Personenbeförderung BGW Akademie

Kurze Beschreibung

In den Räumen der BGW Hauptverwaltung (Pappelallee 33/35/37, 22089 Hamburg) befindet sich die BGW Akademie Hamburg, die Hamburger Tagungsstätte für Teilnehmende aus den nördlichen Bundesländern. Die Seminargäste werden im NH Hotel Hamburg Horn (Rennbahn-straße 90, 22111 Hamburg) übernachten und zu Abend essen. Für die Personenbeförderung der Teilnehmenden und Dozentinnen bzw. Dozenten zwischen dem Hotel und der BGW Akademie Hamburg wird ein Unternehmen gesucht, welches diese Dienstleistung übernehmen kann. Der Auftrag soll zunächst für den Zeitraum 01.01.2024 bis 31.12.2024 erteilt werden. Die Auftraggeberin behält sich aber im Sinne einer einseitigen Vertragsverlängerungsoption vor, den jeweiligen Vertrag jährlich um ein Jahr bis max. einschließlich 2027 zu verlängern. Im Falle einer Vertragsverlängerung sind die angebotenen Preise also bis einschließlich 2027 gültig.

Beschreibung der Beschaffung

Insgesamt sind für den Zeitraum 01.01.2024 - 31.12.2024 163 Seminare geplant.
Es finden vorrangig Dreitagesseminare von Montag bis Mittwoch (Seminar 1+2) und von Mittwoch bis Freitag (Seminar 3+4) statt. Hierbei werden überwiegend je zwei Seminare parallel zu Beginn der Woche und zwei Seminare parallel ab Mitte der Woche durchgeführt. Damit finden in der Regel insgesamt vier Seminare pro Woche statt, für die eine Personenbeförderung zwischen Hotel und Akademie Hamburg benötigt wird.
Die Seminarzeiten für die Seminare verteilen sich überwiegend wie folgt:
Seminar 1+2: Montag, 14.00 Uhr, bis Mittwoch, 13.00 Uhr, mit je max. 24 Personen
Seminar 3+4: Mittwoch, 14.00 Uhr, bis Freitag, 13.00 Uhr, mit je max. 24 Personen
Hinzu kommen Tages- und 2-Tagesseminare, zum Teil mit Vorübernachtung im NH Hotel Hamburg Horn.
In einigen Wochen findet nur ein eingeschränkter oder gar kein Seminarbetrieb statt. In diesen Wochen ist nur ein eingeschränkter oder kein Transfer notwendig. Die konkreten, bereits mit dem Hotel vertraglich vereinbarten Termine und daraus folgenden Fahrten zwischen Akademie Hamburg und Hotel sind der Leistungsbeschreibung als Anlage 1 beigefügt. Die darin genannte Anzahl der Fahrten und Personen ist zunächst unverbindlich. Der Auftragnehmer bzw. die Auftragnehmerin muss sicherstellen, dass alle genannten Fahrten angeboten werden können.
Die Fahrten teilen sich überwiegend wie folgt auf:
• Am Ende des 1. Seminartag von der BGW zum Hotel (17.30 Uhr)
• Vor Beginn des 2. Seminartag vom Hotel zur BGW (8.00 Uhr)
• Am Ende des 2. Seminartag von der BGW zum Hotel (16.30 Uhr)
• Vor Beginn des 3. Seminartag vom Hotel zur BGW (8.00 Uhr)
In Einzelfällen wird morgens eine zusätzliche Fahrt vom Hotel zur BGW erforderlich. Auch die Abfahrt am Nachmittag kann an einigen Tagen um 1-2 Stunden variieren. In diesen Fällen werden mehrere Fahrten mit kleineren Fahrzeugen notwendig.
Der Auftragnehmer bzw. die Auftragnehmerin muss sicherstellen, dass eine Wartezeit von max. 30 Minuten in die Kalkulation aufgenommen wird; Wartezeiten über 20 Minuten kommen jedoch nur in Einzelfällen vor. Die Wartezeiten sind für die Auftraggeberin kostenlos.
Der Auftragnehmer bzw. die Auftragnehmerin muss gleichzeitig sicherstellen, dass eine Bereitstellungszeit von 15 Minuten vor dem vereinbarten Abfahrtstermin in dem Angebot inkludiert ist.
Um sicherzustellen, dass die Personenbeförderung wie vereinbart durchgeführt wird, muss sich der Fahrer oder die Fahrerin beim Eintreffen am Empfang der BGW-Akademie Hamburg melden. Wenn alle Seminarteilnehmenden und Dozentinnen und Dozenten, die sich für die Personenbeförderung angemeldet haben, die BGW verlassen haben, wird der Fahrer oder die Fahrerin darüber informiert und kann anschließend die Fahrt antreten.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Auftraggeberin behält sich im Sinne einer einseitigen Vertragsverlängerungsoption vor, den jeweiligen Vertrag jährlich um ein Jahr bis max. einschließlich 2027 zu verlängern. Im Falle einer Vertragsverlängerung sind die angebotenen Preise also bis einschließlich 2027 gültig.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

(1) Angabe des Namens bzw. der Firma/Bezeichnung des/der Bieters/in. Der/die Bieter/in hat eine für das Verfahren zuständige Ansprechperson mit Kontaktdaten anzugeben
(2) Angabe, ob eine Eintragung im Handelsregister vorliegt. Sofern keine Eintragung im Handelsregister vorliegt, Auszug (Kopie) aus dem Berufsregister, soweit der/die Bieter/in bzw. das Mitglied der Bietergemeinschaft dort eingetragen ist, oder vergleichbarer Nachweis der Existenz des Unternehmens, jeweils nicht älter als sechs Monate zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Angebote. Der eingereichte Nachweis gibt den aktuellen Eintragungsstand wieder. Liegt eine Eintragung im Handelsregister vor, wird die Auftraggeberin einen aktuellen Auszug abrufen.
(3) Sofern Sie als Bietergemeinschaft teilnehmen, ist eine von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft unterschriebene Erklärung einzureichen, in der alle Mitglieder der Bietergemeinschaft namentlich benannt werden und erklären, dass das in der Erklärung bezeichnete geschäftsführende Mitglied die Bietergemeinschaft gegenüber der Auftraggeberin rechtsverbindlich vertritt, dies schließt Erklärungen im Vergabeverfahren ein, dass das in der Erklärung bezeichnete geschäftsführende Mitglied berechtigt ist, mit uneingeschränkter Wirkung Zahlungen entgegenzunehmen und sich die Mitglieder im Auftragsfall zu einer Arbeitsgemeinschaft zusammenschließen und als Gesamtschuldner haften und die gesamtschuldnerische Haftung auch nach Auflösung der Arbeitsgemeinschaft oder dem Ausscheiden eines oder mehrerer Mitglieder bestehen bleibt und § 160 HGB keine Anwendung findet

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(1) Angaben zum Jahresgesamtumsatz (netto) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Falls die Geschäftstätigkeit noch keine drei Geschäftsjahre umfasst, ist der Gesamtumsatz (netto) für jedes abgeschlossene halbe Geschäftsjahr seit Aufnahme der Geschäftstätigkeit nachzuweisen.
(2) Angaben zum Jahresumsatz (netto) in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren mit Leistungen, die mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind. Falls die Geschäftstätigkeit noch keine drei Geschäftsjahre umfasst, sind Umsätze (netto) mit Leistungen, die mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind, für jedes abgeschlossene halbe Geschäftsjahr seit Aufnahme der Geschäftstätigkeit nachzuweisen.
„Vergleichbare“ Leistung in diesem Sinne ist die Beförderung einer Personengruppe von 6 bis 40 Personen zu festgelegten Zeiten. Die „vergleichbare Leistung“ bezieht sich auf einen regelmäßigen Transfer zwischen einem bestimmten Start- und Zielort mit der frühzeitigen Bereitstellung der entsprechenden Fahrzeuge und Fahrerinnen bzw. Fahrer.
(3) Die Bieterin/der Bieter hat eine Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung über den Betrag von 2 Mio. € als Mindeststandard abgeschlossen. Für den Fall von Bietergemeinschaften genügt es, dass alle Mitglieder gemeinsam die Deckungssumme zur Erfüllung des Mindeststandards erreichen.
(4) Die oder der Bietende hat dem Angebot als Anlage einen Auszug (Kopie) aus dem Han-delsregister bzw. Berufsregister (z.B. Handwerksrolle), soweit eingetragen, oder einen vergleichbaren Nachweis der Existenz des Unternehmens beizufügen.
Der jeweilige Nachweis ist nicht älter als sechs Monate zum Zeitpunkt des Schlusster-mins für den Eingang der Angebote. Soweit es sich um ein ausländisches Unternehmen handelt, werden als Anlage vergleichbare gleichwertige Nachweise weiteren beigefügten Anlagen, die die Gleichwertigkeit dieser Nachweise nachweisen, beigefügt.
(5) Für den Fall von Bietergemeinschaften oder der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen („Eignungsleihe“) sind die Nachweise von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaften und anderen Unternehmen abzugeben, soweit sich die Bieterin/der Bieter für die Erfüllung des Eignungskriteriums der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung auf das Mitglied der Bietergemeinschaft oder das andere Unternehmen beruft.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(1) Die Bieterin/der Bieter hat eine Erklärung abzugeben, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens in den letzten drei Jahren ersichtlich ist (festangestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter).
(2) Die Bieterin/der Bieter muss über geeignete Referenzen ausgeführter Aufträge aus den letzten drei Jahren verfügen.
(3) Die Bieterin/der Bieter hat allgemeine Angaben über die Form der Beteiligung an dem Verfahren zu machen und für das Verfahren eine Ansprechpartnerin/einen Ansprechpartner zu benennen (vgl. „Angebotsformblatt“, Seite 1, Anlage 1).
Hierzu ist auch das Formblatt in Anlage 4 zu verwenden.
Für den Fall von Bietergemeinschaften oder der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen („Eignungsleihe“) sind die entsprechenden Angaben (Anlage 4) von den Mitgliedern der Bietergemeinschaften und den anderen Unternehmen zu machen, soweit sich die Bieterin/der Bieter für die Erfüllung des Eignungskriteriums der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auf das Mitglied der Bietergemeinschaft oder das andere Unternehmen beruft.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Für die Einlegung von Rechtsbehelfen besteht eine Antragsfrist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Nichtabhilfemitteilung (siehe § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Bitte beachten Sie ferner neben den Warte- und Informationspflichten insbesondere auch die Vorschriften über das Verfahren vor den Vergabekammern aus dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB):
1. Informations- und Wartepflichten (§ 134 GWB)
(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
2. Unwirksamkeitsfolgen (§ 135 GWB)
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber:
- gegen § 134 GWB verstoßen hat oder
- den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach (1) kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
3. Einleitung, Antragsfrist (§ 160 GWB)
Der Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit:
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt;
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.