Kollaborationsplattform LGV

Kurze Beschreibung

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Lizenzbeschaffung, Migration und Unterstützungsleistung Atlassian Jira Software und Confluence. Der Rahmenvertrag hat eine Laufzeit von bis zu 4 Jahren (2 Jahre mit zweimaliger Verlängerungsoption um 12 Monate für den Auftraggeber).

Beschreibung der Beschaffung

Der Landesbetrieb Geoinformation und Vermessung (LGV) möchte zur Fehler-, Problemverfolgung und zum operativen Projektmanagement ein zentrales, allen zugängliches und transparentes Workflow-Management-Software-Tool beschaffen.
Ziel ist es, eine Kollaborationsplattform zu erstellen. Hauptsächlich sollen Mitarbeitende des LGV auf der Plattform gemeinsam arbeiten. Der Zugriff erfolgt aus dem Intranet der Freien und Hansestadt Hamburg (FHHNET, mit und ohne Virtual Private Network/Homeoffice). Gemeinsame Projekte mit behördenfremden Partnern erfordern die Möglichkeit einer Einbindung externer Personen.
Die beim Dienstleister Dataport bestehende Jira Software Server-Lösung soll in eine gehostete Jira Software Cloud-Lösung migriert werden. Bislang wird eine 250-Nutzer-Lizenz in der Ausprägung Jira Server betrieben.
Als Ergänzung zu Jira benötigt der LGV ein System zum Wissensmanagement. Hier fiel die Wahl auf Confluence von demselben Hersteller Atlassian, weil die beiden Systeme reibungslos miteinander kooperieren. Schon einzeln sind Confluence und Jira zwei sehr mächtige Werkzeuge. Gemeinsam jedoch können sie die Art und Weise, wie Teams Projekte gemeinsam bearbeiten, Software erstellen und wichtige Entscheidungen treffen, grundlegend verändern. Dies wird durch die nahtlose Integration realisiert, was es Teams ermöglicht, effektiver zusammenzuarbeiten und Projekte schneller abzuschließen.
Jira und Confluence sind so einzurichten, dass sie in einer gemeinsamen Umgebung untereinander transparent erreichbar sind, um Arbeitsprozesse zu vereinfachen und Synergien zu erzielen. Das bedeutet konkret, dass Jira Software und Confluence in einer gemeinsamen Cloud-Variante betrieben werden sollen. Der wichtigste Punkt für das Hosting in einer gemeinsamen Cloud ist die Datenintegrität, da Jira und Confluence in derselben Datenbank betrieben werden sollen. So ist sichergestellt, dass bei regelmäßigen Sicherungen ein gemeinsamer Stand gesichert wird und somit auch bei einer Rücksicherung die Datenintegrität gewährleistet ist.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bieter muss über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten für die Ausführung des Auftrags verfügen.
Mit Angebotsabgabe erklärt der Bieter, dass er insoweit über die erforderlichen Kapazitäten verfügt.
Der Auftraggeber und die Vergabestelle behalten sich vor, jederzeit weitere Informationen oder Nachweise von einem Bieter zu verlangen, um seine Angaben überprüfen zu können.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Referenzen:
Es ist mindestens ein vergleichbares Referenzprojekt, welches in den letzten drei Jahren (gerechnet ab der bzw. bis zur Angebotsfrist) erfolgreich abgeschlossen wurde, anzugeben. Hierzu ist die ANLAGE Referenzbeschreibung vollständig ausgefüllt (ggf. mehrfach für Benennung mehrerer Referenzprojekte) mit dem Angebot einzureichen.
2.Partnerstatus:
Der Auftragnehmer muss mindestens über einen Atlassian Gold Solution Partnerstatus verfügen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

1.Referenzen:
Es ist mindestens ein vergleichbares Referenzprojekt, welches in den letzten drei Jahren (gerechnet ab der bzw. bis zur Angebotsfrist) erfolgreich abgeschlossen wurde, anzugeben. Hierzu ist die ANLAGE Referenzbeschreibung vollständig ausgefüllt (ggf. mehrfach für Benennung mehrerer Referenzprojekte) mit dem Angebot einzureichen.
Ein Referenzprojekt ist dann mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar,
wenn es den sich aus der Leistungsbeschreibung ergebenden Rahmenbedingungen (Art der Leistung, Vertragsdauer, technisches Umfeld etc.) im Wesentlichen entspricht. Insbesondere wird im Rahmen der Vergleichbarkeit berücksichtigt, dass der Auftragsgegenstand mindestens folgendes zum Gegenstand hatte:
-Umsetzung eines Referenzprojektes mit dem vom Bieter angebotenen Softwareprodukt Jira Software, einschließlich des Nachweises einer erfolgreichen Migration Jira Server->Jira Software (Cloud) bei mindestens 50 Nutzern, und Umsetzung eines Referenzprojektes mit dem vom Bieter angebotenen Softwareprodukt Confluence bei mindestens 50 Nutzern.
Oder
- Umsetzung eines Referenzprojektes mit den vom Bieter angebotenen Softwareprodukten Jira Software und Confluence als gemeinsam gehostete Umgebung, bei mindestens 50 Nutzern.
Ein Referenzprojekt gilt als erfolgreich abgeschlossen,
-wenn die Überführung in den Regelbetrieb erfolgt ist.
2.Partnerstatus:
Der Auftragnehmer muss mindestens über einen Atlassian Gold Solution Partnerstatus verfügen.
Zur Bewertung des Kriteriums „Partnerstatus“ zieht der Auftraggeber die Angaben zum Partnerstatus heran (eVergabe Kriterium 2.2.2.2.2.1). Das Kriterium „Partnerstatus“ gilt als erfüllt, sofern der Bieter mindestens über einen Atlassian Gold Solution Partnerstatus verfügt.
Der Auftraggeber ist berechtigt, einen Nachweis über das Vorliegen eines entsprechenden Partnerstatus vom Bieter zu verlangen.
Sollte kein ausreichender Nachweis erbracht werden können, so wird die Leistungsfähigkeit verneint und das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

• deutsche Sprache bei der Auftragsdurchführung,
• Verpflichtung zur Sicherstellung, dass die zur Erfüllung des Auftrags eingesetzten Personen nicht die „Technologie von L. Ron Hubbard“ bei der Auftragsdurchführung anwenden, lehren oder in sonstiger Weise verbreiten,
• dem Auftragnehmer ist untersagt, personenbezogene Daten, welche der Auftraggeber für eigene Zwecke oder als Auftragsverarbeiter für Dritte verarbeitet, auf der Basis von US Privacy Shield in die USA zu übertragen. Der Auftragnehmer gewährleistet die Einhaltung dieser Bedingung auch mit Wirkung für seine Unterauftragnehmer,
• Erklärungen zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes gemäß § 3 Hamburgisches Vergabegesetz (HmbVgG),
• Erklärungen zur Vertraulichkeit bei der Auftragsdurchführung,
• Erklärungen zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG),
• Erklärung zur Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022,
• Erklärungen zur DSGVO und Auftragsverarbeitung.

Die Vergabestelle stellt die Vergabeunterlagen auf ihrer Portalseite (https://vergabeverfahren.dataport.de) zum
Download zur Verfügung. Sollte ein Unternehmen sich zur Teilnahme an dem Vergabeverfahren entscheiden,
so hat es sich dazu auf der Portalseite mit seinen Benutzerdaten anzumelden. Sofern für das Unternehmen
noch keine Benutzerdaten bestehen sollten, ist dort eine kostenfreie Registrierung möglich. Die weitere
Bearbeitung der Vergabeunterlagen erfolgt dann im Bieterassistenten. Nur so ist die Erstellung, Bearbeitung
und Abgabe eines Angebotes möglich und sicher gestellt, dass von der Vergabestelle ggf. weitere Angaben
bzw. Hinweise zum Vergabeverfahren rechtzeitig bekanntgemacht werden können.
Erkennt ein Bieter Fehler/Unklarheiten/Widersprüche o. ä. in den Vergabeunterlagen oder bestehen hinsichtlich
der Ausführung der Leistung Bedenken, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bieterfragen hinzuweisen.
Tut er dies trotz Erkennens oder Erkennenmüssens nicht, so gehen daraus resultierende Nachteile zu seinen
Lasten.
Bieterfragen sind im Rahmen eines Fragen- und Antwortenforums bis zu dem in der Projektinformation als
„Schluss Frageforum“ bezeichneten Termin im Abschnitt Nachrichten des Bieterassistenten jeweils einzeln
über die „Senden“ Funktion einzureichen. Das Einreichen von Fragen durch Beifügung von Anlagen mit
einer Zusammenstellung von Fragen ist zu unterlassen. Die Vergabestelle bittet ferner jede Frage im Freitext
eingangs mit einem Hinweis zu versehen, aus dem ersichtlich ist, auf welchen Teil der Vergabeunterlagen sich
die Frage bezieht (z. B. Leistungsbeschreibung).
Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen teilnehmenden Bietern unaufgefordert an
dem in der Projektinformation genannten Termin „Fragen und Antworten an alle Bieter“ (06.10.2023) über den
Abschnitt Nachrichten zur Kenntnis gegeben. Voraussetzung dafür ist, dass Unternehmen im Bieterassistenten
entweder Nachrichten zum Vergabeverfahren bestellt oder die Angebotsbearbeitung aufgenommen haben.
Darüber hinaus erhält jedes interessierte Unternehmen mit dem Download der Vergabeunterlagen alle bis zu
diesem Zeitpunkt bereits versandten öffentlichen Nachrichten der Vergabestelle zur Kenntnis.
Die Vergabestelle weist darauf hin, dass eine Angebotseinreichung ohne Kenntnisnahme aller versandten
Mitteilungen der Vergabestelle nicht möglich ist.
Im Rahmen der Anonymisierung behält sich die Vergabestelle Umformulierungen in der Fragestellung vor.
Abweichend hiervon wird die Vergabestelle Auskünfte, die nur den fragenden Bieter betreffen, nur diesem
mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bieter nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz
des fragenden Bieters verletzen. Ebenso wird die Vergabestelle unter Umständen Auskünfte schon vor
dem genannten Datum versenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage eine unverzügliche
Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Informationen im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV
darstellen, prüft die Vergabestelle im jeweiligen Einzelfall, ob sie Antworten versendet.
Nach Abschluss des Fragen- und Antwortenforums eingehende Bieterfragen wird die Vergabestelle
beantworten, soweit dies unter Berücksichtigung des Inhalts und der Komplexität der Frage sowie des
Zeitplanes möglich und geboten ist.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Die Vergabestelle weist auf § 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) hin. Dieser lautet:
"§ 160 GWB Einleitung, Antrag.
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“
Darüber hinaus bittet die Vergabestelle darum, Rügen über den Bieterassistenten zu senden.