Motivations- und Informationskampagne der Hamburgischen Bürgerschaft 2024/5

Kurze Beschreibung

Im Frühjahr 2024 sind die Hamburger:innen aufgerufen, die Bezirksversammlungen und am selben Wahltag Abgeordnete für das Europäische Parlament zu wählen, im Frühjahr 2025 die Hamburgische Bürgerschaft.
In der Vergangenheit wurden regelmäßig überparteiliche Motivations- und Informationskampagnen durchgeführt, um die Wahlberechtigten im Sinne eines möglichst breiten Spektrums an Hamburger:innen inklusive möglichst auch der politikfernen Zielgruppen zu motivieren, vom Wahlrecht flächendeckend in einem möglichst hohen Prozentsatz Gebrauch zu machen - insbesondere in Stadtteilen mit bisher niedrigerer Wahlbeteiligung - und die Akzeptanz der parlamentarischen Demokratie zu fördern. Diese Ziele bleiben auch für die zukünftigen Wahlen aktuell.
Die Hamburgische Bürgerschaft möchte eine interfraktionell getragene Wahlmotivationskampagne für alle drei anstehenden Wahlen durchführen.
Ziel ist, wie zuvor, möglichst viele Hamburger:innen zu motivieren, von ihrem Wahlrecht Gebrauch zu machen, potenzielle Nichtwähler:innen der unterschiedlichen Altersgruppen zum Urnengang zu motivieren und durch Informationsvermittlung die Kenntnis und Akzeptanz der zu wählenden Institutionen zu erhöhen.
Gegenüber bisherigen Kampagnen muss die ausgeschriebene den geänderten Rahmenbedingungen Rechnung tragen, etwa dem unterschiedlichen Wahlrecht sowie der sich entwickelnden und veränderten Kommunikations- und Medienlandschaft. Dabei soll die Kampagne das Werben der Parteien um einen überparteilichen und verbindenden Aspekt ergänzen.
Um die notwendige Reichweite zu erzielen, sollen erneut nach einem transparenten Verfahren auch Hamburger Unternehmen, Organisationen und Institutionen angesprochen werden. Dies soll durch Bereitstellung von Medienflächen, die Nutzung der Kampagne im Rahmen der eigenen Marketingmaßnahmen oder durch Ansprachen an die jeweiligen Mitarbeiter:innen, Kund:innen etc. erfolgen.

Beschreibung der Beschaffung

Im Frühjahr 2024 sind die Hamburger:innen aufgerufen, die Bezirksversammlungen und am selben Wahltag Abgeordnete für das Europäische Parlament zu wählen, im Frühjahr 2025 die Hamburgische Bürgerschaft.
In der Vergangenheit wurden regelmäßig überparteiliche Motivations- und Informationskampagnen durchgeführt, um die Wahlberechtigten im Sinne eines möglichst breiten Spektrums an Hamburger:innen inklusive möglichst auch der politikfernen Zielgruppen zu motivieren, vom Wahlrecht flächendeckend in einem möglichst hohen Prozentsatz Gebrauch zu machen - insbesondere in Stadtteilen mit bisher niedrigerer Wahlbeteiligung - und die Akzeptanz der parlamentarischen Demokratie zu fördern. Diese Ziele bleiben auch für die zukünftigen Wahlen aktuell.
Die Hamburgische Bürgerschaft möchte eine interfraktionell getragene Wahlmotivationskampagne für alle drei anstehenden Wahlen durchführen.
Ziel ist, wie zuvor, möglichst viele Hamburger:innen zu motivieren, von ihrem Wahlrecht Gebrauch zu machen, potenzielle Nichtwähler:innen der unterschiedlichen Altersgruppen zum Urnengang zu motivieren und durch Informationsvermittlung die Kenntnis und Akzeptanz der zu wählenden Institutionen zu erhöhen.
Gegenüber bisherigen Kampagnen muss die ausgeschriebene den geänderten Rahmenbedingungen Rechnung tragen, etwa dem unterschiedlichen Wahlrecht sowie der sich entwickelnden und veränderten Kommunikations- und Medienlandschaft. Dabei soll die Kampagne das Werben der Parteien um einen überparteilichen und verbindenden Aspekt ergänzen.
Um die notwendige Reichweite zu erzielen, sollen erneut nach einem transparenten Verfahren auch Hamburger Unternehmen, Organisationen und Institutionen angesprochen werden. Dies soll durch Bereitstellung von Medienflächen, die Nutzung der Kampagne im Rahmen der eigenen Marketingmaßnahmen oder durch Ansprachen an die jeweiligen Mitarbeiter:innen, Kund:innen etc. erfolgen.
Gesamtaufgabe an die Agentur:
Konzeption und Realisierung einer überparteilichen Wahlmotivationskampagne für die drei anstehenden Wahlen (Wahlen der Bezirksversammlungen in Hamburg 2024, Wahl zum Europäischen Parlament 2024 in Hamburg und Wahl der Hamburgischen Bürgerschaft 2025) auf Basis der Kampagne zur Bürgerschaftswahl in Hamburg am 23. Februar 2020 inkl. Ansprache und Gewinnung von möglichen lokalen Partner:innen zur Steigerung der kommunikativen Reichweite. Folgende Aufgaben sind zu erbringen:
1. Analyse und strategische Empfehlung inkl. Zielgruppen-Ansprache im Sinne der kommunikativen Herausforderung:
• Welche Zielgruppen sollen wie angesprochen werden?
• Gibt es Schwerpunkte?
2. Weiterentwicklung der Kampagne von 2020 / Grobkonzept
3. Partnerschafts-Konzept:
• Welche Partner:innen sollen für eine Kooperation gewonnen werden?
• Wie wird die Agentur dies sicherstellen?
• Wie können potentielle Partnerinnen und Partner im Konzept eingebunden werden?
4. Empfehlung Kommunikations-Mix unter Berücksichtigung des Budgets und der bestehenden und möglichen Partner:innen:
• Welche Kanäle sollen wie genutzt werden und warum?
5. Planung und Timing inkl. aller Vorlaufzeiten für Entwicklung und Produktion
6. Umsetzung von Maßnahmen
7. Erfolgskontrolle und Dokumentation nach Umsetzung der Kampagne

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Maßgebend für die Auswahl ist neben der Erfüllung aller formalen Anforderungen und Kriterien und der grundsätzlichen Eignung für die Aufgabe die erreichte Bewertung. Zum Verhandlungsverfahren zugelassen werden 3 bis 5 Teilnahmeanträge mit den höchsten Bewertungen (Leistungspunkten).
Insgesamt können max. 30 Punkte erreicht werden, wobei 10 Punkte im Bereich der personellen Kompetenzen vergeben werden und jeweils 10 Punkte pro Referenzbeispiel für den Nachweis der fachlichen Kompetenzen.
1) Zwei Referenzen (jeweils max. 10 Punkte): Die Bewertung der zwei detaillierten Referenzbeispiele erfolgt hinsichtlich der Qualität und Vergleichbarkeit mit der Aufgabenstellung des Auftrags, insbesondere in Bezug auf folgende Kriterien:
1.Generieren von Aufmerksamkeit (Kampagne war aufmerksamkeitsstark und schaffte eine Aktivierung und Involvierung von breiten Zielgruppen), jeweils max. 2 Punkte
2. Erreichung Kommunikations-Ziel (Nachweis der Zielerreichung an Hand von spezifischen Messzahlen), jeweils max. 2 Punkte
3. Generierung medialer Buzz (Nutzung viraler Effekte, Social Media, sowie unabhängige PR und positive Medienberichterstattung als zusätzliche Multiplikator:innen zur Erzeugung organischer Reichweite), jeweils max. 2 Punkte
4. Kreativität (Kreative Kampagnen im Sinne der jeweiligen Aufgabe. Positiv bewertet werden Auszeichnungen in Kreativ-Wettbewerben), jeweils max. 2 Punkte
5. Partnerschaftskonzept (Überzeugende Darstellung, wie Partner:innen (Medien, Unternehmen, Institutionen, Sponsor:innen) zur Unterstützung von Kommunikationskampagnen durch finanzielle Leistungen oder Sachleistungen gewonnen wurden), jeweils max. 2 Punkte
Dabei wird eine Referenz als umso vergleichbarer beurteilt, je stärker sich das Referenzprojekt und das vorliegende Projekt in Art und Umfang ähneln.
2) Personelle Kompetenzen des Kernteams (max. 10 Punkte): Die personellen Kompetenzen des für die Auftragsdurchführung vorgesehen Kernteams werden anhand geeigneter Unterlagen wie Kurz-Vitas und Kund:innen-Referenzen bewertet, insbesondere in Bezug auf folgende Kriterien
— Konzeption und Umsetzung aufmerksamkeitsstarker Crossmedialer Kampagnen
— Partnerschafts-Konzept mit Maßnahmen zur Steigerung der Kampagnenreichweite
(insgesamt 9 Punkte),
Sowie in Bezug darauf, ob Schlüsselpositionen des benannten Kernteams an Referenz-Beispielen (Nr.1) beteiligt waren (1 Punkt).

Zusätzliche Informationen

Die in den Vergabeunterlagen genannte Vertragslaufzeit ist nicht verbindlich. Der Vertrag beginnt mit der Zuschlagserteilung und Ablauf der Frist nach HmbTG und endet am 15.04.2025.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die nachstehend geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise sind dem Teilnahmeantrag beizufügen oder während der elektronischen Abgabe des Teilnahmeantrages anzugeben. Darüber hinausgehende Informationsunterlagen sind nicht erwünscht.
Fremdsprachige Bescheinigungen bedürfen einer Übersetzung in die deutsche Sprache.
Das Fehlen oder die Unvollständigkeit auch nur einer der Unterlagen, Angaben, Erklärungen und Nachweise kann zum Ausschluss des Bewerbers/Bieters vom weiteren Vergabeverfahren führen. Dies gilt ebenfalls für die unter III.1.2) und 3) geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise.
1) E 1 Eignungsvordruck (Vergabevordruck 04) – der den Vergabeunterlagen beigefügte Vordruck ist dem Teilnahmeantrag vollständig ausgefüllt beizufügen. Die Vergabestelle wird für die Bewerber, die im weiteren Verfahren berücksichtigt werden sollen, zur Bestätigung der Erklärung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister anfordern bzw. anfordern lassen; von in anderen Staaten niedergelassen Bietern/Bewerbern wird ggf. eine gleichwertige Bescheinigung ihres Herkunftslandes gefordert. Die Ausfüllhinweise auf der ersten Seite des Vordruckes sind zwingend zu beachten.
2) Angaben für Registerabfragen (innerhalb des Eignungsvordruckes, Vergabevordruck 04): Es sind sämtliche geforderte Angaben für Registerabfragen an den vorgesehenen Stellen im Eignungsvordruck zu hinterlegen. Dazu zählen
- die vollständige Angabe des Unternehmens, des Sitzes und der Rechtsform,
- die vollständigen Daten der Geschäftsführung bzw. der verantwortlich handelnden Personen,
- Angabe des Registergerichts oder Genehmigungsbehörde,
- die Handelsregisternummer oder Geschäftsnummer der Genehmigungsbehörde,
- sowie die zutreffenden Steuernummern.
3) Unter Ziffer 3 des Eignungsvordrucks sind Angaben zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 GWB zwingend zu machen.
4) Unter Ziffer 4 des Eignungsvordruckes sind folgende Angaben zu den Ausführungsbedingungen nach den §§ 3, 3a, 3b und 7 des Hamburgischen Vergabegesetzes zwingend zu hinterlegen:
- Tariftreue und Mindestlohn nach § 3 HmbVgG: Es ist zu erklären, dass im Fall der Auftragserteilung das Tarifvertragsgesetz, das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz und andere gesetzlichen Bestimmungen über Mindestentgelte beachtet werden. Des Weiteren ist die Entlohnung der Beschäftigten anhand der ggf. gültigen allgemeinverbindlichen Mindestlohntarifverträge oder spezifischen Tarifverträgen aufzuschlüsseln. Es ist zu erklären, ob bei Einsatz (auch falls bei Angebotsabgabe noch nicht vorgesehen) von Leiharbeitern und Unterauftragnehmern die vorgenannten Mindestentgelte und Tarifentgelte ebenfalls Beachtung erfahren. Es ist zu erklären, dass prüffähige Entgeltabrechnungen bereitgehalten und auf Verlangen vorgelegt werden, sowie dass die Beschäftigten auf die Möglichkeit solcher Kontrollen hingewiesen wurden.
- Sonstige Angabe nach § 7 HmbVgG: Die Erklärungen zur ordnungsgemäßen Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen, die Erklärung zur alleinigen Übertragung von Leistungen an Unterauftragnehmer, welche sich zur Einhaltung der §§3, 3a, 5 und 10 HmbVgG (auch falls bei Abgabe des Teilnahmenantrages noch kein Einsatz vorgesehen ist), sowie die übrigen Erklärungen sind vollständig bei Angebotsabgabe vorzunehmen.
5) Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung: Unter Ziffer 1. Im Eignungsvordruck (Vordruck 04) sind Angaben zur Eintragung ins Handelsregister bzw. Angaben dazu, ob eine Eintragung im Handelsregister nicht verpflichtend ist, zu hinterlegen.
6) Eigenerklärung über ein eventuelles Insolvenzverfahren (E2),
7) Eigenerklärung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung (E3),
8) Falls zutreffend: Unterschriebene Erklärung Bietergemeinschaft (E4),
9) Eigenerklärung zum Konkurrenzschutz (E 5),

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

10) Es sind die unter Ziffer 2. des Eignungsvordrucks (Vordruck 04) aufgeführten Angaben zu machen:
- Erklärung, dass der Bieter über die zur Leistungsausführung erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten verfügt, um den Auftrag in der geforderten Qualität auszuführen,
- Angaben zum Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (E6).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

11) Es sind die unter Ziffer 2. des Eignungsvordrucks (Vordruck 04) aufgeführten Angaben zu machen:
- Erklärung, dass der Bieter über die erforderlichen personellen und technische Mittel sowie ausreichend Erfahrung verfügt, um den Auftrag in der geforderten Qualität durchzuführen.
- Bestätigung, dass der Bieter in den letzten drei Jahren vergleichbare Leistungen durchgeführt hat.
12) E 7 Referenzen: Nachweis von drei aussagekräftigen Referenzbeispielen (Referenzcases) für crossmediale Kampagnen aus den letzten fünf Jahren sowie zwei weiteren Cases zu in den letzten vier Jahren erbrachten Leistungen aus dem gesellschaftspolitischen Themenbereich.
Die Referenzbeispiele sind nach der Relevanz aus Sicht der Agentur in beiden Bereichen jeweils absteigender Reihenfolge zu sortieren und als Anlage beizufügen.
Bitte zeigen Sie auf, dass die erforderlichen Erfahrungen und Kompetenzen für die von der Auftraggeberin in Aussicht gestellten Aufgaben und ihren Teilaufgaben gegeben sind.
Die Refernezbeispiele/Cases können in Form einer Präsentation oder gern auch als Case-Film eingereicht werden. Wichtig ist es, dass die genannten Punkte klar nachvollzogen werden können. Bei Präsentationen dürfen diese zwölf Seiten bzw. zehn Minuten je Referenz nicht überschreiten.
Folgende Punkte sind zu zeigen::
• Aufgabe der Agentur (bei Kampagnen in Zusammenarbeit mit anderen Agenturen den konkreten Aufgabenbereich der Bieterin bzw. des Bieters)
• Leistungszeitraum
• Rechnungswert
• Ziele
• Lösung / Idee der Agentur
• Beispiele der Umsetzung mit Fokus auf Nachweise zur Generierung von Aufmerksamkeit und medialen Buzz
• Erfolgsnachweise / KPI Messung
• beteiligtes Kernteam inkl. beruflicher Qualifikation
13) E 8 Darstellung und Benennung des im Falle der Zuschlagserteilung vorgesehene Kernteam: Nachweis von personellen Kompetenzen anhand geeigneter Unterlagen, wie Kurz-Vitas und Kunden-Referenzen. Dabei ist herauszustellen, welche Kompetenzen das Kernteam für die vorliegende Aufgabe befähigen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer (AN) haftet in vollem Umfang nach den einschlägigen vertraglichen und gesetzlichen Bestimmungen. Bei der Einschaltung von Nachunternehmen, Erfüllungsgehilfen und sonstigen Beauftragten haftet die/der AN für sämtliche Pflichtverletzungen so, als wenn sie/er selbst tätig geworden wäre. Außerdem hat die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer die Auftraggeberin von sämtlichen Schadensersatzansprüchen Dritter freizuhalten, die im Zusammenhang mit einer Verletzung der von der/dem AN nach dieser Leistungsbeschreibung übernommenen Pflichten gegen der Auftraggeberin geltend gemacht werden sollten. Die/der AN verpflichtet sich, eine diese Haftung abdeckende Betriebshaftpflichtversicherung abzuschließen. Der Nachweis eines entsprechenden Versicherungsvertrages sowie über die zuletzt gezahlte Versicherungsprämie ist auf Verlangen innerhalb von 14 Kalendertagen nach Zuschlagserteilung gegenüber der Auftraggeberin zu erbringen.
Weiterhin ist mit dem Angebot die zur Verfügung gestellte Eigenerklärung zum 5. RUS Sanktionspaket einzureichen (E9).

— Es handelt sich vorliegend zunächst um einen Teilnahmewettbewerb, so dass noch kein Angebot einzureichen ist, sondern nur die in dieser Bekanntmachung und in dem Verfahrensbrief geforderten Unterlagen. Nur die gemäß Ziffer II.2.9) ausgewählten Teilnehmerinnen/Teilnehmer werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.
— Die Teilnahmeanträge sind ausnahmslos elektronisch unter https://bieterportal.hamburg.de einzureichen. Die erforderlichen Unterlagen sind ebenfalls unter dieser Adresse abrufbar.
— Die Finanzbehörde behält sich vor, von den Bewerberinnen/Bewerbern auf gesonderte Anforderung entsprechende Bescheinigungen (steuerliche Bescheinigung zur Beteiligung an öffentlichen Aufträgen beziehungsweise Bescheinigungen in Steuersachen, Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Krankenkasse, Bestätigung des Versicherers usw.) in aktueller Fassung abzufordern.
— Fragen von Bewerberinnen/Bewerbern sind ausschließlich über die Bieterkommunikation unter https://bieterportal.hamburg.de zu stellen. Die dazugehörigen Antworten werden ebenfalls dort veröffentlicht. Die Frist für Fragen von Bewerberinnen/Bewerbern ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Danach eingehende Fragen werden ggf. nicht mehr beantwortet. Die Finanzbehörde behält sich vor, auch Fragen zu beantworten, die nach Ablauf der Frist eingehen.
— Eine bestimmte Rechtsform der Anbieterin/des Anbieters ist nicht erforderlich. Im Falle von Bietergemeinschaften ist eine bevollmächtigte Vertreterin/ein bevollmächtigter Vertreter, der die Bietergemeinschaft gegenüber der Auftraggeberin rechtsverbindlich vertritt, zu benennen. Die Bietergemeinschaft haftet gesamtschuldnerisch. Es ist zwingend die Erklärung der Bietergemeinschaft (Vergabevordruck Nr. 12) vollständig ausgefüllt dem Angebot beizufügen. Von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft sind die unter III.1.1 genannten einzureichenden Unterlagen ausgefüllt und unterschrieben einzureichen.
— Die Verantwortung für die Auswahl der Unterauftragnehmer und die Gestaltung der Unteraufträge liegt bei der Auftragnehmerin/dem Auftragnehmer.
- Die Bindefrist wird mit der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes final festgelegt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheit der Unternehmen/BewerberIn/Bieter sowie auf die Präklusionsregelung gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. § 160 Abs. 3 S. 1 GWB lautet: Der Antrag (auf Nachprüfung) ist unzulässig, soweit
1. die Antragstellerin/der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber der Auftraggeberin nicht innerhalb einer Frist von10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1Nr.2GWB. § 134 Abs. 1 Satz 1 GWB bleibt unberührt.