Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern
Verbleiben nach der ersten und zweiten Stufe mehr als drei geeignete Bewerber, erfolgt auf der dritten Stufe die Auswahl der Teilnehmer am Verhandlungsverfahren anhand der eingereichten und mit dem vorliegenden Projekt vergleichbaren Referenzen sowie der Leistungsfähigkeit des Bewerberbüros. Diese werden bewertet anhand der nachstehenden Kriterien:
Referenzwertung
Ein Bewerber muss nach oben Gesagtem mindestens drei (3) vergleichbare Referenzen einreichen. Damit soll gesichert werden, dass die spezifischen Besonderheiten und insbesondere das anspruchsvolle Zusammenspiel der unterschiedlichen Anforderungen beherrscht werden kann. Es können und sollen jedoch weitere Referenzen eingereicht werden, welche die Mindestkriterien an die Vergleichbarkeit erfüllen oder übersteigen. Die in dieser dritten Stufe angewandten Kriterien zu Wertung der Referenzen stellen insofern Eigenschaften dar, die aus Sicht der Vergabestelle von höchster Bedeutung für das Projekt sind, allerdings über dasjenige hinausgehen, was vorliegend mindestens zu fordern ist, um eine Vergleichbarkeit bejahen zu können.
Gemäß der nachfolgenden Matrix zur Auswertung der Referenzen der Bewerber können maximal 300 Punkte erzielt werden, die für die Berücksichtigung im Verhandlungsverfahren maßgeblich sind. Es werden ausschließlich Referenzen gewertet, in welchen (alternativ) die Anforderung an ein Referenzprojekt erfüllt oder übertroffen werden und die auf den vorgesehenen Formularen eingereicht werden. Zunächst werden die mindestens geforderten Referenzen gewertet. Das bedeutet, dass in jedem Falle diejenigen Referenzen gewertet werden, welche benötigt werden, um die geforderten Mindestkriterien abzubilden. Es können und sollen jedoch weitere Referenzen eingereicht werden, wobei inkl. der besagten Mindestreferenzen maximal sechs (6) Referenzen gewertet werden. Von den eingereichten Referenzen werden nach den hier genannten Maßstäben diejenigen Referenzen gewertet, die für den Bewerber die höchste Punktzahl ergeben. Die Bewerber werden jedoch darauf hingewiesen, dass die Auswahl der eingereichten Referenzen anhand der nachfolgenden Matrix erfolgen sollte.
Die Punkteverteilung (max. 50 Punkte pro Referenz) ergibt sich aus folgender
„Matrix zur Auswertung der Referenzen der Bewerber“:
1. Planung eines Schulbaus ohne Erwachsenenbildung
(Bauwerkszuordnungskatalog 4100 oder 4200) Ja = 10 Punkte Nein = 0 Punkte
2. Zertifizierung für „Nachhaltiges Bauen“ (DGNB, LEED, o.ä.) (Nachweis) Ja = 10 Punkte (Nachweis beifügen) Nein = 0 Punkte
3. Preis in einem Wettbewerb oder Architekturpreis (BDA o.ä.) (Nachweis) Ja = 10 Punkte (Nachweis beifügen) Nein = 0 Punkte
4. Positives Referenzschreiben des Auftraggebers (Nachweis) Ja = 10 Punkte (Nachweis beifügen) Nein = 0 Punkte
5. Generalplanerleistung Ja = 5 Punkte Nein = 0 Punkte
6. Fünf (5) oder mehr Leistungsphasen nach HOAI Ja = 5 Punkte Nein = 0 Punkte
Der Bewerber muss für jede Referenz einen Ansprechpartner des dortigen Auftraggebers mit Namen und Telefonnummer angeben, damit die Vergabestelle die Angaben zur Referenz überprüfen kann.
Ferner wird die Leistungsfähigkeit des Bewerbers anhand Projekterfahrung und Personalstärke für das Projekt bewertet. Gemäß der nachfolgenden Matrix zur Auswertung der Leistungsfähigkeit der Bewerber können maximal 25 Punkte erzielt werden, die für die Berücksichtigung im Verhandlungsverfahren maßgeblich sind. Es werden die Angaben gewertet, die in dem Formular „Checkliste Leistungsfähigkeit“ einzutragen sind. Die Angaben müssen der Wahrheit entsprechen. Die Vergabestelle behält sich vor, die Angaben durch geeignete Nachweise zu überprüfen. Ein Verstoß gegen die Wahrheitspflicht kann zum direkten Ausschluss führen. Die Projektleitung und deren Stellvertretung müssen aufgrund deren Wertungsrelevanz zwingend das Projekt leiten und begleiten. Ein Austausch wird vertraglich nur zugelassen werden, sofern sich zwingende Gründe (z.B. gesundheitliche Verhinderung, Bürowechsel) ergeben. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass ein Wechsel aufgrund der Übernahme eines anderen Projektes nicht zulässig ist und für diese Schlüsselpositionen keine Mitarbeitenden eingesetzt werden dürfen, die im voraussichtlichen Leistungszeitraum in Ruhestand gehen werden. Die Punkteverteilung ergibt sich aus folgender
„Matrix zur Auswertung Leistungsfähigkeit der Bewerber“:
1. Berufserfahrung der Projektleitung
über 20 Jahre = 10 Punkte
über 18 Jahre = 9 Punkte
über 16 Jahre = 8 Punkte
über 14 Jahre = 7 Punkte
über 12 Jahre = 6 Punkte
über 10 Jahre = 5 Punkte
über 8 Jahre = 4 Punkte
über 6 Jahre = 3 Punkte
über 5 Jahre = 2 Punkte
5 Jahre = 1 Punkt
unter 5 Jahren = Ausschluss
2. Berufserfahrung der stellvertretenden Projektleitung
über 20 Jahre = 10 Punkte
über 18 Jahre = 9 Punkte
über 16 Jahre = 8 Punkte
über 14 Jahre = 7 Punkte
über 12 Jahre = 6 Punkte
über 10 Jahre = 5 Punkte
über 8 Jahre = 4 Punkte
über 6 Jahre = 3 Punkte
über 5 Jahre = 2 Punkte
5 Jahre = 1 Punkt
unter 5 Jahren = Ausschluss
3. Anzahl der gewerteten Referenzen, in denen die Projektleitung oder deren Stellvertretung ebenfalls als Projektleitung oder Stellvertretung tätig waren (die Rollen können vertauscht sein)
5 oder mehr Referenzen = 5 Punkte
4 Referenzen = 4 Punkte
3 Referenzen = 3 Punkte
2 Referenzen = 2 Punkte
1 Referenz = 1 Punkt
Insgesamt können aus den Unterkriterien Referenzen und Leistungsfähigkeit
325 Punkte erreicht werden.
Auswahl bei Punktgleichstand
Die drei Bewerber mit der höchsten Punktzahl werden zu Verhandlungen aufgefordert. Sollte die Auswertung der Punkte ergeben, dass aufgrund von Punktgleichstand mehr als drei Bewerber zu berücksichtigen wären (z.B. weil auf dem dritten Rang zwei oder mehrere gleichrangige Bewerber stehen), behält sich die Vergabestelle vor, bis zu fünf Bewerber zu Verhandlungen aufzufordern.