Beschreibung der Beschaffung
Im Folgenden werden unter II.1 bis II.4 die Erwartungen an den VP zur statistischen Erfassung und Auswertung von Angaben, der Erklärungen zur Unternehmensführung, zur Aufbereitung sowie der Erläuterung der Daten für Berichterstattung sowie die weiteren Leistungen konkretisiert.
II.1 Statistische Erfassung und Auswertung der Festlegungen, Angaben, Begründungen und Beschreibungen der vom Gesetz betroffenen Unternehmen nach Art. 26 Abs. 1 S. 2 Nr. 3 FüPoG II
Zu leisten ist die jährliche Erfassung und Auswertung von Daten der Gesellschaften, die den Regelungen nach dem FüPoG und FüPoG II unterliegen.
Dafür zu leisten ist es, jährlich aktualisierte Daten entsprechend Art. 26 Absatz 1 Satz 2 Nummer 3 FüPoG II für jede börsennotierte Gesellschaft und für jede Aktiengesellschaft, Kommanditgesellschaft auf Aktien, Gesellschaft mit beschränkter Haftung, eingetragene Genossenschaft, Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit nach deutschem Recht sowie in Deutschland ansässige Europäische Aktiengesellschaft und Europäische Genossenschaft, die regelmäßig mehr als 500 Beschäftigte (einschließlich der geringfügig Beschäftigten) haben, für das jeweilige Geschäftsjahr der Unternehmen zu erfassen.
Dabei sind mindestens die nachfolgend unter den Punkten 2.1. bis 2.5 beschriebenen Daten so zu erfassen, dass sie der Auftraggeberin auf Nachfrage und entsprechend Punkt II.4 regelmäßig in Form einer barrierefrei zugänglichen Datei (bspw. Excel-Datei) zur Verfügung zu stellen sind.
Die erfassten Daten sind der Auswertung der Entwicklung des Frauenanteils in Führungsebenen und in Gremien der Privatwirtschaft durch den Vertragspartner/die Vertragspartnerin zugrunde zu legen (Datengrundlage für jährliche Information nach Art. 26 Absatz 1 Satz 1 in Verbindung mit Satz 2 Nummer 3 FüPoG II.)
Zu leisten ist aufbauend auf den erfassten Daten die statistische und deskriptive jährliche Auswertung und Aufarbeitung der Daten gem. Art. 26 Absatz 1 Satz 2 Nummer 3 FüPoG II und die Erstellung eines darauf basierenden Entwurfs für den privatwirtschaftlichen Teil der jährlichen Information der Bundesregierung, in dem die jeweiligen Daten des letzten verfügbaren Geschäftsjahres der untersuchten Gesellschaften in Bezug zu den vorjährigen Entwicklungen seit dem Geschäftsjahr 2015 darzustellen sind.
Die nach den nachfolgenden Punkten 2.1 bis einschließlich 2.5 zu erhebenden Daten und Auswertungen sind regelmäßig für jeden Erhebungs- bzw. Auswertungszyklus (für einzelne Geschäftsjahre der Unternehmen) der Vertragslaufzeit jeweils bis zum 31. Mai des Erhebungsjahres für alle vom FüPoG und FüPoG II erfassten Unternehmen zu erheben und auszuwerten sowie darüber hinaus auch in Bezug zu den Vorjahren auszuwerten und darzustellen. Die Darstellung erfolgt dabei jeweils im Jahresvergleich zu den Vorjahren seit 2015 bzw. in Bezug zu den Vorjahren seit demjenigen ersten Geschäftsjahr, in dem die jeweilige gesetzliche Vorgabe nach FüPoG II, auf die sich die Datenerhebung und Auswertung jeweils bezieht, galt.
Die nachfolgend unter II.2. beschriebenen Daten nach den Punkten 2.1. bis 2.5 sind dabei insbesondere auch für
a) börsennotierte Gesellschaften und
b) börsennotierte Gesellschaften ohne KMU (definiert gemäß Artikel 3 FüPo-RL)
mit dem jeweiligen Stand zum 31.Mai zu erfassen und jeweils getrennt auszuwerten (vgl. auch unten 4.2).
II.2 Zu erfassende Daten und Auswertungskriterien
Nachfolgend werden die durch den VP zu erfassenden und jährlich anhand der Lageberichte und Erklärungen zur Unternehmensführung der Gesellschaften zu aktualisierenden Daten, die gem. Art. 26 Absatz 1 Satz 2 Nummer 3 FüPoG II Grundlage der jährlichen Information der Bundesregierung sind, näher aufgeführt:
2.1 Angaben zu Unternehmen im Allgemeinen
2.2 Struktur und Ist-Zustand im Unternehmen
2.3 Festlegungen von Zielgrößen und Fristen sowie Begründungen der Zielgröße Null
2.4 Daten und Auswertung zur festen Quote im Aufsichtsrat
2.5 Daten und Auswertung zum Mindestbeteiligungsgebot
II.3. Aufbereitung und Erläuterung der Daten
3.1 Jährliche Information über die Entwicklung des Frauenanteils an Führungsebenen in der Privatwirtschaft
Nach Art. 26 Absatz 1 Satz 2 Nummer 3 FüPoG II (früher: 23 Absatz 1 des FüPoG) ist jährlich u. a. über die Entwicklung des Frauenanteils an Führungsebenen und in Gremien der Privatwirtschaft zu informieren (jährliche Information). Die Öffentlichkeit erhält mit der Jährlichen Information einen kontinuierlichen und auf aktuellen Daten basierenden Überblick über die Umsetzung der gesetzlichen Verpflichtungen.
Teil der vertraglichen Leistung des VP ist die Erstellung eines Entwurfs für den privatrechtlichen Teil der jährlichen Information auf der Grundlage der Daten gem. Art. 26 Absatz 1 Satz 2 Nummer 3 FüPoG II unter Zugrundlegung der von der Bundesregierung in dem vor dem Jahr der jeweiligen Entwurfserstellung zuletzt beschlossenen jährlichen Information gem. Art. 26 Absatz 1 Satz 1 FüPoG II (vgl. etwa Sechste Jährliche Information der Bundesregierung über die Entwicklung des Frauenanteils an Führungsebenen und in Gremien der Privatwirtschaft und des öffentlichen Dienstes, Bundestagsdrucksache 20/5340). Im Mittelpunkt der jährlichen Information stehen die statistischen Daten, die jährlich im Bereich des Privatrechts zu erheben und auszuwerten sind (siehe oben).
Es ist erforderlich, dass der Entwurf jeweils so schnell wie möglich vorliegt und spätestens bis 15. Juli eines jeden Vertragsjahres ein Entwurf mit Auswertung der unter II. Punkte 2.1 bis 2.5. genannten Daten zu den von den Regelungen nach FüPoG und FüPoG II erfassten Unternehmen für die bis jeweils zum 31. Mai des Jahres der Entwurfserstellung zur Verfügung stehenden Daten an das BMFSFJ übermittelt wird. Der Entwurf muss sämtliche veröffentlichungspflichtige Unternehmen mit Ende des jeweils abgeschlossenen Geschäftsjahres umfassen.
Der Entwurf ist anschließend anhand der Anforderungen und entsprechend der Änderungswünsche des BMFSFJ fortlaufend anzupassen sowie Rückfragen dazu sind spätestens innerhalb von drei Werktagen zu beantworten.
Der Datenbestand mit den Daten bis jeweils zum 31. Mai des Erhebungsjahres ist dem BMFSFJ zur Verfügung zu stellen (vgl. auch Punkt 5).
3.2 Bereitstellung und Auswertung der Daten für börsennotierte Unternehmen ohne KMU (Artikel 3 FüPo-RL)
Die für die börsennotierten Unternehmen mit Ausnahme von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) im Sinne des Art. 3 FüPo-RL jeweils unter Punkt 2.1 bis 2.5 erfassten und zum letzten jeweils abgeschlossenen Geschäftsjahr vorliegenden Daten, sind jeweils einmal im Kalenderjahr zum Stand 31.Mai für die betreffenden Gesellschaften auszuwerten. Diese Datenerfassung und Auswertung ist dem BMFSFJ jeweils zu übermitteln.
Der VP hat jeweils in Form einer barrierefrei zugänglichen Datei die erfassten Daten (bspw. Excel-Datei) sowie die Auswertung der Daten (bspw. als Word-Datei) jeweils spätestens bis 15.Juli des jeweiligen Erhebungsjahres zu übermitteln.
3.3 weitere Aufbereitung und Erläuterung von Daten
Bestandteil des Vertrages ist die Bereitstellung, Aufbereitung und Erläuterung ergänzender Informationen auf der Grundlage der unter 2 genannten Daten auf Anforderung des BMFSFJ.
Dies umfasst insbesondere inhaltliche Zuarbeiten zu Hintergrundmaterialien, aktuelle Aufbereitung, und Rechercheaufgaben zu den erhobenen Daten.
Je nach Umfang und Dringlichkeit müssen die Zuarbeiten innerhalb von zwei Werktagen erstellt werden können. Im Angebot werden deshalb konkrete Ausführungen zur Umsetzung und Erreichbarkeit erwartet.
Die Zuarbeit zur Beantwortung juristischer Einzelfragen, die im Zusammenhang mit den gewonnenen Daten stehen, ist ebenfalls zu leisten.
Zu leisten ist daher eine detaillierte Kenntnis des deutschen und europäischen Gesellschaftsrechts, einschließlich von den konkreten Abläufen innerhalb der Unternehmen.
II.4 Schnittstelle zur Webseite
Das BMFSFJ veranschaulicht auf seiner Internetseite (
https://www.bmfsfj.de), wie sich der Frauenanteil in den Aufsichtsräten der Unternehmen mit einer festen Geschlechterquote von 30 Prozent sowie die selbst gesetzten Zielgrößen aller vom Gesetz betroffenen Unternehmen entwickelt haben und bereitet die Daten aus dem gesetzlichen Monitoring transparent und nutzerfreundlich auf.
Zudem sollen auf der Webseite des BMFSFJ die gemäß 3.2 ausgewerteten Daten der börsennotierten Gesellschaften ohne KMU (entsprechend der Definition gemäß Art. 3 FüPo-RL) dargestellt werden.
Mit der Entwicklung und Betreuung des interaktiven Datentools bzw. der Gestaltung der Webseite wurde bisher ein Drittunternehmen beauftragt.
Der VP muss die zur Aktualisierung der Webseite jeweils erforderlichen Daten dem BMFSFJ und - nach gesonderter Aufforderung des BMFSFJ - dem damit jeweils aktuell beauftragten Drittunternehmen regelmäßig mit dem aktualisierten Datenbestand zum 31. Mai des jeweiligen Erhebungsjahres in Form einer barrierefrei zugänglichen Datei (bspw. Excel-Datei) zur Verfügung stellen und Rückfragen beantworten.