Organisation, Durchführung und Verleihung des Landespreises "OUT OF THE BOX.NRW" im Rahmen einer Top-Veranstaltung für Start-ups in NRW

Kurze Beschreibung

Im Rahmen des Offenen Verfahrens wurde ein Auftragnehmer gesucht, der jährlich eine Top-Veranstaltung für Start-ups in NRW ausrichtet und in diese Veranstaltung für den Auftraggeber die Verleihung des Landespreises Out Of The Box.NRW (OOTB) integriert. Zudem soll der Auftragnehmer die Konzeption, Organisation, Vermarktung und Durchführung des Preises von der Vorauswahl bis zum finalen Entscheid und der Preisverleihung übernehmen.

Beschreibung der Beschaffung

Es wird ein Auftragnehmer gesucht, der während der Vertragslaufzeit jährlich eine Top-Veranstaltung für Start-ups in NRW ausrichtet und in diese Veranstaltung für den Auftraggeber die Verleihung des OOTB integriert. Zudem soll der Auftragnehmer die Konzeption, Organisation, Vermarktung und Durchführung des Preises von der Vorauswahl bis zum finalen Entscheid und der Preisverleihung übernehmen. Folgende Leistungen sind dabei vom Auftragnehmer im Rahmen des Auftrages zu erbringen: 1. Konzeption und Betreuung des Wettbewerbsverfahrens (Aufruf zur Bewerbung, Aufbereitung der eingegangenen Bewerbungen, Verfahren rund um die Auswahl der Finalistinnen und Finalisten), 2. Planung, Organisation und Umsetzung des finalen Entscheids zur Bestimmung der Start-ups aus NRW mit den besten digitalen Geschäftsmodellen, 3. Planung, Organisation und Umsetzung der Preisverleihung für die drei besten Start-ups aus NRW, 4. Bereitstellung eines Landesgemeinschaftsstandes, 5. Gestaltung und laufende Pflege der Webseite www.outofthebox.nrw, 6. Ganzjährige und intensive Marketing- und Pressearbeit zum Landespreis und für den finalen Entscheid und die Preisverleihung im Vorfeld sowie während und nach der Veranstaltung, 7. Weiterentwicklung des OOTB im Rahmen der Top-Veranstaltung über den Zeitraum der Vertragslaufzeit. Vom Auftragnehmer wird erwartet, dass er den finalen Entscheid sowie die Preisverleihung für den OOTB in der Weise in das Veranstaltungsformat integriert, dass dadurch a) die nationale und internationale Sichtbarkeit der nordrhein-westfälischen Start-up- und Innovationskultur gestärkt wird, b) die teilnehmenden Start-ups mit bedeutenden etablierten Unternehmen und namenhaften Investorinnen und Investoren vernetzt werden, c) eine hohe mediale Aufmerksamkeit für die Themen Start-ups sowie digitale und nachhaltige Transformation generiert wird und d) die Diversität der nordrhein-westfälischen Start-up- und Gründungsszene, insbesondere "Female Entrepreneurship", gestärkt wird. Des Weiteren sind folgende Leistungen Bestandteil des Auftrags: - Kick-off-Treffen: Nach Erteilung des Zuschlags findet ein Kick-off-Treffen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer statt, um das konkrete Vorgehen und den zeitlichen und organisatorischen Ablauf der Leistungserbringung abzustimmen (max. 3 Std.). - Erstellung eines Projektplans: Zur Planung des zeitlichen Ablaufs hat der Auftragnehmer jeweils zu Beginn der Vorbereitungen eines OOTB-Wettbewerbs einen Projektplan vorzulegen. Dieser Projektplan muss das Grundkonzept aller Leistungen vom Start des Wettbewerbsverfahren bis zur finalen Preisverleihung beinhalten. Er ist mit dem Auftraggeber abzustimmen und muss von diesem abgenommen werden. - Jour Fixe: Zur regelmäßigen Abstimmung über den Zwischenstand der Planungen finden ganzjährig im zweiwöchigen Rhythmus Jour-Fixe-Termine zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer statt. Im letzten Monat vor der finalen Veranstaltung finden die Jour-Fixe-Termine jeweils wöchentlich statt (max. 1 Stunde; Termine sind beim Kick-Off zu vereinbaren). - Rückblick-Termin: Zur Besprechung des zurückliegenden OOTBs findet einmal jährlich ein Rückblick- und Feedback-Termin zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer statt (max. 2 Std.). Das Kick-off-Treffen und die jährlichen Rückblick-Besprechungen finden in den Räumlichkeiten des MWIKE in Düsseldorf statt. Die weiteren Jour Fixe-Besprechungen finden in Form von Videokonferenzen statt. Der Auftraggeber behält sich vor, sämtliche o. g. Abstimmungstermine alternativ als Videokonferenz durchzuführen. Darüber hinaus erfolgt - soweit erforderlich - eine begleitende regelmäßige Abstimmung per Mail, Telefon oder Videokonferenz. Weitere Informationen sind den Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.