Konzeption, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des landesweiten Katastrophenschutztags NRW in den Jahren 2024, 2025, 2026 und im Jahr 2027 | Ministerium des Innern des Landes NRW | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2023-10-12	Auftragsbekanntmachung

Titel

Konzeption, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des landesweiten Katastrophenschutztags NRW in den Jahren 2024, 2025, 2026 und im Jahr 2027
ZVSt-2023-117

Kurze Beschreibung

Der Brand- und Katastrophenschutz in Nordrhein-Westfalen wird zum überwiegen-den Teil von ehrenamtlichen Kräften der im Katastrophenschutz in NRW tätigen Organisationen (Deutsches Rotes Kreuz Landesverband Westfalen-Lippe e.V., Deutsches Rotes Kreuz Landesverband Nordrhein e.V., Deutsche Lebens-Rettungs-Gesellschaft Landesverband Westfalen, Deutsche Lebens-Rettungs-Gesellschaft Landesverband Nordrhein, Malteser Hilfsdienst e.V., Arbeiter-Samariter-Bund NRW e.V., die Johanniter-Unfall-Hilfe e.V. Landesverband NRW, Technisches Hilfswerk Landesverband NRW und Verband der Feuerwehren in NRW e.V.) getragen.
Die vorliegende Ausschreibung wird in Vorbereitung der ab 2024 bis 2026 und 2027 jährlich stattfindenden Katastrophenschutztage mit den jeweiligen Partnerkommunen und etablierten Arbeitsgruppen durchgeführt. Für das Jahr 2024 wird die Stadt Coesfeld Partnerkommune sein und Arbeitsgruppenmitglieder stellen. Grundsätzlich setzen sich Arbeitsgruppen aus ehrenamtlichen Kräften der anerkannten Organisationen im Katastrophenschutz, Vertreterinnen und Vertretern der Feuerwehr der jeweiligen Partnerkommune und dem Auftraggeber zusammen. Bislang fanden vier landesweite Katastrophenschutztage statt: In Bonn (02.10.2021), Dortmund (06.08.2022) und Krefeld (10.09.2022) und Paderborn (26.08.2023). Erfahrungswerte aus den vorgenannten Veranstaltungen fließen in die Umsetzung der Folgeveranstaltungen in den Jahren 2024 bis 2027 ein und werden dem Auftragnehmer in der Veranstaltungsplanung durch den Auftraggeber übermittelt. Das Konzept der Katastrophenschutztage in den Jahren von 2024 bis 2027 sollte an das Design der Katastrophenschutztage in Bonn (2021), Dortmund, Krefeld (2022) und Paderborn (2023) anknüpfen und die Imagestrategie des Landes NRW #EngagiertFürNRW berücksichtigen. Eine konstruktive und zielführende Zusammenarbeit mit dem entsprechenden Vertragspartner, der die Kampagne des Landes NRW #EngagiertFürNRW konzipiert und umsetzt, wird von dem Auftragnehmer erwartet.

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftragnehmer übernimmt die Konzeption, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Veranstaltungsformats "Landesweiter Katastrophenschutztag NRW" in den Jahren 2024, 2025, 2026 und im Jahr 2027.Der Auftragnehmer koordiniert sowohl in der Vorbereitung als auch in der Durchführung, alle beteiligten Akteure, darunter Auftraggeber (IM NRW als Veranstalter), Vertreter/innen der jeweiligen Partnerkommunen wie Coesfeld als Mit-Veranstalter und die Vertreter/innen der im Katastrophenschutz NRW tätigen Organisationen. Jeder der landesweiten Katastrophenschutztage NRW in den Jahren 2024, 2025, 2026 und 2027 wird als ganztägige Open-Air-Veranstaltung an einem Samstag, in der Zeit von 10:00 bis 17:00 Uhr, umgesetzt. Der Auftragnehmer erstellt im Rahmen der vertraglichen Zusammenarbeit unter Berücksichtigung der vorgenannten Rahmenbedingungen jährlich sechs Teilkonzeptentwürfe für den jeweils nächsten landesweiten Katastrophenschutztag (insgesamt vier Katastrophenschutztage für die Jahre 2024-2027), der mit dem Auftraggeber sowie den genannten Arbeitsgruppen final abgestimmt wird.
Die Teilkonzeptentwürfe beinhalten die folgenden sechs Einzelbestandteile:
- Außenwerbung/Social Media (Ziffer 3.2.1),
- Kreativkonzept (Ziffer 3.2.2),
- Raumkonzept (Ziffer 3.2.3),
- Technikkonzept (Ziff. 3.2.4),
- Moderationskonzept (Ziff. 3.2.5),
- Personalkonzept (Ziffer 3.2.6).
Der Auftragnehmer entwirft einen Ablaufplan und sorgt für die Einhaltung des abgestimmten Ablaufplans an den Veranstaltungstagen. Er ist für den Auf- und Abbau der Aktionen/Aktionsflächen und aller weiteren Konzeptbestandteile verantwortlich.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, im Rahmen des Berichtswesens des Auftraggebers Berichte, Übersichten, Präsentationen etc. über Inhalte und Planungsstände der Veranstaltungsplanung zu erstellen oder an solchen Arbeitsergebnissen mitzuwirken bzw. zuzuliefern.
Der Auftragnehmer erstellt spätestens zwei Wochen nach dem Veranstaltungstag jeweils einen öffentlichkeitswirksamen Artikel (max. 2 DIN-A 4-Seiten), der in den Zeitschriften der im Katastrophenschutz tätigen Organisationen erscheint und in dem über den Katastrophenschutztag, inkl. Fotos, leser*innenfreundlich berichtet wird. Der Auftraggeber behält sich vor, bis zu drei Anpassungen der Artikel einzufordern. Die Finalfassungen der Artikel liegen bis spätestens drei Wochen nach den jeweiligen Veranstaltungen vor.
Der Auftragnehmer erstellt im Nachgang an den Veranstaltungstag jeweils zwei unterschiedliche Postings/Botschaften, die sowohl vom IM NRW als auch von den im Katastrophenschutz in NRW tätigen Organisationen für die internetbasierte Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere für die gängigen Social-Media-Kanäle, genutzt werden können. Die Postings/Botschaften sind mit dem Auftraggeber abzustimmen.
Für weitergehende Details zur Leistung, s. beigefügte Leistungsbeschreibung.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einzureichende Unterlagen:
- Unternehmensdarstellung (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): In Form einer kurzen und übersichtlichen Unternehmensdarstellung (max. 1 Din A4 Seite), mit Angaben zu Fach-Abteilungen und zur Anzahl und zum Einsatzgebiet der festangestellten Mitarbeiter, sowie zur konzeptionellen und produktionstechnischen Leistungsfähigkeit (in den Bereichen Klassische Medien, Internet und Sozia-le Medien, Veranstaltungsmanagement).
- Nachweis eines Mindestjahresumsatzes (mit dem Teilnahmeantrag mittels Dritterklärung vorzulegen): Netto-Honorarumsatz (Gross Income) pro Jahr von mindestens 1.500.000,00 EUR bezogen auf die letzten zwei Geschäftsjahre.
durch:
o entsprechendes Testat durch eine Steuerberatung (Bilanzierung oder Betriebswirtschaftliche Auswertung inklusive Betriebswirtschaftlichem Kurzbericht) über das Gross Income des Auftragnehmers jeweils be-zogen auf die letzten zwei abgeschlossenen Geschäftsjahre.
- Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung (mit dem Teilnahmeantrag mittels Dritterklärung vorzulegen): Die Bieter müssen nachweisen, dass eine Betriebshaftpflichtversicherung besteht, mit einer Haftungssumme von 3.500.000,00 EUR für Personen- und Sachschäden
- durch eine Kopie der aktuellen Deckungsbescheinigung des Berufs- oder Haftpflichtversicherungsträgers.
- Eigenerklärung zur Erweiterung der Betriebshaftpflichtversicherung bzw. zur Veranstalterhaftpflichtversicherung (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Die Bewerber müssen nachweisen, dass im Falle der Zuschlagserteilung entweder die Betriebshaftpflichtversicherung um veranstaltungsspezifische Risiken entsprechend erweitert oder eine Veranstalterhaftpflichtversicherung mit einer Haftungssumme von mind. 2.000.000,00 EUR des Bewerbers vorgelegt wird.
Der Nachweis kann erbracht werden durch
o eine Eigenerklärung.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einzureichende Unterlagen:
- Referenzen der Projektleitung (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Es ist ein Nachweis zu erbringen:
- Über eine übersichtliche und nachvollziehbare Zusammenstellung der jeweiligen projektleitenden Tätigkeit (max. drei Din A4 Seiten).
- Referenzen der stellvertretenden Projektleitung (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Es ist ein Nachweis zu erbringen:
- Über die aktuelle Vorerfahrung.
Durch:
- eine übersichtliche und nachvollziehbare Zusammenstellung der jeweiligen projektleitenden Tätigkeit (max. fünf Din A4 Seiten).
- Erfahrungen des Unternehmens (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Auftragnehmer muss zudem nachweisen, dass er über die erforderlichen Kenntnisse und Erfahrungen in der Durchführung vergleichbarer Veranstaltungen (= Fachkunde) verfügt. Es werden nur Veranstaltungen berücksichtigt, deren Abschluss nicht länger als fünf Jahre zurückliegt oder deren Beginn mindestens sechs Monate zurückliegt.
Es werden maximal drei Nachweise gewertet.
Aus den Nachweisen müssen die folgenden Informationen hervorgehen:
- Auftraggeber (inklusive Ansprechpartner und Kontaktdaten),
- Tag der Veranstaltung (exakte Daten angeben TT.MM.JJJJ bis TT.MM.JJJJ),
- Auftragsvolumen,
- Thema der Veranstaltung,
- Ziel der Veranstaltung,
Die Darstellung der einzelnen Veranstaltungen erfolgt auf max. einer Din A4 Seite pro Veranstaltung, unter Einbindung von Bildern und Grafiken max. zwei Din A4 Seiten. Auf weitere Unterlagen ist zu verzichten.

Die Vergabe- und Vertragsunterlagen werden ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz NRW (VMP) zur Verfügung gestellt. Es wird die (kostenfreie) Registrierung des Unternehmens auf dem VMP unter http://www.evergabe.nrw.de empfohlen. Diese hat für die Unternehmen den Vorteil, dass sie laufend auf etwaige zusätzliche Informationen im Rahmen der Bieterkommunikation hingewiesen werden. Bei Verzicht auf die Registrierung, sind die Unternehmen selbst dafür verantwortlich, ihre Informationen aktuell zu halten. Auf die Gefahr, wesentliche Neuigkeiten nicht zu erfahren und möglicherweise einen fehlerhaften Teilnahmeantrag abzugeben, weise ich hin. Um selbst im Rahmen der Bieterkommunikation Fragen an die Vergabestelle zu richten, ist ebenso wie für die Abgabe von Anträgen im VMP NRW eine Registrierung zwingend erforderlich.
Zum Verfahren bzw. den Vergabeunterlagen sind nur schriftliche Fragen über den Kommunikationsbereich des VMP zugelassen. Die Antworten sowie ggf. weitere Informationen zum Verfahren bzw. den Vergabeunterlagen werden schriftlich, zeitgleich und anonymisiert im Kommunikationsbereich des VMP eingestellt. Bieterfragen und deren Antworten werden grundsätzlich Bestandteil der Leistungsbeschreibung.
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, Fragen, die nicht bis spätestens zur genannten Frist vor Ablauf der Teilnahmefrist eingegangen sind, nicht zu beantworten.
Für einen vollständigen Teilnahmeantrag sind die in den Vergabeunterlagen "CSX 43 - Zusammenstellung einzureichender Unterlagen" aufgeführten Unterlagen mit dem Teilnahmeantrag (Formular 314 EU) einzureichen. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, von der Möglichkeit der Nachforderung von nicht bzw. nicht rechtzeitig eingereichten Unterlagen, Erklärungen und Nachweisen nach § 56 Vergabeverordnung (VgV) unter Wahrung des Gleichbehandlungsgebots keinen Gebrauch zu machen. Fehlende Angaben, Unterlagen oder Nachweise können somit zum Ausschluss von der weiteren Teilnahme am Verfahren führen.
Bekanntmachungs-ID: CXS7YYBY1CKVJBDC