Polyton

Akademie für Populäre Musik e.V

Der Auftraggeber ist Veranstalter des Preises POLYTON und darüber hinaus beheimatet er auch ein Netzwerk aus in Deutschland lebenden Musikschaffenden. Die Mission dieser Gemeinschaft ist es, die Perspektiven der hiesigen Musikschaffenden abseits konventioneller Branchenstrukturen zu verknüpfen und deren Interessen durch eine organisationale Struktur zu stärken. Dieses Netzwerk umfasst derzeit 160 Mitglieder aus unterschiedlichen Genres und Wertschöpfungsstufen der Musikszene und ist auf nachhaltiges Wachstum ausgelegt.

Deadline

Deadline 2026-09-15

Wer?

• Akademie für Populäre Musik e.V

Wie?

• Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen › Organisation von Festivals

Wo?

• Berlin › Berlin
• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-08-10	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-08-10)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Polyton
Referenznummer: EU V 01/2026
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Organisation von Festivals 📦
Beschreibung
Interne Kennung: EU V 01/2026
Beschreibung der Beschaffung:

Um die nächste POLYTON-Veranstaltung im April 2027 professionell und effizient umzuset-zen, wird ein umfassender Auftrag für die Organisation und Durchführung ausgeschrieben. Die Vergabe erfolgt im Rahmen einer EU-weiten Ausschreibung, um höchste Transparenz, Wettbewerbsfähigkeit und Qualität sicherzustellen. Der Auftrag umfasst die vollständige Planung, Koordination und Umsetzung der Veranstaltung sowie die damit verbundenen unter-jährigen Akademie-Veranstaltungen und die begleitenden Leistungen ab Zuschlag bis Mai 2027 einschließlich technischer, organisatorischer und künstlerischer Leistungen. Ziel ist es, eine hochwertige und reibungslose Durchführung zu gewährleisten, die dem anspruchsvollen Konzept und der gesellschaftlichen Relevanz von POLYTON gerecht wird. Darüber hinaus strebt der Auftraggeber mit POLYTON die langfristige Entwicklung zu einem musikpolitischen Kraftwerk und offenem Forum für pop- und gesellschaftsrelevante Themen an. Eine Grundlage hierfür wurde in Form von Kooperationsprojekten geschaffen mit Think Tanks, die sich auf Themen wie Mental Health, Anti-Diskriminierung, Dekarbonisierung der Musikindustrie und Zugänge zu Tech-Berufen im Pop konzentrieren. Mit dem Round Table POLYTISCH wurde zusätzlich ein eigenes Format der Akademie kreiert, das den Austausch von Musikschaffenden mit Wirtschaft, Wissenschaft und Politik fördert.

Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Berlin 🏙️
Dauer: 1 Jahre
Maximale Verlängerungen: 3
Weitere Informationen zur Verlängerung:

Der Auftraggeber ist berechtigt, aber nicht verpflichtet, die Vertragslaufzeit für die nächsten drei Jahre um jeweils ein Jahr maximal aber bis zum 31.12.2030 zu verlängern.

Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:

Optionale Leistungen im Zusammenhang mit den Projektbestandteilen: Leistungen nach der Ziffer 1 der Leistungsbeschreibung oder sonstige Leistungen sein, die im Zusammenhang mit dem Projekt POLYTON stehen. Siehe Vergabeunterlagen.

Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 40.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Zentrale Elemente des Verfahrens:

Das Vergabeverfahren wird als offenes Verfahren nach den §§ 97 ff. GWB, 15 VgV geführt. Lose i. S. v. § 30 Abs. 1 - 3 VgV werden nicht gebildet. Nebenangebote sind nicht zugelassen.

Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-09-15 12:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2026-09-15 12:01:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 2 Monate
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2026-09-15 12:01:00 📅
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-09-08 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Der Auftraggeber kann den Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen, vgl. § 56 VgV.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Eignungskriterium: Eintragung in das Handelsregister
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Aktueller Nachweis, dass das Unternehmen im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist, in dem es ansässig ist. Im Fall der Beteiligung als Bietergemeinschaft ist der Nachweis von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. Der Nachweis darf nicht älter als sechs Monate ab Veröffentlichung der EU-Bekanntmachung sein.

Eignungskriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Der Bieter erklärt mit Abgabe der Anlage 10 für den Fall der Zuschlagserteilung, spätestens mit Beginn der Auftragsausführung, über eine Haftpflichtversicherung i.H.v. mindestens 1 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden je Schadensereignis und für Vermögensschäden i.H.v. mindestens 250.000 EUR je Schadensereignis zu verfügen und den den Nachweis hierüber binnen 14 Tagen vorzulegen. Der Nachweis ist durch eine verbindliche Deckungsbestätigung, rechtsverbindliche Erklärung über den Abschluss einer entsprechenden Erklärung im Auftragsfall oder durch Vorlage des Versicherungsscheines (in Kopie) zu führen.

Eignungskriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Formblatt "Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit": Der Bieter hat mit seinem Angebot das Formblatt abzugeben, aus dem die folgenden Angabe hervorgehen muss: Angabe des durchschnittlichen Netto-Jahresumsatzes in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Der durchschnittliche jährliche Netto-Jahresumsatz muss in allen Jahren mindestens 500.000 EUR betragen.

Eignungskriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Formblatt "Technische und berufliche Leistungsfähigkeit": Der Bieter hat mit seinem Angebot das Formblatt abzugeben, aus dem die folgende Angabe hervorgehen muss: o Anzahl der vom Bieter beschäftigten Mitarbeitenden in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren machen. Gezählt werden fest beim Bieter angestellte Mitarbeitende. Die Mitarbeitendenanzahl ist in Vollzeitäquivalenten auszuweisen. o Dabei gilt zusätzlich folgende Mindestanforderung: Der Bieter verfügte in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren durchschnittlich über eine Mitarbeiteranzahl von mindestens 10 Mitarbeitenden pro Jahr im Bereich "Projektmanagement im Bereich Veranstaltungen".

Eignungskriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Formblatt "Referenzen": Der Bieter hat mit seinem Angebot mindestens ein vergleichbares Referenzprojekt aus den letzten drei Jahren einreichen. Ein Projekt wird in dem Zeitraum durchgeführt, wenn die durchgeführte Veranstaltung mindestens während eines Jahres im relevanten Zeitraum lag. Vergleichbar sind Leistungen, die dem Auftragsgegenstand und Funktionsumfang des Auftragsgegenstands nahekommen oder ähneln und in Umfang, Komplexität (Vielschichtigkeit) und Schwierigkeitsgrad den ausgeschriebenen Leistungen entsprechen. Jede Referenz muss insbesondere hinsichtlich der folgenden Anforderungen vergleichbar sein: o Das Referenzprojekt umfasst eine mehrtägige Veranstaltung, die sowohl die Organisation eines Konzerts als auch die Planung und Durchführung von öffentlichen Talks, Workshops oder Keynotes beinhaltet. o Das Referenzprojekt umfasst eine öffentlich geförderte Veranstaltung mit Teilnahme von Personen des öffentlichen Lebens und erfüllt vergleichbare Anforderungen an Service, Sicherheit, Logistik und weitere Aspekte. Mit Abgabe eines Angebotes erklärt sich der Bieter mit der Prüfung vorgelegter Referenzen einverstanden.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Akademie für Populäre Musik e.V
Nationale Registrierungsnummer: VR 42495 B
Postleitzahl: 10623
Postort: Berlin
Region: Berlin 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: team@afpm.academy 📧
Telefon: 015207850879 📞
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Freizeit, Sport, Kultur und Religion
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y8LMQ4L/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y8LMQ4L 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y8LMQ4L 🌏
Name: Vergabeplattform DTVP Deutsches Vergabeportal GmbH unter www.dtvp.de
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
#Bekanntmachungs-ID: CXP4Y8LMQ4L#
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Bund
Nationale Registrierungsnummer: 0228/9499-0
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: +492289499-0 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Informationen über die Überprüfungsfristen: Auf die Rügepflicht des § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Hiernach ist ein Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer zulässig, soweit - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - nicht mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Akademie für Populäre Musik e.V Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Akademie für Populäre Musik e.V

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-08-10+02:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 153-554486 (2026-08-10)

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