Offenes Verfahren (EU-weit) zur Vergabe von Gebäudereinigungsleistungen (Unterhaltsreinigungsleistungen) für Bundespolizei in Ahrensfelde, Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Direktion Potsdam, VOEK 573a-25

Beschreibung der Beschaffung

Die Unterhaltsreinigung für die Dienstliegenschaft umfasst voraussichtlich zum Zeitpunkt des Leistungsbeginns eine Reinigungsgesamtfläche von 44.341,48 m² und eine jährliche Reinigungsfläche von 5.511.145,64m² sowie eine Innenglasfläche von 660,20 m² (einseitig gemessen, beidseitig zu reinigen) und eine jährliche Reinigungsfläche von 5.480,96 m² (einseitig gemessen, beidseitig zu reinigen).
Im Lauf des Ausbauplanes wird es voraussichtlich zu verschiedenen Mehrungen und Minderungen kommen. Auf den Ausbauplan wird Bezug genommen.
Ob es tatsächlich zu den derzeit vorgesehenen Mehrungen, Minderungen und den vorgesehen Veränderungszeitpunkten kommen wird, ist nach derzeitigem Kenntnisstand nicht verbindlich abzusehen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich die Reinigung der Mehrungsflächen –zu welchem Zeitpunkt auch immer- durchzuführen und ausreichend Personal hierfür vorzuhalten. Ggf. ist ein Nachtrag über die Mehrungsflächen zu schließen.

Beschreibung der Optionen

Die erstmalige Leistungserbringung erfolgt zum 01.04.2027
Das Vertragsverhältnis wird zunächst für die Dauer von 4 Jahren bis zum 31.03.2031 abgeschlossen.
Es verlängert sich, sofern nicht die Auftraggeberin mit einer Frist von 6 Monaten vor Ablauf der Vertragslaufzeit schriftlich widerspricht, jeweils um ein weiteres Jahr. Die entsprechende Widerspruchsfrist für den Auftragnehmer beträgt 9 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit. Das verlängerte Vertragsverhältnis kann von der Auftraggeberin mit einer Frist von drei Monaten jeweils zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden. Die maximale Vertragsdauer beträgt 6 Jahre (bis 31.03.2033).

Zusätzliche Informationen

Die Nachforderung, Vervollständigung oder Korrektur von Unterlagen, Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und Nachweisen richten sich nach dem § 56 VgV. Hierbei setzt die Auftraggeberin eine angemessene Frist und übt ihr Ermessen unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes aus. Einen Anspruch auf Nachforderung haben die Bieter nicht.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung:
Die Betriebshaftpflichtversicherung hat mindestens folgende Deckungssummen (bei mindestens zweifacher Maximierung im Versicherungsjahr) pro Schadensfall aufzuweisen: Personenschäden 2 Mio. €, Sachschäden 2 Mio. €, Vermögensschäden 500.000 € und Schlüsselschäden 250.000 €. Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung die vorgenannten Deckungssummen derzeit nicht erreichen oder noch keine Betriebshaftpflichtversicherung abgeschlossen sein, so ist der Bieter verpflichtet, im Falle der Zuschlagserteilung die Deckungssummen entsprechend zu erhöhen bzw. abzuschließen.

Eigenerklärung zum Umsatz:
Angaben zum Gesamtumsatz des Unternehmens (netto) sowie zum Umsatz (netto) bezüglich der ausgeschriebenen Leistungsart, jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

1) Eigenerklärung über die Leistungserbringung:
Es wird erklärt, dass das Unternehmen spätestens bei Leistungsbeginn ausreichend qualifiziertes Personal zur Erfüllung der ausgeschriebenen Leistung beschäftigt und dem Unternehmen spätestens bei Leistungsbeginn auch die notwendigen Maschinen, Werkzeuge und Materialien zur Verfügung stehen, um die ausgeschriebene Leistung sachgerecht und unter Einhaltung notwendiger Sicherheitsbestimmungen auszuführen.

2) Leistungsbezogene Angaben zum Unternehmen:
- Beschäftigtenzahl des gesamten Unternehmens
- Anzahl der Beschäftigten, bezogen auf die ausgeschriebene Leistungsart
- Anzahl der geringfügig Beschäftigten, bezogen auf die ausgeschriebene Leistungsart

3) Eigenerklärung zum praktizierten Qualitätsmanagement, insbesondere Angaben zur Dokumentation von Reinigungsleistungen, beispielsweise durch Angabe einer ISO-Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 ff oder nach 14001 ff bzw. einer gleichwertigen Bescheinigung.

4) Referenzen Eigenerklärung zu mindestens 3 vergleichbaren Referenzen für die Leistungsart (Unterhaltsreinigung) von mindestens 2 verschiedenen Referenzgebern aus dem Zeitraum der letzten drei Jahre mit Angabe von: Name des Auftraggebers, Art des Referenzobjektes, Ausführungsort (Anschrift des Referenzobjektes), jährlicher Leistungsumfang (in qm), Leistungszeitraum, Ansprechperson beim tatsächlichen Leistungsempfänger (nicht Auftraggeber im Unterauftragnehmerverhältnis) (mit Telefonnummer und E-Mail Adresse). Vergleichbar sind Referenzen, deren Gegenstand dem Ausschreibungsgegenstand zumindest nahekommt. Die Referenzen müssen im technischen oder organisatorischen Bereich einen gleich hohen oder höheren Schwierigkeitsgrad aufweisen und einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters für die ausgeschriebene Leistung ermöglichen. Eine der Referenzen sollte mindestens 75 % des ausgeschriebenen Leistungsvolumens erreichen. Die beiden anderen Referenzen sollten jeweils mindestens 50 % des ausgeschriebenen Leistungsvolumens erreichen. Bei Unterschreiten dieser Werte wird der Bieter aufgefordert, die Vergleichbarkeit der Referenzen zu erläutern.

Beschreibung der Ausschlussgründe

1) Zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach § 123 und § 124 GWB; es wird auf Anlage B-03 Ziffer 3.1 verwiesen.
2) Bezug des Bieters zu Russland; es wird auf Anlage B-03 Ziffer 3.2 verwiesen.
3) Überschreitung der maximalen Stundenrichtleistungen; hierbei dürfen die Maximalwerte in den Raumgruppen/Reinigungsbereichen nicht überschritten werden. Die Maximalwerte sind der jeweiligen Leistungsbeschreibung (Anlage C-02) zu entnehmen. Die Überschreitung führt zum Ausschluss des Angebotes im betroffenen Los.

Zusätzliche Informationen

1) Das am 08.04.2022 veröffentlichte 5. EU-Sanktionspaket im Zusammenhang mit dem Angriffskrieg Russlands auf die Ukraine hat unmittelbare Auswirkungen auf die Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen - z. T. auch außerhalb der EU-Vergaberichtlinien. Verboten sind demnach seit dem 09.04.2022 sowohl Auftragsvergaben an Unternehmen mit Bezug zu Russland im Sinne der EU-Richtlinie 833/2014 (Russland-Embargoverordnung) als auch eine Beteiligung solcher Unternehmen am Auftrag als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises, soweit auf diese zugezogenen Unternehmen mehr als 10% des Auftragswertes entfallen. Um die Einhaltung dieser Vorgaben prüfen zu können, sind vom Bieter bei Ziffer 3.2 der Anlage B-03 „Bieterauskunft Eignungskriterien“ Erklärungen abzugeben und diese zusammen mit den Angebotsunterlagen vor Ablauf der Angebotsfrist über die e-Vergabe-Plattform einzureichen.
2) Ortsbesichtigungen sind freiwillig und erfolgen nur nach Absprache. Besichtigungstermine sind vorab mit der für das Objekt zuständigen Ansprechperson gemäß Anlage A-01 "Bewerbungsbedingungen" zu vereinbaren. Ortsbesichtigungen können nur bis zum 26.08.2026 durchgeführt werden. Die Besichtigungstermine müssen bis spätestens bis zum 19.08.2026 vereinbart werden. Die Zuweisung eines Termins erfolgt in der Reihenfolge des Eingangs der Anmeldungen. Nur von der Auftraggeberin bestätigte Termine werden durchgeführt. Die Vertreter des Teilnehmers müssen bei der Ortsbesichtigung ein gültiges amtliches Ausweisdokument mit sich führen. Fragen zu den Vergabeunterlagen werden im Termin zur Ortsbesichtigung nicht beantwortet.
3.1) Ausführungsbedingungen gem. § 128 Abs. 2 GWB für Gebäude 100 gilt (Kontrolle beim Betreten der Liegenschaft):
Teile der Liegenschaft sind als Sicherheitsbereich ausgewiesen. Zusätzlich gelten für den sich im Sicherheitsbereich befindlichen Luftsicherheitsbereich die Vorgaben des Luftverkehrsgesetzes (LuftVG), des Luftsicherheitsgesetzes (LuftSiG) sowie der einschlägigen Europäischen Verordnungen zur Luftsicherheit und zur betrieblichen Sicherheit von Flughäfen (EASA) in ihrer jeweils gültigen Fassung.
Die BImA bzw. ein von ihr zu benennender Dritter legt Zutritts- und Verfahrensregelungen für den Sicherheitsbereich fest. Beim Betreten und Befahren des Sicherheitsbereichs erfolgen jeweils Kontrollen für Personen, Fahrzeuge, Materialien und Gerätschaften. Entsprechende Warte- und Kontrollzeiten und andere aus den Zutritts- und Verfahrensregeln resultierenden Erschwernisse sind bei der Kalkulation zu berücksichtigen und werden nicht gesondert vergütet.
Innerhalb des Geländes der Hubschrauberstaffel Blumberg verläuft zudem die sog. Luftsicherheitsgrenze gem. § 8 LuftSiG. Der Luftsicherheitsbereich umfasst die Land-Luft-Wache, das Vorfeld inkl. Servicestraßen, den Protokollrasen und das Terminalgebäude (Gebäude 100). Beim Zutritt zum Luftsicherheitsbereich erfolgen nochmals Kontrollen für Personen, Fahrzeuge, Materialien und Gerätschaften. Entsprechende Warte- und Kontrollzeiten und andere aus den Zutritts- und Verfahrensregeln resultierenden Erschwernisse sind bei der Kalkulation zu berücksichtigen und werden nicht gesondert vergütet.
Voraussetzung für das Betreten des Luftsicherheitsbereichs sowie die dortige Tätigkeit der ständig eingesetzten Mitarbeiter/Innen des Auftragnehmers ist grundsätzlich das Vorliegen einer gültigen positiven Ergebnismitteilung der Zuverlässigkeitsprüfung nach §7 Luftsicherheitsgesetz (LuftSiG).
Für den besonderen Fall, dass für den Einsatz vorgesehene Mitarbeiter/Innen bereits an für einen deutschen Flughafen gemäß Zuverlässigkeitsprüfung nach §7 Luftsicherheitsgesetz (LuftSiG) erfolgreich überprüft wurden, wird diese gültige positive Ergebnismitteilung der Zuverlässigkeitsprüfung akzeptiert.
Es wird darauf hingewiesen, dass die Zuverlässigkeitsüberprüfung je Mitarbeiter/In mehrere Wochen bis Monate dauern kann und nicht von der BImA verantwortet oder beeinflusst werden kann. Eine frühzeitige Beantragung bei den Genehmigungsbehörden, auch für optionales Personal zur Urlaubs- und Krankheitsvertretung, wird dringend empfohlen.
Der Auftragnehmer ist dafür verantwortlich, dass rechtzeitig, für alle tagesaktuell von ihm einzusetzenden Mitarbeiter/Innen in dem Luftsicherheitsbereich jeweils die gültige positive Ergebnismitteilung bei der BImA bzw. dem von ihr benannten Dritten vorliegt. Bei Fehlen einer gültigen positiven Ergebnismitteilung wird dem/der betreffenden Mitarbeiter/In des Auftragnehmers der Zutritt zu diesem Bereich verwehrt.
Spätestens vier Wochen nach Auftragserteilung benennt der Auftragnehmer der BImA die Personen, die eine uneingeschränkte Zugangsmöglichkeit zur Durchführung der beauftragten Aufgaben brauchen.
Der Auftragnehmer trägt die ihm durch die Erfüllung der Sicherheitsanforderungen der BImA entstehenden Kosten.
3.2) Ausführungsbedingungen gem. § 128 Abs. 2 GWB (Zutrittsregelung):
Den Mitarbeitern des Auftragnehmers ist der Zutritt zu der Liegenschaft nur gegen Vorlage eines gültigen Personalausweises/Reispasses gestattet. Bei Vorliegen der Voraussetzungen der §§ 1 Abs. 3, 23 Abs. 5 und 34 Abs. 1 Bundespolizeigesetz können Mitarbeiter von Fremdfirmen polizeilich überprüft werden. Um eine rechtzeitige polizeiliche Überprüfung zu ermöglichen, haben Auftragnehmer ihre Mitarbeiter per Mail (bpolabt.blumberg.eustos@polizei.bund.de) spätestens 3 Werktage vor Auftragsausführung bei der die Liegenschaft nutzenden Bundespolizeidienststelle mit Vornamen, Namen, Geburtsdatum und Personalausweisnummer anzumelden. Das hierfür vorgesehene Formular wird zu einem späteren Zeitpunkt bekanntgegeben. Die Bundespolizei kann Mitarbeiter von Fremdfirmen, die sie nach Überprüfung als sicherheitsgefährdend für die Liegenschaft und die dort tätigen Bediensteten einstuft, vom Betreten der Liegenschaft ausschließen.
4.1) Anfragen zu den Vergabeunterlagen sind unter Verwendung des beigefügten Formblatts „FB Frage-Antwort“ ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) einzureichen. Anfragen, die auf anderem Weg übermittelt werden, können nicht berücksichtigt werden. Die Teilnehmer haben Anfragen bis spätestens 12.08.2026 zu stellen, damit zusätzliche Informationen rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist erteilt werden können. Auskünfte werden den Teilnehmern in anonymisierter Form mitgeteilt. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt.
4.2) Bei technischen Fragen zur e-Vergabe-Plattform wenden Sie sich bitte an den e-Vergabe HelpDesk:
Telefon: +49 (0) 22899 610 1234 / E-Mail: ticket@bescha.bund.de
Geschäftszeiten: Montag bis Donnerstag: 08:00 bis 16:00 Uhr, Freitag: 08:00 bis 14:00 Uhr

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Es gelten die Regelungen der §§ 155 ff. GWB. Insbesondere ist § 160 Abs. 3 GWB zu beachten: Verstöße gegen das Vergaberecht, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen hervorgehen, müssen bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt werden. Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens muss innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingereicht werden (vgl. § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).