Managed-Services-Leistungen M365

ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice

Auftraggeber sind die in der Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten der Bundesrepublik Deutschland (ARD) zusammengeschlossenen öffentlich-rechtlichen Landesrundfunkanstalten, das Zweite Deutsche Fernsehen (ZDF) und das Deutschlandradio (DR), vertreten durch die Geschäftsführung des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend "Beitragsservice" oder "AG" genannt).
Gegenstand der vom Beitragsservice ausgeschriebenen Leistungen ist die Vergabe des Betriebs der M365-Plattform als Managed Services mit einer Festlaufzeit von 2 Jahren ab dem 01.08.2023 sowie zwei Verlängerungsoptionen zu gleichen Konditionen um jeweils 12 Monate.
Im Sinne der Aufrechterhaltung einer leistungsfähigen und modernen IT-Landschaft sucht der AG für die M365-Umgebung einen kompetenten und erfahrenen "Managed Services"-Dienstleister (nachfolgend "AN" genannt). Wenngleich die Hoheit über die IT-Systeme beim AG verbleibt, besteht die Erwartung an den AN, die beauftragten Serviceprozesse mit einem Höchstmaß an Fachkunde, Eigenverantwortung sowie proaktivem und lösungsorientiertem Handeln zu erbringen und somit den AG verlässlich zu unterstützen.
Unter dem Begriff "Managed Services" versteht der AG die gesamtheitliche technische und inhaltliche Betreuung eines IT-Services unter Einbindung des AN als externen Servicepartner. Darunter fallen auch Anforderungen, die sich aus Datenschutz und Informationssicherheit ergeben, wie beispielsweise eine datenschutzfreundliche und sichere Konfiguration der IT-Services ("Privacy by Default" und "Security by Default"). Der für "Managed Services" eingebundene AN agiert in diesem Zusammenhang vollumfänglich selbständig und kann sich unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Regelungen frei zwischen den internen administrativen Bereichen sowie anderen externen Managed Servicespartnern bewegen und kommunizieren. Das AG-seitig eingesetzte Personal hat unter Einbindung eines internen Servicemanagers die Verwaltungs-, Organisations- sowie Entscheidungshoheit, realisiert jedoch administrative Tätigkeiten nur in geringem Umfang.
Der AN betreibt die von ihm verantworteten Dienste vollumfänglich selbst, setzt dazu ausschließlich qualifiziertes Personal ein und hält, wenn nötig, den direkten Kontakt zu den im jeweiligen Service-Systembetrieb tätigen Abteilungen (z. B. für den Betrieb des M365-Tenants sowie z. B. der Netzwerkinfrastruktur).
Die zu verantwortenden Systeme sind so zu betreiben, dass Ausfälle proaktiv vermieden oder durch geeignete Maßnahmen auf ein Minimum reduziert werden. Dies gilt insbesondere auch für im Rahmen von Wartungsprozessen oder Störungsbeseitigungen für den nutzenden Endnutzer erkennbare Auswirkungen oder funktionale Einschränkungen. Sofern diese im Vorfeld erkennbar sind, muss das geplante Vorgehen kommuniziert und mit den Verantwortlichen abgestimmt werden.
Der AN erbringt dabei alle Tätigkeiten, die zum Betrieb und zur Entstörung der M365-Services erforderlich sind, und führt diese so weit wie möglich selbstständig und vollständig durch. Er hat die Verantwortung im Rahmen definierter Rollen für die Funktionalität der M365-Services für den in dieser Leistungsbeschreibung definierten Leistungsumfang zu übernehmen. Bei der Leistungserbringung wird der AN den jeweils etablierten aktuellen Stand der Technik sowie die geltenden Qualitätsstandards, Arbeitsmethoden und die Vorgaben des AG anwenden. Die reine Abwicklung und Aufrechterhaltung der Services des Betriebes ist die Basis zur gemeinsamen Weiterentwicklung der Services und der Implementierung neuer Technologien und Lösungen. Aus diesem Grund ist eine Partnerschaft notwendig, in der sich die Partner regelmäßig über mögliche Potentiale zur Effizienzsteigerung durch technologische Weiterentwicklung austauschen.
Weitere Einzelheiten zu den ausgeschriebenen Dienstleistungen sind den Vergabeunterlagen (insbesondere der Leistungsbeschreibung (Teil B.)) zu entnehmen.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-05-22. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-04-21.

Wer?

Wie?

Wo?

Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2023-04-21 Auftragsbekanntmachung
2023-05-09 Ergänzende Angaben
2023-06-21 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2023-04-21)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice
Postanschrift: Freimersdorfer Weg 6
Postort: Köln
Postleitzahl: 50829
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabe@beitragsservice.de 📧
Fax: +49 22150612801 📠
Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
URL: https://www.rundfunkbeitrag.de/der_rundfunkbeitrag/beitragsservice/ausschreibungen/index_ger.html 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.dtvp.de 🌏
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YMWY1Y8DX2E3/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://satellite.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YMWY1Y8DX2E3 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere Art: öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalten

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Managed-Services-Leistungen M365 BW 08/22
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Kurze Beschreibung:
“Auftraggeber sind die in der Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten der Bundesrepublik Deutschland (ARD) zusammengeschlossenen...”    Mehr anzeigen

1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Systemberatung und technische Beratung 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen in Verbindung mit Software 📦
Ort der Leistung: Deutschland 🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice Freimersdorfer Weg 6 50829 Köln Die Leistungen müssen nur bei Bedarf vor Ort erbracht werden.”
Beschreibung der Beschaffung:
“Auftraggeber sind die in der Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten der Bundesrepublik Deutschland (ARD) zusammengeschlossenen...”    Mehr anzeigen
Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Dauer
Datum des Beginns: 2023-08-01 📅
Datum des Endes: 2025-07-31 📅
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar
Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen: zwei Verlängerungsoptionen zu gleichen Konditionen um jeweils 12 Monate

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Die Bewerber bzw. die Bewerber-/Bietergemeinschaft, der Unterauftragnehmer oder der Eignungsverleiher haben/hat zum Nachweis ihrer/seiner Eignung sämtliche...”    Mehr anzeigen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Zum Nachweis seiner/ihrer finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit hat der Bewerber bzw. die Bewerber-/Bietergemeinschaft/der Eignungsverleiher...”    Mehr anzeigen
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Zum Nachweis seiner/ihrer Fachkunde und Leistungsfähigkeit hat der Bewerber bzw. die Bewerber-/Bietergemeinschaft/der Unterauftragnehmer/der...”    Mehr anzeigen

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Beschleunigtes Verfahren:
“Es handelt sich um ein "normales" offenes Vergabeverfahren und nicht um ein beschleunigtes Verfahren. Allerdings richtet sich die Angebotsfrist nach § 15...”    Mehr anzeigen
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2023-05-22 12:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2023-06-30 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2023-05-22 12:15 📅

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
keine Bekanntmachungs-ID: CXS0YMWY1Y8DX2E3
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2211473055 📞
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Fax: +49 2211472889 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Die Vergabestelle weist darauf hin, dass ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB unzulässig ist, soweit 1. der...”    Mehr anzeigen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2211473055 📞
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Fax: +49 2211472889 📠
Quelle: OJS 2023/S 082-247492 (2023-04-21)
Ergänzende Angaben (2023-05-09)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Telefon: +49 22150610 📞

Ergänzende Informationen
Referenz der ursprünglichen Mitteilung
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2023/S 082-247492

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.2
Ort des zu ändernden Textes: Verlängerung der Angebotsfrist
Alter Wert
Datum: 2023-05-22 📅
Zeit: 12:00
Neuer Wert
Datum: 2023-05-30 📅
Zeit: 12:00
Andere zusätzliche Informationen

“Neben der Angebotsfrist wird auch die Frist zur Einreichung von Bieterfragen verlängert. Die Frist zur Einreichung von Bieterfragen endet am 23.05.2023 um 12:00 Uhr.”    Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2023/S 092-280713 (2023-05-09)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-06-21)
Objekt
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Kriterium
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 50.00

Verfahren
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2023/S 082-247492

Auftragsvergabe

1️⃣
Vertragsnummer: BW 08/22
Titel: Keine Auftragsvergabe (Aufhebung)
Informationen über nicht gewährte Zuschüsse
Andere Gründe (Abbruch des Verfahrens)

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“Die Zuschlagskriterien waren in den Vergabeunterlagen angegeben: Die Wertung der Angebote wäre ohne Aufhebung nach der erweiterten Richtwertmethode nach...”    Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2023/S 120-378803 (2023-06-21)