Miete von Multifunktionsgeräten inkl. Wartung und Verbrauchsmaterial

RWTH Aachen University

Multifunktionsgeräte

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-10-31. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-09-26.

Wer?

• RWTH Aachen University

Wie?

• Fotokopiergeräte und Thermokopiergeräte › Fotokopierer
• Tonerpatronen › Toner für Fotokopierer

Wo?

• Köln › Städteregion Aachen

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-09-26	Auftragsbekanntmachung
2023-10-20	Ergänzende Angaben
2023-10-30	Ergänzende Angaben
2023-11-08	Ergänzende Angaben
2023-11-09	Ergänzende Angaben

Auftragsbekanntmachung (2023-09-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Fotokopierer
Referenznummer: 10030703
Kurze Beschreibung: Multifunktionsgeräte
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Fotokopierer 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Toner für Fotokopierer 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Städteregion Aachen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: RWTH Aachen University
Postanschrift: Wüllnerstr. 5
Postleitzahl: 52062
Postort: Aachen
Kontakt
Internetadresse: http://www.rwth-aachen.de 🌏
E-Mail: beschaffung@zhv.rwth-aachen.de 📧
Telefon: +49 2418094200 📞
Fax: +49 2418092251 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0YD8Y1ERZ5CCE/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0YD8Y1ERZ5CCE 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-09-26 📅
Einreichungsfrist: 2023-10-31 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-09-29 📅
Datum des Beginns: 2024-04-15 📅
Datum des Endes: 2028-04-14 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 188-584702
ABl. S-Ausgabe: 188
Zusätzliche Informationen

Mehrere Bieter können sich zu einer Bietergemeinschaft zusammenschließen. In diesem Fall hat die Bietergemeinschaft mit Einreichung des Angebots (i) sämtliche Mitglieder der an der Bietergemeinschaft beteiligten Bieter namentlich mit Anschrift, Telefon-/Telefaxnummer sowie E-Mail-Adresse zu benennen; (ii) einen bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren sowie den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen und; (iii) eine von allen Mitgliedern unterschriebene Vollmacht mittels einer Bietergemeinschaftserklärung vorzulegen, in der die gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder erklärt wird; (iv) eine detaillierte Übersicht einreichen, die darstellt, welches Mitglied für die Erbringung welcher Leistungen/Dienstleistungen verantwortlich ist. Die Vergabe unterliegt der Nachprüfung durch die zuständige Nachprüfungsbehörde Vergabekammer Rheinland (vgl. §§ 155 ff. GWB). Nach § 160 Abs. 3 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit (Nr. 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, (Nr. 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (Nr. 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (Nr. 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Bekanntmachungs-ID: CXS0YD8Y1ERZ5CCE

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung: Miete von Multifunktionsgeräten inkl. Wartung und Verbrauchsmaterial
Beschreibung der Verlängerungen: Verlängerungsoption zweimal für jeweils ein Jahr
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: IT Center Seffenter Weg 23 52074 Aachen ca. 500 Standorte in Aachen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Fügen Sie bitte einen Handelsregisterauszug Ihres Unternehmens bei (nicht älter als 01.03.2023).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1) Angabe der Umsätze mit Unternehmenskunden der letzten fünf Jahre (2018, 2019, 2020, 2021, 2022) über Miete/Leasing/Verkauf von Multifunktionsgeräten (MFG) mit eingeschlossenem 4-jährigen Servicevertrag mit einer Reaktionszeit nach Störungsmeldung am nächsten Werktag.

2) Dok 2.1 Eigenerklärung

3) Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung in Dok 3 Angebotsschreiben

4) Eigenerklärung in Dok 3 Angebotsschreiben über die Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft oder wenn es sich um einen ausländischen Bieter handelt, über die Mitgliedschaft/Versicherung in/bei einer vergleichbaren Ein-richtung des Landes bzw. in dem Land, in dem der Bieter ansässig ist.

5) Ihr Unternehmen muss für den Bereich Vertrieb und Service DIN EN ISO 9001 zertifiziert sein. Fügen Sie bitte eine Kopie des aktuellen Zertifikats bei.

Mindeststandards:

zu 1) Es wird ein kumulierter Gesamtumsatz der letzten fünf Geschäftsjahre (2018-2022) von mind. 33 Mio. Euro ohne Ust. gefordert.

zu 3) Die RWTH fordert für Sach- und Personenschäden 4 Mio. Euro und für Vermögensschäden 2 Mio. Euro, jeweils kumuliert auf alle Schadensfälle/Jahr. Die Mindestdeckung für Sachschäden pro Schadensfall muss mind. 0,8 Mio. Euro betragen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1) Der Bieter muss mind. 6 Referenzkunden vorweisen (mind. 2 Referenzkunden aus dem Universitätsbereich), die Multifunktionsgeräte entweder gemietet, geleast oder gekauft haben.

2) Bitte nennen Sie die Anzahl Ihrer Vollzeitbeschäftigten, sowie die Anzahl, die davon deutschsprachig sind.

3) Bitte nennen Sie die Anzahl des Fachpersonals sowie Standort/Wohnort, dass für die bei der RWTH vor Ort zu erbringenden Serviceleistungen während der 5-jährigen Vertragslaufzeit tätig werden soll, sowie die Anzahl, die davon deutschsprachig sind.

4) Die Serviceeinrichtung oder die unter 3) angegebenen Servicemitarbeiter haben ein Ersatzteil-/ Ersatzgerätelager vorzuhalten. Bitte geben Sie den Standort und Umfang Ihres Ersatzteillagers an. Bitte erläutern Sie in diesem Zusammenhang Ihr gesamtes Servicekonzept, auch unter Berücksichtigung der vorgegebenen Reaktions- und Wiederherstellungszeiten.

5) Bitte nennen Sie die Anzahl des Fachpersonals, die für den Hotline-Support zuständig sind und die die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen.

6) Bitte geben Sie folgende Betreuungsrelation an: Für die Instandhaltung wie vieler Multifunktionsgeräte ist ein Servicemitarbeiter von Ihnen im Durchschnitt zuständig?

Angabe: 1 Servicemitarbeiter/-in (40 Stunden Arbeitszeit) betreut XX Geräte (bezogen auf mehrere Kunden).

Mindeststandards:

zu 1) Die Referenzkunden müssen die unter Ziffer 1-6 genannten Mindestanforderungen kumulativ erfüllen:

1. Vertragsabschluss in den Jahren 2018-2022

2. mind. 200 Multifunktionsgeräte pro Referenzkunde mit mind. 45 ppm

3. mind. 48-monatige Vertragslaufzeit

4. mind. 48-monatiger Wartungsvertrag mit einer Reaktionszeit von 4 Stunden

5. Vertragsgegenstände der Referenzen müssen Geräte des gleichen Fabrikats sein, wie die in dieser Ausschreibung angebotenen Geräte.

6. Abrechnung über mind. 70 Kostenstellen

Die Darstellung der Referenz muss in nachprüfbarer Weise durch Name des Kunden, Ansprechpartner beim Kunden, Anschriften, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Ansprechpartners beim Kunden erfolgen. Die RWTH behält sich vor, die Referenzen zu überprüfen. Die Angaben werden vertraulich behandelt. Der Bieter wird gebeten, das Einverständnis der angegebenen Referenzkunden vor Ablauf der Angebotsfrist einzuholen.

zu 2) Mindestanforderungen: 125 Personen, davon 125 deutschsprachig fließend in Wort und Schrift.

zu 3) Mindestanforderung 10 Vollzeitbeschäftigte, davon 10 deutschsprachig fließend in Wort und Schrift.

zu 4) Bitte machen Sie Ihre Angaben auf gesonderter Anlage:

1. Wo ist Ihr Servicestützpunkt für Aachen?

2. Wie viele auf die angebotenen Systeme geschulte

Servicetechniker*innen beschäftigt der Stützpunkt?

3. Wie wird der Einsatz der Servicetechniker*innen gesteuert?

4. Von wann bis wann ist die persönliche Serviceannahme erreichbar?

5. Welche zusätzliche Dokumentation der Servicecalls haben Sie

außer den Bordbüchern?

6. Wie kann der Auftraggeber die zusätzliche Dokumentation der

Servicecalls und die Wartungsprotokolle einsehen?

7. Wie funktioniert Ihr Eskalationsmanagement im Falle der Nichterfüllung

Ihrer Servicezusagen?

8. Welche Tätigkeiten (z.B. Tonertausch) könnten durch vorher

unterwiesenes eigenes Personal des Auftraggebers erfolgen?

zu 5) Mindestanforderung: 8 Vollzeitbeschäftigte, davon 8 deutschsprachig fließend in Wort und Schrift). Die Hotline muss an Werktagen (Montag-Freitag) von 08:00 bis 17:00 Uhr erreichbar sein. Diese Personen dürfen nicht dieselben Personen sein wie in IB) angegebenen Personen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Sofern der Bieter sich der Leistungen von Nachunternehmern bedienen möchte, sind folgende Unterlagen von jedem Nachunternehmer über den Bieter einzureichen:

a) Dok. 11 Verpflichtungserklärung Nachunternehmer - (vom Nachunternehmer ausgefüllt und unterzeichnet)

b) Eigenerklärung gem. Dokument 2.1.

c) Eigenerklärung über den Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung, die versicherten Schadensarten und die vereinbarte Deckungssumme. Die RWTH fordert für Sach- und Personenschäden jeweils eine Mindestdeckung von 1,0 Millionen Euro und für Vermögensschäden 0,5 Mio. Euro, jeweils kumuliert auf alle Schadensfälle/Jahr. Die Mindestdeckung für Sachschäden pro Schadens-fall muss mind. 0,5 Mio. Euro betragen.

d) Eigenerklärung über die Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft oder wenn es sich um einen ausländischen Bieter handelt, über die Mitgliedschaft/Versicherung in/bei einer vergleichbaren Einrichtung des Landes bzw. in dem Land, in dem der Fachhandelspartner ansässig ist.

e) Handelsregisterauszug des Nachunternehmers (nicht älter als 01.03.2023).

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2024-01-24 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2023-10-31 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 11:00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Abt. 7.3 Zentraleinkauf
Dokumente URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0YD8Y1ERZ5CCE/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Die Vergabe unterliegt der Nachprüfung durch die zuständige Nachprüfungsbehörde Vergabekammer Rheinland (vgl. §§ 155 ff. GWB). Nach § 160 Abs. 3 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit (Nr. 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, (Nr. 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (Nr. 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (Nr. 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

Bekanntmachungs-ID: CXS0YD8Y1ERZ5CCE

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Postanschrift: Zeughausstr. 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 221-1473045 📞
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Fax: +49 221-1472889 📠
Internetadresse: http://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer 🌏
Quelle: OJS 2023/S 188-584702 (2023-09-26)

Ergänzende Angaben (2023-10-20)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Toner für Fotokopierer 📦

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-10-20 📅
Einreichungsfrist: 2023-11-07 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-10-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 206-648554
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 188-584702
ABl. S-Ausgabe: 206
Quelle: OJS 2023/S 206-648554 (2023-10-20)

Ergänzende Angaben (2023-10-30)
Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-10-30 📅
Einreichungsfrist: 2023-11-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-11-03 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 212-667004
ABl. S-Ausgabe: 212
Quelle: OJS 2023/S 212-667004 (2023-10-30)

Ergänzende Angaben (2023-11-08)
Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-11-08 📅
Einreichungsfrist: 2023-11-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-11-13 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 218-685684
ABl. S-Ausgabe: 218
Quelle: OJS 2023/S 218-685684 (2023-11-08)

Ergänzende Angaben (2023-11-09)
Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-11-09 📅
Einreichungsfrist: 2023-11-16 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-11-14 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 219-689214
ABl. S-Ausgabe: 219
Quelle: OJS 2023/S 219-689214 (2023-11-09)

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