Organisation, Durchführung und Verleihung des Landespreises "OUT OF THE BOX.NRW" im Rahmen einer Top-Veranstaltung für Start-ups in NRW

Kurze Beschreibung

Mit dem Landespreis OUT OF THE BOX.NRW (OOTB) kürt das Wirtschaftsministerium NRW seit 2020 jährlich die besten Start-ups aus Nordrhein-Westfalen. Der Preis honoriert die Potenziale skalierbarer digitaler Geschäftsmodelle und verschafft den Start-ups eine hohe mediale Aufmerksamkeit. Von 2020 bis 2023 fanden die finalen Preisverleihungen im Rahmen des PIRATE Summits in Köln statt.
Übergeordnete Zielsetzung des Preises ist es, die nordrhein-westfälische Start-up- und Innovationskultur national und international als Aushängeschild sichtbar zu machen und die Vernetzung der teilnehmenden Start-ups mit etablierten Unternehmen und Investorinnen und Investoren zu fördern, um ihre Chancen auf zukünftigen unternehmerischen Erfolg zu erhöhen und die Verbreitung zukunftsfähiger Technologien voranzutreiben. Der Landespreis hat einen hohen Stellenwert in der nordrhein-westfälischen Start-up-Szene. Hierzu wird die gesamte Start-up-Szene während des Bewer-bungs- und Voting-Prozesses sowie bei dem finalen Entscheid eng eingebunden.
Es ist beabsichtigt, den OOTB weiterhin in dieser Form auszuloben. Im Rahmen einer Top-Veranstaltung für Start-ups soll der Landespreis zukünftig wieder vergeben werden. Die Top-Veranstaltung soll von der Start-up-Szene als herausragende Veranstaltung wahrgenommen werden und eine internationale Teilnehmerschaft von Start-ups und Investorinnen und Investoren ansprechen. Im Rahmen dieser Top-Veranstaltung soll der Landespreis zukünftig verliehen werden, um diesem und den Gewinnerinnen und Gewinnern die gewünschte hohe Aufmerksamkeit und Attraktivität zu verleihen.
Mit der vorliegenden Ausschreibung wird ein Auftragnehmer gesucht, der eine derartige Top-Veranstaltung für den Leistungszeitraum in Nordrhein-Westfalen durchführt und der
- das Wettbewerbsverfahren bis einschließlich der Vorauswahl der finalen Start-ups konzipiert und betreut,
- den Landespreis im Vorfeld bei der Zielgruppe bewirbt sowie nach der Preisverleihung die Gewinnerinnen und Gewinner begleitet und als Vorbild für andere Gründerinnen und Gründer medial vermarktet,
- im Rahmen der "Top-Veranstaltung" den finalen Entscheid organisiert und
- die Preisverleihung durchführt.
Als Top-Veranstaltung in diesem Sinne gilt eine international ausgerichtete Veranstaltung zum Thema "Start-ups" mit mindestens 1.000 verkauften Tickets für den Hauptveranstaltungstag. Zielgruppe der Veranstaltung müssen vor allem Start-ups, Vertre-terinnen und Vertreter aus etablierten Unternehmen und Wissenschaft, digitale Expertinnen und Experten, Entrepreneure, Investorinnen und Investoren sowie Gründungsinteressierte sein.

Beschreibung der Beschaffung

Es wird ein Auftragnehmer gesucht, der während der Vertragslaufzeit jährlich eine Top-Veranstaltung für Start-ups in NRW ausrichtet und in diese Veranstaltung für den Auftraggeber die Verleihung des OOTB integriert. Zudem soll der Auftragnehmer die Konzeption, Organisation, Vermarktung und Durchführung des Preises von der Vorauswahl bis zum finalen Entscheid und der Preisverleihung übernehmen.
Folgende Leistungen sind vom Auftragnehmer im Rahmen des Auftrages zu erbringen:
1. Konzeption und Betreuung des Wettbewerbsverfahrens (Aufruf zur Bewerbung, Aufbereitung der eingegangenen Bewerbungen, Verfahren rund um die Auswahl der Finalistinnen und Finalisten),
2. Planung, Organisation und Umsetzung des finalen Entscheids zur Bestimmung der Start-ups aus NRW mit den besten digitalen Geschäftsmodellen,
3. Planung, Organisation und Umsetzung der Preisverleihung für die drei besten Start-ups aus NRW,
4. Bereitstellung eines Landesgemeinschaftsstandes,
5. Gestaltung und laufende Pflege der Webseite www.outofthebox.nrw,
6. Ganzjährige und intensive Marketing- und Pressearbeit zum Landespreis und für den finalen Entscheid und die Preisverleihung im Vorfeld sowie während und nach der Veranstaltung,
7. Weiterentwicklung des OOTB im Rahmen der Top-Veranstaltung über den Zeitraum der Vertragslaufzeit.
Die konkreten Inhalte der einzelnen Leistungsbausteine sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Vom Auftragnehmer wird erwartet, dass er den finalen Entscheid sowie die Preisverleihung für den OOTB in der Weise in das Veranstaltungsformat integriert, dass dadurch
a) die nationale und internationale Sichtbarkeit der nordrhein-westfälischen Start-up- und Innovationskultur gestärkt wird,
b) die teilnehmenden Start-ups mit bedeutenden etablierten Unternehmen und namenhaften Investorinnen und Investoren vernetzt werden,
c) eine hohe mediale Aufmerksamkeit für die Themen Start-ups sowie digitale und nachhaltige Transformation generiert wird und
d) die Diversität der nordrhein-westfälischen Start-up- und Gründungsszene, insbesondere "Female Entrepreneurship", gestärkt wird.
Des Weiteren sind folgende Leistungen Bestandteil des Auftrags:
- Kick-off-Treffen: Nach Erteilung des Zuschlags findet ein Kick-off-Treffen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer statt, um das konkrete Vorgehen und den zeitlichen und organisatorischen Ablauf der Leistungserbringung abzustimmen (max. 3 Std.).
- Erstellung eines Projektplans: Zur Planung des zeitlichen Ablaufs hat der Auftragnehmer jeweils zu Beginn der Vorbereitungen eines OOTB-Wettbewerbs einen Projektplan vorzulegen. Dieser Projektplan muss das Grundkonzept aller Leistungen vom Start des Wettbewerbsverfahren bis zur finalen Preisverleihung beinhalten. Er ist mit dem Auftraggeber abzustimmen und muss von diesem abgenommen werden.
- Jour Fixe: Zur regelmäßigen Abstimmung über den Zwischenstand der Planungen finden ganzjährig im zweiwöchigen Rhythmus Jour-Fixe-Termine zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer statt. Im letzten Monat vor der finalen Veranstaltung finden die Jour-Fixe-Termine jeweils wöchentlich statt (max. 1 Stunde; Termine sind beim Kick-Off zu vereinbaren).
- Rückblick-Termin: Zur Besprechung des zurückliegenden OOTBs findet einmal jährlich ein Rückblick- und Feedback-Termin zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer statt (max. 2 Std.).
Das Kick-off-Treffen und die jährlichen Rückblick-Besprechungen finden in den Räumlichkeiten des MWIKE in Düsseldorf statt. Die weiteren Jour Fixe-Besprechungen finden in Form von Videokonferenzen statt. Der Auftraggeber behält sich vor, sämtliche o. g. Abstimmungstermine alternativ als Videokonferenz durchzuführen. Darüber hinaus erfolgt - soweit erforderlich - eine begleitende regelmäßige Abstimmung per Mail, Telefon oder Videokonferenz.
Weitere Informationen sind den Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Auftraggeber behält sich vor, den Vertrag einmalig um zwei weitere jährliche OOTB-Wettbewerbe für die Erbringung der definierten Leistungen nach Ziffer III.1. bis III.7. der Leistungsbeschreibung zu verlängern. Der Auftraggeber teilt dem Auftragnehmer bis spätestens 3 Monate nach dem dritten OOTB mit, ob die Verlängerungsoption in Anspruch genommen wird. In diesem Fall endet der Vertrag spätestens mit dem Rückblick-Termin zum fünften OOTB.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (§ 44 VgV) ist ein Auszug aus dem einschlägigen Berufs- oder Handelsregister oder ein vergleichbares Dokument (max. 1 Jahr alt) vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit (§ 45 VgV) des Bieters ist eine Bankerklärung zum Nachweis der Bonität des Bieters (max. ein Jahr alt) vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (§ 46 VgV) sind vorzulegen:
a) Mindestens 2 Nachweise, die Erfahrungen mit der Durchführung eines mit dem hiesigen Auftrag vergleichbaren Wettbewerbsverfahrens in den letzten fünf Jahren belegen,
b) Mindestens 2 Nachweise, die Erfahrungen mit der Inszenierung einer Preisverleihung oder eines vergleichbaren Ereignisses in den letzten fünf Jahren belegen,
c) Mindestens 2 Nachweise, die Erfahrungen und Kompetenz mit der Gestaltung, Produktion und laufenden Betreuung von mit dem hiesigen Auftrag vergleichbaren Marketingmaßnahmen in den letzten drei Jahren belegen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Bitte ordnen Sie in Ihrem Angebot die eingereichten Referenzen den o. a. Bereichen a) bis c) klar und eindeutig zu und füllen Sie hierzu die entsprechenden Formulare ("Formular R - Wettbewerbsverfahren" und "Formular R - Preisverleihung" und "Formular R - Marketingmaßnahmen") vollständig aus. Pro eingereichtem Nachweis ist ein Formular auszufüllen.
Wenn ein Projekt inhaltlich mehrere Eignungsanforderungen des hiesigen Verfahrens abdeckt, kann dieses Projekt als Nachweis auch mehrfach (somit bei verschiedenen der unter VII.2.3 der Leistungsbeschreibung genannten Anforderungen) aufgeführt und im jeweiligen Formular eingetragen werden.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Voraussetzung für die Abgabe eines Angebotes (Mindestanforderung) ist, dass der Bieter oder ein Mitglied der Bietergemeinschaft in den letzten fünf Jahren bereits mindestens dreimal eine Top-Veranstaltung für Start-ups ausgerichtet hat. Als Top-Veranstaltung in diesem Sinne gilt eine international ausgerichtete Veranstaltung zum Thema "Start-ups" mit mindestens 1.000 verkauften Tickets für den Hauptveranstaltungstag. Zielgruppe der Veranstaltung müssen vor allem Start-ups, Vertreterinnen und Vertreter aus etablierten Unternehmen und Wissenschaft, digitale Expertinnen und Experten, Entrepreneure, Investorinnen und Investoren sowie Gründungsinteressierte gewesen sein.
Außerdem muss sich der Bieter/die Bietergemeinschaft verpflichten, während der Vertragslaufzeit jährlich eine Top-Veranstaltung für Start-ups in NRW durchzuführen und die Verleihung des Landespreises OOTB in die Veranstaltung zu integrieren. Darüber hinaus muss er beabsichtigen, die Top-Veranstaltung auch im Falle der optionalen Verlängerung durchzuführen und die Verleihung des Landespreises OOTB in die Veranstaltung zu integrieren.
Mit dem Angebot ist hierzu das vollständig ausgefüllte Formular M "Eigenerklärung Mindestanforderung" vorzulegen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich beim MWIKE NRW zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge bzw. der in den Angebotsunterlagen genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem MWIKE NRW geltend gemacht werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2-3 GWB). Teilt das MWIKE NRW dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen. Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gem. § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das MWIKE NRW geschlossen werden; bei Übertragung per Fax oder auf elektronischem Weg beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das MWIKE NRW.