IT-Dienstleistungen für die Medien-Archivsysteme der Abteilung Informationsmanagement

Kurze Beschreibung

Im WDR werden Medien-Archivanwendungen eingesetzt, um Programmvermögen (Sendungen, Beiträge, Hörspiele, Musiktitel etc.) aus Hörfunk, Fernsehen und Online langfristig zu archivieren, zu verwalten und wiederzuverwenden.
Für Instandhaltung und Weiterentwicklung im Umfeld dieser Medien-Archivanwendung werden im WDR bzw. in der Abteilung Informationsmanagement IT Dienstleistungen benötigt.
Dies ist einerseits der Fall für Projektarbeit, Koordination und Begleitung von Umsetzungstätigkeiten, inkl. Konzeption, Analyse, Design, Dokumentation. Zum anderen wird Dienstleistung benötigt für Tätigkeiten im Umfeld Weiterentwicklung, Pflege, Fehleranalyse und Betreuung der Medien-Archivanwendungen und der zugehörigen WDR Eigenentwicklungen.
Die Dienstleistungen sind in drei Aufgabenbereiche unterteilt:
Dienstleistungen A1:
Planung, Analyse, Konzeption, Anforderungsmanagement für Entwicklungs- und Umsetzungsprojekte sowie Entwicklungskoordinierung im Bereich Medien-Archivanwendungen inkl. Betreuung der Anwendungen
Budget- und Aufwandscontrolling bzgl. der verschiedenen Aufgabenbereiche (Ressourcenmanagement)
Dienstleistungen A2:
Programmierung und technische Umsetzung: Anpassung, Weiterentwicklung und Pflege bestehender Komponenten und Schnittstellen im Medien-Archivumfeld; Planung und Entwicklung neuer Komponenten, technische Unterstützung im Betrieb
Dienstleistungen A3:
Technische, organisatorische Unterstützung (Planung, Konzeption, Umsetzungsbegleitung, Problemanalysen) bei Weiterentwicklung und Betrieb der Medien-Archivanwendungen sowie Unterstützung bei möglichen IT-Vorhaben in diesem Umfeld (Projekte)
Hierfür soll ein Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von zwei Jahren abgeschlossen werden, mit zweimaliger Verlängerungsoption um jeweils ein weiteres Jahr.
Das garantierte Mindestabnahmevolumen beträgt 1.100.000 Euro inkl. USt. Darüber hin-aus besteht keine Abnahmeverpflichtung für den WDR. Das geschätzte Abrufvolumen beträgt 2.250.000 Euro inkl. USt. und das optionale Höchstvolumen beträgt 2.600.000 Euro inkl. USt. (siehe hierzu auch Ziffer 6.3.2 der Vergabeunterlagen).
Der Abruf von Leistungen erfolgt bedarfsgesteuert. Die Abrechnung erfolgt nach tatsächlichem Aufwand. In der Regel erfolgt pro Aufgabenbereich jährlich ein Abruf für einen Leistungszeitraum von einem Jahr.
Die angebotenen Stundenpreise sind für die Laufzeit des Rahmenvertrages inkl. der Verlängerungsoptionen als Festpreise für die zu erbringenden Dienstleistungen festgeschrieben.

Beschreibung der Beschaffung

Im WDR werden Medien-Archivanwendungen eingesetzt, um Programmvermögen (Sendungen, Beiträge, Hörspiele, Musiktitel etc.) aus Hörfunk, Fernsehen und Online langfristig zu archivieren, zu verwalten und wiederzuverwenden.
Für Instandhaltung und Weiterentwicklung im Umfeld dieser Medien-Archivanwendung werden im WDR bzw. in der Abteilung Informationsmanagement IT Dienstleistungen benötigt.
Dies ist einerseits der Fall für Projektarbeit, Koordination und Begleitung von Umsetzungstätigkeiten, inkl. Konzeption, Analyse, Design, Dokumentation. Zum anderen wird Dienstleistung benötigt für Tätigkeiten im Umfeld Weiterentwicklung, Pflege, Fehleranalyse und Betreuung der Medien-Archivanwendungen und der zugehörigen WDR Eigenentwicklungen.
Die Dienstleistungen sind in drei Aufgabenbereiche unterteilt:
Dienstleistungen A1:
Planung, Analyse, Konzeption, Anforderungsmanagement für Entwicklungs- und Umsetzungsprojekte sowie Entwicklungskoordinierung im Bereich Medien-Archivanwendungen inkl. Betreuung der Anwendungen
Budget- und Aufwandscontrolling bzgl. der verschiedenen Aufgabenbereiche (Ressourcenmanagement)
Dienstleistungen A2:
Programmierung und technische Umsetzung: Anpassung, Weiterentwicklung und Pflege bestehender Komponenten und Schnittstellen im Medien-Archivumfeld; Planung und Entwicklung neuer Komponenten, technische Unterstützung im Betrieb
Dienstleistungen A3:
Technische, organisatorische Unterstützung (Planung, Konzeption, Umsetzungsbegleitung, Problemanalysen) bei Weiterentwicklung und Betrieb der Medien-Archivanwendungen sowie Unterstützung bei möglichen IT-Vorhaben in diesem Umfeld (Projekte)
Hierfür soll ein Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von zwei Jahren abgeschlossen werden, mit zweimaliger Verlängerungsoption um jeweils ein weiteres Jahr.
Das garantierte Mindestabnahmevolumen beträgt 1.100.000 Euro inkl. USt. Darüber hin-aus besteht keine Abnahmeverpflichtung für den WDR. Das geschätzte Abrufvolumen beträgt 2.250.000 Euro inkl. USt. und das optionale Höchstvolumen beträgt 2.600.000 Euro inkl. USt. (siehe hierzu auch Ziffer 6.3.2 der Vergabeunterlagen).
Der Abruf von Leistungen erfolgt bedarfsgesteuert. Die Abrechnung erfolgt nach tatsächlichem Aufwand. In der Regel erfolgt pro Aufgabenbereich jährlich ein Abruf für einen Leistungszeitraum von einem Jahr.
Die angebotenen Stundenpreise sind für die Laufzeit des Rahmenvertrages inkl. der Verlängerungsoptionen als Festpreise für die zu erbringenden Dienstleistungen festgeschrieben.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der Bieter hat zu erklären, dass sein Unternehmen in das Berufs- oder Handelsregister bzw. bei ausländischen Bietern in ein vergleichbares Register eingetragen ist.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Betriebshaftpflichtversicherung
Der Bieter hat zu erklären, dass er als Unternehmen eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindest-Deckungssummen abgeschlossen hat bzw. im Falle der Auftragserteilung unverzüglich abschließen wird:
- Personenschäden 2.000.000,00 EUR
- Sachschäden 1.000.000,00 EUR
- allg. Vermögensschäden 100.000,00 EUR
und, dass die vorgenannten Mindestdeckungssummen mit jeweils mindestens einer zweifachen Maximierung pro Versicherungsjahr zur Verfügung stehen.
2. Umsatz des Unternehmens
Der Bieter hat den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz aus Leistungen, die mit der zu vergebenden Gesamtleistung oder Teilen dieser Leistung inhaltlich vergleichbar sind, jeweils bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre (2020 bis 2022 bzw. 2019 bis 2021, sofern die Umsatzzahlen aus 2022 noch nicht vorliegen), anzugeben.
3. Unternehmensstruktur / Betriebsstätte des Bieters
Der Bieter hat Angaben zur Unternehmensstruktur zu machen. Dies umfasst unter anderem die Organisationsstruktur, den Umfang der Dienstleistungspalette und die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zum Nachweis der speziellen Eignungsanforderungen hat der Bieter dem Angebot
zusätzlich die im Folgenden genannten Unterlagen beizufügen bzw. Erklärungen
abzugeben.
Referenzen
Dem Angebot ist mindestens eine geeignete Referenz über früher ausgeführte,
vergleichbare Liefer- und Dienstleistungsaufträge aus den letzten höchstens drei
Jahren beizufügen; soweit erforderlich, um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen,
wird der WDR auch einschlägige Aufträge berücksichtigen, die mehr
als drei Jahre zurückliegen.
An die Vergleichbarkeit werden folgende Kriterien gestellt:
- Vergleichbarkeit der Tätigkeit jeweils für Aufgabenbereich 1, Aufgabenbereich
2 und Aufgabenbereich 3, siehe auch Kapitel 7.1, 7.2 und 7.3
- Vergleichbarkeit des Einsatzfeldes (Medienunternehmen)
- Vergleichbarkeit des IT-Umfeldes (Medien-Archivumfeld), siehe auch Kapitel
6.2
Medienunternehmen meint hierbei: Unternehmen, die publizistische Medien (insbesondere
Audio und Video) betreiben sowie Medien-Archivsysteme einsetzen.
Die Darstellung der Referenzen muss die folgenden Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des Auftraggebers
- Ausführungs-/Leistungszeit
- Auftragsvolumen in PT (grob)
- Medienunternehmen (ja / nein)
- Medienarchivumfeld (ja/nein)
- Möglichst Angabe eines Ansprechpartners/einer Ansprechpartnerin des Referenzkunden
mit Telefonnummern / Mailadresse
- Kurzbeschreibung des Tätigkeitfeldes bzw. des Referenzprojektes / der Aufgaben
im Rahmen der getätigten Dienstleistungen
Angaben zu den Referenzen sind für jede der Referenzen in der "Anlage - Referenzen"
zu machen. Die Anlage ist mit dem Angebot einzureichen.
Der WDR behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu überprüfen. Die Überprüfung
basiert allein auf den vom Bieter gemachten Angaben. Der Bieter hat insofern
unbedingt auf die Vollständigkeit und Richtigkeit der von der Vergabestelle
geforderten Angaben zu achten.
Sofern und soweit der Bieter auf Referenzen von Nachunternehmern zurückgreift,
so sind nur solche Referenzen des Nachunternehmers zulässig, die inhaltlich mit
dem Leistungsteil vergleichbar sind, den der Nachunternehmer konkret im Rahmen
der angebotenen Leistung erbringen soll.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Der WDR weist darauf hin, dass ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem WDR nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem WDR gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem WDR gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des WDR, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Weitere Einzelheiten können § 160 GWB entnommen werden.