Organisation von Kulturveranstaltungen

Hessisches Ministerium für Wissenschaft und Kunst

Bezeichnung des Auftrags durch den Auftraggeber: Vorbereitung, Organisation und Ausrichtung der Veranstaltung zur 20. Verleihung der Hessischen Film- u. Kinopreise 2009. Vorbereitung, Organisation und Ausrichtung einer hochwertigen Veranstaltung zur 20. Verleihung der Hessischen Film- u. Kinopreise 2009 in der Alten Oper in Frankfurt am Main am 16.10.2009. Gegenstand des Auftrags ist die Vorbereitung und Durchführung einer hochwertigen Veranstaltung zur 20. Verleihung der Hessischen Film- u. Kinopreise 2009 in der Alten Oper in Frankfurt am Main am 16.10.2009 im Auftrag des Hessischen Ministeriums für Wissenschaft und Kunst. Mit der technischen und infrastrukturellen Vorbereitung des Veranstaltungsortes, der Konzeption, Organisation und der Ausrichtung der Veranstaltung soll ein Dienstleister beauftragt werden. Neben der Schaffung der organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Ausrichtung der Veranstaltung (Event- und Showorganisation, Protokoll und Gästemanagement, PR- und Pressearbeit, Sponsoring/Marketing) trägt der Dienstleister auch Sorge für eine angemessene Dekoration der Räumlichkeiten sowie die Bewirtung der Gäste. Im Einzelnen sind dies u.a. — Ausrichtung einer festlichen Preisverleihungsveranstaltung für 1 000 bis 1 200 Gäste, — Ausrichtung eines Vorab-Empfangs für ca. 50 Gäste und Mitwirkende, — Ausrichtung einer After Show Party für 1 000 - 1 200 Gäste (inkl. Catering - Buffet und Getränke - Miete Restaurant Opera), — Buchung und Koordination der Location, — Erstellen, Organisation und Versand der Einladungen und Antwortkarten (Erstellen der Einladungsliste anhand eines vom Auftragnehmer zu erstellenden bundesweiten Gästeverteilers aus den Bereichen Medien, Politik und Wirtschaft, Vorbereitung des Versands und Versand) sowie Eintrittskarten - Überwachung von Grafik- und Druckkosten (Einladung und Antwortkarten, Urkunden, Anzeige Filmecho, Umschläge, Eintrittskarten), — 21 Preis-Skulpturen für die Preisverleihung, — Zusammenstellung des Teams (Regie, Regieassistenz, Aufnahmeleiter, (bühnen)technischer Vorstand, Licht- und Tonregie), — Aquise, Buchung und Disposition der Show-Acts, des DJs, der Preishostess sowie Moderation, — Abwicklung Honorare extern (Regie, Moderation, Showact, Gastsänger, usw.), — Bereitstellung einer professionelle musikalische Untermalung, hochwertige Music-Acts, — Abwicklung Honorar Orchester/ Band sowie zusätzl. Technikkosten, — Laudatio der Jury (Professionelle Ausstattung der Laudatoren inklusive Make-up und Styling), — Vorführung von Trailern der preisgekrönten Filme (inklusive Herstellung, Tontechnik, Videotechnik, Lichttechnik), — Sendefähige Ablauf-Dramaturgie, — Erstellung/Produktion eines Einspielers für die Verleihung der Kino-Kulturpreise, — Technik/Bühnenbild/Beleuchtung (Empfang, Red Carpet, Verleihung, After-Show-Party), — Abwicklung Reisekosten inkl. Übernachtungen für Preisträger, Laudatoren und Moderatoren sowie Jurymitglieder und externe Prominente, — Kontaktierung, Verpflichtung, Briefing, Betreuung vor Ort, Reise- und Übernachtungskoordination Fahrshuttle, Ausstattung und Maske der Jurymitglieder und Gäste, — Abwicklung Miete und Nebenkosten für die Alte Oper Frankfurt (inkl. Technik/Bühnenbild/Versicherung), — Ausrichtung des Nachwuchs-Förderpreises (Reise- und Unterbringungskosten Laudatoren und Preisträger, Produktion Preisstatue, inhaltliche & organisatorische Einbindung des Sponsors), — Abwicklung Agenturhonorar (Protokoll, VIP- und Gästemanagement; Event- und Showorganisation/Produktion; PR und Pressearbeit, Texte und Materialien; Sponsoring/Vermarktung), — Angemessene Deko-Gestaltung im Außenbereich und Foyer (Konzeption, Produktion und Umsetzung der Dekoration - Eingangsbereich, Bühnenbild - ), — Sonstiges (Werbemittel, Materialien, Branding, Sponsorenwand), — Treuhänderisches Verwalten des Veranstaltungsbudgets, — Kosten-Controlling und Abrechnung/Nachweis der Verwendung der Mittel, — Einwerben von Sponsoren zum Zwecke der Budgetentlastung bzw. Budgeterweiterung.

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2009-01-12. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2008-12-09.

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