Offenes Verfahren (EU-weit) zur Vergabe von Wirtschaftsprüferleistungen für den Jahresabschluss 2026 (mit Verlängerungsoption bis 2029), Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Zentrale (Vergabenummer VOEK 211-26)

Beschreibung der Optionen

Die Bestellung der Auftragnehmerin zum Jahresabschlussprüfer erfolgt für Folgeprüfungen für jedes Geschäftsjahr durch die Auftraggeberin neu. Es ist jeweils eine neue Beauftragung erforderlich. Für den Fall einer erneuten Bestellung zum Abschlussprüfer erklärt die Auftragnehmerin bereits die vereinbarten Stundensätze auch für die Folgeprüfungen für sich als verbindlich. Ist die Auftragnehmerin bereits in fünf aufeinander folgenden Jahren mit der Abschlussprüfung beauftragt worden, kann ihre erneute Bestellung (ab dem sechsten Prüfungsjahr) nur unter der Voraussetzung erfolgen, dass die bei der Auftragnehmerin verantwortlichen Personen, die bisher das Testat als verantwortliche Wirtschaftsprüfer unterzeichnet haben, wechseln (interne Rotation). Auf Grundlage dieser Verständigung erfolgt mit der Bestellung der Auftragnehmerin für die Folgeprüfung eine erneute Auftragsvergabe. Die Beauftragung endet spätestens nach Erstellung des Jahresabschlusses 2029.
Für die in der gültigen Vertragslaufzeit beauftragten Einzelaufträge gelten die vertraglichen Bestimmungen der Verfahrensunterlagen bis zur Erfüllung sämtlicher Leistungen aus dem beauftragten Einzelauftrag fort.

Zusätzliche Informationen

Die Nachforderung, Vervollständigung oder Korrektur von Unterlagen, Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und Nachweisen richten sich nach dem § 56 VgV. Hierbei setzt die Auftraggeberin eine angemessene Frist und übt ihr Ermessen unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes aus. Einen Anspruch auf Nachforderung haben die Bieter nicht.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Geforderte Deckungssummen pro Schadensfall (pro Versicherungsjahr mindestens zweifach maximiert):
Fahrlässig verursachte Schäden: mindestens 4 Mio. € (pro Schadensfall)
Die Auftragnehmerin haftet gemäß Nr. 9 Abs. 2 AAB für fahrlässig verursachte Schäden höchstens bis zu einer Summe in Höhe von 4 Millionen Euro. Gemäß des in Nr. 9 Abs. 5 der AAB genannten Betrages haftet die Auftragnehmerin höchstens mit einer Summe von 5 Millionen Euro. Die Haftungserweiterungen gelten nicht für Schäden, für die eine Haftungshöchstsumme gesetzlich geregelt ist.

Auf gesonderte Aufforderung der Vergabestelle: Nachweis der bestehenden Versicherung bzw. der Bestätigung des Versicherers über die zum Leistungsbeginn vorzunehmende Anpassung/Erhöhung

Eigenerklärung zum Umsatz
Eigenerklärung zum Gesamtumsatz des Unternehmens (netto) sowie zum Umsatz (netto) bezüglich der ausgeschriebenen Leistungsart, jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

1) Eigenerklärung über die Leitungserbringung:
- Es wird erklärt, dass das Unternehmen spätestens bei Leistungsbeginn ausreichend qualifiziertes Personal zur Erfüllung der ausgeschriebenen Leistung beschäftigt und die notwendigen Maschinen, Werkzeuge und Materialien zur Verfügung stehen, um die ausgeschriebene Leistung sachgerecht und unter Einhaltung notwendiger Sicherheitsbestimmungen auszuführen.

Benennung des für die Leistungserbringung vorgesehenen qualifizierten Personals:
1. Kategorie: Partner/-in/Spezialist/-in (Es ist zwingend eine Person anzugeben.) Der/die benannte Partner/-in/Spezialist/-in muss die nachfolgenden Mindestkriterien erfüllen:
* abgeschlossenes Hochschulstudium
* Zulassung als Wirtschaftsprüfer/-in
* Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Wirtschaftsprüfer/-in

2. Kategorie: Manager/Managerin (Es ist zwingend eine Person anzugeben.) Der/die benannte Manager/-in muss die nachfolgenden Mindestkriterien erfüllen:
* Abgeschlossenes Hochschulstudium
* Zulassung als Wirtschaftsprüfer/ -in
* Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Wirtschaftsprüfer/-in

3. Kategorie: Prüfungsleiter/-in (Es ist zwingend eine Person anzugeben, maximal können 2 Personen angegeben werden.) Der/die benannte Prüfungsleiter/in muss die nachfolgenden Mindestkriterien erfüllen:
* Abgeschlossenes Hochschulstudium
* Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Prüfungsleiter/in

4. Kategorie: Prüfungsassistent/-in (Es sind zwingend mindestens 5 Personen anzugeben.) Die benannten Prüfungsassistenten/-innen müssen jeweils die nachfolgenden Mindestkriterien erfüllen:
* Abgeschlossenes Hochschulstudium
* Mindestens 1 Jahr Berufserfahrung als Prüfungsassistent/in

2) Leistungsbezogene Angaben zum Unternehmen:
Seit wann ist das Unternehmen in der ausgeschriebenen Leistungsart tätig? Beschäftigtenzahl des gesamten Unternehmens, Anzahl der Beschäftigten, bezogen auf die ausgeschriebene Leistungsart

3) Angaben zu den Referenzen:
Benennung von mindestens 4 vergleichbaren Referenzen gemäß der jeweils genannten Leistungsart und Anforderung von mindestens zwei verschiedenen Referenzgebern aus dem Zeitraum der letzten drei Jahre. Vergleichbar sind Referenzen, deren Gegenstand dem Ausschreibungsgegenstand zumindest nahekommt. Die Referenzen müssen im inhaltlichen, technischen oder organisatorischen Bereich einen gleich hohen oder höheren Schwierigkeitsgrad aufweisen und einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit und Fachkunde des Bieters für die ausgeschriebene Leistung ermöglichen.
Eine der Referenzen sollte mindestens 75 % des ausgeschriebenen Leistungsvolumens erreichen. Bei Unterschreiten dieser Werte wird der Bieter ggf. aufgefordert, die Vergleichbarkeit der Referenzen weiter zu erläutern.

Referenz Nr. 1 und Nr. 2: Nachweis von umfänglicher und inhaltlich vergleichbarer Erfahrung in der Jahresabschlussprüfung von immobilienwirtschaftlich ausgerichteten Unternehmen, analog großer Kapitalgesellschaften gem. § 264 HGB, in Form der Angabe zweier Referenzen als Eigenerklärungen, welche nicht älter als 3 Jahre sind.

Referenz Nr. 3: Nachweis von umfänglicher und inhaltlich vergleichbarer Erfahrung in der Prüfung von immobilienwirtschaftlichen Sachverhalten nebst der Immobilienbewertung in Form der Angabe einer Referenz als Eigenerklärung, welche nicht älter als 3 Jahre ist.

Referenz Nr. 4: Nachweis von Erfahrung in der Prüfung der Nachhaltigkeitsberichtserstattung nach CSRD-Standard von großen Kapitalgesellschaften mit Immobilienbestand (Wohn- und/oder Gewerbeimmobilien) in Form der Angabe einer Referenz als Eigenerklärung, welche nicht älter als 3 Jahre ist.

Die Referenzen werden überprüft. Der Bieter hat sicherzustellen, dass die Angaben korrekt sind und eine zuständige Person für die Vertragsabwicklung benannt ist, die die Leistung beurteilen kann. Nachfolgende Angaben zu den Referenzen sind zu machen:
- Name des Auftraggebers,
- Bilanzsumme des Referenzgebers,
- Umsatzerlöse des Referenzgebers,
- Mitarbeiterzahl des Referenzgebers,
- Beschreibung der erbrachten Leistungen und Darstellung deren Vergleichbarkeit im Hinblick auf die gestellten inhaltlich, fachlichen Referenzanforderungen für das hier ausgeschriebene
Vorhaben,
- Jährlicher Leistungsumfang
(in Stunden),
- Leistungszeitraum,
- Ansprechperson beim tatsächlichen Leistungsempfänger (nicht Auftraggeber im Unterauftragnehmerverhältnis) inkl. Name, Telefonnummer und E-Mail Adresse.

Zusätzliche Informationen

1) Das am 08.04.2022 veröffentlichte 5. EU-Sanktionspaket im Zusammenhang mit dem Angriffskrieg Russlands auf die Ukraine hat unmittelbare Auswirkungen auf die Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen - z. T. auch außerhalb der EU-Vergaberichtlinien. Verboten sind demnach seit dem 09.04.2022 sowohl Auftragsvergaben an Unternehmen mit Bezug zu Russland im Sinne der EU-Richtlinie 833/2014 (Russland-Embargoverordnung) als auch eine Beteiligung solcher Unternehmen am Auftrag als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises, soweit auf diese zugezogenen Unternehmen mehr als 10% des Auftragswertes entfallen. Um die Einhaltung dieser Vorgaben prüfen zu können, sind vom Bieter bei Ziffer 3 der Anlage B-03 „Bieterauskunft Eignungskriterien“ Erklärungen abzugeben und diese zusammen mit den Angebotsunterlagen vor Ablauf der Angebotsfrist über die e-Vergabe-Plattform einzureichen.

2) Ortsbesichtigungen werden keine angeboten.

3.1) Anfragen zu den Vergabeunterlagen sind unter Verwendung des beigefügten Formblatts „FB Frage-Antwort“ ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) einzureichen. Anfragen, die auf anderem Weg übermittelt werden, können nicht berücksichtigt werden. Die Teilnehmer werden gebeten, Anfragen bis spätestens 07.05.2026 zu stellen, damit zusätzliche Informationen rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist erteilt werden können. Auskünfte werden den Teilnehmern in anonymisierter Form mitgeteilt.Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt.

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, deren Klärung für die Angebotsabgabe wesentlich sind, z.B., weil sie die Preisermittlung beeinflussen oder die Vergabeunterlagen unvollständig bzw. nicht für alle Bieter gleichermaßen verständlich sind, so hat der Bieter die Auftraggeberin unverzüglich und vor Ende der Angebotsfrist in Textform darauf hinzuweisen.

3.2) Bei technischen Fragen zur e-Vergabe-Plattform wenden Sie sich bitte an den e-Vergabe HelpDesk:
Telefon: +49 (0) 22899 610 1234
E-Mail: ticket@bescha.bund.de
Geschäftszeiten: Montag bis Donnerstag: 08:00 bis 16:00 Uhr, Freitag: 08:00 bis 14:00 Uhr.

4) Die Rahmenvereinbarung endet auch vor dem Erreichen ihrer maximalen Laufzeit, wenn die Höchstabrufmenge erreicht wurde. Die Höchstabrufmenge sind vier vollständig abgeschlossene Jahresabschlussprüfungen.

5) Sicherheitsüberprüfung
Da die Auftraggeberin u.a. für diverse sicherheitsrelevante Bedarfsträger Liegenschaften verwaltet, die dem Geheimschutz unterliegen bzw. auch sicherheitsrelevante Baumaßnahmen durchführt, ist es in Teilbereichen der ausgeschriebenen Leistung für die vom Wirtschaftsprüfer eingesetzten Mitarbeiter erforderlich, sich einer Sicherheitsüberprüfung gemäß dem Gesetz über die Voraussetzungen und das Verfahren von Sicherheitsüberprüfungen des Bundes (Sicherheitsüberprüfungsgesetz - SÜG) zu unterziehen, und zwar der erweiterten Sicherheitsprüfung gem. § 9 SÜG (sog. Ü2). Eine solche Überprüfung dauert in der Regel ca. 6 Monate. Die Auftragnehmerin stimmt mit Vertragsschluss einer derartigen Sicherheitsüberprüfung für mindestens zwei geeignete Mitarbeiter zu. Sie wird der Auftraggeberin unverzüglich nach Vertragsschluss die jeweiligen Mitarbeiter namentlich benennen und deren Anschriften mitteilen. Das Verfahren zur Sicherheitsüberprüfung obliegt der Auftraggeberin.

Die Auftragnehmerin hat bei der Festlegung ihrer Prüfungsplanung/-strategie zu berücksichtigen, dass zur Sicherung des staatlichen Geheimschutzes der einzelne für sie tätige Mitarbeiter nicht mehr Kenntnis über sicherheitsrelevante Dinge erlangen darf als die mit den betroffenen Liegenschaften betrauten Beschäftigten der Auftraggeberin oder deren Nutzer. Das bedeutet konkret, dass die Auftragnehmerin zur Erfüllung ihrer Dienstleistung möglicherweise mehrere sicherheitsüberprüfte Mitarbeiter einsetzen muss, die in jeweils unterschiedlichen Bereichen tätig werden.

Die Auftragnehmerin verpflichtet sich, für die kurzfristige Beibringung der für die Sicherheitsüberprüfung notwendigen Angaben und Auskünfte ihrer für die Dienstleistung vorgesehenen Mitarbeiter Sorge zu tragen. Die Rückgabe der vollständig ausgefüllten Sicherheitsvordrucke erfolgt binnen 2 Wochen nach Erhalt. Für die Koordination des Antragsverfahrens hat die Auftragnehmerin einen Mitarbeiter zu benennen, der alleiniger Ansprechpartner für die Auftraggeberin für Fragen im Rahmen der Sicherheitsüberprüfung ist.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass bestimmte Unterlagen nur von sicherheitsüberprüftem Personal eingesehen werden dürfen und bei einem Teil der Liegenschaften nur sicherheitsüberprüftes Personal Zugang erhält. Die Aufnahme der Tätigkeit in diesem Bereich ist für die Mitarbeiter der Auftragnehmerin erst dann möglich, wenn die Sicherheitsüberprüfung abgeschlossen und die Ermächtigung erteilt ist. Möglicherweise notwendiges Ersatzpersonal ist von der Auftragnehmerin so frühzeitig anzumelden, dass die Sicherheitsüberprüfungen rechtzeitig eingeleitet und durchgeführt werden können.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Es gelten die Regelungen der §§ 155 ff. GWB. Insbesondere ist § 160 Abs. 3 GWB zu beachten: Verstöße gegen das Vergaberecht, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen hervorgehen, müssen bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt werden. Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens muss innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingereicht werden (vgl. § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).