Konzeption und Durchführung Sportler*innen Wahl NRW 2023-2030

Landessportbund Nordrhein-Westfalen e. V.

Der Auftraggeber ist die größte Personenvereinigung in Nordrhein-Westfalen. Über seine 129 Mitgliedsorganisationen sind rund 17.700 Sportvereine mit ihm verbunden, die insgesamt über 4,93 Millionen Mitglieder zählen. In Zusammenarbeit mit dem Land Nordrhein-Westfalen verleiht er jährlich den FELIX Award, eine Auszeichnung für Spitzensportler*innen in NRW. Für die Planung und die Durchführung dieses Vorhabens benötigt er externe Dienstleistungen. Diese sollen in dem vorliegenden Verfahren beschafft werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-05-30. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-04-26.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• TAS Emotional Marketing GmbH

Wer?

• Landessportbund Nordrhein-Westfalen e. V.

Wie?

• Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen › Event-Organisation

Wo?

• Düsseldorf › Duisburg, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-04-26	Auftragsbekanntmachung
2023-08-22	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2023-04-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Event-Organisation
Referenznummer: 2023-04-26_001
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Event-Organisation 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Duisburg, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landessportbund Nordrhein-Westfalen e. V.
Postanschrift: Friedrich-Alfred-Allee 25
Postleitzahl: 47055
Postort: Duisburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.lsb.nrw 🌏
E-Mail: mirco.achzenick@lsb.nrw 📧
URL der Dokumente: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXPSYRND0TZ/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXPSYRND0TZ 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-04-26 📅
Einreichungsfrist: 2023-05-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-04-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 084-258995
ABl. S-Ausgabe: 84
Zusätzliche Informationen

Soweit oben angegeben ist, dass der Preis nicht "das einzige Zuschlagskriterium ist", erfolgte dies aufgrund der Beschränkungen des Bekanntmachungsformulars. Die Angabe wird hiermit wie folgt konkretisiert: Der Auftraggeber verwendet im vorliegenden Verfahren ausschließlich qualitative Zuschlagskriterien. Einzelheiten ergeben sich aus der Anlage "Wirtschaftlichkeitswertung". Der Auftraggeber ist innerhalb der vergaberechtlichen Grenzen grundsätzlich bereit über sämtliche Aspekte des Vertrages und der Leistungsbeschreibung zu verhandeln. Bekanntmachungs-ID: CXPSYRND0TZ

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 3 500 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Der Auftragnehmer konzeptioniert für den Auftraggeber den "FELIX Award" bzw. den "FELIX Champions" in den Jahren 2023 - 2030. Er führt die Veranstaltung einschließlich aller hierfür vorgesehenen Schritte und Teilveranstaltungen als Generalunternehmer durch.

Seit 2007 werden jedes Jahr die besten Spitzensportler*innen aus Nordrhein-Westfalen ausgezeichnet. Die Awards vergibt der Landessportbund Nordrhein-Westfalen gemeinsam mit dem Land Nordrhein-Westfalen. Die Awards werden in sieben Kategorien an die besten Sportler*innen aus Nordrhein-Westfalen vergeben.

Die feierliche Verleihung fand in den letzten Jahren jeweils im Dezember am zweiten Freitagabend abwechselnd in Dortmund (Westfalenhalle) oder in Düsseldorf (Mitsubishi Electric Halle) statt. Die Verleihung wurde begleitet durch ein kulinarisches 3-Gänge Galadinner, mindestens zwei Show-Acts (Gesang, Comedian, Akrobatik mit hoher sportlicher Affinität) sowie einer After-Show-Party (mit DJ oder/und Band). Es wurden jeweils ca. 1.000 Gäste, darunter Prominenz aus Sport, Wirtschaft und Politik eingeladen. Die Highlights der Verleihung wurden am Folgetag im WDR-Fernsehen übertragen. Ein Mitschnitt einer Veranstaltung findet sich hier:

https://go.lsb.nrw/aufzeichnung-felix

Die Verleihung der Awards soll zukünftig, abhängig vom Olympischen Zyklus, als "FELIX Champions" in den Olympischen und Paralympischen Jahren und als "FELIX Award" in den nicht Olympischen Jahren stattfinden.

Der Auftraggeber veranstaltet den FELIX Award in enger Zusammenarbeit mit dem Land Nordrhein-Westfalen, vertreten durch die Abteilung Sport und Ehrenamt der Staatskanzlei Nordrhein-Westfalen (im Folgenden "Steuerungsgruppe") in den Jahren 2023, 2025, 2026, 2027, 2029, 2030.

In den Olympischen Jahren 2024 und 2028 veranstaltet der Auftraggeber in enger Zusammenarbeit mit dem Land Nordrhein-Westfalen, vertreten durch die Abteilung Sport und Ehrenamt der Staatskanzlei Nordrhein-Westfalen und der Sportstiftung NRW (im Folgenden "Steuerungsgruppe") den FELIX Champions.

Der FELIX findet abwechselnd in Dortmund und Düsseldorf statt.

Der Auftragnehmer erstellt als Veranstaltungsagentur einen Vorschlag für die Neukonzeptionierung des FELIX-Award. Er wird den FELIX-Award für den Auftraggeber in den Vertragsjahren planen und durchführen.

Einzelheiten ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung, die Bestandteil der Vergabeunterlagen ist.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 3 500 000 EUR 💰
Dauer: 90 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Landessportbund Nordrhein-Westfalen e. V. Friedrich-Alfred-Allee 25 47055 Duisburg

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Anlage "Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen"

Anlage "Eigenerklärung MiLoG"

Technische und berufliche Fähigkeiten: Anlage "Referenzen"
Mindeststandards:

Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag drei Referenzaufträge nachzuweisen. Es bestehen an jeden einzelnen Referenzauftrag die folgenden Mindestanforderungen:

- Der Referenzauftrag muss (auch) die Planung und Durchführung einer festlichen Veranstaltung mit einem Bühnenprogramm zum Inhalt gehabt haben; und

- Bei den Teilnehmenden muss es sich zumindest auch um öffentlich bekannte Vertreter aus einer der folgenden gesellschaftlichen Gruppen gehandelt haben: Politik, Wirtschaft, Sport oder Kultur; und

- Es müssen mindestens 250 geladene Gäste am Veranstaltungsort zusammengekommen sein; und

- Bei dem Referenzauftraggeber muss es sich um einen öffentlichen Auftraggeber im Sinne des § 98 GWB oder um einen eingetragenen Verein gehandelt haben; und

- Das Durchführungsdatum der Veranstaltung darf bei Ablauf der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge nicht länger als sieben Jahre zurückliegen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern: siehe Anlage "Auswahlkriterium"
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2023-06-02 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: eingetragener Verein
Kontakt
Internetadresse: www.lsb.nrw 🌏
Dokumente URL: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXPSYRND0TZ/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Der Auftraggeber ist innerhalb der vergaberechtlichen Grenzen grundsätzlich bereit über sämtliche Aspekte des Vertrages und der Leistungsbeschreibung zu verhandeln.

Bekanntmachungs-ID: CXPSYRND0TZ

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Postort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2514111691 📞
Fax: +49 2514112165 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Siehe § 160 (3) GWB

Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des

Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn

Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens

bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe

gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis

zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu

wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1

Nummer

2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: siehe VI.4.1)
Postort: siehe VI.4.1)
Quelle: OJS 2023/S 084-258995 (2023-04-26)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-08-22)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 3 044 808 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-08-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-08-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 163-511240
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 084-258995
ABl. S-Ausgabe: 163
Zusätzliche Informationen

Der Gesamtbeschaffungswert bildet das Gesamtbudget für die komplette Vertragslaufzeit (8 Jahre) ab.

Objekt
Umfang der Beschaffung

Der Gesamtbeschaffungswert bildet das Gesamtbudget für die komplette Vertragslaufzeit (8 Jahre) ab.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Veranstaltung für die Sportler*innen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 35
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Unterhaltungswert
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erreichung des Kommunikationsziels "öffentliche Aufmerksamkeit"
Qualitätskriterium (Gewichtung): 17
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erreichung des Kommunikationsziels "Wertschätzung für Sportler*innen"
Qualitätskriterium (Gewichtung): 18
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Einschlägige Erfahrungen Projektleiter*in und Vertreter*in
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Preis (Gewichtung): 0

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-08-22 📅
Name: TAS Emotional Marketing GmbH
Postanschrift: Max-Keith-Straße 66
Postort: Essen
Postleitzahl: 45136
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2018422481 📞
E-Mail: vera.preen@tas-agentur.de 📧
Land: Duisburg, Kreisfreie Stadt 🏙️
Internetadresse: http://tas-agentur.de 🌏
Gesamtwert des Auftrags: 3 044 808 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPSYRNDL3Z
Quelle: OJS 2023/S 163-511240 (2023-08-22)

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