Kauf, Installation und Wartung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Berliner Stadtreinigungsbetriebe AöR

Gegenstand der Ausschreibung sind der Kauf (Überlassung) und die Pflege eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems (DMS) sowie die Erbringung produktnaher Dienstleistungen für die Einführung eines DMS in den Bereichen Projektmanagement, Installation, Konfiguration, Migration und Schulung. Der AG behält sich darüber hinaus vor, produktnahe Dienstleistungen des AN nach Installation des DMS in Abstimmung mit dem AN zu beauftragen. Die genauen Angaben zu Leistung und Ausführung finden sich in den EVB-IT-Verträgen inklusive Anlagen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2026-05-21. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2026-04-16.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Ceyoniq Technology GmbH

Wer?

• Berliner Stadtreinigungsbetriebe AöR

Wie?

Wo?

• Berlin › Berlin
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-04-16	Auftragsbekanntmachung
2026-05-12	Auftragsbekanntmachung
2026-05-22	Auftragsbekanntmachung
2026-09-18	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2026-04-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Kauf, Installation und Wartung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems (DMS)
Referenznummer: 1000003795
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Zusätzliche Art des Auftrags: Dienstleistungen
Beschreibung
Interne Kennung: 1000003795
Zusätzliche Informationen:

Es bestehen gesonderte Anforderungen nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG), siehe Vergabeunterlagen. Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen. Der AG gibt keine Einschränkungen bzgl. der Nachforderung bestimmter Unterlagen vor. Der AG behält sich vor, Angebote im Gespräch aufzuklären, sofern ein Bestandteil des Angebots unklar ist. Dabei beschränkt sich der AG auf die Aufklärung zweifelhafter Punkte im Angebot. Eine Abweichung vom ursprünglichen Angebot ist im Rahmen eines evtl. Aufklärungsgesprächs jedoch nicht gestattet. Der Bieter hat keinen Anspruch auf die Durchführung eines Aufklärungsgesprächs. Nach Ablauf der initialen Laufzeit von 48 Monaten kann der Vertrag jährlich um jeweils weitere 12 Monate durch den AG in Abstimmung mit dem AN verlängert werden. Die Absicht zur Verlängerung des Vertrags muss spätestens 3 Monate vor Ablauf eines Vertragsjahres dem AN textförmlich bekanntgegeben werden.

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin/remote
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Berlin 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2026-08-01 📅
Datum des Endes: 2030-07-31 📅
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:

Der Abruf zusätzlicher Module/Funktionen innerhalb der Vertragslaufzeit ist optional für den AG möglich und kann vom AG beauftragt werden. Des Weiteren hält sich der AG innerhalb der Vertragslaufzeit vor, aktuell noch nicht bekannte Funktionen/Module in Höhe von maximal 150.000€ (netto) anzufragen und ggf. zu beauftragen.

Vergabekriterien
Preis ✅
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Für die Beurteilung der Qualität der angebotenen Leistungen sind die Ausführungen des Bieters in seinem Angebot und die vom Bieter in der Anlage C1 (Anforderungen) eingetragenen Angaben relevant und werden entsprechend gewertet.
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Offenes Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-05-21 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-05-21 10:01:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren):

Die Eröffnung der Angebote erfolgt zeitnah nach Ablauf der Angebotsfrist. Bieter und deren Bevollmächtigte sind zur Teilnahme an der Öffnung der Angebote nicht zugelassen. Über die Öffnung der Angebote wird eine Niederschrift erstellt. Diese wird nicht versandt.

Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 5 Monate
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2026-05-21 10:01:00 📅
Zusätzliche Informationen:

Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅
Vertraulichkeitsvereinbarung erforderlich ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Die Angaben sind in Anlage A2 einzutragen und mit dem Angebot einzureichen
Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Erklärung, dass die in den Vergabe- und Vertragsunterlagen genannten Versicherungen in der geforderten Höhe im Auftragsfall vorliegen werden (über Teil A, Anlage A0)

Eignungskriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Die Angaben sind in Anlage A1 in Verbindung mit Anlage A1.1 einzutragen und mit dem Angebot einzureichen

Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Folgende Angaben sind in Anlage A2 einzutragen und mit dem Angebot einzureichen: Nachweis bzw. Darstellung bzgl. dem Einsatz von Fachpersonal, Qualifikation und Berufserfahrung

Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien: Die Angaben sind in Anlage A1 einzutragen und mit dem Angebot einzureichen
Eignungskriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Genehmigung oder Mitgliedschaft in einer bestimmten Organisation erforderlich für Dienstleistungsverträge
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Die Angaben sind in Anlage A2 unter 6. einzutragen und mit dem Angebot einzureichen

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Folgende Angaben sind in Anlage A3 einzutragen und mit dem Angebot einzureichen: Der Bieter benennt zum Nachweis der Leistungsfähigkeit und Fachkunde Referenzen aus den letzten 3 Jahren (mindestens 3 Referenzen). Bei der Prüfung zur Eignung des Bieters hat die Vergabestelle nach § 122 Abs. 1 GWB sicherzustellen, dass der Auftrag nur an ein leistungsfähiges Unternehmen vergeben wird. Bei der Beurteilung der Referenzen wird u.a. auf die Vergleichbarkeit der Referenzen mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand geachtet. Die Referenzen müssen dabei nicht mit dem Leistungsgegenstand identisch sein, jedoch diesem nahekommen, sodass ein tragfähiger Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit in Bezug auf den zu vergebenden Auftrag möglich ist.

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Die Angaben sind in Anlage A2 unter 6. einzutragen und mit dem Angebot einzureichen.

Eignungskriterium: Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Die Angaben sind in Anlage A2 unter 2. einzutragen und mit dem Angebot einzureichen. Darstellung des spezifischen Mindestjahresumsatz von 500.000,00 Euro (netto).

Eignungskriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Die Angaben sind in Anlage A2 unter 5. einzutragen und mit dem Angebot einzureichen: - Beleg des praktizierten Qualitätsmanagements (ISO-Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 ff, nach 14001 ff oder gleichwertige Bescheinigungen) - Weitere vom AG verlangte Zertifikate (siehe EVB-IT Verträge, inkl. Anlagen) sind mit dem Angebot einzureichen

Ausschlussgrund: Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Beschreibung der Ausschlussgründe:

gemäß §§ 123, 124 GWB, Frauenförderverordnung (FFV Bln), siehe auch Vergabeunterlagen

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Berliner Stadtreinigungsbetriebe AöR
Nationale Registrierungsnummer: USt-IdNr:DE136630343
Postanschrift: Ringbahnstraße 96
Postleitzahl: 12103
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentraler Einkauf
E-Mail: einkauf_portal_gruppe_3@bsr.de 📧
Telefon: 000 📞
URL: https://www.bsr.de/ 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.bsr.de/aktuelle-veroeffentlichungen-und-ausschreibungen- 21125.php 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.bsr.de/aktuelle-veroeffentlichungen-und-ausschreibungen-21125.php 🌏
Teilnahme-URL: https://www.bsr.de/aktuelle-veroeffentlichungen-und-ausschreibungen-21125.php 🌏
ID des Steuergesetzgebungsdokuments: unused-id
ID des Umweltgesetzgebungsdokuments: unused-id
ID des Arbeitsgesetzgebungsdokuments: unused-id
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Nationale Registrierungsnummer: 11-1300000V00-74
Abteilung: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postleitzahl: 10825
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Vergabekammer des Landes Berlin
E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de 📧
Telefon: +49 3090138316 📞
Fax: +49 3090137613 📠
URL: https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/ 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den
Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur
Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im
Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn
Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein
Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der
Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der
zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen
Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der
Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige
Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union
vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein
Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg,
indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne
vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der
Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist,
kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im
Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der
betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den
Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach
Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die
Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet
die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der
Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-04-16+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 075-265206 (2026-04-16)

Auftragsbekanntmachung (2026-05-12)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-05-28 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-05-28 10:01:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2026-05-28 10:01:00 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-05-12+02:00 📅

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Neuer Wert
Text: Anpassung der Angebotsfrist auf den 28.05.2026
Andere zusätzliche Informationen
Anpassung der Angebotsfrist auf den 28.05.2026
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 93c60d51-585a-49a7-85d7-fb92b02a74a3-01
Quelle: OJS 2026/S 093-333416 (2026-05-12)

Auftragsbekanntmachung (2026-05-22)
Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-06-05 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-06-05 10:01:00 📅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Eröffnungstermin: 2026-06-05 10:01:00 📅

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-05-22+02:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen
Anpassung der Angebotsfrist auf den 05.06.2026
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 2a3a285f-7ca1-489c-8dc1-58f660910051-01
Quelle: OJS 2026/S 099-357177 (2026-05-22)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2026-09-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): 1 EUR 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (höchstes Angebot): 1 💰
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.) (niedrigstes Angebot): 1 💰
Beschreibung
Zusätzliche Informationen:

Es bestehen gesonderte Anforderungen nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG), siehe Vergabeunterlagen. Nach Ablauf der initialen Laufzeit von 48 Monaten kann der Vertrag jährlich um jeweils weitere 12 Monate durch den AG in Abstimmung mit dem AN verlängert werden. Die Absicht zur Verlängerung des Vertrags muss spätestens 3 Monate vor Ablauf eines Vertragsjahres dem AN textförmlich bekanntgegeben werden.

Dauer
Datum des Beginns: 2026-09-01 📅
Datum des Endes: 2030-08-31 📅
Vergabekriterien
Preis (Gewichtung): 40
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60

Verfahren
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Auftragsvergabe
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Vertragsnummer: 1000003795
Datum des Vertragsabschlusses: 2026-08-21 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 6
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 6
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 4
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 1
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Höchstes Angebot: 1 💰
Niedrigstes Angebot: 1 💰
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 1 EUR 💰
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet
Rang in der Liste der Gewinner: 1
Kennung des Angebots: 1000003795
Informationen über die Vergabe von Unteraufträgen
Prozentanteil der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt ✅
Beschreibung: Migrationsdienstleistungen
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Prozentsatz (%): 10
Kurze Beschreibung des Teils des Auftrags, der an Unterauftragnehmer vergeben werden soll: Migrationsdienstleistungen
Der Auftrag wird wahrscheinlich an Unterauftragnehmer vergeben ✅
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Ceyoniq Technology GmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE813503229
Postleitzahl: 33613
Postort: Bielefeld
Region: Bielefeld, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-09-18+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 182-649857 (2026-09-18)

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