Optische Zeichenerkennung

BKK Essanelle

Bezeichnung des Auftrags durch den Auftraggeber: Einführung einer Erkennungssoftware/Dokumentenklassifikation - Posteingang. 1.1 Ziel der Beschreibung Die BKK ESSANELLE möchte ihre Geschäftsprozesse und ihre Dokumentablage, die derzeit weitgehend papierorientiert sind, auf ein elektronisches Verfahren umstellen. Diese Leistungsbeschreibung dient dazu, die Anforderungen an das Erfassungssystem zusammenfassend darzustellen. Basierend auf dieser Beschreibung und dem Kriterienkatalog wird die Anbieter- und Produktauswahl durchgeführt. 2 Ist-Beschreibung 2.1 Dokumente 2.1.1 Papierbasierte Eingänge Durch die Zentralisierung der BKK ESSANELLE auf den Standort Düsseldorf werden die Posteingänge zu 89 % am Hauptstandort geöffnet, mit einem Eingangsstempel versehen und den jeweiligen Mitarbeitern oder Teams zugestellt. Davon ausgenommen sind direkt adressierte Eingänge, diese werden dem Adressaten ungeöffnet zugeleitet (u. a. Post für Vorstand, Personal, etc.). In den letzten 24 Monaten sind nach Erhebungen der Poststelle im Durchschnitt 105.000 Poststücke pro Monat bei der BKK ESSANELLE eingegangen. Dies entspricht ca. 15.750 Dokumente pro Arbeitstag (105.000 Poststücke/2 Anlagen). Durch mögliche Verdopplung der Kasse im Rahmen von Fusionen entstünde dabei ein Volumen von ca. 30.000 - 35.000 Dokumenten pro Arbeitstag. 2.1.2 Elektronische Eingänge (eMail, eFax, Web-Formulare) Elektronische Eingänge erhöhen das gesamte Posteingangsaufkommen der BKK ESSANELLE. Im Schnitt gehen pro Monat ca. 23.200 elektronische Dokumente ein (20.000 Fax, 3.000 eMails (nur info@bkk-essanelle.de), 200 ESSANet). Grundsätzlich gelten für elektronische Eingänge die gleichen Bearbeitungsregeln wie für papierbasierende Eingänge. Elektronische Eingänge können sowohl - an den Bearbeiter direkt - an eine Organisationseinheit (marketing@bkk-essanelle.de) oder - an eine zentrale Adresse (info@bkk-essanelle.de) adressiert werden. Darüber hinaus gibt es Eingänge, die über im Internet (ESSANet) publizierte Web-Formulare die BKK ESSANELLE erreichen. Diese Anträge werden direkt in das CRM-KV eingespielt und den Mitarbeitern über die Wiedervorlage kenntlich gemacht. Zentrale Faxeingänge werden vom Kundenempfang gesichtet und elektronisch an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Im Kundenempfang sind 2 Mitarbeiter der Poststelle integriert. Beim dezentralen Empfang der elektronischen Eingänge (E-Mails) obliegt dem Empfänger (Sachbearbeiter, Teamleiter, etc.) die Verantwortung der Dokumentation bzw. das Weiterleiten an die zuständige Stelle im Unternehmen. In der Regel werden aktenrelevante Eingänge ausgedruckt und zum Vorgang genommen. 2.2 Systeminfrastruktur Das hier ausgeschriebene Erfassungssystem wird in einen noch auszuwählenden gesamten Posteingangsprozess integriert. 2.3 Mengenangaben/Dokumente Die Poststelle der BKK ESSANELLE hat in den vergangen 2 Jahren die Post Ein- bzw. Ausgänge aufgezeichnet. Ausgehend davon ergeben sich für eine komplette Digitalisierung folgende Berechnungen: · Posteingang pro Monat 105.000 · Posteingang pro Tag (20 AT pro Monat) 5.250 · Anzahl der Anlagen (Durchschnitt) 2 · Dokumente insgesamt pro Tag 15.750 · Dokumente insgesamt pro Monat 315.000 · Elektronische Dokumente pro Monat 23.200 · Summe aller Dokumente pro Monat 338.200 · Größe eines Dokumentes 50 KB · Tägliche Datenmenge 0,8 GB · Monatliche Datenmenge 16 GB · Jährliche Datenmenge inkl. 20 % Sicherheitszuschlag 230 GB Durch mögliche Fusionen kann sich die Datenmenge erhöhen. Das Gesamtsystem ist daher skalierbar zu konzipieren. 3 Einführungskonzept Es ist angedacht, die Einführung des Systems prozessbezogen durchzuführen. Die prozessbezogene Einführung hat den Vorteil, dass die Vorlaufzeit bis zum Start einer elektronischen Aktenführung kürzer ist. Zudem können die Projektaktivitäten besser strukturiert und parallelisiert werden. 3.1 Grober Zeitplan für die Umsetzung Nach aktueller realistischer Einschätzung kann sich die BKK ESSANELLE folgenden groben Projektverlauf mit entsprechenden Meilensteinen vorstellen: Entscheidung Systemanbieter: bis spätestens 15.11.2006 Feinkonzeption: 16.11.2006 - 22.12.2006 Abnahme Pilotanwendung: 02.02.2007 Pilotierung Bereich 1: 05.02.2007 - 16.03.2007 Sukzessiver Rollout weiterer Bereiche: 02.04.2007 - 31.12.2007 Einführung abgeschlossen: 08.01.2008 4 Anforderungen an das System 4.1 Grundlegende Anforderungen · Es gibt ein zentrales Erfassungssystem für die gesamte Krankenkasse. Bei Bedarf könnte auch dezentral gescannt werden. · Sollten die Lizenzmodelle die Anzahl der Dokumentklassen berücksichtigen, so sind drei Alternativen anzubieten: - 100 Dokumentklassen - 200 Dokumentklassen - 500 Dokumentklassen · Hardware für Server und Nachbearbeitungsplätze sind mit anzubieten. · Die Anzahl der Nachbearbeitungsstationen ist auf der Basis der Erfahrungen des Anbieters zu dimensionieren. · Hard- und Software für die Bereiche Scannen und Signieren sind nicht anzubieten. · Es sind Schulungen für Administratoren, Designer (Customizing) und Nachbearbeitungskräfte anzubieten. 4.2 Funktionale Anforderungen Die funktionalen Anforderungen sind im Kriterienkatalog enthalten. 4.3 DV-technische Anforderungen Die DV-technischen Anforderungen sind im Kriterienkatalog enthalten. 4.4 Betriebliche Anforderungen · Das System ist als Hochverfügbarkeitslösung (6 x 12) auszulegen. Es ist noch nicht entschieden, wer das System oder Komponenten davon betreiben wird. Deshalb ist es notwendig, Mechanismen zu haben, um die Verfügbarkeit und Leistungsfähigkeit zu messen und zu reporten.

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2006-09-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2006-08-25.

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