Konzeption, Gestaltung und mietweise Gestellung der Messeeinrichtung sowie die Durchführung des Standbaus für einen Gemeinschaftsauftritt der Berlin-Brandenburg Capital Region anlässlich der ITB 2024

Titel

Konzeption, Gestaltung und mietweise Gestellung der Messeeinrichtung sowie die Durchführung des Standbaus für einen Gemeinschaftsauftritt der Berlin-Brandenburg Capital Region anlässlich der ITB 2024
D-0022/2023 - visitBerlin - ITB-Auftritt 2024 ff. der Berlin-Brandenburg Capital Region

Kurze Beschreibung

1. Auftragsumfang
Für den touristischen Messeauftritt der Berlin-Brandenburg Capital Region auf der Internationalen Tourismusbörse (ITB) Berlin 2024 schreibt visitBerlin folgende Leistungen aus:
Die Konzeption, Gestaltung und mietweise Gestellung der Messeeinrichtung sowie die Durchführung des Standbaus für einen Gemeinschaftsauftritt der Berlin-Brandenburg Capital Region anlässlich der ITB Berlin 2024. Der Auftrag wird vergeben für die ITB 2024. Es besteht die Möglichkeit (Option) auf Verlängerung um jeweils ein Jahr für die ITB 2025 und die ITB 2026.
Internationale Tourismus Börse (ITB) Berlin 2024
Jedes Jahr im März trifft sich die Welt des internationalen Tourismus auf der World's Leading Travel Trade Show(R), der ITB Berlin. Seit 1966 ist die ITB Berlin Wiege, Innovationstreiber und Leitplattform der Tourismusbranche und damit die Leitmesse für die globale Reiseindustrie.
Mit dem Who is Who der Reiseindustrie ist die ITB Berlin jedes Jahr das zentrale Kommunikations- und Marketingforum und die größte Dienstleistungsmesse für die Reiseindustrie.
Trotz ihrer Größe und der einzigartigen Vielfalt an Produkten und Dienstleistungen aus über 180 Ländern und Territorien ist die ITB Berlin klar strukturiert: Neben einer geografischen Aufteilung nach Destinationen sind die Hallen auch nach Marktsegmenten in den wichtigsten touristischen Bereichen gegliedert, z.B. Business Travel, MICE, Travel Technology / Mobile Travel Services, Technology, Tours & Activities (TTA), Cultural Tourism, LGBTQ+ Travel, Youth & Adventure Travel, Responsible Tourism, Medical Tourism, Luxury Tourism und Career in Tourism.
Termine der ITB Berlin:
- ITB Berlin 2024: Dienstag, 5. März - Donnerstag, 7. März 2024
- ITB Berlin 2025: Dienstag, 4. März - Donnerstag, 6. März 2025
- ITB Berlin 2026: Dienstag, 3. März - Donnerstag, 5. März 2026
Weitere Informationen unter www.itb-berlin.de
Weitere Partner des Messeauftritts der Berlin-Brandenburg Capital Region
TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH (im folgenden TMB)
vertreten durch den Geschäftsführer Dieter Hütte
Babelsberger Str. 26, 14473 Potsdam
und
Flughafen Berlin Brandenburg GmbH (im folgenden FBB)
vertreten durch die Vorsitzende der Geschäftsführung Aletta von Massenbach
12521 Berlin
Die TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH (nachfolgend "TMB" genannt) wurde am
25. Februar 1998 gegründet. Als zentrale Destination-Management-Organisation ist die TMB für die langfristige und nachhaltige Positionierung sowie Entwicklung und Vermarktung der touristischen Angebote im Land Brandenburg verantwortlich. Seit 2012 führt die TMB einen Markenbildungsprozess für die Destination Brandenburg.
Auf Basis der Landestourismuskonzeption Brandenburg wirkt die TMB als übergeordnete Steuerungs- und Kommunikationsinstitution für den Tourismus und alle daran beteiligten Akteure im Land. Vor diesem Hintergrund kooperiert sie mit fachlich und strategisch wichtigen Partnern im Land, den benachbarten Bundesländern, der Deutschen Zentrale für Tourismus sowie Unternehmen der Privatwirtschaft.
Gesellschafter der TMB sind das Land Brandenburg (59 %), die Vereinigung Brandenburgischer Körperschaften zur Förderung der Brandenburgischen Tourismuswirtschaft GbR und visitBerlin.
Die Flughafen Berlin Brandenburg GmbH (nachfolgend FBB) betreibt den Flughafen Berlin Brandenburg Willy Brandt (BER) mit den Terminals 1 und 2.
Berlin ist der drittgrößte Flughafenstandort in Deutschland; gemessen an den ankommenden und abfliegenden Passagieren (ohne Umsteiger) sogar der größte.
Im Jahr 2019, vor der Coronavirus-Pandemie, starteten und landeten rund 35,65 Millionen Passagiere in der Hauptstadtregion. Im Jahr 2022 nutzten 19,85 Millionen Passagiere den BER.

Beschreibung der Beschaffung

2. Anforderungen an einen Gemeinschaftsstand der Berlin-Brandenburg Capital Region auf der ITB Berlin 2024
Auf der ITB 2024 soll ein gemeinsamer Auftritt von visitBerlin, der TMB und FBB unter dem Dach "Berlin-Brandenburg Capital Region" realisiert werden. Fokus liegt auf einer flexiblen Meetinglösung unter Berücksichtigung der geltenden Hygieneauflagen. Die Gesamtatmosphäre des Standes soll die Capital Region optimal repräsentieren, es sind keine Aktions- oder Themenflächen vorgesehen.
Die Standgröße des Gemeinschaftsstandes beträgt 294m², mit einer Aufteilung von ca. 224m² visitBerlin, ca. 47m² FBB und ca. 21m² TMB. Funktionelle und möglicherweise gemeinsam genutzte Bereiche wie Garderobe, Schließfächer, Catering (weitere Details im Folgenden) sind prozentual enthalten. Ziel ist eine möglichst effiziente Ausnutzung des zur Verfügung stehenden Raums.
Vorgesehen ist ein Kopfstand im Hub27 der Messe Berlin. Die vorläufige Positionierung und Flächenzuweisung ist der Anlage "Aufplanung Hub 27" zu entnehmen (nicht final, Änderungen bis Ende September möglich). Das vorzuschlagende Standkonzept ist auf Basis einer 28m x 10,5m Kopfstandfläche zu erstellen. Das Konzept soll so modular sein, um sich auf spätere, tatsächliche Flächenverhältnisse adaptieren zu lassen.
Das Standkonzept soll sich durch eine übergreifende Darstellung der Berlin-Brandenburg Capital Region auszeichnen, mit Kennzeichnung der einzelnen Aussteller visitBerlin, TMB und FBB.
Der Schwerpunkt der Nutzung des Standes liegt auf den Fachgesprächen, d.h. der Fokus soll auf einer Besprechungsfläche für Aussteller und Fachbesucher (Lounge-Format bzw. Meetingpoints mit offenem Raumkonzept) liegen. Dafür werden entsprechende Sitzmöglichkeiten bzw. Stehflächen benötigt, wobei die maximal mögliche Anzahl an Besprechungsmöglichkeiten dargestellt bzw. eine flexible Lösung - je nach Mitausstellerbeteiligung - angestrebt werden soll. Die Wegeführung des Gemeinschaftsstandes soll einen möglichst gleichberechtigten und barrierefreien Zugang zu allen Ausstellern ermöglichen. Im Detail werden für folgende Anspruchsgruppen Meetingpoints benötigt (spezifische Erläuterungen im späteren Verlauf)
- visitBerlin: 20-25 Personen
- visitBerlin Mitaussteller (weitere Berliner Leistungsträger): 6 Mitaussteller mit bis zu 4 Personen
- visitBerlin Partnerhotels: 15 Personen
- TMB: 8 Personen
- FBB: 18-20 Personen
Für den Empfang der Kunden/Gäste von visitBerlin, TMB und FBB sind eigene Empfangsbereiche zu planen. Der bzw. die Counter oder Empfangsbereiche sollen pro Partner Platz für zwei bis drei Personen und mindestens einen Laptop bieten. Über Eingänge wird der Zugang zu den Meetingbereichen sowie Catering und anderen funktionalen Räumen (Garderobe/Lager, etc.) kontrolliert und koordiniert, sodass nur eigene Mitarbeiter bzw. angemeldete Mitaussteller und ihre Termine Zugang zum Stand erhalten.
Für die Fläche visitBerlins sind Möglichkeiten der Mitausstellerintegration (z.B. Humboldt Forum, Berliner Bezirke, Hotels und andere Leistungsträger) anzubieten. Diese potenziellen Partner sind zur Mitnutzung der Besprechungsmöglichkeiten berechtigt (mindestens 6 Partner mit bis zu 4 Personen) oder haben (je nach Konzeptvorschlag des Bieters) separate Besprechungsflächen, Meeting Points oder andere (ergänzende) Darstellungsformate und sollen für den Besucher als Unteraussteller identifizierbar sein. Sie sollen jedoch in der visuellen Darstellung den Auftritt der Hauptaussteller (visitBerlin/TMB/BER) nicht überblenden. Das klassische Counterformat mit Besprechungstisch ist nicht zwingend notwendig und kann gerne freier/flexibler konzipiert werden. Ebenso sollen Wechsel von Partnern innerhalb der Messelaufzeit möglich sein, sodass die Flächen so flexibel wie möglich genutzt bzw. an Partner verkauft werden können.
Eine separate Gesprächsfläche mit entweder eigenem Zugang oder koordiniert über den Counter/Empfangsbereich von visitBerlin ist für die visitBerlin Partnerhotels vorzusehen. Dieser Meetingbereich steht den Partnerhotels von visitBerlin während der Messelaufzeit für eigene Gespräche zur Verfügung. Es bedarf kein individuelles Branding einzelner Häuser, sondern lediglich eine Kennzeichnung "visitBerlin Partnerhotels". Darüber hinaus soll die Fläche den Charakter Berlins abbilden. Der Bereich soll Raum für mind. 15 Personen bieten.
Für die Bewirtung der Aussteller und Fachbesucher ist die Einrichtung eines funktionalen Cateringbereichs für Getränke (Kaffee, Tee, Kaltgetränke) und kleine kalte Speisen vorzusehen. Weiterhin ist eine abschließbare Garderobe inkl. Schließfächer für das Standpersonal (Garderobe für bis zu 50 Personen, 20 Schließfächer) und Zwischenlagermöglichkeit für Material zu planen.
Weitere Aktionsflächen o.ä. sind nicht geplant.
Für die Anordnung und Funktionalität des Empfangs, der Besprechungsmöglichkeiten, funktionalen Bereiche und Wege sind die entsprechende Hygienemaßnahmen bzw. das Hygienekonzept der Messe Berlin zu beachten (falls vorhanden). Auf Grund der unvorhersehbaren pandemischen Lage soll das Standkonzept diesbezüglich eine größtmögliche Flexibilität erlauben.
Die Leistungen des Auftragnehmers beinhalten, neben der Konzeption, Gestaltung, Grafikerstellung und mietweisen Gestellung der Messeeinrichtung (ggf. auch Leihmobiliar) sowie der Durchführung des Standbaus, den An- und Abtransport zum Messeort, die Montage und Demontage nach dem jeweils bestätigten Grundriss und den technischen Support während der Messe. Die Standelemente werden nur mietweise für den Messeauftritt zur ITB Berlin 2024 zur Verfügung gestellt. Nach Messeabschluss sind alle wiederverwendbaren Elemente einzulagern für einen eventuellen Folgeeinsatz (siehe Rahmenvertrag §§ 3 Abs. 8). Die Standbaurichtlinien der Messe Berlin (Anlage 02) sind einzuhalten.
visitBerlin, TMB und FBB setzen voraus, dass die sie betreffenden gestalterischen Leistungen unter Wahrung ihrer jeweils eigenständigen Identität (CI und CD) erfolgen (siehe Anlagen CD-Handbücher).

Beschreibung der Verlängerungen

Der Rahmenvertrag wird für den Zeitraum vom 13. November 2023 bis zum 31. Juli 2024 geschlossen. Nach Ablauf des Leistungszeitraums endet der Rahmenvertrag automatisch, ohne dass es einer Kündigungserklärung einer Partei bedarf. Die Auftraggeberin behält sich vor, den Rahmenvertrag optional zweimal um jeweils ein Jahr zu verlängern. Der Rahmenvertrag endet spätestens zum 31.07.2026 .
Der Auftragswert inkl. aller Optionen beträgt 480.000 EUR.

Zusätzliche Informationen

Option nach § 132 GWB:
Für den Fall, dass der Ausschreibungsgewinner vor vollständiger Leistungserbringung wegen Kündigung, Insolvenz oder aus einem anderen Grunde endgültig ausfällt, behält sich der Auftraggeber vor, die verbleibenden Arbeiten den übrigen Bietern in der Reihenfolge des Ausschreibungsergebnisses auf der Grundlage ihrer jeweiligen Angebote anzutragen.
Fällt ein Auftragnehmer nur bezüglich einzelner Lose aus, ist der Auftraggeber berechtigt, die betroffenen Lose ganz oder teilweise anderen Losen zu den jeweils vertraglich vereinbarten Konditionen bis zum Ende der Vertragslaufzeit zuzuschlagen, wenn der Auftragnehmer dieser Lose mit der Erweiterung einverstanden ist.

1. Angaben zur Betriebshaftpflichtversicherung
a) Der Bieter versichert, über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssum-me in Höhe von mindestens 3 Mio. Euro für Personenschäden, 2 Mio. Euro für Sachschä-den und 500.000,00 EUR für Vermögensschäden zu verfügen. Ein Nachweis der Versicherung ist beigefügt (Kopie ist ausreichend).
oder
b) Der Bieter versichert, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abzuschließen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Referenzen
Es sind mindestens drei vergleichbare Referenzaufträge zum Messestandbau zu benennen, die inner-halb der letzten drei Jahre (maßgeblich ist der Zeitpunkt der Bekanntmachung dieses Vergabeverfahrens) vollständig erbracht wurden.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Messestandreferenzen
Ein Referenzauftrag ist vergleichbar, wenn er folgende Anforderungen erfüllt:
a. Messestand mit mind. 200 m² Netto-Standfläche
b. Messestand für mehr als ein Unternehmen oder mit Unteranschließern
c. Auftragsvolumen von mind. 100.000 Euro netto pro Messe.
Der Bieter hat die Möglichkeit, mehr als drei Referenzen auf Extrablättern einzureichen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die Fristen nach § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Ein Nachprüfungsverfahren kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingeleitet werden (vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)