Probandenrekrutierung und Abwicklung eines Magnetfeldrekorder-Verleihs im Rahmen einer Magnetfeldexpositionsstudie

Kurze Beschreibung

Das Bundesamt für Strahlenschutz (BfS) beabsichtigt die niederfrequente Magnetfeldexposition der allgemeinen Bevölkerung
in Deutschland über eine repräsentative Stichprobe zu erfassen. Die Bestimmung der Exposition einzelner Testpersonen
erfolgt dabei durch das Tragen eines Magnetfeldrekorders (Exposimeter) für einen Zeitraum von 24 h. Zusatzinformationen
sollen durch das Führen eines Tagesprotokolls und die Beantwortung von Fragen gewonnen werden.
Es ist vorgesehen, aus diesem Vorhaben folgende Teilaufgaben extern zu vergeben:
a) Einrichtung und Betrieb einer Datenbank mit webbasiertem Zugriff und Sicherung des Datenzugriffs per Cloud
b) Rekrutierung von 2000 Testpersonen
c) Technische Vor- und Nachbereitung der Exposimeter
d) Übergabe, Einweisung des Exposimeters und Messdatenübertragung

Beschreibung der Beschaffung

Einrichtung und Betrieb einer datenschutzkonform gehosteten Datenbank mit webbasiertem Zugriff
Die Datenbank soll für jeden geführten Rekrutierungsprozess und Interview
a) die Antworten der Erstbefragung der Personen enthalten, die im Rekrutierungsprozess kontaktiert werden, aber dann
nicht an der Stichprobe bzw. Datenerhebung teilnehmen (Non-Responder) und
b) alle folgenden Daten der Personen enthalten, die an der nachfolgenden Stichprobe bzw. Datenerhebung teilnehmen.
Dabei ist es erforderlich, die aufgenommenen Daten der Personen kategorisiert zu speichern und im späteren Verlauf dem
BfS zugänglich zu machen:
(1) Die Datensätze sind pseudonymisiert zu führen. Die Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse)
der Testpersonen sollen nur dem zukünftigen Dienstleister bekannt sein und sind besonders zu schützen. Der
Schlüssel, der die Daten zuordnet, ist durch den Dienstleister zu organisieren, separat und sicher aufzubewahren.
(2) Die an der Stichprobe teilnehmenden Personen sollen ihre selbst erzeugten Daten (Tagesprotokoll, Antworten aus
dem Fragebogen) eigenständig mit einem internetfähigen Endgerät über einen webbasierten Onlinezugang in die
Datenbank übertragen. Dem Angebot ist ein Konzept hinsichtlich dieser beiden Anforderungen beizufügen.
Rekrutierung von 2000 Testpersonen
Um die geografische Bevölkerungsdichteverteilung und damit unterschiedliche Lebensumfelder zu berücksichtigen, hat das
BfS eine Vorauswahl von Gemeinden getroffen, aus denen Testpersonen rekrutiert werden sollen. Die Vorauswahl wurde auf
Grundlage der Datenbasis des Statistischen Bundesamtes, mittels eines gewichteten Zufallsgenerators erzeugt und ist den Vergabeunterlagen beigefügt.
Technische Vor- und Nachbereitung der Exposimeter
Konfiguration der Exposimeter. Das Bfs stellt dem Dienstleister konfigurierte Exposimeter
für die Durchführung des Auftrags zur Verfügung. Zum Projektbeginn erfolgt durch das BfS eine technische Einweisung der
beteiligten Mitarbeitenden des Dienstleisters in den Umgang mit den Exposimetern.
Vor- und Nachbereitung der Exposimeter.Durch den Dienstleister sind zu jedem Erhebungsvorgang technische Vor- und Nachbereitungsarbeiten an den Exposimetern
durchzuführen:
Vorbereitung:
- Überprüfung der Konfiguration und des Ladezustands
- Überprüfung der Funktionsfähigkeit/Genauigkeit mittels Helmholtzspule
- Kalibrierung IMU (internes Gyroskop)
- Löschen des internen Speichers:
Nachbereitung
- Überprüfung der Geräte auf mechanische Beschädigungen
- Aufladen der Exposimeter via USB
- Auslesen der Messdaten
- Speichern der Messdaten (mmm-Files, csv-File)
- Sichtung der Messdaten
- Upload der Messwerte in die Datenbank
Das Auslesen der Datensätze aus den Exposimetern erfolgt über die Software des Herstellers der Exposimeter.
Übergabe und Einweisung
Die Übergabe der Exposimeter sowie der Zugangsdaten zum webbasierten Onlinezugang an die teilnehmenden
Testpersonen hat innerhalb von 2 Wochen nach erfolgreicher Rekrutierung postalisch oder persönlich zu erfolgen.
Eine Einweisung der durch die Testpersonen durchzuführenden Tätigkeiten und in die Handhabung in das Exposimeter hat
innerhalb von drei Werktagen durch den Dienstleister persönlich oder per Videokonferenz zu erfolgen. Unter anderem soll
der, möglichst an 7 Wochentagen gleichverteilte Messzeitraum, d.h. der Zeitraum für das Tragen der Exposimeters, vereinbart
werden. Zum Abschluss ist die Terminvereinbarung für das Interview und die Organisation der
Rückabwicklung des Exposimeters durchzuführen.
Die Dauer dieser Einweisung wird mit 20 Minuten veranschlagt. Für diese Teilaufgabe anfallende Versand- oder Reisekosten
sind entsprechend abzuschätzen und im Angebot darzulegen.
Anschreiben, Fragebogen, Tagesprotokol
Zum Start eines Erhebungsprozesses sollen, durch einen zu realisierenden webbasierten Onlinezugang, die Testpersonen
Zugang zu drei Teilbereichen erhalten: Der erste Teilbereich soll Informationen zum Vorhaben (Anlage 2 der LB) und zum
Datenschutz inklusive einer datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung enthalten. Teilbereich 2 soll aus den Fragen zur
Person und zur häuslichen Beschaffenheit bestehen (Teilgebiete A und B in Anlage 3 der LB) sowie sollen die Testpersonen in Form
eines Tagesprotokolls (Anlage 4 der LB) während des Tragens des Exposimeters ihren Tagesverlauf online, bzw. in Papierform
dokumentieren können. Ereignisse wie Ruhezeiten, Ortsveränderungen oder besondere Ereignisse sind in diesem Protokoll
zu vermerken. Die Fragen im dritten Teilbereich sollen erst nach dem Tragen des Exposimeters, bzw. nach der 24 h-Messung
frei geschaltet werden (Teilgebiet C in Anlage 3 der LB). Sie umfassen u.a. Abfragen zu möglichen Quellen elektromagnetischer
Felder.
Rückabwicklung
Nach erfolgter Messdatenerhebung (24 h-Messung) ist mit den Testpersonen ein, ca. 20-minütiges, persönliches Interview
durchzuführen. Es dient zur Prüfung der Verständlichkeit des Tagesprotokolls, der Vollständigkeit des Fragebogens, zur
Beseitigung etwaiger Unklarheiten und zur Aufnahme etwaiger zusätzlicher Detailinformationen.
Nach dem Erhalt des Exposimeters ist der komplette Datensatz (.mmm-Files) aus dem Gerät auszulesen und in der
Datenbank zusammen mit den Angaben aus den Fragebogen, dem Tagesprotokoll, der Postleitzahl aus der die Testperson
rekrutiert wurde sowie den eventuellen zusätzlichen Informationen innerhalb von 10 Werktagen abzulegen. Eine
zusammenfassende Benachrichtigung zu den abgeschlossenen Erhebungsprozessen hat tagesaktuell an das BfS per E-Mail
zu erfolgen.
Pilotphase
Eine vorgelagerte Pilotphase mit 5 % der gesamten Personenanzahl, möglichst gleichmäßig verteilt über alle
Gemeindegrößenklassen, soll zur Optimierung des Rekrutierungsverfahrens, des zeitlichen Ablaufs und zur
Ermittlung von Risiken für die erfolgreiche Durchführung des Vorhabens dienen.
Projektmanagement.
Dem Angebot ist eine vollständige Projektplanung beizufügen. Etwaige kleinere Anpassungen, die in der Projektplanung oder
-durchführung nach der Pilotphase erfolgen können, sind mit dem BfS abzustimmen.
In der Pilotphase ist ein wöchentlicher und im weiteren Verlauf ein monatlicher Jour Fixe einzuplanen. Zu den jeweiligen
Terminen ist durch den Dienstleister ein Statusbericht zum absoluten und prozentualen Projektfortschritt sowie eine Prognose
zum voraussichtlichen Projektende sowie zu Risiken und offenen Punkten anzufertigen. Zum Ende des Gesamtprojektes ist
ein barrierefreier Ergebnisbericht der vier Teilaufgaben anzufertigen, insbesondere mit einer Einschätzung zur
erreichten Repräsentativität und der soziodemografischen Verteilung der rekrutierten Testpersonen.
Dauer des Vorhabens.
Das Vorhaben ist spätestens 24 Monate nach Zuschlagserteilung abzuschließen.
Aushändigung der Exposimeter.
Das BfS händigt, für den Zeitraum der Durchführung des Vorhabens, dem Dienstleister kostenfrei Exposimeter aus.
Anzahl der Exposimeter beträgt 30 Stück.
Verlust von Exposimetern.
Eine Beschädigungs- und Verlustrate der Exposimeter ist durch den Dienstleister abzuschätzen und bei der Projekt- und
Zeitplanung zu berücksichtigen.
Nach „Leitsatz 01/01 - Grundsatz der Selbstdeckung gemäß Nr. 11 der VV zu § 34 BHO“ bleiben die Exposimeter generell
unversichert.
Aufwandsentschädigung der Testpersonen
Eine Aufwandsentschädigung oder eine Vergütung der Testpersonen sind seitens des BfS nicht vorgesehen.

Zusätzliche Informationen

Im Sinne eines Risikomanagements bezüglich des Zugriffs und des Erhalts durch das BfS von den durch den
Forschungsnehmer, insbesondere bei Störungen, erzeugten Datensätzen, soll die Verfügbarkeit der Daten unter
Gewährleistung des Datenschutzes sicherstellen.
Durch den Forschungsnehmer ist eine parallele Ablage der Datensätze in einer Cloud sicherzustellen. Es können dadurch
Risiken reduziert und der Zugriff auf die durch den Forschungsnehmer im Verlauf des Vorhabens generierten
Datensätze während und nach der Durchführung des Vorhabens gewährleistet werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Es ist ein Nachweis über den Abschluss einer branchenüblichen Berufshaftpflichtversicherung für Sach-, Personen- und Vermögensschäden, mit einer aktuellen Gültigkeit vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sind folgende Kriterien zu erfüllen:
Unternehmensreferenzprojekte
Eigenerklärung zu Referenzen (Anlage Formblatt Unternehmensreferenzen):
Die technische und berufliche Leistungsfähigkeit der Bietenden ist durch die Angabe von mindestens eine bis höchstens zwei Referenzaufträgen mit vergleichbaren Leistungen nachzuweisen.
Eine Referenz ist vergleichbar, wenn diese mit der in der Leistungsbeschreibung enthaltenen Aufgabe nach Art und Umfang (Leistungsprogramm) vergleichbar ist. Eine der nachgewiesenen Referenzen muss zudem folgendes aufweisen:
1.Rekrutierungsumfang (in Deutschland) von mindestens 500 Leuten, unter den Maßgaben der repräsentativen Gleichverteilung
2.Management und Durchführung von persönlichen, Probandeninterviews, auch teilweise als Hausbesuche

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz und nukleare Sicherheit, dieses vertreten durch das Bundesamt für Strahlenschutz.
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber der Vergabestelle des BfS zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BfS gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt das BfS dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BfS geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BfS.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn, zu richten.
Hinweis: Das BfS ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.