Outputmanagement

Postbeamtenkrankenkasse

Die Postbeamtenkrankenkasse (PBeaKK, Auftraggeberin oder AG) plant die Beschaffung von Leistungen im Outputmanagement. Ziel für die PBeaKK ist es Druck-, Konfektionierungs-, Versand- und Zustelldienstleistungen auf hohem Niveau sicherzustellen.
Der zu vergebende Auftrag beinhaltet die folgenden Prozessschritte und die Einhaltung der beschriebenen Rahmenbedingungen:
- die Entgegennahme von Daten und den Druck von Poststücken
- die Konfektionierung von Poststücken
- den Versand und die Zustellung von Poststücken
- das Reporting und die Abrechnung
- die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben und Regelungen
Der Auftragnehmer verpflichtet sich bereits im 4. Quartal 2023 an einer Projektinitialisierungsphase aktiv mitzuwirken.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-08-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-07-25.

Wer?

• Postbeamtenkrankenkasse

Wie?

Wo?

• Stuttgart › Stuttgart, Stadtkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-07-25	Auftragsbekanntmachung
2023-08-22	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2023-07-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Postbeförderung auf der Straße
Referenznummer: FV3-04/03/2023
Kurze Beschreibung:

Die Postbeamtenkrankenkasse (PBeaKK, Auftraggeberin oder AG) plant die Beschaffung von Leistungen im Outputmanagement. Ziel für die PBeaKK ist es Druck-, Konfektionierungs-, Versand- und Zustelldienstleistungen auf hohem Niveau sicherzustellen. Der zu vergebende Auftrag beinhaltet die folgenden Prozessschritte und die Einhaltung der beschriebenen Rahmenbedingungen: - die Entgegennahme von Daten und den Druck von Poststücken - die Konfektionierung von Poststücken - den Versand und die Zustellung von Poststücken - das Reporting und die Abrechnung - die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben und Regelungen Der Auftragnehmer verpflichtet sich bereits im 4. Quartal 2023 an einer Projektinitialisierungsphase aktiv mitzuwirken.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Postbeförderung auf der Straße 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Postzustellung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Deutschland 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Postbeamtenkrankenkasse
Postanschrift: Nauheimer Straße 98
Postleitzahl: 70372
Postort: Stuttgart
Kontakt
Internetadresse: http://www.pbeakk.de 🌏
E-Mail: einkauf@pbeakk.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YDW67G0/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YDW67G0 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-07-25 📅
Einreichungsfrist: 2023-08-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-07-28 📅
Datum des Beginns: 2024-01-01 📅
Datum des Endes: 2025-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 144-459177
ABl. S-Ausgabe: 144
Zusätzliche Informationen

Der Vertrag tritt mit Unterzeichnung durch beide Vertragsparteien in Kraft. Vertragliche Leistungen sind vom Auftragnehmer ab dem 01.01.2024 zu erbringen. Der Leistungserbringung geht eine Projektinitialisierungsphase gemäß Nr. 1.2.3 der Leistungsbeschreibung (Anhang 1 der Vergabeunterlagen) voraus, die im 4. Quartal 2023 stattfindet. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, an dieser Projektinitialisierungsphase aktiv mitzuwirken.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der zu vergebende Auftrag beinhaltet die folgenden Prozessschritte und die Einhaltung der beschriebenen Rahmenbedingungen:

- die Entgegennahme von Daten und den Druck von Poststücken

- die Konfektionierung von Poststücken

- den Versand und die Zustellung von Poststücken

- das Reporting und die Abrechnung

- die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben und Regelungen

Der Auftragnehmer verpflichtet sich bereits im 4. Quartal 2023 an einer Projektinitialisierungsphase aktiv mitzuwirken.

Bei dem in Anhang 9 der Vergabeunterlagen dargestellten Mengengerüst handelt es sich um erwartete Mengen pro Jahr, die sich aus den Betrachtungen der Jahre 2021 und 2022 ergeben. Diese können als Kalkulationsgrundlage herangezogen werden. Da die tatsächlichen Mengen für die Jahre 2024 ff von den angegebenen Zahlen abweichen können, ergibt sich aus der Angabe dieser Verkehrsmengen keine Abnahmeverpflichtung in dieser Höhe für die PBeaKK.

Es wird von ca. 5 Mio. Druckstücken p.a. ausgegangen. Die unterjährige Verteilung auf Monate lässt sich aus Anhang 9 Mengengerüst entnehmen. Die tägliche zu verarbeitende Menge beträgt durchschnittlich zwischen 15 - 25 Tsd. Druckstücken. In Fällen von Aktionen und Sonderaktionen kann diese Menge deutlich überschritten werden.

Die im Mengengerüst beschriebenen Mengen beschreiben den aktuellen Stand einschließlich aller Aktionen und Sonderaktionen.

Durch weitere Akquisitionen im Drittgeschäft Beihilfe können sich Steigerungen um mehr als 20 % ergeben. Die Einführung der Elektronischen-Patientenakte und die damit verbundene Einführung einer Cloud-Lösung bzw. Zusendung per PBeaKK-App kann zu einer erheblichen Verminderung (auch mehr als 20%) der Menge führen.

Die zu erbringende Leistung lässt sich in Tagesgeschäft, regelmäßig wiederkehrende Aktionen und Sonderaktionen aufteilen.

Wir gehen von einer zusätzlichen Menge von 15-20 Tsd. Postzustellungsaufträgen aus. Diese Leistung umfasst den Druck, die Konfektionierung, die Kuvertierung, der Versand und die Zustellung der Widerspruchsbescheide per Postzustellungsurkunde.

Beschreibung der Verlängerungen:

Der Vertrag ist zunächst bis zum 31.12.2025 befristet. Er verlängert sich zweimal um jeweils ein weiteres Jahr, sofern er nicht mit einer Kündigungsfrist von 6 Monaten zum 31.12. des jeweiligen Jahres durch die Auftraggeberin gekündigt wird.

Die Vertragsbeziehung endet mit Ablauf der Befristung, bei zweimaliger Verlängerung spätestens mit Ablauf des 31.12.2027.

Beschreibung der Optionen:

Die Vertragsbeziehung endet mit Ablauf der Befristung, bei zweimaliger Verlängerung spätestens mit Ablauf des 31.12.2027.

Zusätzliche Informationen:

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Deutschlandweit

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

A) Nachweis darüber, dass die Bieter im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem sie ansässig sind, eingetragen sind. Nachweis darf zum Zeitpunkt "Ende der Angebotsfrist" nicht älter als 6 Monate sein.

zu A) Kopie (Nachweis darf zum Ende der Angebotsfrist nicht älter als 6 Monate sein) oder oder Eigenerklärung (Angebotsformblatt, Anhang 18, Angebotsformblatt, Ziffer 4 liegt vor; im Falle eines Unterauftrags/Eignungsleihe zusätzlich formlose Eigenerklärung des Unterauftragnehmers/Dritten) liegt vor.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

B) Allgemeine Unternehmensdarstellung

C) Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie dem Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (wie in der Leistungsbeschreibung beschrieben), bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre.

D) Betriebshaftpflichtversicherung die auch die Verletzung von Vorschriften zum Datenschutz (einschließlich gesundheitsbezogener Daten und Sozialdaten) umfasst mit Mindestdeckungssummen je Schadensereignis:

- bei Sachschäden, pauschal 1.000.000, -- EUR,

- bei Vermögensschäden 500.000, -- EUR.

Die Versicherung ist während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten.

Mindeststandards:

zu B) (Formlose) Eigenerklärung

zu C) Eigenerklärung (Formblatt der Vergabestelle Anhang 6A) liegt vollständig ausgefüllt vor. Aus der Eigenerklärung gem. Anhang 6A muss sich ergeben, dass der Bieter in jedem der letzten drei Geschäftsjahre Umsätze mit den angegebenen, hier nachgefragten Leistungen erzielt hat.

zu D) Zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses muss der Versicherungsschutz bestehen.

Vorbereitete Bestätigung - siehe Anhang 18, Angebotsformblatt, Ziff.5 - liegt vor.

Die PBeaKK behält sich vor, die Vorlage einer Kopie des Versicherungsnachweises zu verlangen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

E) Darstellung der Erfahrungen im Outputmanagement durch Referenzen über Aufträge für die Leistungsabschnitte "Druck, Konfektionierung und Versand".

F) Beschreibung der generellen Maßnahmen zur Qualitätssicherung; Nachweis über die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 oder einem vergleichbaren Qualitätssystem

G) Erklärung über die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens in den letzten drei Geschäftsjahren.

Mindeststandards:

zu E) Nachweis von mindestens 3 Referenzen (jede nicht älter als 3 Jahre) über Aufträge für die Leistung "Druck, Konfektionierung und Versand", die nach Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad mit dem ausgeschriebenen Auftrag vergleichbar sind.

Mindestens eine der 3 Referenzen muss auch das Beilagenmanagement beinhalten.

Für den Fall, dass die Zustellung nicht durch die Deutsche Post AG im Rahmen der Post-Universaldienstleistungsverordnung erfolgt ist als Nachweis mindestens 1 Referenz (jede nicht älter als 2 Jahre) über Aufträge für den Leistungsabschnitt "Zustellung" die nach Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad mit dem ausgeschriebenen Auftrag vergleichbar sind, vorzulegen.

Es ist eine hinreichend detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistungen vorzunehmen (dabei ist explizit auf das Thema Beilagenmanagement einzugehen) und anzugeben, wann die Leistungen erbracht wurden;

zwingend sind Angaben zu Referenzansprechpartnern (inkl. Telefonnummer).

Zum Nachweis der Referenzen ist ausschließlich Anhang 6B "Referenzblatt" zu verwenden und vollständig auszufüllen

zu F) Formlose Beschreibung der generellen Maßnahmen zur Qualitätssicherung. Vorlage der Kopie des Nachweises.

zu G) Eigenerklärung (Formblatt der Vergabestelle Anhang 6A) liegt vollständig ausgefüllt vor.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-11-30 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2023-08-25 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:00
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Kostenkriterium (Name): Gesamtangebotspreis brutto
Kostenkriterium (Gewichtung): 40

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YDW67G0/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Voraussichtlicher Zeitpunkt weiterer Bekanntmachungen: Juni 2027

Zum Einreichen von E-Rechnungen ist die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei GmbH (OZG-RE; https://xrechnung-bdr.de) zu verwenden. Die Leitweg-ID der PBeaKK lautet 992-80031-57.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YDW67G0

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt - Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2289499-0 📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 2289499-163 📠
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2023/S 144-459177 (2023-07-25)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-08-22)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-08-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-08-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 163-515342
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 144-459177
ABl. S-Ausgabe: 163
Zusätzliche Informationen

Am 10.08.2023 wurde von einem Mitbewerber die fehlende Bildung eines Fachloses gerügt. Nach Prüfung der Rügebegründung kam die Vergabestelle zu dem Ergebnis, dass das Vergabeverfahren nicht mehr rechtmäßig durchgeführ twerden kann und insbesondere eine Korrektur im Verfahren nicht möglich ist. Folglich wurde gem. § 63 Abs. 1 Nr. 4 VgV das Vergabeverfahren aufgehoben.

Es erfolgt zeitnah eine Neuausschreibung mit Losaufteilung, welche dann im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht und in der TED-Datenbank (Tenders Electronic Daily) verfügbar sein wird. TED ist die Datenbank der Europäischen Union für die Vergabe öffentlicher Aufträge. Sie können über folgende Adresse auf die Datenbank zugreifen:http://ted.europa.eu/. Wir bitten Sie, TED weiterhin selbständig zu überwachen.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YDW6P2E

Quelle: OJS 2023/S 163-515342 (2023-08-22)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Transport- und Beförderungsdienstleistungen (außer Abfalltransport) (>20 neue Beschaffungen)

Straßentransport/-beförderung (>20)

Postbeförderung auf der Straße (3)

Paketbeförderung