Kreative Dienstleistungen für die Öffentlichkeitsarbeit

Kurze Beschreibung

Das Ministerium für Ländlichen Raum, Landwirtschaft und Heimat Baden-Württemberg sucht einen externen Dienstleister für eine Rahmenvereinbarung. Ziel ist es, die Öffentlichkeitsarbeit zu stärken, um schnell und zielgerichtet kommunizieren zu können. Die Zusammenarbeit umfasst Text-, Bild- und Kampagnenkommunikation sowie Film- und Technikdienstleistungen.

Beschreibung der Beschaffung

Allgemeines
Das Ministerium für Ländlichen Raum, Landwirtschaft und Heimat (MLR) ist für eine Vielzahl von Themen verantwortlich, die das Leben und die Zukunft der Bürgerinnen und Bürger in Baden-Württemberg betreffen. Unsere Arbeit konzentriert sich auf die Entwicklung und Sicherung von attraktiven und lebendigen ländlichen Räumen. Ebenso steht bei uns die Förderung der heimischen Landwirtschaft im Fokus, insbesondere auf regional und ökologisch erzeugte Produkte, sowie auf den Schutz und die Pflege der Wälder im Land. Ein weiterer Schwerpunkt unserer Arbeit liegt in der Ernährungsbildung und Ernährungserziehung, indem wir uns für eine gesunde und nachhaltige Ernährung einsetzen. Darüber hinaus arbeiten wir daran, eine ausgewogene Außer-Haus-Verpflegung zu fördern und die regionale Wertschöpfung zu stärken. Wir sind auch für die Regionalentwicklung und Heimat, die Tiergesundheit und die Lebensmittelüberwachung zuständig. Nachhaltige Erzeugung, regionale Ernährung stärken die Lebensqualität in unserem Land. So gestalten wir lebendige ländliche Räume, die Heimat bieten, Wertschöpfung schaffen und Zukunft sichern.


Was wir suchen
Um unsere Ziele zu erreichen und unsere Themen bürgernah und verständlich zu kommunizieren, suchen wir einen Dienstleister, der uns bei der Erstellung von verschiedenen Kommunikationsmitteln unterstützt. Dazu gehören die Konzeption und Umsetzung von:

- Social-Media-Posts und Reels
- Interaktiven Grafiken und Infografiken
- Key Visuals und Claims
- Landing Pages und Websites
- Klassischen Printprodukten wie Flyern, Broschüren, Plakaten, Postkarten, Roll-ups und Give-Aways

Darüber hinaus sollen Kommunikationskampagnen konzipiert und umgesetzt werden, einschließlich der Erstellung von Bewegtbild für verschiedene Kanäle. Ziel ist es, komplexe Inhalte klar, verständlich und ansprechend zu formulieren und medial zu verbreiten, um so die Bürgerinnen und Bürger in Baden-Württemberg zu informieren und zu sensibilisieren.


Laufzeit und Auftragsvolumen
Die zu vergebende Leistung wird durch eine Rahmenvereinbarung mit einem Teilnehmer geschlossen. Die Vertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung beginnt am 01.09.2026 und endet am 31.08.2028.
Optional kann die Rahmenvereinbarung seitens des Auftraggebers zweimal um je 12 Monate, vom 01.09.2028 bis 31.08.2029 und vom 01.09.2029 bis 31.08.2030, verlängert werden.


Teamzusammensetzung und Anforderungen
Seitens des Auftraggebers wird Wert auf Kontinuität hinsichtlich des Personals gelegt. Der Auftragnehmer stellt daher eine kontinuierliche Ansprechperson (Projektverantwortlicher) sowie eine gleichwertig qualifizierte Vertretung während der Laufzeit sicher. Der benannte Projektverantwortliche ist über die gesamte Vertragslaufzeit hauptverantwortlich für die zu erbringenden Leistungen.

Bei parallel abzurufenden Leistungen stellt der Auftragnehmer eine ausreichende personelle Kapazität sicher. Vor-Ort-Termine am Sitz des Auftraggebers sind bei Bedarf kurzfristig, innerhalb von 24-48 Stunden, wahrzunehmen. Auch hierfür hält der Auftragnehmer ausreichend personelle Kapazitäten bereit.

Leistungen, die mit einer besonderen Nähe zur Hausspitze und damit einhergehend mit einem besonders hohen Maß an Vertraulichkeit verbunden sind, sind vom Auftragnehmer persönlich zu erbringen. Für sonstige, weniger sensible Leistungsteile wie Lektorat bleibt der Einsatz von Subunternehmern vorbehaltlich der Zustimmung des Auftraggebers zulässig.


Vorgaben zur Leistungsausführung
Alle Leistungen sind unter Einhaltung der jeweils gültigen Corporate Design-Vorgaben des Auftraggebers auszuführen.

Der Auftragnehmer schuldet stets die Überlassung der Offenen Daten an Arbeitsergebnissen an den Auftraggeber.


Die beim Auftragnehmer für Vor-Ort-Termine anfallenden Fahrtkosten können abgerechnet werden, max. jedoch 0,50 EUR pro Kilometer. Die tatsächlich angefallenen Fahrtkosten sind vom Auftragnehmer mit der Abrechnung nachzuweisen.

Sofern nicht anders angegeben, sind pro Leistungsposition zwei Änderungsrunden enthalten. Unter einer Änderungsrunde ist die einmalige Übermittlung sämtlicher Änderungswünsche des Auftraggebers zu einer vorgelegten Leistung des Auftragnehmers zu verstehen sowie die darauf basierende einmalige Überarbeitung durch den Auftragnehmer und erneute Vorlage des überarbeiteten Ergebnisses.

Bei einzelnen Leistungen, wie beispielsweise Kampagnen kann nach Absprache mit dem Auftraggeber ggf. der Bedarf für die Beauftragung eines professionellen Fotografen bzw. einer professionellen Fotografin entstehen.

Ausführliche Regelungen sind der Rahmenvereinbarung zu entnehmen.

Für weitere umfängliche Informationen wird auf das Dokument "3.1_001 Leistungsbeschreibung Los 1.pdf" verwiesen.

Beschreibung der Beschaffung

Allgemeines
Das Ministerium für Ländlichen Raum, Landwirtschaft und Heimat (MLR) ist für eine Vielzahl von Themen verantwortlich, die das Leben und die Zukunft der Bürgerinnen und Bürger in Baden-Württemberg betreffen. Unsere Arbeit konzentriert sich auf die Entwicklung und Sicherung von attraktiven und lebendigen ländlichen Räumen. Ebenso steht bei uns die Förderung der heimischen Landwirtschaft im Fokus, insbesondere auf regional und ökologisch erzeugte Produkte, sowie auf den Schutz und die Pflege der Wälder im Land. Ein weiterer Schwerpunkt unserer Arbeit liegt in der Ernährungsbildung und Ernährungserziehung, indem wir uns für eine gesunde und nachhaltige Ernährung einsetzen. Darüber hinaus arbeiten wir daran, eine ausgewogene Außer-Haus-Verpflegung zu fördern und die regionale Wertschöpfung zu stärken. Wir sind auch für die Regionalentwicklung, die Tiergesundheit und die Lebensmittelüberwachung zuständig. Nachhaltige Erzeugung, regionale Ernährung stärken die Lebensqualität in unserem Land. So gestalten wir lebendige ländliche Räume, die Heimat bieten, Wertschöpfung schaffen und Zukunft sichern.


Was wir suchen
Um unsere Ziele zu erreichen und unsere Themen bürgernah und verständlich zu kommunizieren, suchen wir eine Film- und Technikagentur, die uns in der Öffentlichkeitsarbeit unterstützt. Dazu gehört die Umsetzung von:

- kurzen Videofilmen
- Videobotschaften und Begleitung ausgewählter Vor-Ort-Termine der Hausspitze
- Livestreaming von Veranstaltungen
- Produktion von Podcasts und Radiospots


Laufzeit und Auftragsvolumen
Die zu vergebende Leistung wird durch eine Rahmenvereinbarung mit einem Teilnehmer geschlossen. Die Vertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung beginnt am 01.09.2026 und endet am 31.08.2028.
Optional kann die Rahmenvereinbarung seitens des Auftraggebers zweimal um je 12 Monate, vom 01.09.2028 bis 31.08.2029 und vom 01.09.2029 bis 31.08.2030, verlängert werden.


Teamzusammensetzung und Anforderungen
Seitens des Auftraggebers wird Wert auf Kontinuität hinsichtlich des Personals gelegt. Der Auftragnehmer stellt daher eine kontinuierliche Ansprechperson (Projektverantwortlicher) sowie eine gleichwertig qualifizierte Vertretung während der Laufzeit sicher. Der benannte Projektverantwortliche ist über die gesamte Vertragslaufzeit hauptverantwortlich für die zu erbringenden Leistungen.

Bei parallel abzurufenden Leistungen stellt der Auftragnehmer eine ausreichende personelle Kapazität sicher. Vor-Ort-Termine am Sitz des Auftraggebers sind bei Bedarf kurzfristig, innerhalb von 24-48 Stunden, wahrzunehmen. Auch hierfür hält der Auftragnehmer ausreichend personelle Kapazitäten bereit.

Abstimmungs- und Umsetzungstermine können nach Bedarf digital oder vor Ort erfolgen.

Leistungen, die mit einer besonderen Nähe zur Hausspitze und damit einhergehend mit einem besonders hohen Maß an Vertraulichkeit verbunden sind, sind vom Auftragnehmer persönlich zu erbringen. Für sonstige, weniger sensible Leistungsteile wie bspw. Schnitt oder technische Nachbearbeitung, bleibt der Einsatz von Subunternehmern vorbehaltlich der Zustimmung des Auftraggebers zulässig.

Sofern nicht anders angegeben, sind pro Leistungsposition zwei Änderungsrunden enthalten. Unter einer Änderungsrunde ist die einmalige Übermittlung sämtlicher Änderungswünsche des Auftraggebers zu einer vorgelegten Leistung des Auftragnehmers zu verstehen sowie die darauf basierende einmalige Überarbeitung durch den Auftragnehmer und erneute Vorlage des überarbeiteten Ergebnisses.

Ausführliche Regelungen sind der Rahmenvereinbarung zu entnehmen.


Vorgaben zur Leistungsausführung
Alle Leistungen sind unter Einhaltung der jeweils gültigen Corporate Design-Vorgaben des Auftraggebers auszuführen.

Der Auftragnehmer schuldet bei Bedarf nach Aufforderung durch den Auftraggeber die Überlassung des Filmmaterials oder ausgewählter Filmszenen an den Auftraggeber.

Die beim Auftragnehmer für Vor-Ort-Termine anfallende Fahrtkosten können abgerechnet werden, max. jedoch 0,50 EUR pro Kilometer. Die tatsächlich angefallenen Fahrtkosten sind vom Auftragnehmer mit der Abrechnung nachzuweisen.


Ausführliche Regelungen sind der Rahmenvereinbarung zu entnehmen.

Für weitere umfängliche Informationen wird auf das Dokument "3.1_001 Leistungsbeschreibung Los 2.pdf" verwiesen.

Zusätzliche Informationen

Die Vergabestelle behält sich vor, von den Bietern / Mitgliedern der Bietergemeinschaft die Nachreichung, Vervollständigung und/oder Korrektur von Unterlagen im Rahmen des vergaberechtlich Zulässigen zu verlangen. Werden Unterlagen nicht fristgemäß nachgereicht, vervollständigt oder korrigiert, wird das Angebot ausgeschlossen. Ein Anspruch auf Nachforderung besteht nicht.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Es gelten die Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Hinsichtlich der Einleitung von Nachprüfungsverfahren wird auf § 160 GWB verwiesen. (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Hinsichtlich der Information nicht berücksichtigter Bieter und Bewerber gelten die §§ 134, 135 GWB. Insbesondere gilt: Bieter deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Das gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden; bei Übermittlung per Telefax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage.