Miet-/Dienstleistungsvertrag für die Bereitstellung und FullService-Wartung von 78 Digital-Kopier- bzw. Multifunktionsgeräten mit einer Laufzeit von 48 Monaten ab dem 01.03.2027

Stadt Heidelberg, Amt für Digitales und Informationsverarbeitung

Deadline

Deadline 2026-09-29

Wer?

• Stadt Heidelberg, Amt für Digitales und Informationsverarbeitung

Wie?

• Wartung und Reparatur von Reprografiegeräten › Wartung von Fotokopiergeräten

Wo?

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-08-24	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-08-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Miet-/Dienstleistungsvertrag für die Bereitstellung und FullService-Wartung von 78 Digital-Kopier- bzw. Multifunktionsgeräten mit einer Laufzeit von 48 Monaten ab dem 01.03.2027
Referenznummer: 17 3-2026
Kurze Beschreibung:

Miet-/Dienstleistungsvertrag für die Bereitstellung und FullService-Wartung von 78 Digital-Kopier- bzw. Multifunktionsgeräten mit einer Laufzeit von 48 Monaten ab dem 01.03.2027

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Wartung von Fotokopiergeräten 📦
Beschreibung
Interne Kennung: LOT-0000
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung der Beschaffung:

Zu vergeben ist ein Miet-/Dienstleistungsvertrag für die Bereitstellung und Full-Service-Wartung von 78 Digital-Kopier- bzw. Multifunktionsgeräten mit einer Laufzeit von 48 Monaten ab dem 01.03.2027, der zum 28.02.2031 endet. Die Leistung besteht in der Bereitstellung und Betreuung von 78 Geräten an Standorten in Schul-, Kinderbetreuungs- und Verwaltungsgebäuden der Stadt Heidelberg gemäß den nachfolgenden Leistungsmerkmalen (Ziffer II) sowie dem beigefügten Geräteverzeichnis. Zudem ist der Auftraggeberin die Option einzuräumen, im ersten Jahr der Vertragslaufzeit nach Bedarf weitere Geräte für den Einsatz in Dienststellen im Stadtgebiet von Heidelberg zu diesen Ausschreibungskonditionen abzurufen. Ob Geräte angefordert werden und welche Anzahl von Geräten im Bedarfsfall abgerufen wird, richtet sich nach dem derzeit nicht bezifferbaren Bedarf. Die Mietzeit für die zusätzlich abgerufenen Geräte läuft bis zum 29.02.2032. Bei Inanspruchnahme des Abrufrechts bestimmt sich das Entgelt je Optionsgerät nach den Angebotspreisen (monatlicher Gesamtpreis; Preis Folgekopien) des jeweiligen Gerätetyps.

Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt

Die angebotenen Geräte müssen alle Anforderungen der aktuell gültigen Energy Star-Spezifikationen für Bürogeräte, festgelegt in- 2009/347/ EG, Anhang C- oder vergleichbarer Standards erfüllen. Näheres siehe Punkt 1.2 der Leistungsbeschreibung mit Vertragsbedingungen..

Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Sonstiges
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Stadtgebiet Heidelberg
Postleitzahl: 69045
Stadt: Heidelberg
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Heidelberg, Stadtkreis 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2027-03-01 📅
Datum des Endes: 2031-02-28 📅
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:

Zudem ist der Auftraggeberin die Option einzuräumen, im ersten Jahr der Vertragslaufzeit nach Bedarf weitere Geräte für den Einsatz in Dienststellen im Stadtgebiet von Heidelberg zu diesen Ausschreibungskonditionen abzurufen. Ob Geräte angefordert werden und welche Anzahl von Geräten im Bedarfsfall abgerufen wird, richtet sich nach dem derzeit nicht bezifferbaren Bedarf. Die Mietzeit für die zusätzlich abgerufenen Geräte läuft bis zum 29.02.2032. Bei Inanspruchnahme des Abrufrechts bestimmt sich das Entgelt je Optionsgerät nach den Angebotspreisen (monatlicher Gesamtpreis; Preis Folgekopien) des jeweiligen Gerätetyps.

Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 100.00
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-09-29 11:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-09-29 11:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren): Ende der Bindefrist: 20.11.2026
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 52 Tage
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2026-09-29 11:00:00 📅
Zusätzliche Informationen: Ende der Bindefrist: 20.11.2026
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen: Entsprechend der gesetzlichen Regelungen
Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Muster, Beschreibungen oder Fotos mit Echtheitszertifikat für Lieferverträge
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Die angebotenen Geräte müssen alle Anforderungen der aktuell gültigen Energy Star-Spezifikationen für Bürogeräte, festgelegt in- 2009/347/EG, Anhang C- oder vergleichbarer Standards erfüllen. Entsprechende Nachweise sind dem Angebot beizufügen. Näheres siehe Punkt 1.2 der Leistungsbeschreibung mit Vertragsbedingungen.

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Auf Verlangen ist insbesondere eine Liste der wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten vergleichbaren Leistungen mit Angabe des Rechnungswerts, der Leistungszeit sowie der öffentlichen oder privaten Auftraggeber (mit Telefonnummer für Rückfragen) vorzulegen. Mindestens drei Referenzen.

Eignungskriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Unternehmen müssen die für den Auftrag erforderliche Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Eignung) besitzen. Diesbezüglich gibt der Bieter mit Unterzeichnung des Angebotsvordruckes Eigenerklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 ff. GWB ab. Darüber hinaus ist von den Bietern eine Eigenerklärung in Hinblick auf die EU-Verordnung über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren abzugeben (Art. 5k der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022). Dazu ist mit dem beigefügten Formular eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben. Darüber hinaus behält sich die Auftraggeberin vor, Auskünfte beim Wettbewerbsregister einzuholen. Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen haben Verpflichtungserklärungen nach dem Landestariftreue und Mindestlohngesetz abzugeben.

Ausschlussgrund: Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Beschreibung der Ausschlussgründe: siehe Gesetz und Vergabeunterlagen

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadt Heidelberg, Amt für Digitales und Informationsverarbeitung
Nationale Registrierungsnummer: DE143296597
Postanschrift: Postfach 105520
Postleitzahl: 69045
Postort: Heidelberg
Region: Heidelberg, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Rechtsamt Vergabeabteilung
E-Mail: vergabeabteilung@heidelberg.de 📧
Telefon: +49 62215823327 📞
Fax: +49 6221584623326 📠
URL: https://www.heidelberg.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://vergabe.vmstart.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-19ff5c02a32-a31e47a089f1e6c 🌏
Teilnahme-URL: https://www.auftragsboerse.de 🌏
Elektronische Einreichung: Zulässig

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium
Nationale Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Kapellenstraße 17
Postleitzahl: 76131
Postort: Karlsruhe
Region: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

§ 160 Absatz 3 GWB Der Antrag ist unzulässig soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen desNachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt. 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zuwollen, vergangen sind. 5. ein offensichtlicher Missbrauch des Antrags- oder Beschwerderechts gemäß § 180 Absatz 2 GWB vorliegt.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-08-24+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 163-584314 (2026-08-24)

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