Beschreibung der Beschaffung
Die Stadt Ingolstadt hat aktuell rund 140.000 Einwohner/-innen und beschäftigt derzeit ca. 3.000 Mitarbeiter/-innen in vielfältigen Berufsfeldern.
Die in dieser Ausschreibung gegenständlichen Leistungen umfassen die Gesamtprojektleitung und -durchführung der Organisationsuntersuchung des Amts für Informations- und Datenverarbeitung (AfID) der Stadt Ingolstadt, sowie gezielte Beratungs- und Unterstützungsleistungen.
Zur Definition der Projektgegenstände und des Project Scope wurde von der Auftraggeberin externe Beratung durch die Trinuts GmbH, Unterhaching in Anspruch genommen.
Die übergeordneten Ziele und Liefergegenstände umfassen:
- Entwicklung und Sicherstellung der kontinuierlichen Fortschreibung der IT-Strategie
- Untersuchung der Aufbau- und Ablauforganisation des AfID
- Schnittstellenanalyse und Optimierung AfID-intern
- Schnittstellenanalyse AfID – andere Dienststellen (extern)
- Neustrukturierung Helpdesk
Zentrale Liefergegenstände sind:
• IST-Analyse der Aufbauorganisation
• Analysierte und modellierte IST-Prozesse
• Soll-Konzeption der Aufbau- und Ablauforganisation unter Berücksichtigung der IT-Strategie und Vergleichen (Best Practices) aus anderen Kommunen
• Modellierte Soll-Prozesse (ggf. orientiert an ITIL-Standards)
• Steuerung und Implementierung begleitender Personalbedarfsanalysen / Stel-lenbemessungen und -bewertungen auf Grundlage der Soll-Prozesse und in-terkommunaler Vergleichswerte in Abstimmung mit dem SG 16/1
• Ausgearbeitetes Umsetzungskonzept
• Erstellung von Beschlussvorlagen für die städtischen Gremien für:
• neue Aufbauorganisation des Amts für Informations- und Datenverarbei-tung
• Entscheidung bzgl. Maßnahmen gemäß dem Umsetzungskonzept
Die folgenden Projektmanagementaufgaben müssen in der Verantwortung der externen Projektleitung initiiert, koordiniert, sowie im Rahmen der Projektorganisation mit den Projektbeteiligten und Stakeholdern erarbeitet und vom Projekt-Auftraggeber abgenommen werden, wobei die Ergebnisverantwortung bei der externen Projektleitung liegt.
- Ggf. Fortschreibung des bestehenden Projektsteckbriefes
- Festlegung der Projektziele zusammen mit den Stakeholdern
- Durchführung der Projektplanung
o Zielbeziehungen und -hierarchie
o Umfeldanalyse
o Risikomanagement
o Stakeholderanalyse
o Informations- und Kommunikationskonzept
o Projektorganisation
o Phasenplan
o Projektstrukturplan (inkl. Meilensteine und Liefergegenstände)
o Ablauf- und Terminplanung
o Ressourcenplanung
- Erstellung und Abstimmung Projektauftrag
- Organisation und Durchführung von Lenkungskreisen
- Organisation und Durchführung von Projektgruppensitzungen
- Organisation und Durchführung von Informationsveranstaltungen
- Workshop-Moderation
- Projektkommunikation und -marketing
- Unterstützung im Change Management
- Berichtswesen (insbesondere monatliche Statusberichte)
- Ggfs. Erstellen von Change Requests (Änderung Projektziele)
- Übergabe des Projektes an die Linie
- Projektabschluss
- Die Methodik orientiert sich am Projektmanagementstandard IPMA
- Die Stadtverwaltung ist – soweit im Einzelfall sinnvoll – auch für den Einsatz agiler Methoden offen
Die externe Projektleitung hat für fachliche Rückfragen, die das Projektmanagement und -standards betreffen, sowie zur Herstellung der notwendigen Kontakte zu Gremien und Mitarbeiter/-innen der Stadt Ingolstadt eine/n feste/n Ansprechpartner/-in in der Rolle der Projektsteuerung im Amt für Organisations- und Personalentwicklung der Stadt Ingolstadt.
Weitere Informationen sind der Leistungsbeschreibung sowie deren Anhänge zu entnehmen.