungsphase, — Evtl. Phase der fachlichen Prüfung, — Evtl. Vertiefungsgespräch, — Teststellung, — Zuschlagserteilung. Vor Zuschlagserteilung wird die GMSH mit dem nach den Verhandlungsgesprächen in der Wertung Bestplatziertesten Bieter eine Teststellung des angebotenen E-Vergabe Systems durchführen.

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2009-12-07. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2009-11-10.

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