Kassenärztliche Vereinigung Hamburg - Ausschreibung Dokumentenmanagementsystem

Kassenärztliche Vereinigung Hamburg

Projektgesamtziel
Hausweite Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bzw. Enterprise Content Management Systems (ECM), das auch über Workflowkomponenten verfügt, die die systemgeführte Steuerung von Prozessen unterstützen können.
Ausgangssituation
Aktuell haben analoge Papierdokumente einen hohen Anteil am Datenstrom in der KV Hamburg. Die Suche nach Dokumenten, Verwaltungsvorgängen oder in der Explorerstruktur ist aufwendig und fehleranfällig. Darüber hinaus ist nicht ersichtlich, ob eine Veränderung in der Versionierung vorliegt bzw. was im letzten Bearbeitungsschritt verändert wurde. Inhalte einer Akte oder eines Verwaltungsvorganges können parallel nur von einer Person bearbeitet werden. Ergänzend ist eine Regelung zur Aufbewahrungsfristen zu Dokumenten nicht implementiert.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-06-30. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-05-31.

Wer?

• Kassenärztliche Vereinigung Hamburg

Wie?

• Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste › Dokumentenmanagement

Wo?

• Deutschland › Hamburg

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-05-31	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2023-05-31)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Kurze Beschreibung:

Projektgesamtziel Hausweite Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bzw. Enterprise Content Management Systems (ECM), das auch über Workflowkomponenten verfügt, die die systemgeführte Steuerung von Prozessen unterstützen können. Ausgangssituation Aktuell haben analoge Papierdokumente einen hohen Anteil am Datenstrom in der KV Hamburg. Die Suche nach Dokumenten, Verwaltungsvorgängen oder in der Explorerstruktur ist aufwendig und fehleranfällig. Darüber hinaus ist nicht ersichtlich, ob eine Veränderung in der Versionierung vorliegt bzw. was im letzten Bearbeitungsschritt verändert wurde. Inhalte einer Akte oder eines Verwaltungsvorganges können parallel nur von einer Person bearbeitet werden. Ergänzend ist eine Regelung zur Aufbewahrungsfristen zu Dokumenten nicht implementiert.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Deutschland 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kassenärztliche Vereinigung Hamburg
Postanschrift: Humboldtstrasse 56
Postleitzahl: 20097
Postort: Hamburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.kvhh.de 🌏
E-Mail: bastian.haverland@leinemann-partner.de 📧
Telefon: +49 40/4689920 📞
URL der Dokumente: https://www.subreport.de/E97614887 🌏
URL der Teilnahme: https://www.subreport.de/E97614887 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-05-31 📅
Einreichungsfrist: 2023-06-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-06-05 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 106-332191
ABl. S-Ausgabe: 106

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Projektgesamtziel

Hausweite Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bzw. Enterprise Content Management Systems (ECM), das auch über Workflowkomponenten verfügt, die die systemgeführte Steuerung von Prozessen unterstützen können.

Ausgangssituation

Aktuell haben analoge Papierdokumente einen hohen Anteil am Datenstrom in der KV Hamburg. Die Suche nach Dokumenten, Verwaltungsvorgängen oder in der Explorerstruktur ist aufwendig und fehleranfällig. Darüber hinaus ist nicht ersichtlich, ob eine Veränderung in der Versionierung vorliegt bzw. was im letzten Bearbeitungsschritt verändert wurde. Inhalte einer Akte oder eines Verwaltungsvorganges können parallel nur von einer Person bearbeitet werden. Ergänzend ist eine Regelung zur Aufbewahrungsfristen zu Dokumenten nicht implementiert.

Projektbeschreibung

Die analoge Aktenführung in der KV Hamburg soll durch dieses Projekt größtenteils abgeschafft werden. Hierbei muss in zweierlei unterschieden werden. Dokumentenmanagementsystem (DMS), Enterprise-Content-Managementsystem (ECM).

Das Basis-DMS kann als digitale Akte und als Ablageort beschrieben werden. Hier werden Verwaltungsvorgänge, die bisher in Papierform existieren, strukturiert hinterlegt und den Beteiligten zugänglich gemacht. Das Basis-DMS hat nur bedingt Workflows in den Standardanwendungen hinterlegt. Die angestrebte Erweiterung und die auf dem DMS aufbauende Funktionalität wird in derselben Software als ECM weitergeführt.

In einem ECM werden Prozesse respektive Workflows abgebildet, die Arbeitsabläufe analoger Natur optimiert abbilden. Hierbei wird im Fokus darauf geachtet, dass immer wiederkehrende Prozesse "automatisiert" durchlaufen. Die Prozesse werden gemeinsam mit den Abteilungen erarbeitet und implementiert.

Darüberhinausgehende individuelle Prozesse müssen geprüft werden. Etwaig ist es hier sinnvoll, dass diese analog weitergeführt werden und das eingesetzte DMS nur als Ablageort funktioniert. In der Ausschreibungsphase werden Use-Cases beschrieben, die exemplarisch für die KV Hamburg sind. Die Use-Cases werden im Projekt als Teilprojekte weitergeführt.

Im Rahmen der Ausschreibung werden zusätzlich relevante Fachanwendungen erfasst und als Anforderung an eine Schnittstelle mit integriert. Im Projekt wird geprüft, ob eine "Direkteinbindung" des DMS/ECM möglich ist, oder ob eine Schnittstelle geschaffen wird. Voraussichtlich werden einige Fachanwendungen parallel weitergeführt und das DMS gilt als Ablagesystem.

Die Durchführung des Projektes obliegt der technischen und der organisatorischen Projektleitung in der KV Hamburg.

Gesamtprojektdauer

Die Gesamtprojektdauer beträgt im ersten Schritt 60 Monate bis zum 31.12.2027

Definition des Erreichens des Projekt-Gesamtziels

Rollout und Betriebsbereitschaft des Systems im ganzen Haus;

Workflowkomponenten sind in Bezug auf die Standardanwendungen wie zum Beispiel Digitaler Posteingang / Dienstleistungsverträge o.ä. im Einsatz.

Dauer: 60 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: Siehe Vertragsunterlagen.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Humboldtstrasse 56

20097 Hamburg

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

- Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes.

- Angabe, ob sich das Unternehmen in Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

- Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers etc. und seinen Umsatz für vergleichbare Dienstleistungen in den letzten drei Geschäfts-jahren. Vorbehalten wird die Nachforderung entsprechender Bankerklärungen, Jahresabschlüssen.

- Versicherungsnachweis.

- Angabe, ob ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt oder ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde.

- Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt.

- Angabe, ob sich das Unternehmen in Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.

- Angaben, dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungs-gemäß erfüllt ist, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterliegen.

- Erklärung Tariftreue.

Mindeststandards:

- Umsatz pro Geschäftsjahr von mindestens 3 Millionen € aus den letzten 3 Geschäftsjahren.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

- Vorlage von 3 Referenzleistungen (Leistungserbringung in den letzten 5 Jahren mindestens 12 Monate Dauer) zu den Kategorien:

- Dokumentenmanagementsystem (DMS) für einen öffentlichen Auftraggeber

- Einrichtung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

- Höhe des Auftragswerts von 400.000 €

- Umsetzung eines DMS mit vergleichbaren Nutzerzahlen von 500 Mitarbeitern

- Grad der Vergleichbarkeit (Zusammenarbeit mit Krankenkassenverbänden, Krankenkassen, Psychotherapeuten und Ärzten sowie med. Einrichtungen)

- Die Anzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte, ggf. auf gesonderter (Anlage 1) darstellen; insbesondere zur Anzahl im operativen Geschäft.

- Angaben zur Ausstattung, Geräte und technischer Ausrüstung über die der Bewerber zur Erfüllung der Dienstleistung verfügt (inkl. ver-wendete Hardware und Software).

- Angaben zu Maßnahmen des Bewerbers zur Gewährleistung der Qualität (z.B. Art der Qualitätssicherung, Zertifizierung, Sicherstellung der Qualifizierung der Mitarbeiter, Schulungen).

- Angabe der Berufserfahrung des Projektleiters, Angabe der Berufserfahrung des Lösungsarchitekten, Angabe, der Berufserfahrung Systemintegration / Entwickler.

- Erklärung Nichtanwendung Scientology-Methoden.

- Erklärung EU-Sanktionen (Eigenerklärung zum 5. EU-Sanktionspaket).

Mindeststandards:

- Mindestens 30 Mitarbeiter in den letzten 3 Geschäftsjahre im Mittel.

- Berufserfahrung in Jahren (mind. 5 Jahre) für Projektleiter, Lösungsarchitekten, Systemintegration / Entwickler.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 4
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Punktebewertung zu (max. 100 Punkte):

- Umsatz pro Geschäftsjahr von mindestens 3 Millionen € aus den letzten 3 Geschäftsjahren =/> 3.000.000 €

- Mitarbeiteranzahl im Durchschnitt der letzten 3 Jahre =/> 30 Mitarbeitende.

- 3 Referenzen DMS für einen öffentlichen Auftraggeber

- Einrichtung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

- Höhe des Auftragswerts von 400.000 €

- Umsetzung eines DMS mit vergleichbaren Nutzerzahlen von 500 Mitarbeitern

- Grad der Vergleichbarkeit (Zusammenarbeit mit Krankenkassenverbänden, Krankenkassen, Psychotherapeuten und Ärzten sowie med. Einrichtungen)

- Berufserfahrung des Projektleiters (in Jahren (mind. 5 Jahre))/Berufserfahrung Lösungsarchitekt, Systemintegration / Entwickler

- Vorliegen von Zertifikaten (ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 27001 (Informationssicherheit) (oder vergleichbar))

Zur Verhandlungsphase werden 4 Bieter zugelassen, die einen wertbaren und vollständigen Teilnahmeantrag eingereicht haben. Sollten mehr als 4 Bieter diese Vorgabe erfüllen, so werden die Teilnahmeanträge auf Basis vorstehender Kriterien vergleichend bewertet. Die 4 Bieter mit der höchsten Punktzahl werden zur Verhandlung aufgefordert. Im Falle von Punktgleichheit entscheidet die Größe der Projektvolumina bei den eingereichten Referenzen.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2023-07-21 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-09-28 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Bewertung nicht-funktionale, funktionale und nicht-funktionale Anforderungen / Standardmodule (Use-Cases)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60%
Kostenkriterium (Name): Angebots-Gesamtpreis
Kostenkriterium (Gewichtung): 40%

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Körperschaft des öffentlichen Rechts
Kontakt
Kontaktperson: Leinemann Partner Rechtsanwälte
Internetadresse: www.kvhh.de 🌏
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E97614887 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Finanzbehörde – Interner Service und Steuerung – Vergabekammer
Postanschrift: Gänsemarkt 36
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 40428231690 📞
Fax: +49 40427923080 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Der Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2023/S 106-332191 (2023-05-31)

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