Krankenhäuser Landkreis Freudenstadt gGmbH - Europaweite Vergabe eines Mietvertrages über Managed Print Service - Anmietung von Hardware (Druck- und Multifunktionssysteme) und Servicedienstleistungen

Krankenhäuser Landkreis Freudenstadt gGmbH

Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist der Abschluss eines einheitlichen Mietvertrages mit der KLF über Managed Print Service - Anmietung von Druck- und Multifunktionssystemen einschließlich Vollservice - im offenen Verfahren.

Deadline

Deadline 2026-12-07

Wer?

• Krankenhäuser Landkreis Freudenstadt gGmbH

Wie?

Wo?

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-11-05	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-11-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Krankenhäuser Landkreis Freudenstadt gGmbH - Europaweite Vergabe eines Mietvertrages über Managed Print Service - Anmietung von Hardware (Druck- und Multifunktionssysteme) und Servicedienstleistungen
Referenznummer: 2026/2840
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Lieferungen
Produkte/Dienstleistungen: Maschinen, Material und Zubehör für Büro und Computer, außer Möbeln und Softwarepaketen 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 2026/2840
Beschreibung der Beschaffung:

Die KLF betreibt an den Standorten Horb am Neckar und Freudenstadt insgesamt 247 Druck- und Multifunktionssysteme und strebt eine Standardisierung der eingesetzten Druckerflotte an. Die Systeme werden in sechs Leistungsklassen eingeteilt: - LK 1: Drucker SW A4; - LK 2: MFP A4 SW; - LK 3: MFP A4 SW - Tinte - LK 4: MFP A4 Farbe - LK 5: MFP A4 Farbe - Tinte - LK 6: MFP A3 Farbe Die genauen Stückzahlen je Leistungsklasse ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung (Anlage 2 zu diesem Verfahrensleitfaden). Die jeweiligen Standorte sind in Anhang III zum Leistungsverzeichnis - Standortliste des Leistungsverzeichnisses zu entnehmen. Der Auftraggeber legt großen Wert auf das Thema Gesundheitsschutz seiner Mitarbeiter. Aus diesem Grund müssen in der Verwaltung Drucksysteme mit Tintentechnologie eingesetzt werden. Im klinischen Umfeld wird auf die Lasertechnologie gesetzt. Das Angebot darf somit maximal zwei Hersteller enthalten. Für die Softwarelösung darf ein abweichender Hersteller angeboten werden. Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist der Abschluss eines einheitlichen Mietvertrages mit der KLF über Managed Print Service - Anmietung von Druck- und Multifunktionssystemen einschließlich Vollservice - im offenen Verfahren. Der Vertrag umfasst insbesondere folgende Leistungen: - Abholung, Datenlöschung nach BSI-Standard und fachgerechte Entsorgung der vom Auftraggeber im eigenen Eigentum stehenden Altsysteme (Drucker A4, MFP A4, MFP A3). Die hierfür anzugebenden Preise ergeben sich aus dem Preisblatt (Anhang II der Leistungsbeschreibung). - Anmietung der Systeme einschließlich Vollservice. Die monatliche Servicerate soll für die angebotenen Systeme alle kostenrelevanten Leistungen umfassen, die für den Betrieb anfallen, insbesondere Wartungen, Reparaturen, Ersatzteile, Verschleißteile, Verbrauchsmaterialien, Toner, Tinte, Arbeitszeiten, Anfahrtskosten, Treibstoffkosten und Reinigungsmaterial. Die Einmalkosten für Montage und Systemcheck, Auslieferung, Inbetriebnahme und Einweisung, Systemintegration in das Netzwerk, Urheberrechtsabgabe, Rücknahme und Datenlöschung sind in der monatlichen Mietrate zu berücksichtigen. Der Vertrag umfasst ferner sämtliche für den vertragsgemäßen Betrieb erforderlichen Nutzungsrechte an den Softwarelösungen, insbesondere an der Software zur zentralen Erfassung der Zählerstände (Überwachungssoftware, vgl. Leistungsbeschreibung, Ziffer 2.1 und 2.6.2) sowie an der OCR-Texterkennungssoftware ein-schließlich etwaiger Lizenzen (vgl. Leistungsbeschreibung, Ziffer 2.5.3). Sämtliche hierfür anfallenden Kosten (Lizenz-, Bereitstellungs- und Wartungskosten) sind - wie alle übrigen Leistungen - in der monatlichen Miet- und Servicerate enthalten; gesonderte Kosten dürfen nicht in Ansatz gebracht werden. Darüber hinaus stellt der Auftragnehmer einen Gerätepool von 10 Druck- und Multifunktionssystemen als Ersatz- bzw. Leihgeräte bereit. Diese Poolgeräte stehen im Lager des Auftraggebers und werden getrennt von den unter Ziffer 3.1 genannten Systemen vorgehalten. Bei einem kurzfristigen Ausfall eines Systems im 24-Stunden-Betrieb der Kliniken wird ein Poolgerät vom Auftraggeber selbst aufgestellt, in Betrieb genommen und in die Systemlandschaft des Auftraggebers eingebunden. Sämtliche Kosten der Vorhaltung, der Bereitstellung, der Aufstellung und der Inbetriebnahme der Poolgeräte sind in der monatlichen Miet- und Servicerate enthalten. Nicht enthalten sind die Kosten für Papier, Heftklammern und Strom. Diese Leistungen werden auftraggeberseitig zur Verfügung gestellt. Alle übrigen für die Erfüllung des Vertrags erforderlichen Entgelte sind mit den angebotenen Preisen gemäß Preisblatt (Anhang II zur Leistungsbeschreibung) abgegolten. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf weitere oder gesonderte Vergütung besteht nicht. Weitere Einzelheiten zu den zu beauftragenden Leistungen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung (Anlage 2 zu diesem Verfahrensleitfaden) sowie deren Anhängen (Anhang I - Technische Anforderungen, Anhang II - Preisblatt, Anhang III - Standortliste). Hinweis der Vergabestelle: Die Nichteinhaltung von Mindestanforderungen / KO-Kriterien in den Vergabeunterlagen führt zum zwingenden Angebotsausschluss.

Beschreibung der Beschaffung

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit 📦
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Freudenstadt 🏙️
Dauer: 5 Jahre
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Der Auftraggeber ist berechtigt, den Mietvertrag zweimalig um zwölf Monate zu verlängern. Die Ausübung erfolgt durch einseitige schriftliche Erklärung spätestens sechs Monate vor Ablauf der Grundlaufzeit; im Falle der Ausübung gelten die dann jeweils geltenden vertraglichen Konditionen fort. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Verlängerung besteht nicht.

Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 40.0
5.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Entsorgungskonzept gemäß BSI
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Implementierungs- und Servicekonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Umweltkonzept
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-12-07 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 2 Monate
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-11-25 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Der Auftraggeber behält sich vor, bei Angebotsabgabe nicht beiliegende bzw. den Anforderungen formal bzw. inhaltlich nicht genügende Erklärungen unter Fristsetzung nachzufordern. Ein Anspruch auf Nachforderung besteht nicht. Fehlt eine Verpflichtungserklärung auch nach Nachforderung, so ist das Angebot von der Wertung auszuschließen.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eigenerklärung über den Jahresumsatz in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren einschließlich des Jahresumsatzes mit vergleichbaren Leistungen.

Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eigenerklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren ersichtlich (2023, 2024, 2025) sind.

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eigenerklärung über den Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme für Personen-, Sach- und Vermögensschäden in Höhe von mindestens EUR 5.000.000,00 oder Eigenerklärung, im Auftragsfall Versicherungsschutz in der geforderten Höhe zu stellen. Wir erklären, dass unser Unternehmen eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme für Personen-, Sach- und Vermögensschäden in Höhe von mindestens EUR 5.000.000,00 abgeschlossen hat bzw. im Auftragsfall einen Versicherungsschutz in der geforderten Höhe abschließen wird. Mit dem Angebot ist neben dieser Eigenerklärung noch keine Erklärung / Bescheinigung einer Versicherungsgesellschaft vorzulegen. Hinweis der Vergabestelle: Die geforderte Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung ist von Bietergemeinschaften insgesamt nur einmal vorzulegen.

Eignungskriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eigenerklärung zur Herstellerautorisierung Ich/Wir erkläre(n), dass für die Wartung und Instandhaltung der angebotenen Systeme eine Autorisierung des jeweiligen Herstellers der angebotenen Systeme (maximal zwei Hersteller, Leistungsbeschreibung, Kapitel 1.12) vorliegt oder bis zur Zuschlagserteilung vorliegen wird. Die Autorisierung umfasst die Durchführung von Wartungs- und Instandhaltungsleistungen einschließlich des Bezugs von Original-Ersatzteilen und Verbrauchsmaterialien sowie die Einbindung der Serviceorganisation des Herstellers (vgl. Leistungsbeschreibung, Kapitel 3.1). Hersteller 1: Name: ______________________ Die Herstellerautorisierung für Hersteller 1 liegt bei und ist dem Angebot beigefügt: - Ja - Nein Hersteller 2: Name: _______________________ Die Herstellerautorisierung für Hersteller 2 liegt bei und ist dem Angebot beigefügt: - Ja - Nein Ggf. Abweichender Hersteller für die Softwarelösung: Name: __________________

Eignungskriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Eigenerklärung zur Teilnahme am Schulungsprogramm des Krankenhauszukunftsfonds Der Bieter erklärt, dass mindestens zwei seiner Mitarbeiter am Schulungsprogramm des Krankenhauszukunftsfonds teilgenommen bis zum Ablauf der Angebotsfrist haben. Die Nichtteilnahme bis zum Ablauf der Angebotsfrist führt zum zwingenden Angebotsausschluss. Ich/Wir erkläre(n), dass mindestens zwei Mitarbeiter meines/unseres Unternehmens am Schulungsprogramm des Krankenhauszukunftsfonds bis zum Ablauf der Angebotsfrist teil-genommen haben. Auf Verlangen der Vergabestelle reichen wir eine entsprechende Bescheinigung ein. Mitarbeiter 1: Name, Vorname: ______________________ Mitarbeiter 2: Name, Vorname: ______________________

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Der Bieter hat folgende Mindestreferenz vorzulegen: - Eigenerklärung über das Vorliegen von mindestens drei Referenzen über die Ausführung von Managed Print Services im Klinikumfeld (Krankenhäuser oder andere Einrichtungen des Gesundheitswesens) mit vergleichbarer Größenordnung (mindestens 150 Druck- und Multifunktionssystemen im Einsatz). Die Referenzen müssen die Bereitstellung, Wartung und Instandhaltung von Druck- und Multifunktionssystemen enthalten. Die Leistungserbringung muss für einen ununterbrochenen Zeitraum von einem Jahr bis zum Ablauf der Angebotsfrist erbracht worden sein. Es werden auch einschlägige Leistungen berücksichtigt, die mehr als drei Jahre zurückliegen, sofern die Leistungszeit zumindest teilweise nach dem 31. Dezember 2022 liegt. Hinweis: Die geforderten Mindestreferenz ist von Bietergemeinschaften nur einmal vorzulegen. Die Erklärungen über die Referenzprojekte müssen folgende Angaben enthalten: - Bezeichnung des Auftrags, - Auftraggeber (Anschrift, Ansprechpartner, Telefonnummer), - Leistungsumfang / -gegenstand - Auftragswert in EUR netto, - Zeitraum der Leistungserbringung, Die Vorlage von insgesamt mehr als drei Referenzen ist nicht erwünscht.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Krankenhäuser Landkreis Freudenstadt gGmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE 144250325
Postleitzahl: 72250
Postort: Freudenstadt
Region: Freudenstadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: klf-drucker@menoldbezler.de 📧
Telefon: +49 711 86040 461 📞
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Gesundheit
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YMZMW4H/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YMZMW4H 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YMZMW4H 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
#Bekanntmachungs-ID: CXP4YMZMW4H#
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Nationale Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Kapellenstr. 17
Postleitzahl: 76131
Postort: Karlsruhe
Region: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧
Telefon: +49 721926-8730 📞
Fax: +49 721926-3985 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Es gelten die Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Hinsichtlich der Einleitung von Nachprüfungsverfahren wird auf § 160 GWB verwiesen. Dieser lautet: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Ein Unternehmen ist nicht antragsbefugt, soweit es sich auf die Unwirksamkeit einer Rechtsverordnung nach § 5 des Bundestariftreuegesetzes beruft, wenn die Unwirksamkeit dieser Rechtsverordnung nicht durch rechtskräftigen Beschluss nach § 98 Absatz 4 Satz 1 des Arbeitsgerichtsgesetzes festgestellt ist. Das Unternehmen hat darzulegen, dass ihm durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind, 5. ein offensichtlicher Missbrauch des Antrags- oder Beschwerderechts gemäß § 180 Absatz 2 vorliegt. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-11-05+01:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 217-777529 (2026-11-05)

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